Buzz
Một công việc toàn thời gian, gia đình, bạn bè, hoạt động giải trí và nhiều hơn nữa có thể tạo ra một cuộc sống đầy áp lực và lộn xộn. Thêm sự không tổ chức vào trong đó, và có vẻ như không thể nào hoàn thành được tất cả mọi thứ trong cuộc sống của bạn. Kỹ năng tổ chức rất quan trọng để giúp quản lý nhiều trách nhiệm của bạn, nhưng thường rất khó để nắm bắt. Nhưng một khi bạn đã làm được điều đó, bạn sẽ trở nên hiệu quả hơn và có lợi thế cạnh tranh lớn hơn, dẫn đến một cuộc sống hạnh phúc và bền vững.
Bước
Tổ Chức Tư Duy Của Bạn
Tạo ra một danh sách công việc cần làm. Ghi lại mọi thứ bạn phải làm trong ngày hôm nay, và gạch đánh dấu mỗi việc khi bạn hoàn thành chúng. Bằng cách ghi lại các nhiệm vụ hàng ngày, bạn không cần phải lo lắng về việc nhớ phải làm chúng. Việc gạch đánh dấu các công việc trong danh sách sẽ làm cho bạn cảm thấy có hiệu quả. Thêm các công việc đã hoàn thành vào danh sách của bạn chỉ để gạch đánh dấu chúng.
- Sắp xếp danh sách công việc của bạn theo ưu tiên cao đến ưu tiên thấp. Đánh giá tính cấp bách và quan trọng của mỗi công việc để giúp bạn ưu tiên. Hãy nghĩ trong lòng, “nếu chỉ có thể làm một điều hôm nay, điều đó sẽ là gì?”. Đó là điều quan trọng nhất trong danh sách công việc cần làm.
- Nếu có thể, hãy tạo ra một danh sách công việc cho ngày mai và tham khảo nó trước khi bạn đi ngủ. Bằng cách làm như vậy, bạn sẽ thức dậy với một kế hoạch hành động trong đầu.
Tạo ra một danh sách liên tục mà bạn thường xuyên thêm vào. Nếu có một cuốn sách bạn muốn đọc hoặc một nhà hàng bạn muốn thử, hãy tạo ra một danh sách liên tục mà bạn luôn mang theo. Nếu bạn muốn xem một bộ phim, bạn không nhất thiết phải xem nó ngay hôm nay, và do đó không muốn nó nằm trong danh sách công việc hàng ngày của bạn. Có một danh sách liên tục sẽ giúp bạn nhớ lại những việc 'đặc biệt' cần phải làm.
- Bạn có thể tạo ra một danh sách liên tục trong một cuốn sổ tay bạn luôn mang theo hoặc trực tuyến bằng cách sử dụng các chương trình như Dropbox để bạn có thể truy cập vào bất cứ lúc nào.
Ghi chú khi bạn đang nói chuyện với người khác. Ghi chú về những cuộc trò chuyện bạn có với người khác. Điều này đặc biệt quan trọng trong các cuộc trò chuyện kinh doanh, nhưng cũng quan trọng trong các tương tác với bạn bè và gia đình. Việc ghi chú sẽ nhắc bạn về một điều quan trọng mà ai đó nói, một nhiệm vụ cần hoàn thành mà bạn chưa dự đoán được, hoặc chỉ đơn giản là nhắc nhở về những khoảnh khắc vui vẻ với người thân của bạn.
- Bạn không cần phải mang theo một cuốn sổ tay mọi lúc và ghi chép mọi lời một ai đó nói. Chỉ cần cố gắng dành thời gian để ghi chép một hoặc hai điều quan trọng từ mỗi cuộc trò chuyện bạn có.
Sử dụng một lịch trình. Một lịch hàng năm có thể rất hữu ích để ghi lại suy nghĩ của bạn. Sử dụng nó để ghi lại các cuộc hẹn, du lịch và các điều quan trọng khác. Tham khảo nó hàng ngày và ghi lại những điều sẽ xảy ra trong dài hạn. Ví dụ, nếu bạn lên kế hoạch cho một cuộc họp qua điện thoại 6 tháng sau, hãy ghi nó vào lịch của bạn ngay bây giờ để bạn không quên.
Dọn dẹp suy nghĩ của bạn. Giống như bạn loại bỏ những vật dụng không sử dụng hoặc không quan trọng trong văn phòng và nhà, bạn cũng phải loại bỏ những suy nghĩ không cần thiết khỏi tâm trí của bạn. Hãy thử thiền để loại bỏ những suy nghĩ tiêu cực như lo lắng và căng thẳng khỏi tâm trí của bạn.
Tổ Chức Tại Nhà
Vứt bỏ những vật không cần thiết. Việc dọn dẹp là bước đầu tiên quan trọng trong việc sắp xếp căn nhà của bạn. Đổ ra ngăn kéo và loại bỏ những vật không cần thiết, vứt bỏ thức ăn hết hạn, vứt bỏ hoặc quyên góp quần áo và giày dép mà bạn không mặc trong hơn một năm, loại bỏ thuốc hết hạn một cách đúng cách, vứt bỏ hoặc kết hợp các sản phẩm chăm sóc cá nhân đã hết hoặc còn nửa chai, và bất kỳ vật phẩm nào khác mà bạn không tuyệt đối cần thiết.
