Buzz
Một cách mà doanh nghiệp duy trì sự cạnh tranh là bằng cách cải thiện các quy trình của họ, cả về mặt vận hành và tài chính. Điều này đòi hỏi việc tạo ra cách đo lường cụ thể cho sự cải thiện. Như câu nói 'những gì không thể đo lường không thể được quản lý.' Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp tạo ra các tiêu chí, các chi tiết có thể đo lường được của một quy trình, để thu thập dữ liệu về quy trình trước và sau khi thay đổi được giới thiệu. Phân tích các tiêu chí này cung cấp dữ liệu truyền đạt được bao nhiêu sự cải thiện của quy trình, nếu có. Để bắt đầu, quan trọng là phải trước tiên chọn ra các tiêu chí phù hợp nhất cho quy trình của bạn.
Bước
Tổ Chức Hệ Thống Cải Tiến Quy Trình Của Bạn
Xác định điều cần đo lường. Nghĩa là, xác định rõ ràng bạn muốn cải thiện như thế nào. Bạn muốn quy trình của mình đáng tin cậy hơn, nhanh hơn, hiệu quả hơn, hoặc tốt hơn một cách nào đó khác? Điều này mang lại sự rõ ràng cho dự án. Hãy chắc chắn rằng quy trình của bạn tạo ra một đầu ra có thể đo lường bằng một cách nào đó.
- Ví dụ, một công ty muốn cải thiện tốc độ giao hàng sẽ đo thời gian. Một công ty số hóa dữ liệu có thể đo tỷ lệ lỗi ký tự trong các lô, hoặc đầu ra quy trình.
Thống nhất từ vựng dự án của bạn. Hãy chắc chắn sử dụng các định nghĩa được hiểu rộng rãi để đảm bảo tính nhất quán và chính xác. Điều này đảm bảo tính đáng tin cậy của thông tin được chia sẻ giữa những người từ các cơ sở hoặc địa điểm khác nhau. Ngăn chặn sự hiểu lầm bằng cách cung cấp các định nghĩa rõ ràng của tất cả các biến đang được đo lường.
- Ví dụ, giả sử một công ty đang đo thời gian bằng ngày. Các chi nhánh khác nhau của cùng một công ty có thể xác định “một ngày” theo cách khác nhau. Điều này có thể có nghĩa là ngày làm việc, bất kỳ khoảng thời gian 24 giờ nào, hoặc 8 giờ làm việc. Những không nhất quán như thế này có thể dẫn đến hiểu nhầm.
Xác định cách thu thập dữ liệu. Dữ liệu phải được thu thập theo cùng một cách trên toàn công ty. Ví dụ, nếu một phòng ban sử dụng mẫu ngẫu nhiên để thu thập dữ liệu, tất cả các phòng ban khác cũng phải vậy. Nếu không, sẽ không thể so sánh dữ liệu của họ được. Ngoài ra, các đơn vị đo lường cũng phải được xác định. Hãy chắc chắn rằng các đơn vị đo lường bằng nhau ở bất kỳ nơi nào đầu ra của bạn được đo lường.
- Ví dụ, tốc độ giao hàng có thể được đo bằng phút hoặc giờ, và mất thời gian để chuyển đổi từ một sang một cái khác sẽ không hiệu quả.
Chuẩn hóa độ chính xác của các phép tính. Điều này đơn giản chỉ là bạn không nên có một phòng ban làm tròn thời gian đến giờ và một phòng ban khác chỉ định thời gian theo giờ và phần trăm của một giờ. Nếu không, các cấp độ khác nhau của chi tiết trong các giá trị sẽ làm mơ hồ kết quả. Hãy nhớ rằng các đơn vị nhỏ hơn thường mang lại kết quả chính xác hơn.
- Ví dụ, tất cả các phòng ban phải đồng ý cách làm tròn số thập phân.
Chọn Ra Tiêu Chí Phù Hợp Nhất Cho Dự Án Của Bạn
Chọn một tiêu chí chính. Tiêu chí chính xác định đầu ra hoặc mục tiêu của quá trình cải thiện. Ví dụ, một nhà máy ô tô có thể chọn số xe sản xuất mỗi giờ. Trước khi áp dụng cải thiện quy trình, một phép đo cơ sở được thực hiện. Ở cuối dự án, quy trình được đo lại. Lượng cải thiện sau đó được tính toán.
