Cách để Thể Hiện Ngoại Giao

Buzz

Nội dung bài viết

Giao Tiếp Hiệu Quả

Giải Quyết Các Tình Huống Khó Khăn

Xây dựng Mối Quan Hệ với Người Khác

Xem thêm

Đọc tóm tắt

- Ngoại giao liên quan đến việc đánh giá tình hình trước khi nói hoặc hành động và chọn ra phương án tốt nhất.
- Chọn từ ngữ cẩn thận và điều chỉnh phong cách giao tiếp dựa trên tình huống.
- Sử dụng câu nói bắt đầu bằng 'Tôi' để mô tả suy nghĩ của bạn thay vì đoán xem người khác nghĩ gì hoặc cảm thấy thế nào.
- Điều chỉnh phong cách giao tiếp dựa trên tình huống và hiểu rõ đối tượng trước khi truyền đạt một thông điệp.
- Thực hành kỹ thuật hít thở sâu để làm dịu bạn khi người khác làm bạn căng thẳng.
- Tránh ra quyết định khó khăn ngay lập tức và trở thành người lắng nghe chăm chú khi trò chuyện với người khác.

Có lẽ bạn là một người quản lý đang muốn tạo ra một môi trường làm việc tích cực hơn hoặc có thể bạn chỉ đang muốn học cách giải quyết xung đột tốt hơn. Ngoại giao liên quan đến việc đánh giá tình hình trước khi nói hoặc hành động và chọn ra phương án tốt nhất. Mặc dù ngoại giao có thể khó khăn trong một số tình huống, bạn vẫn có thể duy trì sự điềm tĩnh bằng cách thể hiện sự tế nhị, làm dịu các tình huống khó khăn và xây dựng mối quan hệ với người khác.

Những Điều Bạn Nên Biết

Chọn từ ngữ cẩn thận và điều chỉnh phong cách giao tiếp của bạn dựa trên tình huống.
Tập trung vào các sự thật thay vì cảm xúc hoặc ý kiến.
Đặt câu hỏi mở để chứng tỏ bạn đang lắng nghe và tham gia.

Bước Tiến

Giao Tiếp Hiệu Quả

Chọn từ ngữ cẩn thận. Hãy nhớ rằng dù ý định của bạn có tốt, đôi khi lời nói của bạn có thể làm tổn thương người khác. Trước khi nói về một chủ đề nhạy cảm, hãy tự hỏi liệu những gì bạn sắp nói có đúng, hữu ích và tốt lành không. Sử dụng câu nói bắt đầu bằng 'Tôi' để mô tả suy nghĩ của bạn thay vì đoán xem người khác nghĩ gì hoặc cảm thấy thế nào.

Ví dụ, bạn có thể nói 'Tôi cảm thấy không thoải mái với quyết định được đưa ra trong cuộc họp hôm nay' thay vì 'Anh nên bực tức về quyết định hôm nay.'
Luôn phát biểu từ góc nhìn và quan điểm của bạn.
Tránh tỏ ra phòng thủ hoặc đổ lỗi cho người khác.
Nếu bạn cần thảo luận vấn đề nghiêm trọng với ai đó, hãy luyện từ trước.

Điều chỉnh phong cách giao tiếp dựa trên tình huống. Luôn hiểu rõ đối tượng trước khi truyền đạt một thông điệp. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng thông điệp được tiếp nhận và hiểu đúng. Xác định xem email hay giao tiếp trực tiếp là phương tiện tốt nhất hoặc liệu tin tức có nên được truyền đạt trong nhóm hay trong cài đặt một-một.

Ví dụ, có lẽ bạn cần thông báo với nhân viên về việc cắt giảm ngân sách. Trước đây bạn có thể đã sử dụng email để truyền đạt thông tin nhạy cảm, nhưng thấy rằng điều này gây ra sự nhầm lẫn. Thay vào đó, triệu tập một cuộc họp nhân viên và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng cùng với thời gian để trả lời câu hỏi.
Xếp lịch các cuộc họp cá nhân khi cần thiết hoặc theo yêu cầu.

Mở lòng với ý kiến mới. Thay vì luôn đưa ra quyết định một mình, hãy lắng nghe quan điểm của người khác. Cảm ơn họ đã nói cho bạn biết cảm xúc của họ để họ luôn cảm thấy thoải mái khi làm như vậy. Dành thời gian xem xét ý kiến của người khác, nhưng kiên định với quyết định của bạn khi bạn cảm thấy rằng bạn đã chọn lựa tốt nhất.

