Cách Đấu Thầu Cho Hợp Đồng Chính Phủ

Tìm kiếm trên trang web Cơ Hội Kinh Doanh Liên Bang (FBO). Truy cập https://sam.gov/content/home. Các cơ quan liên bang sử dụng trang web này để liệt kê các cơ hội đấu thầu của họ. Tất cả các yêu cầu đấu thầu liên bang có giá trị ít nhất 25,000 đô la được đăng trên trang web này.

• Hãy cẩn thận với các trang web tư nhân yêu cầu phí để truy cập vào danh sách của họ. Hãy xem xét kỹ những gì được cung cấp trước khi bạn đăng ký.

Tham Gia vào Lịch Trình GSA. Cơ quan Quản lý Dịch vụ Tổng hợp (GSA) thương lượng giá cả và điều khoản với các nhà cung cấp, sau đó các cơ quan liên bang có thể mua sản phẩm hoặc dịch vụ khi cần thiết. Một số lịch trình được dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ, vì vậy bạn có thể cố gắng tham gia vào chúng.

• Truy cập Hộp Công cụ Nhà Cung cấp để biết thêm thông tin về cách tham gia vào Lịch Trình GSA: https://vsc.gsa.gov/RA/toolBox.cfm.

Tìm Kiếm Các Công Việc Phụ Thầu. Nhiều nhà thầu thuê các doanh nghiệp khác làm phụ thầu. Bằng cách làm việc như một phụ thầu, bạn sẽ có kinh nghiệm làm việc trên các hợp đồng của chính phủ và xây dựng uy tín của mình. Tìm kiếm cơ hội phụ thầu tại trang web SUB-Net: http://web.sba.gov/subnet/search/dsp_search_option.cfm.

• Bạn có thể bắt đầu tìm kiếm các công việc phụ thầu ngay sau khi mở doanh nghiệp của mình.

Làm Việc với Dịch Vụ Phù Hợp Đấu Thầu. Trung Tâm Hỗ Trợ Kỹ Thuật Mua Sắm Địa Phương (PTAC) địa phương của bạn nên cung cấp dịch vụ phù hợp đấu thầu. Thông qua cơ sở dữ liệu của họ, PTAC có thể tìm thấy các yêu cầu đấu thầu của liên bang, bang và địa phương. Tùy thuộc vào văn phòng của bạn, việc phù hợp với đấu thầu có thể miễn phí, hoặc bạn có thể cần phải trả một khoản phí.

• Tìm trung tâm PTAC gần bạn nhất tại https://www.aptac-us.org/.

Đánh Giá xem Công Ty của Bạn Có Phù Hợp Không. Bạn không nên vội vàng đăng ký cho tất cả các hợp đồng, hy vọng sẽ đạt được điều gì đó. Thay vào đó, chỉ đăng ký cho những hợp đồng mà doanh nghiệp của bạn có thể thực hiện được. Nếu bạn được cấp một hợp đồng và thất bại, bạn có thể không có cơ hội khác.

• Lý tưởng nhất, bạn nên bắt đầu từ những việc nhỏ. Chính phủ sẽ đánh giá hiệu suất của bạn trên các hợp đồng trong quá khứ, vì vậy hãy chắc chắn bạn chọn một cái gì đó có thể quản lý được từ đầu. Ví dụ, bạn có thể tham gia vào các dự án trị giá 3,000 đô la hoặc ít hơn.

Tạo Hồ Sơ Quản Lý Hệ Thống (SAM). SAM là cơ sở dữ liệu chính cho các nhà cung cấp kinh doanh với chính phủ liên bang Hoa Kỳ. Bạn sẽ cần tải lên số nhận dạng thuế, số D-U-N-S và các thông tin khác.

• Thu được số D-U-N-S miễn phí tại https://www.dnb.com/duns/get-a-duns.html.
• Nhớ cập nhật hồ sơ của bạn mỗi 12 tháng, nếu không sẽ trở thành không hoạt động.

Lập Bản Tuyên Bố Khả Năng Của Bạn. Bản tuyên bố này một trang cung cấp tổng quan về doanh nghiệp của bạn, cũng như hiệu suất trước đó của bạn. Bạn sẽ bao gồm nó trong hồ sơ SAM của mình. Một mẫu có sẵn tại https://www.hhs.gov/grants/contracts/get-ready-to-do-business/sample-capability-statement/index.html. Bản tuyên bố khả năng của bạn nên bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin về công ty, như tên, thông tin liên hệ và trang web.
• Một câu chuyện ngắn về lịch sử kinh doanh của bạn và các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
• Thông tin ngắn về các nhân viên chính của bạn.
• Bất kỳ chứng chỉ hoặc giấy phép nào.
• Số D-U-N-S của bạn.
• Danh sách các nhà cung cấp, đại lý và nhà phân phối của doanh nghiệp của bạn.
• Danh sách ba năm về hiệu suất trước đó.
• Danh sách các khách hàng.

