Cách Cải Thiện Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian

Buzz

Ngày cập nhật gần nhất: 15/4/2026

Nội dung bài viết

Bước Tiến Trình

Đặt Mục Tiêu Rõ Ràng và Có Thể Đo Lường Hàng Tuần.

Tạo ra một lịch trình hàng ngày để tổ chức công việc.

Ưu Tiên Công Việc Hàng Ngày Theo Mức Độ Quan Trọng.

Tập Trung vào một công việc một lúc.

Giảm thiểu sự xao lạc và gián đoạn.

Thực hiện các cuộc nghỉ ngắn để bạn không bị kiệt sức.

Uỷ thác các nhiệm vụ mà người khác có thể xử lý cho bạn.

Theo dõi thời gian của bạn bằng một nhật ký hoặc ứng dụng.

Đánh giá danh sách công việc của bạn vào cuối mỗi ngày.

Khích lệ bản thân bằng những phần thưởng.

Từ chối các dự án bổ sung nếu thời gian của bạn đã đầy đủ.

Tận dụng thời gian rảnh rỗi của bạn.

Oragnize không gian làm việc của bạn để tăng hiệu suất.

Tại sao Quản lý Thời gian Quan trọng?

Xem thêm

Đọc tóm tắt

- Hoàn thành công việc và đáp ứng thời hạn bước tiến trình đặt mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường hàng tuần.
- Ghi chép mọi thứ bạn muốn hoàn thành và ưu tiên công việc cần phải hoàn thành trong tuần.
- Đặt mục tiêu cụ thể giúp giữ động viên và cảm thấy thành công khi hoàn thành.
- Thách thức bản thân để hoàn thành nhiều hơn nhưng không quá đà.
- Tạo lịch trình hàng ngày để tổ chức công việc và sử dụng lịch hoặc tờ giấy để lập lịch.
- Thăm dò ý kiến độc giả và sử dụng lịch trình bằng giấy.
- Ưu tiên công việc hàng ngày theo mức độ quan trọng và tập trung vào một công việc một lúc.
- Giảm thiểu sự xao lạc và gián đoạn để tập trung vào công việc hiện tại.
- Dành thời gian nghỉ ngơi và sử dụng phần thưởng để khích lệ bản thân.
- Từ chối dự án bổ sung nếu thời gian đã đầy đủ và học cách nói "không".
- Sử dụng thông tin để đánh giá lại thời gian và đánh giá danh sách công việc vào cuối mỗi ngày.

Hoàn Thành Công Việc và Đáp Ứng Thời Hạn

Bước Tiến Trình

Đặt Mục Tiêu Rõ Ràng và Có Thể Đo Lường Hàng Tuần.

Ghi Chép Mọi Thứ Bạn Muốn Hoàn Thành. Xem xét danh sách của bạn và ưu tiên những gì thực sự cần phải hoàn thành trong tuần, như một nhiệm vụ có hạn chót. Đặt mục tiêu cụ thể giúp giữ cho bạn luôn được động viên và khiến bạn cảm thấy thành công hơn khi bạn đã hoàn thành mọi thứ bạn đã đặt ra để làm.

Thách thức bản thân để hoàn thành nhiều hơn bạn nghĩ bạn có thể, nhưng đừng quá đà. Nếu bạn có một bài nghiên cứu lớn cần hoàn thành vào thứ Sáu, có lẽ không phải là lúc để thêm việc sắp xếp toàn bộ nhà của bạn và viết một cuốn tiểu thuyết vào danh sách của bạn.
Thay vào đó, hãy thử đặt ra mục tiêu hoàn thành bài nghiên cứu của bạn, sắp xếp tủ quần áo của bạn và viết mười trang của cuốn tiểu thuyết của bạn.

Tạo ra một lịch trình hàng ngày để tổ chức công việc.

Sử dụng lịch hoặc một tờ giấy để lập lịch. Xác định rõ xem bạn muốn sử dụng thời gian của mình như thế nào mỗi ngày, không bỏ sót điều gì trong lịch trình của bạn. Bao gồm thời gian bạn muốn dành cho mỗi nhiệm vụ. Ví dụ, bắt đầu lịch trình của bạn bằng điều gì đó như, “7:30 Sáng - 8:00 Sáng: Thức dậy và ăn sáng.” Tiếp theo là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên của ngày, chẳng hạn như “8:00 Sáng - 8:30 Sáng: Trả lời email.”

Bạn có thể không tuân thủ lịch trình của mình đúng nhưng một lịch trình là một hướng dẫn tuyệt vời giúp bạn giữ đúng con đường để đạt được mục tiêu hàng tuần của mình.
Thăm Dò Ý Kiến Độc Giả: Chúng tôi đã hỏi 322 độc giả của Mytour và 61% đồng ý rằng cách họ ưa thích để quản lý thời gian của họ là tạo lịch trình bằng giấy. [Tham gia Thăm Dò Ý Kiến]
Thử sử dụng một kế hoạch trên giấy hoặc viết ra một lịch trình hàng tuần để giữ bản thân bạn trên đúng con đường.

