Cách chọn phạm vi in trong Excel một cách đơn giản và nhanh chóng

In chỉ phần cần thiết trong Excel có thể gặp khó khăn, nhất là đối với người mới bắt đầu. Tuy nhiên, việc thành thạo cách chọn phạm vi in trong Excel sẽ mang lại nhiều lợi ích, giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc mỗi khi cần in tài liệu cho công việc và học tập.

Tại sao cần thiết lập phạm vi in trong Excel 

Để in tài liệu một cách hiệu quả, tiết kiệm giấy và chi phí in ấn, và đảm bảo sự tập trung vào nội dung cần thiết trên trang giấy A4, bạn cần biết cách in chỉ một phần quan trọng. Dưới đây là những trường hợp bạn nên sử dụng phương pháp in chỉ phần chọn:

• Khi bạn chỉ muốn in một phần nhỏ của dữ liệu trong tài liệu dài.
• Để tập trung in chỉ một phần cụ thể của dữ liệu.
• Khi bạn muốn kết hợp in từ nhiều vị trí dữ liệu khác nhau.

Lưu ý: Cách chọn phạm vi in trong Excel này được thực hiện trên laptop sử dụng hệ điều hành Windows và phần mềm Excel 2016. Tuy nhiên, bạn có thể áp dụng cùng cách làm trên các phiên bản Excel khác như 2003, 2007, 2010, 2013, 2019 với các bước thực hiện tương tự.

Bí quyết lựa chọn vùng in trong Excel

Dưới đây là cách chọn vùng in trong Excel:

Bí quyết chọn vùng in trong Excel nhanh chóng

• Kéo và chọn các ô bạn muốn định rõ là vùng in.
• Chọn tab “Page Layout.”
• Sau đó, vào phần “Page Setup,” chọn “Print Area.”
• Chọn “Set Print Area” để xác định khu vực in bạn đã chọn.

Bí quyết chọn vùng in trong Excel chi tiết

• Bước 1: Kéo và chọn các ô cần xác định là vùng in.
• Bước 2: Chọn tab “Page Layout” và tiếp tục chọn “Page Setup.”
  • Lựa chọn mục “Print Area.”
  • Sau đó, chọn “Set Print Area” để thiết lập khu vực in bạn đã chọn.
  • Lưu ý: Nếu bạn muốn in nhiều dữ liệu từ các vị trí khác nhau, nhấn và giữ phím Ctrl, sau đó nhấp chọn vào các ô bạn muốn in. Vùng in được chọn sẽ được in trên một trang riêng biệt so với vùng in đã chọn từ đầu.
• Bước 3: Sau khi thực hiện thành công, bạn sẽ nhận được kết quả của cách in một vùng chọn.

Bí quyết hủy bỏ vùng in trong Excel

Khi bạn đã chọn vùng in trong Excel nhưng muốn hủy bỏ, làm theo hướng dẫn sau:

Bí quyết hủy bỏ nhanh chóng

• Nhấp vào bất kỳ vị trí nào trên bảng tính Excel mà bạn muốn hủy bỏ vùng in.
• Chọn tab “Page Layout.”
• Nhấn vào phần “Page Setup.”
• Tiếp theo, nhấp vào “Clear Print Area” để xóa khu vực in.

Bí quyết hủy bỏ chi tiết

• Bước 1: Nhấn vào bất kỳ vị trí nào trên bảng tính Excel mà bạn muốn hủy bỏ vùng in.
• Bước 2: Chọn tab “Page Layout.”
  • Sau đó, nhấn vào phần “Page Setup.”
  • Nhấp vào “Clear Print Area” để xóa khu vực in.
• Bước 3: Các vùng in đã được xóa, bạn có thể kiểm tra ở phần Print Preview. Lúc này, Excel sẽ hiển thị toàn bộ dữ liệu trong trang tính khi in, không có ràng buộc từ vùng in nữa.

Bí quyết mở rộng vùng in trong Excel

Sau khi đã chọn vùng in trong Excel, bạn muốn mở rộng vùng in thì làm như sau:

Bí quyết mở rộng vùng in nhanh chóng

• Trong một sheet của Excel, chọn các ô mà bạn muốn thêm vào vùng in hiện tại.
• Chọn tab “Page Layout.”
• Tiếp theo, chọn “Page Setup.”
• Sau đó, chọn “Print Area.”
• Cuối cùng, chọn “Add to Print Area”để thêm các vùng in đã chọn.

