Cách chèn chữ ký vào Word đơn giản, đẹp mắt và chuyên nghiệp

Các phương pháp chèn chữ ký vào Word dễ dàng và nhanh chóng trong bài viết dưới đây sẽ là bí quyết giúp tài liệu của bạn trở nên chuyên nghiệp mà không tốn quá nhiều thời gian. Hãy cùng tìm hiểu và áp dụng ngay hôm nay!

Kỹ năng chèn chữ ký trong Word (Microsoft Word) là một trong những điều không thể thiếu trong cẩm nang soạn thảo, bởi vì: 

• Việc biết cách chèn chữ ký sẽ làm cho văn bản của bạn trở nên chuyên nghiệp và gọn gàng hơn. 

• Chèn chữ ký vào các tài liệu như CV, giấy ủy quyền, giấy xác nhận, hay thư gửi đối tác giúp nâng cao độ tin cậy của người gửi. Đồng thời, người nhận cũng có thể dựa vào chữ ký để nhận diện người gửi. 

Để chèn chữ ký trong quá trình soạn thảo, bạn hãy ký tên trên một tờ giấy trắng, sau đó dùng điện thoại chụp ảnh, cắt bỏ các chi tiết không cần thiết và lưu trữ vào máy tính của mình.

Sau khi đã có hình ảnh chữ ký viết tay, bạn có thể dễ dàng chèn chữ ký vào văn bản Microsoft Word theo các bước sau: 

• Bước 1: Chọn Insert, sau đó chọn Pictures, tìm ảnh chữ ký tay đã lưu trên máy và nhấn Insert để chèn vào văn bản.

• Bước 2: Trong tab Format, người dùng điều chỉnh kích thước ảnh cho phù hợp, rồi nhấn vào Wrap Text và chọn Square để ảnh được chèn vào văn bản.

• Bước 3: Kéo thả ảnh đến vị trí mong muốn, nhấn vào mục Recolor và chọn Set Transparent Color, sau đó nhấn vào ảnh để xóa nền.

• Bước 4: Sau khi đã xóa phông nền cho ảnh, bạn sẽ thu được một chữ ký tay trông rất tự nhiên như hình dưới đây.

Thay vì phải xóa phông nền chữ ký mỗi lần chèn vào văn bản, bạn có thể áp dụng phương pháp sau để tiết kiệm thời gian, đặc biệt khi cần chèn chữ ký với số lượng lớn. 

• Bước 1: Chuẩn bị hình ảnh chữ ký viết tay rõ ràng, cắt bỏ các phần thừa.

• Bước 2: Truy cập vào trang web remove.bg, tải hình ảnh chữ ký lên, nhấn nút Upload Image để hệ thống tự động xóa phông, sau đó chọn Download để lưu về máy tính.

• Bước 3: Mở văn bản mà bạn muốn chèn chữ ký, chọn Insert và sau đó chọn Picture. Cuối cùng, giữ phím Shift để di chuyển hình ảnh tới vị trí cần chèn trong Word, vậy là hoàn tất quy trình.

Ngoài việc chèn chữ ký vào Word thông qua các tính năng có sẵn của phần mềm, bạn còn có thể thực hiện việc này một cách nhanh chóng bằng cách sử dụng công cụ quét. Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Trước tiên, hãy ký tên của bạn bằng bút mực đen trên một tờ giấy trắng để đảm bảo quá trình quét rõ nét.

• Bước 2: Sử dụng điện thoại để chụp hoặc quét chữ ký trên giấy, hoặc bạn có thể dùng các ứng dụng quét để giữ nguyên định dạng. Sau khi quét xong, gửi tệp chữ ký từ điện thoại sang máy tính.

• Bước 3: Tiếp theo, bạn nên tách nền chữ ký để thuận lợi cho việc chèn vào bất kỳ văn bản nào. Bạn có thể tham khảo một số công cụ tách nền trực tuyến được nhiều người ưa chuộng như removebg.

• Bước 4: Cuối cùng, mở văn bản cần chèn chữ ký và chọn Pictures để tải chữ ký vừa tách nền. Sau đó, điều chỉnh vị trí và kích thước của chữ ký cho phù hợp với nội dung văn bản.

Ngoài việc chèn chữ ký viết tay, người dùng có thể thêm chữ ký trực tiếp vào Word một cách thuận tiện, không cần chụp ảnh rồi chèn vào. Dưới đây là cách chèn chữ ký và dấu vào Word bằng Signature line một cách đơn giản:

- Bước 1: Đầu tiên, mở Word và đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn chữ ký, sau đó chọn thẻ Insert trên thanh Ribbon.

- Bước 2: Trong phần Text của thẻ Insert, bạn nhấn vào biểu tượng tờ giấy có bút viết ở phía trên (như hình minh họa).

- Bước 3: Tiếp theo, chọn Microsoft Office Signature line, bạn sẽ thấy cửa sổ Signature setup xuất hiện và điền thông tin vào ba dòng trống trong đó.

• Dòng trống đầu tiên Suggested singer dùng để ghi tên người ký. 

• Dòng trống thứ hai Suggested singer’s title là chức vụ của người ký.

• Dòng trống thứ ba Suggested singer’s email address là địa chỉ email của người ký.

Cuối cùng, người dùng nhấn nút OK để hoàn tất quy trình chèn dấu chữ ký vào Word.

Chữ ký điện tử được coi như chữ ký thật, vì sau khi thực hiện, bạn không thể chỉnh sửa nội dung trong văn bản nữa. Do đó, bạn cần đọc kỹ văn bản trước khi thêm chữ ký điện tử. Hơn nữa, cần bảo mật loại chữ ký này để tránh bị lạm dụng vào các hoạt động vi phạm pháp luật. 

• Bước 1: Bạn tiến hành tạo chữ ký bằng cách sử dụng Signature line (như đã hướng dẫn trong Mục 5).

• Bước 2: Bạn vào ổ đĩa C trên máy tính, tìm Microsoft Office và chọn tệp Selfcert.exe.

• Bước 3: Khi hộp thoại Create Digital Certificate xuất hiện, bạn điền tên chứng thư bảo mật vào mục Your certificate's name rồi nhấn OK. 

• Bước 4: Quay lại Word, nhấn đúp vào khung chữ ký, hộp thoại Sign sẽ hiện ra. Bạn nhập chữ ký điện tử vào ô trống và chọn Sign để hoàn tất. 

Bài viết trên đã cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách chèn chữ ký vào Word một cách dễ dàng, đẹp mắt và chuyên nghiệp. Hy vọng bạn có thể chèn hình ảnh chữ ký hoặc tạo chữ ký điện tử vào trình soạn thảo văn bản một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và công sức.