Kết nối chỉ số chính của bạn với một chỉ số kinh doanh. Chỉ số kinh doanh đo lường cách một cải tiến vận hành đạt được một trong những mục tiêu của công ty. Ví dụ, nếu chỉ số chính là sản xuất sản phẩm nhanh hơn, chỉ số kinh doanh có thể là tăng lợi nhuận hoặc giảm chi phí cố định. Có một mối quan hệ nhân quả giữa chỉ số chính và chỉ số kinh doanh. Điều này chứng minh tại sao cải tiến trong chỉ số chính là lợi ích cho doanh nghiệp.
Xem xét khả năng của các kết quả không lường trước. Có thể có thiệt hại phụ do dự án cải tiến quy trình. Nếu chỉ số chính đo lường điều gì cần phải cải thiện, phải có một chỉ số khác, là chỉ số kết quả, để đo lường điều gì không được thay đổi. Dữ liệu chỉ số kết quả nên được thu thập trước, trong và sau dự án. Trong số nhiều chỉ số kết quả có thể có trong một dự án cụ thể, chỉ có một vài chỉ số quan trọng nhất ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra nên được xem xét.
Thiết lập một chỉ số tài chính. Tiết kiệm tiền có thể không phải là chỉ số chính của một công ty. Tuy nhiên, các công ty cần theo dõi kết quả tài chính của các quy trình cải tiến. Điều này không nên bị nhầm lẫn với việc tính toán chi phí của dự án. Thay vào đó, chỉ số tài chính nên là một công cụ để phân tích lợi ích tài chính của dự án. Nhiều công ty tiếp tục theo dõi chỉ số tài chính trong khoảng một năm sau khi hoàn thành dự án.
Thu thập Dữ liệu
Đo thời gian. Thời gian quy trình đo lường thời gian mất để hoàn thành các bước tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ. Các chỉ số thời gian khác đo lường thời gian dành để thêm giá trị vào một dự án, hoặc thời gian mất để phản hồi vào yêu cầu của khách hàng. Các tính toán chỉ số có thể bao gồm tỷ lệ giao hàng đúng hẹn.
Đo chi phí. Các chỉ số chi phí đánh giá tổng chi phí của quy trình sản xuất. Chúng cũng đo chi phí vận hành so với mức sản xuất. Chi phí mỗi giao dịch đo lường chi phí để sản xuất một đơn vị. Tiết kiệm chi phí đo lường sự giảm chi phí cho mỗi giao dịch. Tiết kiệm lao động đo lường sự giảm giờ lao động cần thiết để sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ.
Đo chất lượng. Các chỉ số chất lượng đo lường sự hài lòng của khách hàng. Dữ liệu về sự hài lòng của khách hàng có thể được thu thập từ các cuộc khảo sát, các khiếu nại được đăng ký và phản hồi khác. Các chỉ số chất lượng cũng đánh giá xem quy trình có tạo ra giá trị cho khách hàng hay không. Họ cũng xem xét tần suất của các lỗi và nhu cầu phải làm lại. Tỷ lệ lỗi nhìn vào phần trăm của các sai sót. Tỷ lệ hoàn thành và chính xác đo lường xem bao nhiêu lần không có lỗi được thực hiện.
Đo sản lượng. Các chỉ số sản lượng đo lường số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ được sản xuất trong một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu sản xuất nên phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Các chỉ số sản lượng cũng nhìn vào lượng hàng tồn kho và dư thừa. Những điều này nên là tối thiểu. Cuối cùng, công việc đang tiến hành được đo lường. Điều này xác định số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ trong quy trình sản xuất.
Đo độ phức tạp của quy trình. Chỉ số này đo lường có bao nhiêu bước trong quy trình sản xuất. Nó cũng nhìn vào việc quy trình bị chậm lại bao nhiêu lần do thay đổi người thực hiện hoặc yêu cầu phê duyệt của người giám sát. Tổng số bước quy trình được tính toán, cùng với số lượng bước quy trình có giá trị thêm. Đây là các bước làm cho sản phẩm hoặc dịch vụ trở nên có giá trị hơn. Số lần gửi lại, hoặc số lần một sản phẩm được gửi lại để sửa lỗi, cũng được đo lường.
