Cách để Ước Lượng Thời Gian Cần Thiết cho Công Việc một cách Chính Xác Hơn

Để ước lượng thời gian cần thiết cho công việc một cách chính xác hơn, bạn cần phải xác định rõ từng phần của công việc. Hãy chi tiết hóa hơn và xác định các bước nhỏ trong mỗi phần của công việc. Theo dõi thời gian cần thiết cho mỗi khía cạnh của công việc và ghi lại dữ liệu. Sử dụng dữ liệu để phát triển một ước lượng. Càng có nhiều dữ liệu bạn có về một công việc cụ thể, thì ước lượng thời gian hoàn thành công việc đó sẽ càng chính xác theo thời gian.

Sử dụng thời gian quá khứ nhất quán để phát triển ước lượng. Nếu bạn đang hoàn thành một công việc mà bạn đã làm trước đó, bạn có thể dựa vào kinh nghiệm của mình để phát triển một ước lượng sơ bộ về thời gian cần thiết. Nếu công việc mất cùng một lượng thời gian cho mỗi lần thử, bạn có thể hoàn thành công việc trong cùng một khoảng thời gian bạn đã làm trước đó.

Sử dụng thời gian quá khứ biến đổi để phát triển ước lượng. Nếu công việc mà bạn quan tâm đến việc phát triển ước lượng đã mất một lượng thời gian khác nhau mỗi lần bạn làm nó, bạn có thể lấy trung bình các lần trước đó bạn hoàn thành công việc để đưa ra ước lượng. Có thể các công cụ bạn có trong tay khác nhau mỗi lần, hoặc có thể lần đầu tiên bạn làm công việc đó, bạn không biết bạn đang làm gì. Bất kể nguyên nhân là gì, bạn có thể tổng thời gian dành cho công việc và chia cho số lần để đạt được ước lượng.

Sử dụng kinh nghiệm của người khác để ước lượng thời gian cần thiết. Ngoài việc dựa vào kinh nghiệm của bản thân để ước lượng thời gian cần để hoàn thành một công việc, bạn có thể sử dụng kinh nghiệm của người khác để đạt được ước lượng hợp lý. Ví dụ, nếu bạn dự định thay pin điện thoại của mình bằng pin mới, bạn có thể hỏi bạn bè có cùng điện thoại với bạn mất bao lâu. Bạn có thể lấy trung bình các ước lượng thời gian này hoặc xác định thời gian trung bình để đạt được ước lượng hợp lý.

Sử dụng cả hai loại ước lượng. Nếu có thể, sử dụng cả kinh nghiệm quá khứ của bản thân và kinh nghiệm của người khác để đạt được ước lượng chính xác nhất về thời gian cần thiết cho các công việc. Điều này sẽ cho phép bạn sử dụng tập hợp dữ liệu nền lớn nhất có thể và do đó ước lượng thời gian cần thiết cho một công việc cụ thể nhất.

Đưa ra ước lượng lạc quan. Một ước lượng lạc quan là số lượng thời gian tối thiểu mà bạn mong đợi một công việc sẽ mất. Nó dựa trên thời gian ngắn nhất bạn đã hoàn thành công việc cụ thể trong quá khứ. Ví dụ, nếu bạn đang cố gắng phát triển ước lượng cho thời gian bạn cần để dọn dẹp phòng khách và thời gian cần thiết trước đó để dọn dẹp phòng khách của bạn là 30 phút, 24 phút và 31 phút, ước lượng tối thiểu lạc quan của bạn sẽ là khoảng 24 phút, vì nó là số nhỏ nhất trong tập dữ liệu.

Đưa ra ước lượng bi quan. Ước lượng bi quan nhất dựa trên thời gian lớn nhất bạn từng dành cho một lần duy nhất của một công việc. Ví dụ, nếu bạn đã nấu bánh quế trong 10 phút, 20 phút và 15 phút, bạn sẽ chọn 20 phút là ước lượng bi quan của bạn, vì đó là thời gian dài nhất bạn từng dành để nấu bánh quế. Giống như số nhỏ nhất, nó dựa trên một điểm dữ liệu duy nhất và do đó không rất đáng tin cậy.

