Cách Biên soạn lại thông tin nhạy cảm trong văn bản Word

Mytour hôm nay sẽ hướng dẫn bạn cách sửa chữa lại (xóa hoàn toàn) thông tin nhạy cảm trong Microsoft Word. Cách duy nhất để đảm bảo rằng văn bản đã được sửa chữa thành công là xóa, nhưng nếu cần chứng minh điều này, bạn có thể thay thế văn bản bằng các ký tự giữ chỗ và thanh đen. Nếu không muốn thay thế toàn bộ văn bản đã được sửa chữa, bạn cũng có thể chuyển tài liệu Word thành chuỗi hình ảnh. Cuối cùng, cả người dùng Windows và Mac đều có thể sử dụng công cụ 'Inspect Document' (Kiểm tra Tài liệu) để loại bỏ siêu dữ liệu (ví dụ như tên tác giả) khỏi tài liệu.

Mở tài liệu Word. Nhấp đúp vào tài liệu Word mà bạn muốn sửa chữa lại thông tin nhạy cảm để mở ra trong Word.

Chọn đoạn văn bạn muốn chỉnh sửa. Nhấp và kéo chuột trên văn bản để chọn đoạn cần biên soạn.

Nhấp vào số từ. Số từ sẽ hiển thị ở góc dưới bên trái cửa sổ dưới dạng [số] trong tổng số [số] từ. Một hộp thoại sẽ xuất hiện với thông tin về số ký tự và từ trong tài liệu.

Xem lại số ký tự. Kiểm tra số ký tự hiển thị gần tiêu đề 'Ký tự (bao gồm cả khoảng trắng)' trên cửa sổ xuất hiện.

Nhấp vào Đóng nằm ở phía dưới cùng của cửa sổ. Hộp thoại sẽ đóng lại.

Sao chép văn bản đã chọn. Ấn tổ hợp phím Ctrl+C (Windows) hoặc ⌘ Command+C (Mac).

Mở menu 'Tìm và Thay thế'. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+H (Windows) hoặc Control+H (Mac) để bắt đầu.

Dán văn bản cần sửa vào 'Tìm kiếm nội dung'. Nhấp vào ô 'Tìm kiếm nội dung' ở đầu cửa sổ, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl+V (Windows) hoặc ⌘ Command+V (Mac) để thực hiện.

Nhập văn bản thay thế vào 'Thay thế bằng'. Nhấp vào ô 'Thay thế bằng' ở cuối cửa sổ, sau đó nhập một số hoặc chữ cái bất kỳ (ví dụ: x) để thay thế cho mỗi ký tự đã xóa.

Nhấp vào Thay thế tất cả (Replace all). Tùy chọn này nằm ở cuối cửa sổ.

Nhấp vào nút OK ở cuối cửa sổ bật lên. Văn bản đã chọn sẽ biến mất và được thay thế bằng chuỗi chữ cái vô nghĩa.

Tiếp tục với các văn bản khác cần chỉnh sửa. Sau khi hoàn thành việc thay thế thông tin bí mật bằng chuỗi ký tự ngẫu nhiên, bạn có thể tiếp tục công việc.

Bôi đen văn bản thay thế. Bạn cần bôi đen toàn bộ văn bản đã chỉnh sửa trong tài liệu:

• Nhấp vào mũi tên hướng xuống bên cạnh biểu tượng bút đánh dấu ab trong phần 'Font' (Kiểu chữ).
• Nhấp vào ô màu đen trong menu thả xuống.
• Chọn một đoạn văn bản đã thay thế.
• Nhấp vào dòng màu đen dưới biểu tượng bút đánh dấu, sau đó lặp lại quá trình với các đoạn văn bản thay thế khác.

Lưu tài liệu. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S (Windows) hoặc ⌘ Command+S (Mac) để lưu lại. Thay đổi sẽ được lưu, nhưng nếu bạn muốn xóa hết siêu dữ liệu, xem phương pháp này.

Mở tài liệu Word. Nhấp đúp vào tài liệu Word mà bạn muốn chỉnh sửa thông tin nhạy cảm để mở trong Word.

Chọn phần văn bản bạn muốn chỉnh sửa. Nhấp và kéo chuột để chọn văn bản cần thay đổi.

Nhấp vào ô màu đen trong menu thả xuống. Công cụ đánh dấu sẽ chuyển thành màu đen và tô lên phần văn bản bạn đã chọn.

Nếu cần, bôi đen phần văn bản khác. Khi công cụ đánh dấu đã được chọn màu đen, bạn có thể chọn phần văn bản khác và nhấp vào biểu tượng bút đánh dấu để bôi đen nội dung.

Lưu tài liệu dưới dạng PDF. Bạn có thể thực hiện trên cả máy tính Windows và Mac:

• Windows — Mở Tệp, chọn Lưu dưới dạng, nhấp đúp vào Máy tính này, chọn PDF từ menu thả xuống và nhấn Lưu.
• Mac — Mở Tệp, chọn Lưu dưới dạng..., chọn PDF từ menu thả xuống và nhấn Lưu.

