Cách để Yêu Cầu Đóng Góp cho Một Món Quà Nghỉ Hưu

Công việc trong chính phủ và quân đội thường khá nghiêm ngặt khi đến việc tặng quà. Nhiều nơi này cho phép quà tặng nghỉ hưu, nhưng họ có yêu cầu đặc biệt về số tiền bạn có thể yêu cầu từ đồng nghiệp của mình. Để an toàn, hãy kiểm tra lại sách hướng dẫn của nhân viên hoặc trò chuyện với đại diện HR của bạn trước khi bắt đầu bất kỳ kế hoạch tặng quà nào.

• Ví dụ, một số nơi giới hạn đóng góp của nhân viên khoảng 10 đô la mỗi người và giới hạn tổng giá trị của món quà khoảng 300 đô la.

Biết trước chi phí của món quà trước khi bạn bắt đầu yêu cầu đóng góp. Bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc thu thập đóng góp nếu đồng nghiệp của bạn hiểu rõ rằng tiền của họ sẽ được sử dụng vào mục đích gì. Đặt ra một món quà cụ thể trước, để bạn có ý tưởng sơ bộ về số tiền mà bạn sẽ cần thu thập từ mỗi người. Hãy cố gắng suy nghĩ về số tiền mà đồng nghiệp của bạn có thể đóng góp một cách thực tế, cũng như số lượng người có thể đóng góp. Đây đều là những yếu tố quan trọng có thể giúp bạn quyết định về một món quà. Dưới đây là một vài ý tưởng món quà để bạn bắt đầu:

• Hành lý mới
• Vé xem kịch hoặc hòa nhạc
• Hàng cổ (như rượu vang hoặc điếu xì gà)
• Bài học cho một sở thích mới

Ủy ban này có thể giúp bạn tổ chức các yêu cầu đóng góp. Nhóm này có thể đã có một số ý tưởng gây quỹ hữu ích giúp việc thu tiền món quà của bạn dễ dàng hơn nhiều. Dành thời gian để gặp gỡ người lãnh đạo hoặc trưởng nhóm này để bạn có thể đề xuất một kế hoạch tấn công.

• Đừng ngần ngại bỏ qua bước này nếu nơi làm việc của bạn không có loại ủy ban này.

Người ta khó nói không khi bạn hỏi trực tiếp. Việc yêu cầu tiền trực tiếp có vẻ hơi lúng túng—nhưng đó chính là lý do tại sao nó lại hiệu quả đến vậy! Khi đặt trước mắt, đồng nghiệp của bạn có thể khó nói từ chối trong lúc đó, và có thể sẵn lòng bỏ vài đồng vào chum tiền quyên góp. Cố gắng cụ thể nhất có thể trong cuộc trò chuyện, vì đồng nghiệp của bạn có thể không muốn đóng góp vào một món quà không rõ ràng, không tên. Bạn có thể nói:

• “Chúng tôi đang nghĩ về việc mua cho Jamie một máy pha cà phê mới làm món quà nghỉ hưu. Bạn có đồng ý đóng góp khoảng 10 đô la không?”
• “Chúng tôi sẽ mua vé cho Angelica để xem trận đấu của đội bóng chày yêu thích của cô ấy làm quà chia tay. Không có bất kỳ cam kết nào cả, nhưng tôi chỉ muốn kiểm tra và xem liệu bạn có muốn đóng góp không.”
• “Vì Caleb sắp nghỉ hưu, chúng tôi sẽ mua cho anh ấy một chai rượu yêu thích của mình làm món quà chia tay. Bạn có đồng ý đóng góp một vài đồng cho món quà không?”
• Hãy nhớ rằng việc hỏi trực tiếp có thể không thực tế nếu bạn làm việc tại một không gian làm việc rất lớn.

Một email truyền đạt thông điệp mà không cần phải hỏi trực tiếp. Hãy thoải mái tạo một tài khoản email ẩn danh dành riêng cho món quà nghỉ hưu—cách này, bạn không phải cá nhân liên kết hoặc liên quan đến các đóng góp. Ngoài ra, email làm cho việc kết nối với nhiều đồng nghiệp cùng một lúc trở nên rất dễ dàng. Bạn có thể viết:

• “Đồng nghiệp và bạn Markus sẽ nghỉ hưu vào tháng sau. Mặc dù chúng tôi buồn khi thấy anh ấy ra đi, nhưng chúng tôi rất háo hức khi tặng anh ấy một quả bóng chày được ký tặng từ cầu thủ chuyên nghiệp yêu thích của mình. Mặc dù không có bất kỳ cam kết nào, đóng góp 5 và 10 đô la sẽ được rất đánh giá.”
• “Chúng tôi đang dự định mua cho Jennifer một thẻ quà tặng cho nhà hàng yêu thích của cô ấy để kỷ niệm nghỉ hưu sắp tới. Để giữ bí mật, vui lòng đặt đóng góp của bạn vào hòm thư của Kelly.”
• Bạn có thể tạo một tài khoản email có tên là “[email protected]” với tên tài khoản như “Bộ sưu tập Quà Tặng Nghỉ Hưu”.

