Buzz
Microsoft Excel cho phép bạn chia sẻ workbook với nhiều người dùng trên web. Điều này có nghĩa là chỉ những người dùng được cho phép truy cập vào workbook của bạn mới có thể mở và chỉnh sửa nó. Về mặt bảo mật, đây là một tính năng hữu ích. Hơn nữa, bạn cũng có thể giới hạn quyền truy cập vào bảng tính Excel bằng cách đặt mật khẩu. Đặt mật khẩu cho bảng tính Excel rất đơn giản. Khi hoàn tất, người dùng muốn truy cập vào workbook được bảo vệ sẽ phải nhập mật khẩu vào hộp thoại xuất hiện khi họ cố gắng mở tập tin đó. Thật tuyệt phải không? Vậy làm cách nào để chia sẻ bảng tính trong Microsoft Excel?
Cách chia sẻ file Excel
Đối với phiên bản Microsoft Excel 2016:
Chức năng chia sẻ workbook trong Excel 2016 trên web khá dễ sử dụng nếu bạn tuân thủ các bước sau đây. Bạn có thể chia sẻ workbook thông qua các dịch vụ đám mây như OneDrive, OneDrive for Business hoặc SharePoint mà không cần thoát khỏi ứng dụng.
Trước tiên, chúng ta cần tạo một bảng tính mới bằng cách nhấp chuột vào Tệp / Mới. Sau đó, chọn một mẫu bảng mà bạn muốn sử dụng và tiếp tục bằng cách nhấp vào Tạo.
Nhấn vào Lưu vào Đám Mây và chọn một vị trí mà bạn muốn lưu tệp này trên máy tính của mình.
Bây giờ, chúng ta có thể sử dụng mục chia sẻ Mời Mọi Người để Chia Sẻ với những người khác.
Tuy nhiên, có một điều nhỏ cần lưu ý, ở đây bạn phải nhớ và nhập chính xác địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ, còn với những người bạn đã thực hiện điều này trước đó thì bạn có thể nhập tên của họ.
Thao tác này còn được gọi là chia sẻ tệp Excel thông qua lưu trữ đám mây, vì vậy, ngoài OneDrive
Với địa chỉ email của mỗi người dùng khác nhau, bạn cần phân cách chúng bằng dấu phẩy. Bạn có thể thiết lập quyền cho những người mà bạn muốn chia sẻ để sau khi nhận file, họ chỉ có thể đọc hoặc được phép tham gia chỉnh sửa.
Đối với các phiên bản Excel cũ hơn (Microsoft Office 2010, Microsoft Office 2007...), bạn có thể thực hiện các bước sau:
Bước 1: Mở bảng tính mà bạn muốn chia sẻ, chuột trái vào Đánh Giá / Chia Sẻ Workbook.
Bước 2: Hộp thoại Chia Sẻ Workbook hiện ra, ở phần Chỉnh sửa, đánh dấu vào Cho phép nhiều người sửa đổi cùng một lúc. Điều này cũng cho phép hợp nhất workbook và nhấn OK để xác nhận.
Bước 3: Chúng ta cũng có thể chọn Nâng Cao để thiết lập một số tùy chọn khác để theo dõi và cập nhật các thay đổi từ tệp đang được chia sẻ này.
Bước 4: Tiến hành lưu bảng tính tại một vị trí mà người khác có thể truy cập được. Khi hoàn tất, tập tin chia sẻ sẽ được hiển thị thêm [Đã Chia Sẻ] như dưới đây.
Bây giờ tệp đã sẵn sàng để chia sẻ và cho phép người khác xem, đánh giá và chỉnh sửa nội dung trong đó.
Xóa người khác khỏi danh sách chia sẻ Microsoft Excel
Sau khi đã chia sẻ bảng tính của mình với người khác, danh sách những người này sẽ được lưu trong cửa sổ Chia Sẻ Workbook. Bạn có thể quay lại đây / Chỉnh Sửa và chọn chuột trái vào tên người muốn xóa rồi nhấp vào Loại Bỏ Người Dùng phía dưới là xong.
LƯU Ý:
Hành động này sẽ không cho người dùng bị xóa nhận được tệp trong các lần chia sẻ sau. Tuy nhiên, với dữ liệu bạn đã chia sẻ trước đó, họ vẫn có thể mở, xem hoặc thậm chí tham gia chỉnh sửa như thường.
Tuy nhiên, khi những người này bị xóa tác động đến dữ liệu bảng tính, người chia sẻ tệp gốc sẽ nhận được thông báo và có quyền cho phép hoặc không cho phép lưu những thay đổi từ họ.
Bên cạnh đó, chúng ta cũng có thể thay đổi quyền xem của người bị xóa bằng cách vào Xem / Góc Nhìn Bảng Tính / Góc Nhìn Tùy Chỉnh. Ở đây, bạn có thể thay đổi, xóa quyền xem của người bị xóa bằng cách chọn tên họ và nhấn Xóa.
Ngừng chia sẻ tệp Microsoft Excel
Trong trường hợp công việc của bạn đã hoàn tất và bạn muốn dừng chia sẻ tệp hoặc vì lý do nào đó bạn không muốn tiếp tục chia sẻ những tệp này cho người khác nữa, bạn có thể vô hiệu hóa chia sẻ tệp Microsoft Excel theo cách sau:
Vẫn mở hộp thoại Chia Sẻ Workbook, bỏ chọn trong mục Cho phép nhiều người sửa đổi cùng một lúc… và nhấn OK ở dưới.
Đó là toàn bộ những điều mà bạn cần nhớ và thực hiện khi muốn chia sẻ một tệp bảng tính Microsoft Excel cho người khác. Trong bài viết tiếp theo, Mytour sẽ hướng dẫn cách thao tác với những tệp này, cách bảo vệ tệp Excel được chia sẻ cũng như sửa các lỗi có liên quan khi nhiều người cùng tham gia chỉnh sửa nội dung tệp đó.
