Cách cân đối sổ sách ngân hàng

Việc theo dõi tiền của bạn rất quan trọng

Tài khoản ngân hàng là một công cụ quan trọng để quản lý tiền bạc. Nó hữu ích để thanh toán hóa đơn, gửi tiền lương, chuyển tiền và mua sắm bằng thẻ ghi nợ liên kết. Hầu hết người lớn ở Mỹ—81%—đều có ít nhất một tài khoản ngân hàng. Nếu bạn là một trong số họ, việc hiểu cách cân đối sổ sách ngân hàng để theo dõi các giao dịch nợ và tín dụng là rất quan trọng.

Cách cân đối sổ sách bằng cách sử dụng sổ ghi chép kiểm tra

Khi bạn mở một tài khoản ngân hàng mới, ngân hàng của bạn có thể cung cấp cho bạn các séc giấy cùng với một sổ ghi chép kiểm tra. Sổ ghi chép này là nơi bạn có thể ghi lại các giao dịch tín dụng và nợ khác nhau cho tài khoản của bạn, bao gồm:

• Gửi tiền trực tiếp
• Gửi tiền di động
• Gửi tiền trực tiếp (thực hiện tại nhân viên hoặc máy ATM)
• Thanh toán hóa đơn trực tuyến
• Rút tiền mặt
• Viết séc
• Mua hàng bằng thẻ ghi nợ

Bạn ghi số dư ban đầu của tài khoản ở đầu sổ ghi chép. Khi bạn thêm hoặc trừ tiền từ tài khoản của bạn, bạn ghi lại từng giao dịch trong sổ ghi chép kiểm tra của bạn. Cụ thể, bạn nên bao gồm các giao dịch:

• Ngày
• Mô tả (mua sắm tạp hóa, thanh toán hóa đơn, rút tiền ATM, vv.)
• Số tiền

Bạn cộng hoặc trừ số tiền tương ứng để đạt được số dư tài khoản mới của bạn. Điều này có thể giúp bạn cân đối sổ sách ngân hàng vào cuối tháng.

Để làm điều đó, bạn cần bản sao báo cáo ngân hàng của bạn. Cân bằng nó với thông tin được liệt kê trong sổ ghi chép kiểm tra của bạn. Điều này đơn giản là đi qua báo cáo của bạn và sổ ghi chép kiểm tra của bạn từng dòng một và khớp các giao dịch.

Giả sử tất cả các giao dịch từ báo cáo của bạn và sổ ghi chép của bạn khớp nhau, số dư cuối cùng hiển thị cho mỗi giao dịch cũng nên giống nhau. Nếu không, bạn cần quay lại và kiểm tra sổ ghi chép để xem có bất kỳ giao dịch nào có thể chưa được đăng vào tài khoản của bạn.

Nếu bạn muốn khớp số dư tài khoản hiện tại của bạn với số dư hiển thị trên báo cáo ngân hàng, bạn có thể làm điều đó bằng cách tính vào các giao dịch được đăng sau ngày báo cáo. Khi bạn cộng lại số tiền rút ra hoặc trừ đi tiền gửi, số dư hiện tại và số dư báo cáo của bạn nên giống nhau.

Cách cân đối sổ sách ngân hàng mà không cần sổ ghi chép kiểm tra

Ghi lại các giao dịch trong sổ ghi chép kiểm tra là một cách để theo dõi chúng, nhưng cũng có các lựa chọn để cân đối sổ sách ngân hàng số.

Ngân hàng trực tuyến và di động

Gần 40% người Mỹ dựa vào ngân hàng di động để quản lý tiền bạc. Nếu ngân hàng của bạn cung cấp dịch vụ ngân hàng trực tuyến và/hoặc di động, việc cân đối sổ sách ngân hàng của bạn có thể chỉ đơn giản là đăng nhập vào tài khoản.

