Cách để Nhận Dịch Vụ Khách Hàng Tốt khi Nói Chuyện với Một Đại Diện Dịch Vụ Khách Hàng

17 mẹo hiệu quả để giúp bạn giải quyết những khiếu nại của mình. Đối mặt với dịch vụ khách hàng của một công ty hoặc dịch vụ cụ thể thường là một trải nghiệm rất frustrating. Trong khi một số công ty có thái độ thân thiện với khách hàng hơn và tự hào làm cho khách hàng của họ hạnh phúc, các công ty khác lại không quan tâm nhiều và thường coi khách hàng của họ là hiển nhiên. Kết quả của điều này, việc giao tiếp với dịch vụ khách hàng và các đại diện dịch vụ khách hàng là một chút phức tạp. May mắn thay, có một số điều bạn có thể làm để cải thiện cơ hội của mình để nhận được dịch vụ khách hàng chất lượng.

Biết rõ bạn cần gì và có thể giải thích một cách đầy đủ. Nếu bạn không biết chính xác bạn cần gì hoặc muốn gì, và nếu bạn không có một tuyên bố rõ ràng về cách họ có thể giúp bạn và về tư cách của bạn, thì ít có khả năng bạn sẽ cảm thấy hài lòng khi cúp máy.

• Nếu bạn gặp vấn đề kỹ thuật với một dịch vụ điện tử hoặc trực tuyến, hãy đảm bảo bạn có thể nêu rõ vấn đề là gì. Hỗ trợ kỹ thuật thường cần càng nhiều thông tin càng tốt để giúp bạn có được một giải pháp.
• Nếu bạn tranh cãi về một khoản thanh toán, hãy đảm bảo bạn đã xem xét hóa đơn và tìm ra lý do vì sao bạn nghĩ hóa đơn là sai.
• Trong mọi tình huống, hãy đảm bảo đã rõ trong tâm trí bạn rằng giải pháp nào sẽ khiến bạn hạnh phúc, và giải pháp nào là hợp lý.

Dành một khoảng thời gian đủ lớn để xử lý vấn đề của bạn. Có khả năng, việc giao tiếp với dịch vụ khách hàng sẽ mất một lượng thời gian đáng kể. Vì vậy, bạn cần phải suy nghĩ về điều này trước khi gọi hoặc đến thăm họ. Có một số điều bạn nên xem xét:

Hãy chắc chắn gọi điện trong một môi trường không có sự làm phiền, nếu bạn chọn gọi. Một khi bạn đã gọi được, bạn muốn có thể tập trung hoàn toàn vào cuộc gọi. Ngoài ra, bạn sẽ không thể giao tiếp một cách chính xác nếu bạn bị phân tâm hoặc nếu có tiếng ồn ngăn cản bạn và đại diện từ việc nói chuyện.

Chuẩn bị bản thân để điều hướng qua nhiều lời nhắc giọng và chuẩn bị chờ đợi, nếu gọi điện. Mặc dù quá trình này thực sự làm phát điên, nó sẽ đảm bảo bạn được đặt vào hàng chờ đúng cho dịch vụ bạn cần.

Có tất cả thông tin và vật dụng bạn cần để nói chuyện với đại diện. Điều này bao gồm thông tin liên quan đến tài khoản của bạn, giao dịch của bạn, hoặc đặt chỗ của bạn. Điều này là để đảm bảo rằng bạn là chủ sở hữu của tài khoản. Thông tin này thường là bắt buộc. Ngoài ra, có:

Gọi hoặc đến sớm vào buổi sáng nếu có thể. Các ca làm việc được khao khát nhất là những ca bắt đầu từ 7 giờ sáng đến 10 giờ sáng và thường được điền bởi những đại diện có kinh nghiệm có nhiều kiến thức nhất và có thể hỗ trợ bạn một cách kịp thời. Những đại diện này sẽ có thể cung cấp cho bạn dịch vụ tốt nhất và hy vọng giải quyết mọi vấn đề bạn gặp phải.

Nói bằng giọng điệu thân thiện và mang một thái độ tích cực. Ngay cả khi vấn đề của bạn rất frustrating, đừng trở nên lạc quan hoặc hung dữ. Đối với một đại diện, việc phải nghe một người trên điện thoại hét to, la hét và chửi bới là rất khó chịu. Ít có khả năng đại diện sẽ nỗ lực hơn để giúp bạn nếu bạn hung dữ.

Đưa ra những tuyên bố cho thấy sự không hài lòng của bạn. Trong khi lịch sự, bạn cần phải quyết đoán và tự tin. Bạn nên diễn đạt sự không hài lòng của mình một cách mạnh mẽ và truyền đạt rằng bạn muốn nhận được dịch vụ tốt nhất có thể. Xem xét các tuyên bố như:

Giải thích vấn đề của bạn cho đại diện. Đây có lẽ là phần quan trọng nhất của cuộc gọi điện thoại. Nếu bạn không giải thích vấn đề của mình một cách đúng đắn, thì nó không thể được giải quyết. Một cách rõ ràng và ngắn gọn, giải thích vấn đề hoặc vấn đề của bạn cho đại diện.

Hiểu rõ giới hạn của đại diện dịch vụ khách hàng. Các đại diện dịch vụ khách hàng chỉ là những người đại diện, họ đại diện cho công ty và ở đó để tương tác với bạn và làm việc trong các chính sách được đưa ra để, hy vọng, đạt được kết quả công bằng cho cả hai bên.