Đặt một lịch trình cụ thể để bạn có thời gian để lấy món quà. Đừng làm đồng nghiệp của bạn cảm thấy như họ phải đưa tiền cho bạn ngay lập tức, nhưng cũng đừng để mọi thứ quá mở. Hãy cho mọi người biết khi nào bạn sẽ cần đóng góp, để bạn có đủ thời gian để lấy và bọc quà. Nói một cái gì đó như:

• “Sẽ tốt nếu bạn có thể gửi đóng góp của mình trước ngày 29. Hãy tự do gửi tiền trực tuyến hoặc để một phong bì được ghi tên trên bàn của tôi.”
• “Tôi hy vọng sẽ lấy món quà vào cuối tháng, vì vậy sẽ tốt nếu tôi có thể nhận được đóng góp của bạn trước ngày 15.”
• “Tôi biết rằng đây là thời gian bận rộn, nhưng tôi rất đánh giá nếu bạn có thể gửi đóng góp của mình vào cuối tuần.”

Tạo động lực cho đồng nghiệp của bạn để đóng góp cho một món quà lớn hơn. Cố gắng làm cho việc đóng góp trở nên hấp dẫn hơn một chút—đồng nghiệp của bạn có thể được động viên để đóng góp nhiều tiền hơn nếu có điều gì đó đối với họ. Nếu bạn đang yêu cầu một đóng góp lớn, như $100, bạn có thể:

• Đề nghị mua trưa cho tất cả đồng nghiệp của bạn
• Mang cà phê đến cho mọi người
• Thưởng cho tất cả mọi người bánh rán

Nhấn mạnh rằng không sao nếu mọi người không thể đóng góp. Hãy thông báo cho mọi người biết rằng, mặc dù mọi đóng góp đều được đánh giá cao, nhưng chúng không bắt buộc theo bất kỳ cách nào. Hãy cố gắng đồng cảm với hoàn cảnh của họ, và cho họ biết rằng không có cảm xúc khó chịu nào nếu ai đó quyết định không đóng góp. Bạn có thể nói:

• “Tất cả các đóng góp đều được đánh giá cao, nhưng tôi hoàn toàn hiểu nếu bạn không muốn đóng góp.”
• “Tôi nhận ra rằng đây là một năm khá khó khăn đối với hầu hết chúng ta, vì vậy tôi hoàn toàn hiểu nếu bạn không cảm thấy thoải mái để đóng góp vào lúc này.”
• “Mọi đóng góp đều được đánh giá cao, ngay cả khi bạn chỉ có thể dành vài đô la vào thời điểm này.”

Kiểm tra với những người chưa gửi tiền. Một tuần sau khi yêu cầu đóng góp, trò chuyện hoặc gửi email cho các đồng nghiệp mà bạn chưa nhận được tiền. Đừng đặt tên cụ thể nếu bạn gửi email nhóm—chỉ cần nhắc nhở nhanh gọn, thân thiện về thời gian bạn muốn nhận tiền. Thử nói:

• “Xin chào mọi người! Chỉ muốn nhắc nhở bạn tất cả rằng đóng góp cho món quà nghỉ hưu của Andy sẽ đến kỳ vào khoảng một tuần nữa. Hãy tự do để tiền của bạn vào hộp quyên góp, hoặc để nó trong một phong bì trên bàn của tôi.”
• “Ê các bạn! Lưu ý nhanh là tôi sẽ cần đóng góp cho món quà của Sam vào thứ Sáu này vì cuối tuần tôi sẽ mua món quà. Cảm ơn rất nhiều!”
• “Xin chào Erica! Tôi rất xin lỗi khi làm phiền bạn về vấn đề này một lần nữa, nhưng tôi muốn xem liệu bạn có muốn tiếp tục đóng góp cho món quà nghỉ hưu của Martha không.”

Một số người có thể sẵn lòng đóng góp thêm một chút. Yêu cầu đóng góp món quà chắc chắn không phải là một khoa học chính xác, và hoàn toàn hiểu nếu bạn không thu đủ tiền cho món quà. Nếu điều này xảy ra, trò chuyện với một vài đồng nghiệp đáng tin cậy để yêu cầu một chút tiền thêm mà không đi vào chi tiết quá nhiều. Bạn có thể nói:

• “Ê Jake! Tôi rất xin lỗi khi làm phiền bạn, nhưng chúng tôi thiếu khoảng 15 đô la cho món quà nghỉ hưu của Zoe. Bạn có phiền đóng góp thêm vài đô la không?”
• “Xin chào Kayla! Chúng tôi không đạt được mục tiêu gây quỹ cho món quà nghỉ hưu của Patrick. Bạn có thoải mái đóng góp thêm vài đô la không?”
• “Tôi rất xin lỗi khi làm phiền bạn, nhưng chúng tôi không thu đủ tiền cho món quà nghỉ hưu của Jason. Nếu không phiền, bạn có thể dành thêm một vài đô la không?”

• Bạn luôn có thể tổ chức món quà nghỉ hưu qua tin nhắn văn bản, nhưng điều này chỉ hiệu quả nếu bạn đã biết số điện thoại của mọi người. Ngoài ra, loại gây quỹ này sẽ không được giữ bí mật nhiều.