Bí quyết mở rộng vùng in chi tiết

• Bước 1: Trong một sheet của Excel, chọn các ô mà bạn muốn thêm vào vùng in hiện tại.
• Bước 2:Chọn tab “Page Layout”và tiếp tục chọn “Page Setup.”
  • Chọn “Print Area.”
  • Cuối cùng, chọn “Add to Print Area” để thêm các vùng in đã chọn.
• Bước 3:Kết quả sẽ hiển thị tại Print Preview để xem trước trước khi thêm vùng in mới. Dữ liệu mới được thêm vào sẽ xuất hiện trên trang thứ 2 và không được gộp chung với trang đầu.

Chú ý:

• Bạn có thể thêm vào vùng in nếu đã bỏ lỡ một số dữ liệu quan trọng chỉ với một lệnh duy nhất. Tuy nhiên, điều này chỉ áp dụng cho các ô liền kề bạn đã chọn trong vùng in.
• Trong trường hợp các ô mới thêm không liền kề với vùng in, Excel sẽ tự động tạo ra một vùng in mới cho các ô đó và in chúng trên một trang riêng biệt.
• Để thêm vùng chọn mới, bạn cần phải có một vùng chọn trước đó.

Cách giữ tiêu đề trong Excel khi in

Giữ tiêu đề trong excel khi in có tác dụng gì?

Trong Excel, tính năng lặp lại tiêu đề là khả năng giữ nguyên tiêu đề của các cột hoặc hàng trong bảng tính. Điều này giúp đảm bảo rằng khi cuộn trang, in ấn hoặc chuyển sang các trang tính khác, các tiêu đề này sẽ được duy trì và bạn không cần phải lặp lại việc thêm tiêu đề nhiều lần trên mỗi trang.

Cách giữ tiêu đề trong Excel khi in mang lại những lợi ích sau:

• Khi phải in nhiều trang của một bảng dữ liệu, việc in hàng tiêu đề ở đầu mỗi trang giúp người dùng dễ dàng theo dõi và hiểu dữ liệu mà không cần quay về trang đầu tiên.
• Trong các báo cáo chính thức, việc lặp lại tiêu đề trên mỗi trang tạo nên sự chuyên nghiệp và tổ chức hơn.
• Hàng tiêu đề ở mỗi trang giúp người dùng nhanh chóng xác định nội dung của từng cột khi cần tham chiếu thông tin trên nhiều trang.
• Trong trường hợp in ra một tập hợp dữ liệu lớn với các trang bị rời rạc hoặc lộn xộn, hàng tiêu đề ở mỗi trang giúp dễ dàng xác định và sắp xếp lại chúng.

Cách giữ tiêu đề trong Excel khi in

Cách giữ tiêu đề trong Excel khi intheo các bước sau:

• Bước 1:Mở file cần chỉnh sửa trong Excel. Tiếp theo, trên thanh công cụ, chọn tab “Page Layout” và nhấn vào “Print Titles”.
• Bước 2:Trong hộp thoại “Page Setup” xuất hiện, chọn tab “Sheet” và sau đó tại phần “Print Titles”, chọn dòng hoặc hàng mà bạn muốn in lại tiêu đề.
• Bước 3: Cuối cùng, nhấn OK để hoàn tất quá trình. Bạn cũng có thể xem trước bản in bằng cách nhấn vào “Print Preview” trước khi xác nhận.

Với những bước đơn giản này, bạn có thể in tiêu đề cố định trong Excel một cách thuận tiện và dễ dàng.

Hướng dẫn bỏ lặp lại tiêu đề bảng trong Excel

Khi đã sử dụng tính năng giữ tiêu đề trong Excel khi in nhưng muốn loại bỏ tính năng lặp lại tiêu đề bảng trong Excel, bạn có thể thực hiện như sau:

• Bước 1:Mở file cần chỉnh sửa trong Excel. Tiếp theo, trên thanh công cụ, chọn tab “Page Layout” và nhấn vào “Print Titles”.
• Bước 2:Trong hộp thoại “Page Setup” xuất hiện, chọn tab “Sheet”. Tại phần “Print Titles”, xóa dòng tiêu đề được lặp lại trong “Rows to repeat at top”. Cuối cùng, nhấn OK để hoàn tất.

Bài viết trên của HR Insider đã cung cấp chi tiết về cách chọn vùng in trong Excel và cách giữ tiêu đề trong Excel khi in một cách đơn giản và nhanh chóng. Hy vọng rằng những thông tin hữu ích này sẽ giúp bạn thuận tiện hơn khi in tài liệu, phục vụ cho nhu cầu công việc và học tập của bạn.