Cách Điều Chỉnh Cách Bạn Giao Tiếp theo Tình Huống Khác Nhau

Để trở thành một người giao tiếp hiệu quả, bạn phải điều chỉnh những điều bạn nói và viết sao cho phù hợp với các bối cảnh khác nhau. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần điều chỉnh phong cách giao tiếp của mình để phù hợp với đối tượng người nghe. Ở nơi làm việc, điều này có nghĩa là bạn cần phải...

Điều Chỉnh Ngữ Vựng của Bạn cho Đối Tượng Người Nghe. Quan trọng là phải biết nói trong các cấp độ khác nhau, bao gồm cả những cấp độ trang trọng và những cấp độ bình thường.

Sao Chép Ngôn Ngữ và Cử Chỉ của Người Bạn Đang Nói Chuyện. Việc lặp lại cử chỉ của người đó có thể giúp họ cảm thấy thoải mái. Nó cũng làm bạn trở nên thuyết phục hơn. Bạn có thể sao chép các cử chỉ, tư thế hoặc lựa chọn từ ngữ của họ.

Thay Đổi Giọng Điệu của Bạn để Phù Hợp với Tình Huống. Giọng điệu có thể nói cho người nghe biết rất nhiều về tình hình. Bạn có thể sử dụng một giọng điệu nghiêm túc khi thảo luận về các vấn đề ở nơi làm việc, một giọng điệu khích lệ khi đánh giá một nhân viên, hoặc một giọng điệu thoải mái khi đi chơi cùng bạn bè.

Cho Điều Gì Bạn Nghĩ

Xếp Lịch Hẹn Mặt Đối Mặt cho Các Chủ Đề Mới hoặc Phức Tạp. Hãy tổ chức cuộc họp trực tiếp ngay cả khi bạn cảm thấy có thể giải quyết vấn đề qua email hoặc bản tin. Điều này sẽ tạo điều kiện cho mọi người có cơ hội đặt câu hỏi và giải thích khi cần thiết.

Giải Quyết Vấn Đề với Cấp Dưới trong Cuộc Họp Một Kèm Một. Tránh công khai chỉ trích họ trước các nhân viên khác, vì điều này có thể tạo ra sự oán giận. Email có thể bị hiểu lầm, vì vậy tốt nhất là không cố gắng giải quyết các vấn đề của nhân viên theo cách này. Thay vào đó, hãy lên lịch hẹn gặp mặt để bạn có thể trò chuyện riêng tư.

Sử Dụng Mạng Xã Hội Một Cách Chuyên Nghiệp. Tránh công khai phàn nàn cá nhân hoặc thông tin mật về công việc qua mạng xã hội. Nói một cách ngắn gọn, giữ cho mọi thứ chuyên nghiệp. Nếu bạn thường sử dụng mạng xã hội chỉ để kết nối với bạn bè, điều này có thể đồng nghĩa với việc thay đổi cả tựa đề và nội dung của bài đăng.

Xem Lại Những Gì Bạn Muốn Truyền Đạt Nếu Bạn Không Giao Tiếp Trực Tiếp. Đọc lại email hoặc tin nhắn trước khi bạn gửi đi. Nếu bạn phải nói chuyện với ai đó qua điện thoại, viết ra một vài ghi chú về những gì bạn muốn nói, trước khi bạn thực hiện cuộc gọi. Giao tiếp không diễn ra trực tiếp có thể khó hiểu, vì bạn không có các dấu hiệu ngữ cảnh như giọng điệu và biểu hiện khuôn mặt. Đảm bảo rằng bạn đang nói rõ ràng hoàn toàn.

Dành Thời Gian Cho Những Cuộc Trò Chuyện Nhỏ, Nếu Bạn Là Người Hướng Nội. Hãy cố gắng sử dụng những cuộc trò chuyện nhỏ, để mọi người cảm thấy quen thuộc và thoải mái khi nói chuyện với bạn trong mọi tình huống. Ngay cả khi bạn là người hướng nội và trò chuyện nhỏ không tự nhiên với bạn, không khó để tìm cách để trò chuyện trung lập với mọi người.