Ưu Tiên Công Việc Hàng Ngày Theo Mức Độ Quan Trọng.

Chọn công việc khó nhất hoặc quan trọng nhất của ngày để làm trước. Hãy nói bạn có một lượng lớn bài tập về nhà cần làm và bạn không biết bắt đầu từ đâu. Xem xét lại các hạn chót của các bài tập cũng như mức độ khó khăn của mỗi bài, và ưu tiên theo đúng. Làm công việc khó, tốn thời gian trước tiên sẽ khiến bạn cảm thấy thành công và sẵn sàng để giải quyết phần còn lại của danh sách công việc cần làm của bạn!

Ví dụ, nếu bạn có một bài tập toán khổng lồ cần nộp vào ngày mai và một số bài tập từ vựng nhanh cần nộp vào cuối tuần, hãy bắt đầu với bài tập toán.

Tập Trung vào một công việc một lúc.

Việc làm nhiều việc cùng một lúc thật khó khăn. Khi bạn hoàn thành các công việc trên danh sách việc cần làm của mình, hãy tập trung tư duy vào công việc hiện tại. Hãy loại bỏ suy nghĩ về các trách nhiệm khác của bạn và tránh chuyển đổi giữa các nhiệm vụ không liên quan. Việc làm một nhiệm vụ một lúc sẽ hiệu quả hơn nhiều.

Ví dụ, thay vì trả lời email và gọi điện thoại cùng một lúc, hãy trả lời tất cả email trước khi bạn gọi điện.
Chuyển đổi giữa các nhiệm vụ sẽ tốn nhiều công sức cho não bộ và làm chậm quá trình.

Giảm thiểu sự xao lạc và gián đoạn.

Tập trung hết mình vào từng nhiệm vụ. Tắt bất kỳ sự xao lạc nào như email, điện thoại và thông báo mạng xã hội. Bạn cũng nên loại bỏ tiếng ồn, như một chiếc TV hoặc radio gần đó. Dành thời gian khi bạn không muốn bị làm phiền và không giải quyết bất kỳ gián đoạn nào trừ khi thực sự cần thiết.

Ví dụ, nếu bạn dự định viết trong 45 phút, đừng nhận điện thoại hoặc trả lời email trong thời gian này. Sau khi hết 45 phút, bạn có thể kiểm tra email của mình.
Mạng xã hội là một sự xao lạc lớn. Lên lịch thời gian sử dụng mạng xã hội vào cả ngày và tránh xa nó trừ khi đến thời gian được lên lịch.

Thực hiện các cuộc nghỉ ngắn để bạn không bị kiệt sức.

Bạn không thể làm việc hoặc sản xuất 24 giờ mỗi ngày. Lên lịch nghỉ ngơi trong suốt ngày để bạn có thời gian nghỉ ngơi và thư giãn. Một cuộc nghỉ giúp bạn nạp năng lượng và quay lại một nhiệm vụ với cái nhìn mới mẻ. Hãy cố gắng làm điều gì đó khác biệt trong thời gian nghỉ của bạn, như vẽ một bức tranh, gãy dây guitar, hoặc chơi một trò chơi cờ trên điện thoại của bạn! Bạn cũng có thể xem xét:

Gọi cho một người bạn
Đi dạo
Thiền hoặc làm một số động tác duỗi cơ

Uỷ thác các nhiệm vụ mà người khác có thể xử lý cho bạn.

Bạn không cần phải làm mọi việc một mình! Cho phép một người khác lo lắng về một điều gì đó cho bạn cơ hội để dành thời gian cho các nhiệm vụ khác của bạn trong khi vẫn hoàn thành mọi thứ. Hãy chắc chắn bạn ủy thác cho một người đáng tin cậy và đáng tin cậy! Bạn không muốn lo lắng về việc người đó có thực sự làm được nó không.

Nhớ rằng việc ủy thác là một dấu hiệu của sức mạnh và sự thông minh, không phải là sự yếu đuối. Mọi người đều phải xin giúp đỡ đôi khi!

Theo dõi thời gian của bạn bằng một nhật ký hoặc ứng dụng.

Mang theo một cuốn sổ và ghi lại mọi thứ bạn làm và trong bao lâu. Hoặc, tải xuống một ứng dụng theo dõi thời gian miễn phí như Due Time Tracking, Calendar, hoặc TopTracker để theo dõi cách bạn sử dụng mỗi phút. Hãy đảm bảo bạn trung thực. Vào cuối ngày, xem xét cách bạn đã sử dụng thời gian của mình. Làm điều này mỗi ngày trong một tuần để có cái nhìn tổng quan về cách bạn thường dùng ngày của mình. Vào cuối tuần, xem xét thay đổi nếu bạn thấy mình đã dành quá nhiều phút (hoặc thậm chí là giờ) kiểm tra mạng xã hội hoặc lướt web.