Sau khi đăng nhập, bạn có thể quét nhanh chóng thông tin:

• Thông tin số dư hiện tại
• Thông tin số dư khả dụng
• Lịch sử giao dịch ghi nợ
• Lịch sử giao dịch tín dụng

Bạn có thể thích ngân hàng trực tuyến và di động để cân đối sổ sách nếu bạn không viết séc giấy hoặc chỉ viết vài cái mỗi tháng. Hãy nhớ rằng các séc sẽ không xuất hiện trong lịch sử giao dịch của bạn cho đến khi giao dịch được đăng, vì vậy bạn vẫn cần theo dõi các số tiền đó khi tính toán số dư hiện tại của bạn.

Ứng dụng quản lý ngân sách

Ứng dụng quản lý ngân sách là một lựa chọn khác để quản lý hoạt động tài khoản thanh toán. Những ứng dụng này liên kết với tài khoản thanh toán và các tài khoản tài chính khác của bạn (bao gồm thẻ tín dụng và tài khoản tiết kiệm) và tự động ghi lại các giao dịch mới cho bạn.

Bạn có thể thích sử dụng ứng dụng quản lý ngân sách nếu bạn có nhiều tài khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng, vì dễ dàng quản lý chúng tất cả ở một nơi. Tuy nhiên, chỉ dựa vào những ứng dụng này để cân đối sổ sách của bạn có thể gặp vấn đề nếu bạn không theo dõi từng tài khoản một cách cẩn thận.

Bảng tính hoặc sổ cái

Sử dụng bảng tính hoặc sổ cái cũng có thể giúp bạn duy trì được số dư tài khoản thanh toán của mình. Với bảng tính, bạn có thể ghi lại các khoản gửi và rút tiền trong khi tạo các công thức tự động cập nhật lại số dư hiện tại của tài khoản của bạn. Điều quan trọng là bạn phải đảm bảo nhập các khoản ghi nợ và ghi có mới đúng thời điểm. Nếu không, bạn có thể quên giao dịch nào đó, dẫn đến số dư không chính xác.

Sổ cái cũng là một cách khác để ghi lại hoạt động ngân hàng bằng tay. Sử dụng sổ cái tương tự như việc sử dụng sổ giao dịch của bạn. Bạn chỉ cần ghi lại các giao dịch khi chúng xảy ra, thêm hoặc bớt số tiền phù hợp vào số dư của bạn. Vào cuối tháng, bạn so sánh sổ cái với báo cáo tài khoản của bạn để cân đối sổ sách của bạn.

Tại sao cần cân đối sổ sách?

Cân đối sổ sách có thể dường như là một công việc tẻ nhạt và tốn thời gian, nhưng nó đáng đối với hai lý do.

Bạn biết tiền của bạn đang đi đâu

Đầu tiên, việc cân đối sổ sách đảm bảo bạn biết bạn đã tiêu tiền vào mục đích gì mỗi tháng và có bao nhiêu tiền vào. Điều này có thể hữu ích để lập và duy trì ngân sách. Quan trọng hơn, việc theo dõi số dư có thể giúp bạn tránh nguy cơ bị phạt vì quá hạn trong tài khoản. Xem xét rằng phí quá hạn trung bình là khoảng 35 đô la, việc tránh xa nó càng tốt.

Phòng chống gian lận

Lợi ích thứ hai của việc cân đối sổ sách là phòng chống gian lận. Khi bạn thường xuyên kiểm tra báo cáo tài khoản và lịch sử giao dịch, có khả năng cao là bạn sẽ phát hiện ra các giao dịch nghi ngờ. Ví dụ, một khoản gửi nhỏ chỉ vài xu hoặc một giao dịch rút 1 đô la có thể là dấu hiệu của một kẻ lừa đảo đang thử nghiệm trước khi tiến hành tấn công lớn vào tài khoản của bạn. Dành thời gian để cân đối sổ sách có thể giúp bạn tránh những đau đầu tài chính do gian lận gây ra.

Có cần phải cân đối sổ sách?

Cách thường xuyên nên cân đối sổ sách của bạn là bao nhiêu lần?

Tại sao tôi không thể cân đối sổ sách của mình?