Cách dùng hàm MID trong Excel để cắt chuỗi

Khi làm việc với các chuỗi văn bản trong Excel, thao tác phân tách dữ liệu bằng tay thường gặp nhiều khó khăn. Thay vào đó, sử dụng hàm MID mang lại tiện ích và nhanh chóng hơn rất nhiều. Nếu bạn chưa biết cách sử dụng hàm này trong Excel để cắt chuỗi, hãy tham khảo bài viết này ngay!

Hàm MID trong Excel có tác dụng gì?

Trước khi khám phá chi tiết, cần hiểu rõ ý nghĩa của hàm MID là gì. Đây là công cụ cắt chuỗi thường được sử dụng trong Excel. Nguyên lý hoạt động của kỹ thuật này là cắt chuỗi ký tự từ chuỗi văn bản gốc dựa trên vị trí được người dùng chỉ định. 

Đơn giản mà nói, khi bạn cần lấy ra một phần của văn bản từ chuỗi gốc, hàm MID là lựa chọn tuyệt vời. Thao tác này nhanh chóng và chính xác, giúp tiết kiệm thời gian cho người dùng, gần như không sai sót. 

Ngoài các hàm như SUM, IF hay MIN, MAX… thì hàm MID cũng được văn phòng sử dụng thường xuyên trong Excel. Sau khi hiểu rõ khái niệm và chức năng, chúng ta có thể học cách sử dụng nó thành thạo và áp dụng vào công việc thực tế, thống kê hàng ngày.

Cú pháp của hàm MID trong Excel 

Rất nhiều người tò mò về cách sử dụng của hàm MID. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng hàm này đã có mặt trên hầu hết các phiên bản Microsoft Excel từ năm 2007 trở đi. Bạn có thể sử dụng nó trên cả Windows và MacOS mà không gặp bất kỳ khó khăn nào nếu nắm rõ cách thực hiện.

Cú pháp

Cú pháp khi sử dụng hàm này được biểu diễn như sau: =MID(text; start_num; num_chars)

Các thành phần bên trong dấu ngoặc kép là những giá trị bắt buộc của hàm, gồm:

• text: Chuỗi ký tự chứa nội dung gốc cần cắt.
• start_num: Vị trí bắt đầu của chuỗi ký tự cần trích xuất từ Text.
• num_chars: Số lượng ký tự cần trả về.

Lưu ý

Công thức hàm MID được mặc định trong Excel. Có một số điều người dùng cần lưu ý khi sử dụng để tránh sai sót và đạt được kết quả như mong muốn.

• Nếu giá trị start_num lớn hơn tổng số ký tự trong văn bản gốc mà bạn muốn cắt, kết quả sẽ là một chuỗi trống.
• Nếu start_num nhỏ hơn 1, hàm này sẽ trả về lỗi #VALUE.
• Nếu num_chars là số âm, hàm sẽ trả về lỗi #VALUE.
• Nếu num_chars bằng 0, kết quả sẽ là chuỗi trống.
• Nếu start_num nhỏ hơn chiều dài của văn bản gốc nhưng tổng start_num và num_chars vượt quá chiều dài của chuỗi, kết quả sẽ bao gồm ký tự từ start_num đến cuối chuỗi gốc được chỉ định.

Cách sử dụng hàm MID trong Excel để cắt chuỗi

Ngoài việc sử dụng độc lập, hàm MID thường được kết hợp với các hàm khác như SEARCH, LEN hay VALUE trong Excel để cắt chuỗi một cách chi tiết hơn. Việc nắm rõ mỗi hàm sẽ giúp người dùng tối ưu công thức trên bảng tính và tiết kiệm thời gian làm việc hiệu quả hơn.

Sử dụng Hàm MID độc lập

Đây là cách sử dụng cơ bản và đơn giản nhất của hàm cắt chuỗi. Khi sử dụng một mình, chúng ta chủ yếu có thể cắt những chuỗi ký tự trong văn bản ngắn gọn, đơn giản.

Ví dụ: Nếu bạn có chuỗi ký tự Mytour ở ô A1 trong Excel và muốn trích xuất chuỗi 'MOBILE' từ văn bản gốc bằng hàm này, bạn phải làm như thế nào?

Áp dụng công thức ban đầu, bạn sẽ nhập như sau: =MID(A1;8;6).

Trong đó: A1 là chuỗi ký tự đầu vào là 'Mytour'. 8 là vị trí bắt đầu của chuỗi 'MOBILE' mà bạn muốn trích. 6 là số ký tự cần trích từ chuỗi 'MOBILE'. Kết quả chính xác là 'MOBILE'.

Hàm MID kết hợp SEARCH để trích họ

Thống kê tên trong tệp Excel là bước không thể thiếu. Tuy nhiên, vì giữa họ và tên có thể có dấu cách, nên chúng ta cần kết hợp hàm này với SEARCH để có thể tách đúng. Hàm SEARCH trong Excel giúp loại bỏ dấu cách, giúp cho việc cắt chuỗi không gặp trở ngại.

Ví dụ:

Họ và tên đầy đủ của mỗi người nằm trong cột B từ B2 đến B5 như minh họa dưới đây.

Trong đó, họ và tên của người ở cột B2 là Nguyễn Lệ Thu, được ngăn cách bởi dấu cách. Để tách họ, bạn có thể sử dụng công thức =MID(B2,1,SEARCH(” “,B2)-1). Kết quả là 'Nguyễn' được hiển thị trong cột C.