Nói “Cảm ơn bạn về sự trung thực, Jason. Tôi sẽ xem xét những gì bạn nói về chăm sóc sức khỏe toàn cầu và tôi sẽ nghiên cứu thêm.”

Phát biểu mạnh mẽ với lời nói và cử chỉ của bạn. Khi nói chuyện với người khác, đừng quá quyết đoán, nhưng hãy tự tin. Nói chậm rãi và cân nhắc. Ngồi với đôi chân và cánh tay không chéo và nhìn vào mắt người khi họ nói chuyện.

Bạn vẫn nên công nhận khi bạn không biết một điều gì đó. Ví dụ, nói, 'Tôi không chắc về chủ đề đó và không biết câu trả lời ngay bây giờ, nhưng tôi sẽ chắc chắn tìm hiểu thêm.'

Sử dụng ngôn ngữ gián tiếp. Thay vì trực tiếp nói về suy nghĩ và cảm xúc của bạn, thêm một chút lời nịnh hót. Đề xuất thay vì ra lệnh. Một người ngoại giao không phải là người chỉ ra mọi người phải làm gì, mà là tìm cách truyền cảm hứng cho người khác hành động. Mục tiêu của bạn nên là hợp tác với đội ngũ và khuyến khích họ làm việc tốt nhất của họ.

Ví dụ, nếu bạn đang quản lý một xung đột giữa các con của mình, bạn có thể nói “Hai bạn có thể cân nhắc cách tốt hơn để chia phòng của mình để tránh cãi nhau.”
Bạn có thể nói với một nhân viên thường đi muộn “Bạn đã xem xét việc đi đường cao tốc đến nơi làm chưa? Theo kinh nghiệm của tôi, nó nhanh hơn một chút.” Nếu bạn chọn nói như vậy, nói với một người mà bạn có mối quan hệ tốt. Điều này có thể được hiểu là có sự phản đối gián tiếp trong một số ngữ cảnh.

Chú ý đến lối sống lịch sự. Có lối sống lịch sự là chìa khóa của ngoại giao. Chờ lượt của bạn để nói và không bao giờ làm gián đoạn người khác. Khích lệ và tránh phê phán. Giữ giọng điệu tự nhiên và trung lập và tránh nói tục tĩu hoặc la hét.

Kiểm soát cảm xúc của bạn. Có lẽ bạn phải làm việc với những người bạn không thực sự thích hoặc hành động của họ làm bạn cảm thấy xúc phạm. Tuy nhiên, việc ngoại giao không chỉ dành cho những người bạn hòa mình. Thực hành kỹ thuật hít thở sâu để làm dịu bạn khi người khác làm bạn căng thẳng. Nếu bạn cảm thấy mình sắp khóc hoặc la lớn, hãy rời xa một chút để sử dụng nhà vệ sinh.

Hãy thử một ứng dụng thiền như Insight Timer để giúp bạn kiểm soát cảm xúc của mình.
Hoặc bạn có thể thử giữ chân mình vào thực tế. Tập trung vào cảm giác của bàn chân của bạn đối với sàn nhà hoặc cảm giác của mông của bạn đối với ghế của bạn.

Giải Quyết Các Tình Huống Khó Khăn

Chọn thời gian không gây căng thẳng để nói chuyện. Nếu bạn cần trò chuyện với ai đó về một vấn đề nghiêm trọng, hãy làm điều đó khi cả hai đều bình tĩnh. Điều này sẽ giúp đảm bảo bạn có thể có một cuộc trò chuyện hợp lý.

Trước khi thông báo tin tức không may, hãy bắt đầu bằng một lời nhận xét tích cực. Điều này sẽ giữ cho người khác bình tĩnh và xây dựng niềm tin.

Trước một cuộc trò chuyện quan trọng, hãy xem xét các sự thật. Bạn không muốn dựa quá nhiều vào cảm xúc hoặc ý kiến cá nhân, mà thay vào đó là lý do và logic. Tránh đổ lỗi cho người khác hoặc trở nên phòng thủ. Bạn không nên nhận những điều đó cá nhân.