Đề xuất giá trung bình làm ước lượng của bạn. Giá trị trung bình là số ở giữa trong một tập dữ liệu. Ví dụ, nếu làm bánh mất 20 phút một lần, 22 phút một lần khác, và 23 phút một lần khác, số ở giữa trong tập dữ liệu (22, trong trường hợp này) là giá trị trung bình.

Xác định các bước cần thiết để hoàn thành công việc. Hầu hết các công việc đều có nhiều phần. Trước khi bạn có thể ước lượng chính xác thời gian cần thiết cho các công việc, bạn phải xác định từng phần hoặc bước của công việc, sau đó tính toán thời gian cần thiết để hoàn thành nó.

• Ví dụ, trong một môi trường kinh doanh, bạn sẽ cần phải đồng ý về những sản phẩm cần đạt được. Sau đó, bạn cần biết thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi bước trên đường đến việc hoàn thành từng sản phẩm. Ví dụ, nếu bạn biết bạn cần tạo ra một bản trình bày, một báo cáo, và một sản phẩm nguyên mẫu, bạn có thể tạo ra ba ước lượng độc lập sau đó cộng chúng để có được ước lượng chính xác nhất.

Hỏi sự trợ giúp khi xác định các bước cần thiết để hoàn thành công việc. Trong môi trường kinh doanh hoặc tổ chức khác, bạn thường có các công việc và các bước con được giao bởi cấp trên. Trong những trường hợp này, bạn nên đã có một cái nhìn rõ ràng về những gì bạn cần hoàn thành, và tham khảo ý kiến của khách hàng hoặc cấp trên của bạn để biết thêm thông tin về những gì mỗi bước yêu cầu.

Sắp xếp các hoạt động của bạn. Trong các dự án lớn, bạn thường có nhiều bước. Bạn có thể hoàn thành những bước này theo bất kỳ thứ tự nào, hoặc bạn có thể cần sắp xếp các hoạt động của mình một cách có logic. Ví dụ, nếu bạn đang xây dựng một căn nhà, bạn sẽ cần sắp xếp các hoạt động của mình dựa trên thứ tự mà chúng có thể thực hiện. Bạn sẽ phải cộng thêm thời gian để xây dựng nền, thời gian để lắp ráp khung, và cetera.

• Trong các trường hợp khác – ví dụ, phát triển một sản phẩm mới – bạn và/hoặc nhóm của bạn có thể làm việc trên nhiều khía cạnh của sản phẩm đồng thời. Ví dụ, bạn có thể phát triển quảng cáo và tiếp thị cho sản phẩm trong khi một nhóm khác phát triển kế hoạch để giới thiệu sản phẩm tại các sự kiện ngành tương ứng. Thời gian ước lượng cho việc hoàn thành trong trường hợp này chỉ là thời gian lớn hơn trong hai ước lượng thời gian.

Tư vấn cùng đồng đội của bạn. Một số công việc yêu cầu sự đóng góp và hỗ trợ của người khác để hoàn thành. Ví dụ, khi viết một cuốn truyện tranh, cần có người viết kịch bản, sau đó cần có người vẽ truyện, và người khác cần mực truyện. Trong những trường hợp này, hãy lấy ý kiến từ những người khác tham gia để có ước lượng chính xác nhất cần thiết để hoàn thành công việc. Nếu không, bạn có thể ước lượng thời gian mỗi bước của quá trình sẽ mất với mức độ chính xác thấp.

Giữ vững kế hoạch của bạn. Giả định công việc bạn đang cố gắng phát triển một ước lượng chính xác hơn đã bắt đầu với một kế hoạch, hãy tuân theo kế hoạch từng bước cho đến khi hoàn thành. Lệch khỏi kế hoạch ban đầu sẽ làm cho ước lượng của bạn trở nên không chính xác hơn.

