Cách Điền Địa Chỉ vào Hộp Thư Bưu Điện

Khi gửi thư đến hộp thư bưu điện, hoặc PO Box, điểm khác biệt chính là bạn sẽ chỉ định số hộp thư PO Box thay vì một địa chỉ đường thông thường. Bắt đầu bằng cách viết tên người nhận ở dòng đầu tiên, tiếp theo là tên doanh nghiệp hoặc công ty mà họ đại diện, nếu có. Liệt kê số hộp thư PO Box độc đáo phía dưới, tiếp theo là thành phố, tiểu bang và mã zip. Để đảm bảo việc giao hàng nhanh chóng và chính xác, hãy đảm bảo rằng định dạng tiêu đề địa chỉ của bạn tuân thủ các hướng dẫn được đề xuất bởi dịch vụ bưu chính trong khu vực của bạn.

Bắt đầu địa chỉ giao hàng ở giữa của phong bì. Tên và địa chỉ của người hoặc tổ chức mà lá thư dành cho nên được đặt ở phía trước và giữa. Đặt những thông tin quan trọng này nơi rõ ràng sẽ làm cho lá thư dễ dàng sắp xếp và giao hàng. Nếu địa chỉ giao hàng không rõ ràng hoặc đặt không đúng, có thể xảy ra trường hợp xử lý không chính xác.

Ghi tên đầu và họ của người nhận ở dòng đầu tiên. Trong hầu hết các trường hợp, điều này sẽ đủ để đưa lá thư đến đúng tay người nhận. Bạn cũng có thể bao gồm chữ viết tắt của tên đệm của người đó, nếu bạn biết. Nếu có bất kỳ sự nhầm lẫn nào về người mà lá thư dành cho, thì việc sử dụng họ tên đầy đủ của họ là một ý tưởng tốt.

• Một lá thư gửi đến “John Alexander Smith” ít có khả năng bị người sai lẫn hơn là một lá thư gửi đến “John Smith”.
• Để cụ thể nhất có thể, xác định người nhận bằng một tính cách chính thức, như “Bà”, “Tiến sĩ”, hoặc “Jr.”, nếu cần thiết.

Ghi chú tên công ty hoặc tổ chức. Nếu bạn viết thư cho một đại diện của một nhóm, tên của nhóm này nên đặt ngay sau tên của cá nhân. Ví dụ, hai dòng đầu tiên của địa chỉ giao hàng của một lá thư đang được gửi đến một doanh nghiệp sẽ trông giống như thế này—“John A. Smith/ACME Innovations Inc.”

• Không cần phải bao gồm bất kỳ thông tin xác định bổ sung nào, như chức danh chính thức của người đó hoặc mô tả công việc.

Cung cấp số hộp thư PO. Địa chỉ hộp thư bưu điện luôn bắt đầu bằng từ “PO Box” tiếp theo là số hộp thư cá nhân, thường là một số có 2-5 chữ số. Dịch vụ Bưu chính Hoa Kỳ yêu cầu người gửi bỏ qua tất cả dấu câu khi điền địa chỉ hộp thư PO Box. Ví dụ, viết “PO Box,” chứ không phải là “P.O. Box.”

• Nhiều doanh nghiệp (và một số cá nhân) nhận thư của họ tại hộp thư bưu điện thay vì địa chỉ đường thông thường, điều này có nghĩa là bạn chỉ bao giờ gửi thư của mình tới 1 trong hai loại, không bao giờ là cả hai.
• Hộp thư PO hoạt động một cách khác biệt ở mỗi quốc gia. Do đó, bạn có thể không có cùng số lượng lựa chọn vận chuyển khi gửi thư hoặc gói hàng quốc tế.

Thêm thành phố, tiểu bang và mã bưu chính vào dòng cuối cùng. Cuối cùng, xác định khu vực chung mà lá thư sẽ được giao. Phân tách thành phố và tiểu bang hoặc tỉnh bằng một dấu phẩy, và để một khoảng trống giữa tiểu bang và mã bưu chính. Ở một số khu vực, như Pháp và một số khu vực của Canada, mã bưu chính có thể đứng trước tên của thành phố.