Sử Dụng Tuyên Bố 'Tôi' Thay Vì 'Bạn'. Điều chỉnh những điều bạn muốn nói sao cho chúng tập trung vào cách bạn cảm thấy hoặc nghĩ, thay vì những gì một người khác đã làm. Điều đó sẽ giúp họ không cảm thấy bị tấn công. Ví dụ:

• Ở nơi làm việc, bạn có thể nói như thế này: 'Tôi nhớ học điều này khi làm mới' thay vì 'Bạn không hiểu cách điều này hoạt động'.
• Tương tự, tránh nói với bạn bè rằng 'Bạn dễ bực tức quá'. Thay vào đó, hãy nói như thế này: 'Tôi cảm thấy như đây là điều bạn thực sự quan tâm'.

Tạo Mối Liên Kết với Người Nào Đó Đang Tức Giận. Ngay cả khi một người làm bạn bực tức, hoặc bạn chỉ đang cố trở thành một người trung gian giữa hai bên, hãy làm mọi cách để tìm ra điểm chung trong các tình huống cảm xúc. Nếu tình huống đầy cảm xúc, việc tạo mối liên kết giúp người ta không cảm thấy họ đang bị tấn công. Điều này cũng có thể ngăn chặn một người từ việc phòng thủ.

• Nhấn mạnh vào việc hợp tác trong cách bạn diễn đạt. Ví dụ, sử dụng các cụm từ như 'chúng ta có thể làm được', hoặc 'chúng ta đang cùng nhau trong việc này.'

Thể Hiện Sự Đồng Cảm với Người Khác Thay Vì Chỉ Trích. Đôi khi, khi người khác tức giận, họ cần được giải tỏa và có người lắng nghe. Cho thấy bạn nghiêm túc với những lo lắng của họ và sẵn lòng cố gắng hiểu điều gì đang xảy ra. Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải điều chỉnh cách bạn giao tiếp, để tập trung nhiều hơn vào việc phản ánh những gì người khác đang nói.

• Hãy thử nói như thế này: 'Tôi chắc chắn đã nghe thấy lý do tại sao bạn tức giận', hoặc 'bạn đúng đấy, điều đó sẽ làm khó chịu với bất kỳ ai.'
• Tránh nói như thế này: 'Bạn không nên thực sự tức giận về điều này' hoặc 'Tôi không hiểu tại sao điều này làm bạn phiền lòng', ngay cả khi đó là cảm giác thực sự của bạn.

Cố Gắng Thể Hiện Sự Tôn Trọng. Giải quyết một tình huống đầy cảm xúc đòi hỏi bạn phải thừa nhận giá trị và ý nghĩa của những người khác, để họ không cảm thấy vô lực hoặc bị vô hiệu hóa. Chia sẻ các tuyên bố thể hiện những điều mà người khác đã làm tốt, hoặc quyền lợi và sức mạnh họ có, như:

• 'Bạn đã thực sự làm việc chăm chỉ trên điều này, phải không?'
• 'Tôi nghĩ bạn đã xử lý vấn đề này một cách kiên nhẫn.'

Kể cho chúng tôi biết bạn nghĩ gì

Tiếp cận bài thuyết trình của bạn sao cho phù hợp với khán giả. Quan trọng là phải biết đối tượng người nghe để bạn có thể định hình thông điệp của mình sao cho phù hợp với họ. Bạn nên biết ai sẽ là khán giả, một chút về quá trình học vấn của họ và tại sao họ tham dự buổi thuyết trình của bạn. Thông tin càng nhiều, bạn có thể định hình bài thuyết trình của mình càng tốt.