Xác định cả mục tiêu của bạn và mục tiêu của người khác. Hãy suy nghĩ về những gì bạn muốn đạt được cũng như những gì đối tác của bạn muốn và tìm cách mà những lợi ích này trùng khớp.

Sau khi bạn đã nói về mỗi mục tiêu của mình, tìm cách thương lượng. Ngoại giao thường liên quan đến việc từ bỏ một số điều để bạn có thể có những điều mà bạn mong muốn khác. Hãy sẵn lòng làm điều đó vì sự thỏa hiệp và tiến bộ.

Thể hiện sự bình tĩnh khi nhận tin tức không may. Thay vì la hét, phun trào lời lẽ hay có một cơn cuồng loạn, hãy thể hiện sự trưởng thành thông qua việc giữ bình tĩnh. Hít và thở ra vài hơi thở sâu. Phản ứng tích cực và rời đi khi cần thiết để tự thu thập lại bản thân.

Nói tốt về người khác. Khi người khác đang nói chuyện xấu, đừng thêm dầu vào lửa. Bạn có thể làm việc trong một môi trường độc hại nơi tin đồn thường được lan truyền, nhưng đừng là một phần của đó. Tránh xa tin đồn cho thấy với người khác rằng bạn có phẩm chất và tính liêm khiết.

Hãy thành thực và cho người khác thấy bản thân thật của bạn. Một phần quan trọng của ngoại giao là sự thật. Khi có những cuộc trò chuyện khó khăn này, việc trung thực với người khác là rất quan trọng. Nếu không, bạn sẽ không thể đạt được những gì bạn muốn và người khác cũng sẽ không thể xây dựng mối quan hệ chân thành với bạn.

Rời xa cuộc trò chuyện. Tránh ra quyết định khó khăn ngay lập tức. Thay vào đó, hãy rời xa một lát để suy nghĩ.

Xây dựng Mối Quan Hệ với Người Khác

Trò chuyện nhỏ để tạo cảm giác thoải mái. Một phần lớn của ngoại giao là giúp người khác cảm thấy thoải mái với bạn. Thay vì nhảy vào một cuộc trò chuyện nghiêm túc ngay lập tức, thiết lập một mức độ thân thiện với người khác. Nói về cuối tuần, vợ chồng, con cái hoặc sở thích của nhau. Thảo luận về tin tức mới nhất hoặc chương trình TV mà bạn đang xem. Giúp họ cảm thấy thoải mái bằng cách thể hiện sự quan tâm của bạn đối với cuộc sống của họ.

Chia sẻ ngôn ngữ cơ thể của họ. Hiện sự đồng cảm với họ bằng cách bắt chước cử chỉ và tư thế của họ. Nếu họ đang ngồi với tay nằm dưới cằm, bạn cũng làm như vậy. Điều này cho thấy bạn đang tham gia vào cuộc trò chuyện.

Cười với họ khi bạn gặp họ lần đầu tiên.

Sử dụng tên của họ trong cuộc trò chuyện. Mọi người thường phản ứng tích cực với việc sử dụng tên của họ. Đôi khi, sử dụng tên của họ khi bạn đang nói chuyện.

Có thể là điều đơn giản như “Bạn muốn ăn trưa ở đâu, Kyle?” hoặc là điều nghiêm túc hơn như “Andrea, tôi rất tiếc khi nghe về mẹ của bạn.”

Trở thành người lắng nghe chăm chú. Khi nói chuyện với ai đó, hãy tránh sử dụng điện thoại hoặc mơ mộng. Thay vào đó, hãy lắng nghe họ một cách tích cực để bạn có thể hiểu quan điểm của họ. Truyền lại điều họ nói để chứng minh rằng bạn đã nghe họ.

Ví dụ, bạn có thể nói “Nghe có vẻ như việc phải chăm sóc mẹ và đứa con nhỏ của bạn đang thực sự ảnh hưởng đến sức khỏe của bạn.”

Hỏi họ câu hỏi. Cho thấy bạn đang lắng nghe họ bằng cách tìm hiểu thêm về những gì họ đang thảo luận. Hỏi họ những câu hỏi mở cần suy nghĩ và không chỉ là câu trả lời ‘có’ hoặc ‘không’.

Hỏi như “Ôi, bạn đã đi Hy Lạp à? Điều gì đã khiến bạn quyết định đi đến đó và điều gì làm bạn thích nhất?”