Sử dụng dịch vụ chuyển đổi từ PDF sang JPG. Truy cập http://pdftoimage.com/ qua trình duyệt web trên máy tính. Mặc dù có nhiều trang web và dịch vụ khác nhau chuyển đổi PDF thành hình ảnh, nhưng PDF-to-Image sẽ chuyển từng trang trong tài liệu thành một tệp JPG riêng biệt mà không hiển thị văn bản dưới dạng đánh dấu.

Nhấn vào TẢI LÊN TẬP TIN (Tải lên tệp). Nút này nằm giữa cửa sổ. File Explorer (Windows) hoặc Finder (Mac) sẽ mở ra.

Chọn tệp PDF. Chọn tệp PDF bạn đã lưu từ tài liệu Word.

Nhấp vào nút Mở (Mở) ở góc dưới bên phải cửa sổ. Tập tin PDF sẽ được tải lên dịch vụ chuyển đổi.

• Trên Mac, nhấp vào Chọn.

Nhấp vào TẢI XUỐNG TẤT CẢ (Tải xuống toàn bộ). Khi tập tin PDF đã được tải lên chương trình chuyển đổi, nút này sẽ hiển thị ở cuối trang. Khi bạn nhấp vào đó, thư mục ZIP với tất cả trang tài liệu dưới dạng ảnh sẽ bắt đầu tải xuống.

Giải nén thư mục ZIP. Quá trình này sẽ khác nhau tùy vào hệ điều hành của máy tính:

• Windows — Nhấp đúp vào thư mục ZIP, nhấp vào Trích xuất ở đầu cửa sổ, chọn Trích xuất tất cả từ thanh công cụ và nhấp vào Trích xuất ở cuối cửa sổ. Thư mục giải nén sẽ mở ra khi hoàn tất.
• Mac — Nhấp đúp vào thư mục ZIP và đợi thư mục giải nén xuất hiện.

Mở thư mục ảnh. Đây là thư mục duy nhất trong cửa sổ với tên của tập tin PDF. Danh sách hình ảnh được đánh số theo trang sẽ hiển thị. Bây giờ, bạn có thể mở bất kỳ ảnh nào để xem trang đã được biên soạn từ tài liệu Word.

• Chẳng hạn, bên trong thư mục mang tên tập tin PDF là danh sách hình ảnh được đặt tên theo số trang của tài liệu Word.

Mở tài liệu Word. Nhấp đúp vào tài liệu Word bạn muốn bảo vệ để mở trong Word.

Nhấp vào Tập tin ở góc trên bên trái cửa sổ Word. Một trình đơn sẽ xuất hiện.

• Trên Mac, nhấp vào Xem lại ở đầu cửa sổ Word.

Nhấp vào Kiểm tra tài liệu. Tùy chọn này nằm gần cuối trang. Một trình đơn sẽ hiển thị.

• Trên Mac, nhấp vào Bảo vệ trong thanh công cụ Word.

Nhấp vào Kiểm tra tài liệu trong trình đơn thả xuống.

• Trên Mac, nhấp vào Bảo vệ tài liệu ở đây.

Kiểm tra để đảm bảo rằng ô 'Thuộc tính tài liệu và Thông tin cá nhân' đã được đánh dấu. Ô này nằm gần đầu cửa sổ.

• Bạn có thể bỏ đánh dấu những ô khác trong cửa sổ này nếu muốn.
• Trên Mac, tích vào ô 'Xóa thông tin cá nhân khỏi tập tin này khi lưu', sau đó tiếp tục bước cuối trong phương pháp này.

Nhấp vào nút Kiểm tra (Kiểm tra) nằm cuối cửa sổ.

Nhấp vào Xóa tất cả (Xóa toàn bộ). Lựa chọn này nằm bên phải tiêu đề 'Thuộc tính tài liệu và Thông tin cá nhân'. Siêu dữ liệu được liên kết sẽ bị xóa khỏi tập tin Word.

Nhấp vào Đóng nằm cuối cửa sổ bật lên.

Lưu tập tin. Đóng tập tin Word và nhấp vào Lưu khi chương trình hỏi bạn có muốn lưu lại thay đổi cho tài liệu hay không.

• Tài liệu tạo bằng Microsoft Word hoặc định dạng PDF chứa dữ liệu đã bị ghi đè hoặc đánh dấu vẫn có thể khôi phục được văn bản. Vì vậy, để bảo mật văn bản trong tài liệu, chúng tôi khuyên bạn nên xóa văn bản hoặc chuyển đổi tài liệu Microsoft Word sang hình ảnh.

• Các phương pháp khác (như bôi đen văn bản hoặc khóa tập tin, hoặc chuyển đổi sang định dạng PDF) không xóa vĩnh viễn văn bản cần bảo vệ khỏi tài liệu. Những nội dung này vẫn có thể truy cập bằng các chương trình khác thích hợp.