Nếu bạn cảm thấy bạn không nhận được dịch vụ mà bạn xứng đáng, nâng vấn đề của bạn lên cấp trên, gặp người quản lý. Nếu người đại diện bạn đang nói chuyện có vẻ không muốn hoặc không thể giúp đỡ, hãy yêu cầu nói chuyện với cấp trên của họ. Đôi khi, chỉ có những người quản lý mới được phép tạo ra “ngoại lệ” đối với các chính sách của công ty. Nhưng hãy nhớ:

Lấy thông tin về đại diện. Điều này quan trọng cho cả nếu bạn hài lòng với cách giải quyết của đại diện hoặc nếu bạn không hài lòng với cách họ đã đối xử với bạn. Nếu bạn hài lòng, điều này là bảo hiểm của bạn rằng lời hứa của đại diện sẽ được thực hiện. Nếu bạn không hài lòng, bạn sẽ có thể tham khảo đại diện hoặc quản lý khi bạn tiếp tục nâng cao khiếu nại của mình. Hãy cố gắng để lấy được các thông tin sau:

Yêu cầu đại diện dịch vụ khách hàng ghi chú chi tiết trong tài khoản của bạn. Trước khi cúp máy, hãy đảm bảo yêu cầu đại diện của bạn ghi chú chi tiết trong tài khoản của bạn về sự không hài lòng của bạn. Bạn càng đối xử tốt với họ, họ có thể đại diện cho vị trí của bạn một cách chính xác và đầy đủ hơn. Điều này có thể giúp các đại diện hoặc quản lý sau này trong nỗ lực của họ để cung cấp cho bạn sự hài lòng.

Nâng cao khiếu nại của bạn một cách tiếp tục. Nếu bạn vẫn không hài lòng hoặc vấn đề của bạn chưa được giải quyết, viết thư đến văn phòng trụ sở. Thường bạn có thể nhận được số điện thoại và địa chỉ của văn phòng trụ sở bằng cách hỏi một đại diện hoặc truy cập vào trang web của công ty. Thường, các công ty xử lý nhiều khiếu nại của khách hàng, như các công ty cáp và internet, sẽ có các bộ phận cụ thể dành cho việc giải quyết các vấn đề với khách hàng đã trải qua các bước dịch vụ khách hàng bình thường. Có khả năng là, bạn sẽ có nhiều may mắn với con đường này.

Gửi khiếu nại tới các trang web tiêu dùng hoặc Hiệp Hội Kinh Doanh Tốt Hơn. Nếu bạn đã có một trải nghiệm dịch vụ khách hàng tồi tệ, đừng ngần ngại viết một đánh giá xấu hoặc gửi khiếu nại tới tổ chức hoặc trang web phù hợp. Mặc dù điều này có thể có ít tác động, nếu nhiều khách hàng làm điều tương tự, công ty hoặc tổ chức có thể chú ý và cải thiện cách tiếp cận dịch vụ khách hàng của họ. Cũng có khả năng là công ty có thể đang theo dõi các trang đánh giá này và có thể phản hồi trực tiếp với bạn ở đó.

Nhìn vào mạng xã hội như một giải pháp có thể. Thường thì, các công ty lớn sẽ có tài khoản hoặc trang mạng xã hội. Hãy xem xét việc chia sẻ sự không hài lòng của bạn với dịch vụ khách hàng của công ty trên trang mạng xã hội của họ. Hãy chắc chắn làm điều này một cách lịch sự. Bạn có thể nhận được phản hồi mà sẽ mang lại sự hài lòng cho bạn.

Thưởng cho một trải nghiệm dịch vụ khách hàng tốt. Nếu đại diện đã cung cấp dịch vụ xuất sắc, hãy yêu cầu một địa chỉ email bạn có thể sử dụng để gửi một email cảm ơn hoặc yêu cầu nói chuyện với cấp trên của họ. Một số nhân viên có thể nhận được sự công nhận đặc biệt cho điều này hoặc có thể thậm chí là tiền thưởng. Ngoài ra, bạn cũng có thể hoàn thành các cuộc khảo sát trên điện thoại hoặc internet mà công ty có thể gửi cho bạn.

• Theo dõi giải pháp của bạn. Đây là cách bạn sẽ đảm bảo rằng bất kỳ giải pháp nào đã được thực hiện bởi công ty hoặc tổ chức.
• Luôn yêu cầu giải pháp bạn tin rằng bạn xứng đáng; một số đại diện bị cấm khởi đầu các ưu đãi để chuyển bạn đến một cấp trên, hoặc bỏ qua một lỗi, hoặc hoàn lại tiền cho bạn, nhưng có thể làm như vậy nếu bạn yêu cầu hành động đó.
• Nếu bạn hài lòng, hãy chắc chắn cảm ơn đại diện dịch vụ khách hàng và nói với họ rằng bạn hy vọng họ có một ngày tốt lành.

Sử dụng một giọng điệu hoặc có một thái độ lạc quan hoặc hung hăng có thể khiến bạn bị cúp máy hoặc đại diện và cấp trên của họ sẽ ít sẵn lòng nói chuyện hoặc giúp bạn giải quyết các vấn đề.