Cách Đăng ký Chứng chỉ ISO

Việc có công ty hoặc sản phẩm của bạn được chứng nhận bởi Tổ chức Tiêu chuẩn Quốc tế (ISO) cho biết với người tiêu dùng rằng dịch vụ bạn cung cấp là an toàn, hiệu quả và đáng tin cậy. Sau khi bạn đã tổ chức một phân tích Hệ thống Quản lý Chất lượng toàn diện, hãy lên lịch một cuộc kiểm toán với một nhà đăng ký từ một cơ quan chứng nhận bên ngoài được công nhận. Nhà đăng ký sẽ xác định xem các chính sách và thủ tục của công ty bạn có tuân thủ các tiêu chuẩn nghiêm ngặt của ISO hay không. Nếu bạn vượt qua cuộc kiểm toán một cách thành công, bạn sẽ nhận được một chứng chỉ từ ISO xác nhận rằng bạn đã đáp ứng các điều kiện để được chứng nhận.

Chọn một người giám định dự án. Hãy chọn một người trong công ty của bạn để giám sát nhiệm vụ tạo ra một Hệ thống Quản lý Chất lượng. Điều này đơn giản là một bộ tài liệu chi tiết về cách công ty của bạn thực hiện các hoạt động của mình. Vì việc tổ chức một phân tích phức tạp như vậy sẽ yêu cầu một hiểu biết sâu sắc về chính sách và cấu trúc nội bộ của doanh nghiệp, chỉ những nhân viên có kinh nghiệm nhất mới nên được xem xét cho công việc này.

Ghi chép các thực hành độc đáo của công ty của bạn. Trong giai đoạn này, bạn sẽ tóm tắt mọi đặc điểm của doanh nghiệp hoặc sản phẩm của bạn bằng văn bản. Phân tích Hệ thống Quản lý Chất lượng của bạn có thể bao gồm chi tiết như tuyên bố sứ mệnh của công ty, thông tin về các chính sách và quy trình cụ thể, và một danh sách các tiêu chuẩn bang và liên bang mà bạn tuân thủ.

Thực hiện kiểm toán nội bộ. Giao cho một nhân viên đủ tư cách so sánh thông tin được liệt kê trong phân tích Hệ thống Quản lý Chất lượng của bạn với các hoạt động hàng ngày của công ty. Đặc biệt, họ nên kiểm tra xem các thủ tục của bạn có đáp ứng cả quy định ngành và các tiêu chuẩn của công ty không. Nếu bạn hy vọng có được chứng nhận ISO, điều quan trọng là mọi khía cạnh của sản xuất hoặc dịch vụ đang được thực hiện theo cách mà nó được mô tả.

Thực hiện bất kỳ cải tiến cần thiết nào trong các thực hành của bạn. Nếu kiểm toán nội bộ của bạn phát hiện ra một tính năng nào đó không đạt chuẩn, ưu tiên hàng đầu của bạn sẽ là sửa chữa nó trước khi nộp cho một kiểm toán chính thức. Sử dụng ghi chú của kiểm toán viên của bạn như một hướng dẫn, xác định các lĩnh vực mà hoạt động của bạn không đạt được các mục tiêu được thiết lập bởi hệ thống chất lượng của bạn. Tìm cách giải quyết các vấn đề tiềm năng trong những tuần và tháng tiếp theo.

Tìm một nhà đăng ký đủ tư cách để xem xét các hoạt động của bạn. Tìm một nhà đăng ký được cấp phép để tiến hành kiểm toán bên ngoài. Tìm kiếm các tổ chức trong khu vực của bạn đại diện cho ngành kinh doanh cụ thể mà doanh nghiệp của bạn thuộc về. Một số nhà đăng ký chỉ xử lý kỹ thuật phần mềm, ví dụ, trong khi các tổ chức khác có thể được cấp phép để đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng cho thiết bị y tế, sản xuất khí tự nhiên và quản lý môi trường.

Chọn một đơn vị chứng nhận nắm giữ các bằng cấp cần thiết. Chứng nhận của bạn sẽ trở nên tốt nhất nếu đến từ một tổ chức cũng đã chứng minh được mình đáp ứng các yêu cầu nhất định. Chỉ xem xét các cơ quan chứng nhận sử dụng tiêu chuẩn Ban Đánh giá Tuân thủ (CASCO). Chứng nhận độc lập cũng là một dấu hiệu cho thấy cơ quan bạn đang làm việc đã được nghiên cứu và chấp thuận kỹ lưỡng.

• Chứng nhận là một ưu điểm lớn, nhưng không phải là một điều cần thiết. Một đơn vị chứng nhận vẫn có thể rất có chuyên môn ngay cả khi họ không có trong danh sách các cơ quan chứng nhận được cấp phép.

Lập hợp đồng đơn xin ISO. Sau khi bạn đã đảm bảo được dịch vụ của một đơn vị chứng nhận, ngồi lại với họ để thảo luận về các điều khoản của quy trình kiểm toán. Họ sẽ đi qua các quyền lợi và nghĩa vụ pháp lý của cả hai bên và thông báo cho bạn về các chính sách bảo mật trách nhiệm của tổ chức. Nếu bạn hài lòng với các điều khoản của hợp đồng, hãy ký kết hợp đồng để xác nhận ngày kiểm toán của bạn.

• Do nhu cầu về các tiêu chuẩn quốc tế nghiêm ngặt trên toàn bộ, có thể không thể thương lượng về các điều khoản của hợp đồng đơn xin của bạn.