• Sử dụng viết tắt 2 chữ cái cho tiểu bang hoặc lãnh thổ của bạn như được mô tả bởi cơ quan bưu chính địa phương, như “Los Angeles, CA” hoặc “New York, NY.”
• Nếu bạn gửi thư đến một địa chỉ quốc tế, bao gồm tên của quốc gia ở dòng ngay dưới thành phố và mã bưu chính.

Tra cứu các số hộp thư PO không rõ. Bạn nên có thể tìm ra địa chỉ vật lý của người hoặc tổ chức mà bạn đang cố gắng liên lạc thông qua một cuộc tìm kiếm trên internet nhanh chóng. Nó cũng có thể được in ở đâu đó trên bao bì của các sản phẩm bạn đã mua. Địa chỉ sẽ được hiển thị chính xác như nó nên xuất hiện trên lá thư của bạn, vì vậy nếu có bất kỳ nghi ngờ nào, chỉ cần sao chép nó chính xác như bạn thấy.

• Nếu bạn đang phản hồi một lá thư, bạn có thể tìm thấy hộp thư PO ở dòng thứ nhất hoặc thứ hai của địa chỉ gửi trả ở góc trên bên trái của phong bì.
• Gọi Dịch vụ Trợ giúp Thông tin hoặc gửi một biểu mẫu yêu cầu Thông tin Tự do (FOIA) để có được một số hộp thư PO mà không được công khai.

Viết rõ ràng. Khi bạn đã điền địa chỉ lá thư của mình, hãy xem xét viết tay của bạn và xem liệu nó có rõ ràng không. Hãy nhớ rằng lá thư của bạn đang được xử lý, sắp xếp và giao hàng bởi một người khác, người đó sẽ cần phải đọc được nó ngay lập tức.

• Luôn viết chữ in cho thông tin viết tay. Chữ viết cursive và các kiểu chữ fancy khác có thể khó nhận biết.
• Viết bằng chữ in hoa có thể giúp nếu chữ viết tay của bạn thường bị vội vã hoặc lộn xộn.
• Nếu bạn không chắc chắn liệu địa chỉ của bạn có thể đọc được bởi một ánh mắt không quen thuộc hay không, hãy bắt đầu lại với một phong bì mới chỉ để đảm bảo.

Cung cấp địa chỉ gửi trả. Viết địa chỉ của bạn ở góc trên bên trái của phong bì hoặc gói hàng. Địa chỉ gửi trả nên có kích thước gần bằng địa chỉ giao hàng hoặc nhỏ hơn một chút. Nếu không, nó có thể bị nhầm lẫn với địa chỉ giao hàng.

• Bao gồm địa chỉ nơi bạn có thể dễ dàng liên lạc được.

Dán tem bưu phí đúng. Dán một tem bưu phí hoặc nhãn vận chuyển trả trước ở gần góc trên bên phải để chi trả chi phí giao hàng. Đảm bảo tem hoặc nhãn không che khuất bất kỳ địa chỉ nào, hoặc bất kỳ thông tin giao hàng nào khác.

• Sử dụng máy tính bưu phí để tính toán tổng chi phí bưu phí, hoặc hỏi một nhân viên bán hàng để được giúp đỡ.
• Thư quốc tế cũng có thể yêu cầu bưu phí bổ sung hoặc các biểu mẫu hải quan. Các biểu mẫu này phải được điền và gửi trực tuyến trước khi giao hàng.

Kiểm tra lỗi. Trước khi gửi lá thư của bạn, hãy nhìn lại thông tin bạn đã cung cấp và xác nhận rằng nó đúng. Điều quan trọng nhất là bạn phải đúng về các chi tiết số liệu. Khi bạn hài lòng với lá thư của mình, đưa nó vào hòm thư hoặc mang nó xuống bưu điện để giao hàng.

• Người phát thư có thể biết bạn muốn nói gì nếu bạn viết sai chính tả như “Indianapolis, IN,” nhưng nếu số hộp thư PO hoặc mã zip sai, lá thư có thể đi đến nơi khác hoặc không giao được.

• Giữ cho việc viết của bạn có kích thước nhất quán để thông tin trên phong bì không trông lộn xộn.
• Viết địa chỉ của người nhận bằng bút hoặc bút lông vĩnh cửu với mực màu đậm. Tránh sử dụng bút chì.