Sử dụng triển khai theo giai đoạn. Triển khai theo giai đoạn bao gồm việc hoàn thành một công việc trong một khoảng thời gian dài trong đó các bước con hoặc các phần khác nhau của một công việc được hoàn thành theo cách tuyến tính. Mỗi giai đoạn của công việc, một khi hoàn thành, cho phép tiến về phía trước đến giai đoạn tiếp theo của công việc. Điều này đặc biệt hữu ích trong các tình huống trong đó bạn sẽ sản xuất hoặc lắp đặt một hệ thống hoặc sản phẩm giống nhau nhiều lần.

Theo dõi thời gian bạn bỏ ra cho một công việc cụ thể. Để ước lượng thời gian cần thiết cho một công việc cụ thể một cách chính xác hơn, bạn phải thực hành nó lặp đi lặp lại và theo dõi chính xác thời gian bạn thực sự làm nó. Cách tốt nhất để theo dõi thời gian cần thiết cho công việc là chia chúng thành các bước con, sau đó theo dõi chính xác từng bước con. Với một hệ thống thu thập dữ liệu liên tục, bạn sẽ có thể phát triển các ước lượng ngày càng chính xác cho thời gian cần thiết để hoàn thành công việc.

Tìm cách tối ưu hóa việc theo dõi thời gian của bạn. Tùy thuộc vào công việc bạn đang cố gắng phát triển một ước lượng thời gian, bạn có thể sử dụng ứng dụng để theo dõi thời gian cần thiết để hoàn thành nó. Có các ứng dụng có sẵn để theo dõi thời gian, mặc dù bạn có thể chỉ cần sử dụng một bảng tính hoặc viết bằng bút và giấy để theo dõi thời gian của mình trên một công việc cụ thể.

Nhận Thức về Kết Quả Tiêu Cực. Khi dựa vào kinh nghiệm cá nhân của bạn (hoặc thậm chí là của người khác), quan trọng là không loại trừ các trường hợp khi một công việc cụ thể mất một thời gian quá mức hoặc đáng xấu hổ. Nếu bạn đã có một số kết quả tiêu cực (ví dụ, bạn đã từng hoàn thành một công việc tương tự hoặc giống hệt trong một khoảng thời gian lớn hơn so với thời gian bạn muốn hoàn thành công việc hiện tại), hãy tính vào quá trình ước lượng của bạn. Không bao giờ giảm giá kết quả trước đó chỉ vì bạn không hài lòng với chúng. Điều này có thể làm bạn đánh giá thấp hoặc đánh giá cao thời gian cần thiết cho các công việc.

Chú ý đến các điều kiện đặc biệt. Nếu có các yếu tố làm giảm sự khả thi của bạn để ước lượng thời gian cần thiết cho công việc, hãy bao gồm chúng trong quá trình ước lượng của bạn. Ví dụ, nếu bạn biết rằng bạn là người trì hoãn, hoặc nếu bạn có nhiều công việc trước công việc mới mà bạn đang ước lượng, hãy bao gồm những yếu tố đó trong quá trình ước lượng của bạn. Làm như vậy sẽ giúp bạn đưa ra một ước lượng cuối cùng chính xác hơn cho một công việc cụ thể.

Gán Một Độ Chính Xác Cho Ước Lượng Của Bạn. Việc phát triển một ước lượng chính xác hơn về thời gian cần thiết cho một công việc cụ thể không đòi hỏi rằng ước lượng của bạn phải hoàn toàn chính xác. Sử dụng sự quen thuộc của bạn với công việc hiện tại cũng như tất cả các yếu tố giảm thiểu liên quan để gán cho ước lượng một độ chính xác. Ví dụ, bạn có thể nói, “Tôi chắc chắn 75% rằng tôi có thể hoàn thành việc này trong một tuần.”

Nếu bạn gặp khó khăn khi hoàn thành công việc trong thời gian ước lượng, hãy cố gắng tránh xa những yếu tố làm mất tập trung. Nếu cần thiết, hãy tắt điện thoại, vô hiệu hóa thông báo email và yêu cầu người khác không làm phiền bạn.