Nộp tài liệu Hệ thống quản lý Chất lượng của bạn để được đánh giá trước. Đánh giá trước không phải là một bước bắt buộc trong quy trình chứng nhận. Tuy nhiên, một đánh giá sơ bộ sẽ cho phép cơ quan chứng nhận có cơ hội chỉ ra bất kỳ lỗi hoặc thiếu sót nào rõ ràng trong tài liệu của bạn. Sửa chữa những vấn đề này trước khi kiểm toán chính thức sẽ giúp bạn tập trung vào hệ thống chất lượng và cải thiện cơ hội đạt được tiêu chuẩn chứng nhận ISO thành công.

• Nếu bạn quyết định tiến hành một đánh giá trước, bạn sẽ cần cung cấp cho đơn vị chứng nhận bạn đã chọn một bản sao đầy đủ và cập nhật của tài liệu Hệ thống quản lý Chất lượng của bạn.
• Hãy nhớ rằng giai đoạn đánh giá trước có thể làm tăng thêm 2-4 tuần vào quy trình chứng nhận.

Vượt qua kiểm toán bên ngoài. Trong ngày mở đầu của cuộc kiểm tra của bạn, người đăng ký sẽ ngồi lại với nhân viên chủ chốt của công ty để giới thiệu bản thân và tóm tắt ngắn gọn về các thủ tục. Sau đó, họ sẽ tập trung vào việc kiểm tra hoạt động của công ty của bạn và đảm bảo rằng chúng tuân thủ các tiêu chuẩn được mô tả trong Hệ thống quản lý Chất lượng của bạn. Hãy sẵn sàng hỗ trợ mọi cách bạn có thể.

• Bạn hoặc nhân viên của bạn có thể được phỏng vấn riêng biệt hoặc được yêu cầu giải thích chi tiết về các chính sách và thủ tục quan trọng đối với hoạt động của bạn.
• Kiểm toán thực sự là một quá trình liên tục có thể kéo dài từ vài ngày đến vài tuần. Độ dài chính xác sẽ phụ thuộc vào sự phức tạp của Hệ thống quản lý Chất lượng của bạn và kích thước cũng như cấu trúc tổ chức của công ty bạn.

Xem lại báo cáo kiểm toán đầy đủ của bạn. Sau cuộc kiểm toán, cơ quan chứng nhận sẽ gửi một báo cáo kiểm toán chi tiết qua thư. Báo cáo sẽ tóm tắt các phát hiện của nhà chứng nhận trong suốt cuộc kiểm toán và đưa ra lời nhắc nhở về bất kỳ lĩnh vực nào mà các phương pháp của công ty không phù hợp với các tiêu chuẩn được liệt kê trong Hệ thống quản lý chất lượng của bạn (được gọi là “không phù hợp.”) Nhà chứng nhận có thể trích dẫn hai loại vấn đề khác nhau—Không Phù Hợp Nhỏ và Không Phù Hợp Lớn.

Nộp một kế hoạch hành động sửa chữa cho việc giải quyết Không Phù Hợp Nhỏ. Đây là một tài liệu ngắn giải thích bản chất của vấn đề và tả các biện pháp cần thiết để sửa chữa nó. Mục đích chính là để chứng minh với cơ quan chứng nhận rằng bạn hiểu rõ làm thế nào một sơ sót không đạt tiêu chuẩn ISO. Hầu hết các Không Phù Hợp Nhỏ có thể được giải quyết mà không cần thêm các cuộc kiểm tra bổ sung và sẽ không làm chậm quá trình chứng nhận của bạn.

Cải thiện các hoạt động của bạn để giải quyết Không Phù Hợp Lớn. Các trích dẫn này chỉ ra những sự không nhất quán rõ ràng trong cách mà mô hình kinh doanh của bạn được hình thành và thực thi. Trở lại từ một Không Phù Hợp Lớn thường đòi hỏi một loạt các cuộc kiểm tra theo dõi, cùng với các chi phí liên quan đến việc sửa chữa vấn đề từ bên trong. Công ty hoặc sản phẩm của bạn sẽ không được phê duyệt cho chứng nhận cho đến khi tất cả các trích dẫn Không Phù Hợp Lớn đã được xem xét lại và được giải quyết bởi nhà chứng nhận.

Chờ đợi chứng nhận ISO của bạn. Nếu nhà chứng nhận hài lòng với các phát hiện của họ, họ sẽ báo cáo lại cho cơ quan chứng nhận với một đề xuất rằng công ty của bạn được trao chứng nhận. Sau đó, bạn sẽ nhận được chứng chỉ chính thức của mình. Tài liệu sẽ hiển thị cấp độ chứng nhận của bạn và tập hợp cụ thể các tiêu chuẩn mà bạn được xác định tuân thủ, cùng với một con dấu chính thức từ cơ quan chứng nhận.

• Bạn không cần phải được chứng nhận với ISO để công ty hoặc sản phẩm của bạn thành công—điều này chỉ là một cách hữu ích để người tiêu dùng nhận biết các doanh nghiệp có các phương pháp phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế được lập ra vì lợi ích của họ.
• Khi gắn nhãn sản phẩm, dịch vụ, hoặc quy trình sau khi nhận chứng nhận ISO của bạn, hãy chắc chắn bao gồm mã số của tiêu chuẩn cụ thể được sử dụng. Thay vì chỉ viết, “ISO Certified,” ví dụ, bạn sẽ viết “ISO 9001 Certified.”
• Hãy đảm bảo bạn đọc kỹ về thời gian và điều kiện chính xác của chứng nhận của bạn để biết bạn cần phải làm gì để duy trì nó trong tương lai.