Thành thạo Nghệ thuật Giao tiếp với loạt bài chuyên gia này

Thể Hiện Tính Ngoại Giao

9 Chiến lược để Xử Lý Một Cách Ngoại Giao...

Có Kỹ Năng Giao Tiếp Tốt

Làm Thế Nào để Thành Thật Mà Không Gây Tổn Thương...

Đối Xử Với Mọi Người Với Sự Tôn Trọng

Giao Tiếp Rõ Ràng Trong Nơi Làm Việc...

Mẹo

Nhiều cuốn sách tuyệt vời cung cấp mẹo về ngoại giao. Ví dụ, cuốn 'Làm Thế Nào Để Thu Phục Bạn Bè và Ảnh Hưởng Đến Mọi Người,' được viết bởi Dale Carnegie, cung cấp rất nhiều lời khuyên xuất sắc về chủ đề này.

Cảnh Báo

Hãy cẩn thận khi sử dụng từ 'Không.' Bạn nên cố gắng lắng nghe quan điểm của người khác và đồng ý rằng bạn hiểu quan điểm của họ, mặc dù không nhất thiết phải đồng ý với những gì họ nói.

Nội dung được phát triển bởi đội ngũ Mytour với mục đích chăm sóc khách hàng và chỉ dành cho khích lệ tinh thần trải nghiệm du lịch, chúng tôi không chịu trách nhiệm và không đưa ra lời khuyên cho mục đích khác.

Nếu bạn thấy bài viết này không phù hợp hoặc sai sót xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email [email protected]

Các câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để duy trì sự điềm tĩnh trong giao tiếp?

Để duy trì sự điềm tĩnh, hãy chọn từ ngữ cẩn thận và tránh những câu nói có thể làm tổn thương người khác. Hít thở sâu và phản ứng tích cực khi đối mặt với tình huống khó khăn.

Tại sao nên chọn thời gian nói chuyện không căng thẳng?

Chọn thời gian không căng thẳng giúp đảm bảo rằng cuộc trò chuyện diễn ra một cách hợp lý và hiệu quả. Điều này làm giảm nguy cơ xung đột và giúp cả hai bên dễ dàng tiếp thu thông điệp.

Những điều cần biết khi giao tiếp trong môi trường làm việc?

Khi giao tiếp trong môi trường làm việc, hãy tập trung vào sự thật thay vì cảm xúc. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự và điều chỉnh phong cách giao tiếp dựa trên tình huống để đạt hiệu quả cao nhất.

Cách nào để xây dựng mối quan hệ tốt với người khác?

Để xây dựng mối quan hệ tốt, hãy bắt đầu bằng những cuộc trò chuyện nhỏ để tạo sự thoải mái. Lắng nghe chăm chú và sử dụng tên của họ trong giao tiếp để thể hiện sự quan tâm.

Tại sao nên sử dụng câu bắt đầu bằng 'Tôi' trong giao tiếp?

Sử dụng câu bắt đầu bằng 'Tôi' giúp bạn thể hiện quan điểm cá nhân mà không đổ lỗi cho người khác. Điều này khuyến khích sự đồng cảm và tạo ra một môi trường giao tiếp tích cực.

Làm thế nào để lắng nghe một cách hiệu quả trong giao tiếp?

Để lắng nghe hiệu quả, hãy tránh bị phân tâm bởi điện thoại hoặc suy nghĩ khác. Hãy truyền đạt lại thông tin mà bạn đã nghe để xác nhận rằng bạn hiểu đúng quan điểm của người khác.

Cách nào để thể hiện sự tôn trọng trong giao tiếp?

Để thể hiện sự tôn trọng, hãy kiên nhẫn chờ lượt nói của người khác và tránh làm gián đoạn. Khích lệ ý kiến của họ và duy trì giọng điệu trung lập để tạo ra một bầu không khí tích cực.

Tại sao nên tránh tin đồn trong môi trường làm việc?

Tránh tin đồn trong môi trường làm việc giúp duy trì sự trung thực và liêm khiết. Điều này cũng cho thấy bạn có phẩm chất tốt và tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh.

Có những kỹ thuật nào giúp kiểm soát cảm xúc trong giao tiếp?

Các kỹ thuật kiểm soát cảm xúc bao gồm hít thở sâu và giữ khoảng cách để tự thu thập bản thân. Ngoài ra, hãy tập trung vào thực tại để tránh cảm giác lo âu.