MẸO CHUYÊN GIA
Kathi Burns, CPO®
Chuyên Gia Tổ Chức Chuyên Nghiệp Được Cấp Bằng
Chuyên Gia Tổ Chức Chuyên Nghiệp Được Cấp Bằng
Đặt một thùng quyên góp trong tủ hành lang và một thùng khác trong tủ quần áo của bạn. Mỗi khi bạn tìm thấy một món đồ bạn không muốn nữa, hãy đặt nó vào thùng quyên góp. Nếu bạn mặc một bộ quần áo không còn vừa vặn nữa, hãy đặt nó vào thùng quyên góp của bạn. Thùng quyên góp cho bạn một chiến lược thoát ra cho tất cả những thứ dư thừa của bạn.
Tạo các hồ sơ cho những vật phẩm quan trọng trong cuộc sống của bạn. Tạo các hồ sơ được ghi nhãn cho “Bảo Hiểm Ô Tô”, “Kỳ Nghỉ”, “Hóa Đơn”, “Ngân Sách”, và bất kỳ mục quan trọng hoặc thậm chí trong cuộc sống của bạn.
- Hãy thử mã màu cho các hồ sơ của bạn. Màu xanh cho Hóa Đơn (xăng, thực phẩm, quần áo), Màu đỏ cho Bảo Hiểm (ô tô, nhà ở, cuộc sống), v.v.
- Giữ các hồ sơ trên kệ được tổ chức gọn gàng.
Lắp đặt móc treo và kệ trên tường. Sử dụng không gian dọc thường được ít sử dụng trong nhà của bạn. Mua các móc treo để treo xe đạp trong ga-ra của bạn và kệ đứng (kệ đứng tựa) để tạo ra không gian sắp xếp hiệu quả và trang trí.
Đầu tư vào các thùng chứa. Giống như việc sắp xếp văn phòng của bạn, hãy mua các thùng và rổ để đặt tất cả các vật dụng của bạn vào. Đặt các vật tương tự vào cùng một thùng và có một hệ thống để lưu trữ các thùng của bạn. Mua các thùng và rổ của mọi kích thước để sắp xếp mọi thứ trong nhà của bạn bao gồm đồ dùng, trang điểm, đồ chơi bông, thực phẩm, giày dép và vật dụng trang trí.
Cải Thiện Tổ Chức Công Việc tại Nơi Làm Việc
Mua các thùng tổ chức. Ghé thăm cửa hàng bán thùng tổ chức (The Container Store, Walmart, Target, The Home Depot, Lowes, IKEA, cửa hàng đồ giá rẻ, Bed Bath & Beyond, v.v.) và mua ít nhất mười cái. Mua thùng của mọi kích thước để chứa bút, giấy, và các vật dụng lớn khác.
- Mua các thùng, rổ, ngăn kéo hồ sơ và bất kỳ vật dụng nào có thể chứa đựng các vật phẩm của bạn.
Mua một máy dán nhãn. Ít ý nghĩa khi bạn đặt tất cả các vật dụng của mình vào các thùng lưu trữ đẹp mà không biết chúng chứa những gì? Sử dụng một máy dán nhãn để đặt nhãn cho mỗi thùng một cách phù hợp. Ví dụ, có một thùng được ghi nhãn là “Vật Tư Viết” nơi bạn giữ bút, bút chì và bút highlight, và một thùng khác được ghi nhãn là “Dụng Cụ” có kéo, máy bấm, bộ lấy ghim và máy đục lỗ.
- Gắn nhãn cho tất cả mọi thứ bao gồm cả tài liệu, ngăn kéo và tủ.
Phân loại thông tin theo cách “bạn sẽ sử dụng nó”. Thay vì đặt một mục vào một thư mục dựa trên nơi bạn nhận được nó, hãy phân loại nó dựa trên cách bạn sẽ sử dụng nó trong tương lai. Ví dụ, nếu bạn có tài liệu cho khách sạn bạn sẽ ở tại New York trong chuyến công tác của bạn, đặt nó trong thư mục “New York” của bạn, thay vì thư mục “Khách Sạn”.
- Tạo ra các thư mục phụ. Có một thư mục “Khách Sạn”, nhưng sau đó có nhiều thư mục “thành phố” cho những nơi bạn thường đi đến.
Tạo một bản mô tả hoặc “Mục Lục” của văn phòng được tổ chức của bạn. Bạn có thể đã tổ chức mọi thứ, nhưng có thể bạn không nhớ được mỗi vật phẩm được đặt ở đâu. Gõ một danh sách của mỗi hộp hoặc thùng bạn đã tạo ra và những gì bên trong để tham khảo nhanh chóng, trong tương lai.