Nên theo dõi thời gian của bạn trong vài ngày liên tiếp để có cái nhìn trung thực về lịch trình của bạn. Một số ngày bạn có thể tham dự bữa tối sinh nhật hoặc cuộc hẹn với bác sĩ, những nhiệm vụ không phải hàng ngày và có thể làm thay đổi lịch trình của bạn.

Đánh giá danh sách công việc của bạn vào cuối mỗi ngày.

Ghi chú những gì bạn đã hoàn thành cũng như những gì vẫn cần phải làm. Đánh dấu những nhiệm vụ bạn đã hoàn thành và tạo danh sách việc cần làm mới cho ngày mai, bắt đầu bằng những gì bạn chưa hoàn thành. Dành thời gian cho bước phụ này mỗi đêm giúp bạn ăn mừng những gì bạn đã đạt được trong khi vẫn giữ mục tiêu cho ngày mai trong tâm trí. Nó cũng có thể giúp bạn có được cái nhìn tốt hơn về những nhiệm vụ mất nhiều thời gian nhất. Sử dụng thông tin đó để đánh giá lại thời gian bạn nên dành cho việc hoàn thành những nhiệm vụ cụ thể.

Hoàn toàn không sao nếu bạn phát hiện ra bạn không hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của mình! Hãy nhớ rằng ngày mai là một ngày mới. Tiếp tục thúc đẩy bản thân để đạt được mục tiêu của bạn!

Khích lệ bản thân bằng những phần thưởng.

Ở đầu của một nhiệm vụ, hãy hứa cho bản thân một phần thưởng khi hoàn thành. Ví dụ, nếu bạn có một bài viết bạn cần phải hoàn thành nhưng không muốn làm, hãy cho phép mình đi dạo trong 20 phút đến một công viên gần đó sau khi bạn hoàn thành bài viết!

Hãy đảm bảo phần thưởng của bạn là một điều bạn thực sự thích.
Phần thưởng của bạn không nên gây ra sự trì hoãn hoặc làm bạn lạc hướng. Ví dụ, đi xem phim hoặc nghỉ còn lại của ngày sau khi hoàn thành một nhiệm vụ trong 30 phút có thể không phải là một ý tưởng tốt.

Từ chối các dự án bổ sung nếu thời gian của bạn đã đầy đủ.

Dễ dàng nhận thêm nhiều hơn bạn có thể xử lý. Hãy thực tế khi đồng ý với các trách nhiệm mới, với việc giữ trong tâm trí những gì bạn đã phải làm. Ví dụ, nếu lịch trình của bạn đã đầy với các lớp học và buổi tập bóng đá trong tuần học, có thể không phải là thời gian tốt nhất để tham gia một câu lạc bộ khác.

Học cách nói “không.” Nếu bạn không thể từ chối, hãy thành thật về hạn chế thời gian của bạn. Ví dụ, nếu ai đó yêu cầu bạn hoàn thành một việc vào cuối ngày, bạn có thể nói, “Tôi đang bận rộn một chút, nhưng tôi có thể hoàn thành nó vào cuối ngày mai.”
Quá mức lên lịch cũng có thể dẫn đến căng thẳng. Khi bạn căng thẳng, bạn trở nên ít sản xuất hơn.

Tận dụng thời gian rảnh rỗi của bạn.

Hãy làm một danh sách nhanh khi bạn có thời gian dư thừa. Ví dụ, hãy thử sử dụng chuyến xe buýt đi làm hoặc đi học để lập kế hoạch thêm. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn cảm thấy đặc biệt căng thẳng về trách nhiệm của mình trong thời gian rảnh rỗi!

Đừng dành hết thời gian rảnh rỗi của bạn để lập kế hoạch và sắp xếp. Điều này có thể gây ra căng thẳng và gây hại hơn là tốt. Bạn vẫn cần một ít thời gian để thư giãn!
Nếu bạn có 10 phút thời gian rảnh rỗi, hãy bắt đầu bằng việc dành 2 hoặc 3 phút để sắp xếp.

Oragnize không gian làm việc của bạn để tăng hiệu suất.

Dọn dẹp bàn làm việc hoặc tìm một không gian yên tĩnh, bình tĩnh trong nhà của bạn. Nếu bàn làm việc của bạn đầy ắp giấy tờ, phong bì, bút và rác, bất kỳ ai cũng sẽ có chút căng thẳng hoặc bị phân tâm! Dọn dẹp không gian làm việc của bạn để loại bỏ bất kỳ sự phân tâm nào có thể xảy ra. Vứt bỏ bất kỳ rác nào, lau sạch laptop và bàn làm việc của bạn, và thử sắp xếp giấy tờ của bạn trong một thư mục hoặc bìa.

Bạn không cần phải loại bỏ tất cả những nét cá nhân của mình, tuy nhiên! Thêm một vài bức ảnh để nhìn vào khi bạn đang tìm kiếm một chút niềm vui, hoặc cân nhắc một cái giữ bút dễ thương hoặc cây để bàn để làm cho không gian của bạn thêm sinh động.