Cách Đảm Bảo Email Quan Trọng Không Rơi vào Thư Rác

Cuộc chiến chống lại thư rác dường như không bao giờ kết thúc. Những kẻ gửi thư rác liên tục thay đổi chiến thuật để thu hút sự chú ý, và các dịch vụ email cùng người dùng của họ liên tục cố gắng ngăn chặn đợt thủy triều đến.

Bộ lọc thư rác hữu ích, nhưng bộ lọc thủ công có thể bắt những đối tượng giả mạo, và bộ lọc tự động không luôn đúng. Điều đó có nghĩa là bạn có thể có thư rác trong hộp thư đến của mình—hoặc có thể là điều tồi tệ hơn, bỏ lỡ một cái gì đó quan trọng từ một người nào đó vì nó đã được xác định là thư rác.

Quan trọng là phải kiểm tra nội dung của thư mục thư rác của bạn thường xuyên và thiết lập danh sách người gửi an toàn. Ví dụ, bạn có thể đưa trường học của con vào đó, hoặc những liên lạc chính từ công việc, hoặc đối tác của bạn. Email được gửi từ những địa chỉ này sẽ không bao giờ bị chặn, vì vậy bạn không cần phải lo lắng rằng có điều gì đó đã vuột qua bạn. Những danh sách này có thể được cấu hình trong gần như mọi ứng dụng email và chúng rất dễ thiết lập. Dưới đây là cách.

Bấm vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của giao diện Gmail trên web, nhấp vào Xem tất cả cài đặt, và mở tab Bộ lọc và địa chỉ đã chặn. Chọn Tạo bộ lọc mới, sau đó đặt địa chỉ email của người bạn muốn thêm vào danh sách người gửi an toàn ở phía trên của hộp thoại hiện ra. (Nó có thể xuất hiện khi bạn bắt đầu nhập, nếu người đó đã có trong danh bạ của bạn.)

Nhấp vào Tạo bộ lọc, và sau đó bạn sẽ được chọn xem điều gì sẽ xảy ra với tất cả các thư đến từ địa chỉ email này. Bạn sẽ thấy một trong những lựa chọn là Không bao giờ đưa vào thư rác, điều này thực tế là thêm địa chỉ email vào danh sách người gửi an toàn của bạn. Nhấp vào Tạo bộ lọc để xác nhận hành động.

Không có danh sách người gửi an toàn cụ thể nào ở Gmail, nhưng bạn sẽ thấy bộ lọc bạn vừa tạo cùng với bất kỳ bộ lọc nào hiện có trên tab Bộ lọc và địa chỉ đã chặn trong cài đặt. Bên cạnh bộ lọc, bạn sẽ thấy các tùy chọn để chỉnh sửa các tham số hoặc xóa nó. Hãy nhớ rằng bạn có thể thêm nhiều địa chỉ email trong cùng một bộ lọc, cách nhau bằng dấu phẩy—ví dụ, bạn có thể nhóm tất cả mọi người từ văn phòng của bạn lại với nhau.

Apple Mail trên macOS không có danh sách người gửi an toàn như vậy, nhưng bạn có thể tạo luật để đảm bảo rằng các thư từ địa chỉ email đáng tin cậy luôn xuất hiện trong hộp thư đến của bạn. Mở ứng dụng, sau đó chọn Email và Cài đặt, và mở tab Luật. Nếu bạn nhấp vào Thêm luật, bạn sẽ có thể thiết lập một luật sẽ được áp dụng cho các thư đến.

Tùy thuộc vào bạn có muốn kết hợp nhiều địa chỉ email an toàn trong cùng một luật hay không. Nếu bạn thêm địa chỉ email bổ sung trong cùng một luật (qua biểu tượng + ở bên phải), hãy đảm bảo rằng nó được thiết lập để áp dụng nếu “bất kỳ điều kiện nào sau đây được đáp ứng.” Hành động bạn muốn thực hiện là chuyển thư đến hộp thư đến. Nhấp vào OK để xác nhận.

Bạn cũng có thể tạo luật từ Apple Mail bên trong cổng thông tin iCloud trên web: Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở đầu danh sách thư, sau đó chọn Ưa thích, Luật, và Thêm luật. Theo như chúng tôi biết, các luật có vẻ không đồng bộ giữa hai giao diện, nhưng bạn chỉ cần thiết lập chúng ở một nơi hoặc một nơi khác để sắp xếp thư của bạn.

Trong Outlook cho Windows, nếu bạn thấy một thư trong thư mục rác mà không nên ở đó, chọn nó và sau đó nhấp vào Rác trên tab Trang chủ của menu ribbon ở phía trên. Trên menu xuất hiện, bạn có lựa chọn Không bao giờ chặn người gửi và Không bao giờ chặn Miền của Người gửi, để tất cả các thư từ miền đó sẽ được phép qua.

Thông qua cùng một menu, bạn có thể truy cập Tùy chọn Thư rác. Điều này dẫn đến hộp thoại có tab Người gửi an toàn—từ đây, bạn có thể thêm người mới vào danh sách hoặc loại bỏ họ. Chú ý đến hai ô đánh dấu dưới danh sách, bạn có thể sử dụng chúng để bảo Outlook tự động cho rằng mọi người trong danh bạ của bạn là an toàn và tự động thêm bất kỳ ai bạn gửi thư vào danh sách người gửi an toàn.

Nếu bạn đang sử dụng Outlook trên web, nhấp vào biểu tượng bánh răng (phía trên bên phải), sau đó chọn Email rác dưới Email, và bạn có thể nhấp vào Thêm để chỉ định một địa chỉ email mới mà bạn muốn tin tưởng. Bên cạnh mỗi mục trong danh sách, bạn sẽ thấy biểu tượng cho việc chỉnh sửa hoặc xóa mục đó. Những danh sách này được đồng bộ giữa giao diện web và ứng dụng trên máy tính, vì vậy bạn không cần phải tạo hai danh sách riêng biệt.