Xác Định Loại Yêu Cầu Đấu Thầu. Khi chính phủ muốn dịch vụ, họ tạo ra một yêu cầu, gọi là gói thầu. Bạn nên xác định các loại yêu cầu khác nhau để đảm bảo rằng đấu thầu của bạn là phản ứng. Nói chung, có bốn loại:

• Yêu Cầu Báo Giá (RFQ). Khi hợp đồng có giá trị ít hơn 150,000 đô la, chính phủ thường yêu cầu thông tin và báo giá. Phản hồi của bạn không được coi là một đề xuất thực sự.
• Yêu Cầu Đề Xuất (RFP). Bạn sẽ được thông báo về những gì chính phủ cần và những thông tin bạn nên bao gồm trong đề xuất của mình. Một RFP cuối cùng sẽ dẫn đến một hợp đồng.
• Lời Mời Thầu (IFB). Một IFB cũng được gọi là 'lời mời thầu niêm phong.' Bạn nộp một IFB mà không có nhiều cuộc thảo luận với cơ quan chính phủ. Giá thường là yếu tố quan trọng nhất trong việc trao hợp đồng.
• Yêu Cầu Thông Tin (RFI). Chính phủ có thể liên hệ trực tiếp với bạn. Trong tình huống này, RFI được sử dụng để xác định liệu bạn có quan tâm đến một hợp đồng cụ thể hay không.

Đọc những gì bạn cần gửi. Yêu cầu đấu thầu sẽ cho bạn biết thông tin nào cần bao gồm trong đề xuất của bạn và ngày phản hồi. Đọc toàn bộ yêu cầu đấu thầu, bao gồm bất kỳ tệp đính kèm hoặc lịch trình nào. Yêu cầu đấu thầu nên chứa tất cả thông tin bạn cần.

• Nếu bạn có câu hỏi, liên hệ với quan chức đấu thầu để biết thêm thông tin.

Nghiên Cứu các đấu thầu trước. Bạn sẽ muốn nộp một đề xuất cạnh tranh, vì vậy bạn cần một ý tưởng về các đề xuất chiến thắng trước đó. Trang web USASpending.gov có một cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm sẽ cho bạn biết tên của doanh nghiệp nhận hợp đồng và số tiền của hợp đồng. Bạn cũng có thể tìm thấy thông tin đấu thầu tại trang web FBO.

Phản ứng với mỗi yêu cầu trong đấu thầu. Không có một 'kích cỡ phù hợp cho tất cả' đấu thầu. Thay vào đó, đọc yêu cầu đấu thầu và cung cấp tất cả thông tin được yêu cầu. Nếu không, đề xuất của bạn sẽ bị loại bỏ mà không có xem xét tiếp theo.

• Yêu cầu đấu thầu nên cho bạn biết nơi nộp đơn của bạn và hạn chót. Tuân theo hướng dẫn để đề xuất của bạn được xem xét.

Dành đủ thời gian để tạo ra ước lượng giá hợp lý. Sử dụng càng nhiều thông tin càng tốt để đưa ra chiến lược giá cả hấp dẫn đối với chính phủ nhưng vẫn cho phép bạn covering chi phí và tạo lợi nhuận. Xem xét các đề xuất chiến thắng trước đó, cũng như nghiên cứu thị trường về những gì là mức giá thị trường.

Yêu cầu một cuộc giải thích nếu bạn bị từ chối. Đừng ngạc nhiên nếu bạn không chiến thắng đấu thầu đầu tiên của mình. Trung bình, có thể mất khoảng hai năm trước khi bạn chiến thắng hợp đồng đầu tiên của mình. Yêu cầu cơ quan chính phủ đi qua những gì bạn đã làm sai và làm thế nào bạn có thể cải thiện trong tương lai. Chỉ yêu cầu cuộc giải thích nếu bạn thực sự nghiêm túc về việc trở thành một nhà thầu chính phủ.

• Một phiên giải thích không phải là lúc để trở nên phòng ngự hoặc thách thức chính phủ về lý do họ từ chối bạn. Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể trở nên phòng ngự, bạn nên bỏ qua quá trình giải thích hoàn toàn.

• Tâm Phát Triển Doanh Nghiệp Nhỏ Gần Nhất (SBDC) hoặc Trung Tâm Hỗ Trợ Kỹ Thuật Mua Sắm của bạn có thể cung cấp một khóa đào tạo về cách chuẩn bị một đấu thầu cho các hợp đồng chính phủ. Tìm SBDC gần nhất của bạn tại https://www.sba.gov/tools/local-assistance/sbdc.
• Mạng lưới với các nhà cung cấp chính phủ hiện tại và tìm hiểu họ đã làm đúng và sai gì khi nộp đề xuất.