• Ví dụ, nếu bạn đang thuyết trình trước một nhóm các nhà điều hành đứng trên bạn trong cấp bậc công ty, thì ngôn ngữ của bạn nên chuyên nghiệp và lịch lãm, không nên sử dụng trò đùa hoặc lóng ngóng. Tuy nhiên, bạn có thể muốn bao gồm trò đùa, lóng ngóng và ngôn ngữ đơn giản nếu bạn nói chuyện với một nhóm xếp dưới bạn, vì điều này có thể giúp giảm bớt bất kỳ căng thẳng nào trong phòng.
• Hiểu biết về nền tảng của những người nghe để đảm bảo rằng bạn không sử dụng ngôn ngữ hoặc ví dụ gây phản cảm.

Lập bản đồ cho những gì bạn muốn nói. Để giao tiếp một cách rõ ràng với một đám đông lớn, bạn cần một kế hoạch cho những gì bạn muốn nói, khác với khi bạn có một cuộc trò chuyện không chính thức với một vài người. Nếu không, bạn sẽ rủi ro mất sự chú ý của người nghe. Lập kế hoạch:

• Những điểm chính bạn muốn nhấn mạnh. Ví dụ, nếu bạn giới thiệu chiến lược bán hàng 3 điểm mới của công ty của bạn, hãy lập kế hoạch để nói lớn hơn một chút khi bạn nhắc đến mỗi điểm lần đầu tiên.
• Những khoảnh khắc khi bạn có thể muốn chậm lại (như để giới thiệu thông tin mới hoặc phức tạp).
• Những nơi tự nhiên trong cuộc nói của bạn khi bạn có thể tạm dừng, như sau khi giới thiệu mỗi điểm của một chiến lược bán hàng ba điểm. Điều này cho phép thời gian cho thông tin tiếp thu.

Chỉ dẫn các điểm chính trong bài nói của bạn. Sử dụng các cụm từ chính để giúp phác thảo các điểm chính trong bài nói của bạn. Có thể khó để theo dõi các bài thuyết trình miệng, nhưng những “biển hiệu” này giúp khán giả của bạn theo kịp. Những cụm từ tốt để áp dụng bao gồm:

• 'Tiếp tục...' (để giới thiệu một điểm mới).
• 'Như tôi đã nói trước đó,...' (để nhắc nhở khán giả về điểm chính của bạn).
• 'Để kết thúc....' (để cho họ biết bạn đang gần cuối).
• Thông báo cho mọi người khi bạn sẽ trả lời câu hỏi. Bạn có thể nói, 'Vui lòng giữ câu hỏi của bạn cho đến cuối, và tôi sẽ đảm bảo rằng chúng sẽ được trả lời.'

Tạo ra các phương tiện trực quan để nhấn mạnh các điểm chính. Tạo ra một bài thuyết trình đơn giản. Sử dụng bài thuyết trình như một cách để nhấn mạnh các điểm chính, không phải để giải thích chúng chi tiết. Nếu không, khán giả của bạn sẽ chỉ nhìn vào các slide thay vì chú ý vào những gì bạn đang nói.

• Chỉ sử dụng một lượng nhỏ văn bản hoặc vật liệu hình ảnh mỗi slide. Ví dụ, nếu bạn đang mô tả ba mục tiêu cho năm sắp tới của tổ chức của bạn, hãy tạo một slide nói “Mục tiêu 1: Tăng thành viên 10%.”
• Đó là đủ thông tin để nhắc nhở khán giả về điểm bạn muốn đưa ra, nhưng không quá nhiều để họ sẽ ngừng chú ý.

Tương tác với khán giả của bạn. Bao gồm những khoảng pause trong bài thuyết trình của bạn, yêu cầu và khuyến khích mọi người đặt câu hỏi, nếu họ cần làm rõ bất kỳ phần nào của bài thuyết trình. Bạn cũng có thể trực tiếp đề cập đến những người trong khán giả, enther bằng tên hoặc bằng cách nhìn thẳng vào mắt họ. Điều này giúp làm cho bài thuyết trình trở nên hấp dẫn hơn, giữ sự chú ý của khán giả và tăng lượng thông tin họ lĩnh hội được từ cuộc trò chuyện của bạn.