- Danh sách này cũng sẽ giúp bạn đặt lại mọi thứ vào nơi của chúng sau khi bạn đã lấy chúng ra.
Tạo ra các không gian “cần làm” và “đã làm” trên bàn làm việc của bạn. Có hai khu vực cụ thể trên bàn của bạn để các vật phẩm cần được thực hiện (giấy ký, báo cáo cần đọc, v.v…) và một đống cho các việc bạn đã hoàn thành. Bằng cách tạo ra các khu vực riêng biệt, bạn sẽ không gây nhầm lẫn cho bản thân về những gì bạn đã hoặc chưa hoàn thành.
Vứt bỏ những thứ bạn không cần. Khi bạn đang đặt các vật dụng của mình vào các thùng và rổ bạn đã có, hãy vứt bỏ các vật phẩm bạn không cần. Vứt bỏ những vật bạn chưa sử dụng hoặc mở trong một năm, tất cả các vật bị hỏng và trả lại đồ dùng dư thừa.
- Bạn có thể hủy giấy cũ và hỏi đồng nghiệp của bạn xem họ có quan tâm đến bất kỳ thứ gì bạn đang vứt bỏ không.
- Nếu bạn gặp khó khăn khi vứt bỏ một cái gì đó, hãy thử quyên góp nó thay vì vứt bỏ.
Tổ chức máy tính của bạn. Bạn có thể tổ chức các đối tượng cụ thể xung quanh bạn, nhưng máy tính bị lộn xộn sẽ hạn chế năng suất và làm bạn cảm thấy lộn xộn. Tạo các thư mục và thư mục con mới để đặt các tệp vào, tổ chức màn hình máy tính của bạn để bạn có thể dễ dàng tìm thấy các mục cụ thể, loại bỏ các tệp trùng lặp, đặt tên tài liệu với tiêu đề chi tiết và xóa các ứng dụng và tài liệu không cần thiết.
Giữ Gìn Sắp Xếp
Dành mười phút mỗi ngày để dọn dẹp nhanh chóng. Bạn đã dành thời gian để sắp xếp và đặt mọi thứ vào đúng chỗ của nó, vì vậy hãy giữ nguyên trạng thái đó. Mỗi đêm, hãy đặt một báo thức để báo hiệu một khoảng thời gian mười phút nơi bạn dọn dẹp các vật phẩm không đúng chỗ, và đảm bảo rằng các thùng và rổ của bạn vẫn được tổ chức.
Nếu bạn thêm một mặt hàng mới vào cuộc sống của mình, hãy vứt bỏ một mặt hàng cũ. Trước khi bạn mua một cuốn sách mới, hãy kiểm tra kệ sách của bạn và loại bỏ một cuốn bạn không đọc hoặc sẽ không đọc. Quyên góp hoặc vứt bỏ nó để mặt hàng mới của bạn có thể lấy chỗ của nó.
- Đi một bước xa hơn và vứt bỏ hai hoặc ba mặt hàng cho mỗi mặt hàng mới.
Giữ một hộp “Quyên Góp” luôn sẵn có. Hãy có một hộp để bạn có thể vứt bỏ các mục cần quyên góp vào mọi lúc. Khi bạn nhận thấy một mặt hàng bạn không muốn nữa, hãy đưa nó vào hộp quyên góp ngay lập tức.
- Khi bạn có một mặt hàng không mong muốn mà không thể quyên góp được, hãy đưa nó vào thùng rác ngay lập tức.
Khi bạn thấy một ngăn kéo mở, hãy đóng nó lại. Đừng chờ đợi thời gian dọn dẹp mười phút của bạn để duy trì sự tổ chức. Nếu bạn thấy một cái gì đó không đúng chỗ, hãy đặt lại ngay lập tức. Nếu bạn đi qua một thùng rác đầy, hãy làm trống nó. Khi bạn thấy các giấy không đúng chỗ, hãy đặt chúng đi. Hãy biến tổ chức thành một thói quen để nó có hiệu quả nhất.
- Đừng dành quá nhiều phút quý báu của ngày của bạn để làm những công việc dọn dẹp nhỏ. Đừng cố gắng đóng một ngăn kéo đã mở. Nếu bạn đang đứng dậy để đi họp, và ngăn kéo đã mở nằm trên đường đi của bạn, thì hãy đóng nó. Nếu bạn gián đoạn luồng công việc của mình để đóng một ngăn kéo, bạn sẽ giảm năng suất tổng thể của mình đi 25%!
Tận dụng công nghệ để giúp bạn duy trì sự tổ chức. Có hàng ngàn ứng dụng mà bạn có thể sử dụng để duy trì sự tổ chức cho bản thân. Có nhiều ứng dụng danh sách việc cần làm, như Evernote, ứng dụng nhắc nhở như Beep Me, tổ chức du lịch như TripIT, và các ứng dụng để giúp bạn tổ chức sự quan trọng của các nhiệm vụ của mình, như Last Time.
- Tìm kiếm các ứng dụng có thể đồng bộ qua các thiết bị của bạn để chúng có thể truy cập bất kỳ nơi nào bạn đang ở.