Nhấn Enter và kéo chuột xuống hàng C để xem kết quả cho các hàng còn lại. Kết quả từ hàng 3 đến 5 sẽ hiển thị chuỗi đã cắt dựa trên công thức ban đầu.

Hàm MID kết hợp LEN và TRIM để lọc các tên riêng

Nếu sử dụng hàm này kết hợp với mỗi SEARCH để tách riêng họ, chúng ta cũng cần sử dụng hàm LEN và TRIM khi muốn lọc tên trong danh sách Họ và tên.

Để loại bỏ các dấu cách đầu tiên không cần thiết, bạn cần hỗ trợ của hàm SEARCH. Đồng thời, sử dụng hàm TRIM để giữ lại khoảng trống giữa hai từ là tên đệm và tên riêng.

Ví dụ minh họa:

Trong trường hợp Họ và tên đầy đủ là Nguyễn Lệ Thu ở cột B2, công thức để tách tên riêng sẽ là: =TRIM(MID(B2,SEARCH(” “),B2),LEN(B2))). Kết quả chính xác trả về ở cột C2 là “Lệ Thu”.

Đối với các hàng khác trong cột C của bảng Excel, chỉ cần áp dụng công thức cắt chuỗi từ C2 để có kết quả tương tự một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Cách trích xuất chuỗi ký tự nằm giữa hai dấu cách

Ngoài hai phương pháp đã nêu, bạn cũng có thể cắt riêng chuỗi tên đệm bằng hàm MID trong những trường hợp cụ thể.

Ví dụ minh họa:

Ở trong ô B2 là Nguyễn Lệ Thu. Để cắt riêng tên đệm, ta làm như sau:`

Đầu tiên, sử dụng hàm SEARCH để loại bỏ vị trí dấu cách đầu tiên trước tên đệm. Sau đó cộng thêm 1 để khi cắt chuỗi, nó sẽ bắt đầu từ ký tự ngay sau dấu cách đó. Công thức là: SEARCH(” “,B2)+1

Tiếp theo, tiếp tục sử dụng hàm SEARCH để xác định num_chars cần cắt chuỗi, tính từ ký tự đầu tiên sau dấu cách đầu tiên đến vị trí của dấu cách thứ hai. Công thức sẽ là: SEARCH(” “,B2,SEARCH(” “,B2)+1)

Bước thứ ba, để lọc ra chuỗi ký tự cần cắt chính xác, ta trừ đi vị trí của 2 dấu cách ban đầu. Công thức là: SEARCH (” “, B2, SEARCH (” “,B2)+1) – SEARCH (” “,B2).

Cuối cùng, kết hợp 3 công thức này và dùng hàm MID để cắt chuỗi ký tự nằm giữa 2 dấu cách.

Công thức chuẩn là: =MID(B2, SEARCH(” “,B2)+1, SEARCH (” “, B2, SEARCH (” “,B2)+1) – SEARCH (” “,B2)-1)

Kết quả ở cột C sẽ lần lượt là tên đệm được trích xuất từ cột B với họ và tên đầy đủ. Nếu áp dụng công thức sai, sẽ trả về lỗi #VALUE.

Hàm MID cùng với VALUE để xác định giá trị là số

Ngoài việc cắt chuỗi ký tự chữ cái đơn giản, người dùng có thể sử dụng hàm này trong Excel để lọc ra các số. Chỉ khác là chúng ta sẽ sử dụng hàm này kết hợp với VALUE thay vì SEARCH hoặc LEN để tạo ra công thức chính xác nhất. Công thức như sau:

Ví dụ minh họa:

Chúng ta áp dụng công thức tổng quát như sau =VALUE(MID(text;start_num;num_chars))

Để trích xuất một chuỗi con chỉ gồm các giá trị số trong chuỗi văn bản ở ô B2 “Mytour102phoxom”, công thức là =VALUE(MID(B2,14,3))

Trong đó:

• VALUA có tác dụng là hàm chuyển đổi chuỗi ký tự thành số mà bạn muốn.
• Text: Ô chứa chuỗi ký tự cần chuyển đổi thành số.
• Start_num: Vị trí bắt đầu lấy (sau từ “Mytour” là vị trí thứ 14)
• Num_chars: Số lượng ký tự cần lấy (3 số)

Kết quả chính xác trả về ở cột C2 sẽ là 102. Cách làm tương tự áp dụng cho các hàng còn lại trong cột này.

Tính năng của hàm MID khi áp dụng vào thực tế

Với những ai làm công sở, đặc biệt là trong các lĩnh vực liên quan đến thống kê dữ liệu, việc sử dụng Excel là rất phổ biến. Điều này ngụ ý rằng việc biết cách sử dụng hàm cắt chuỗi ký tự sẽ mang lại nhiều lợi ích. Một số ứng dụng điển hình có thể kể đến như: Lọc thông tin một cách dễ dàng, hỗ trợ tính toán đơn giản và nhanh chóng. Từ đó, giúp tăng hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian.

Cắt chuỗi và trích xuất ký tự một cách nhanh chóng

Để hiểu rõ hơn về hàm MID như Mytour đã giải thích ở phần trước, chức năng chính của nó là cắt chuỗi trong Excel. Thuật toán này hỗ trợ nhiều công việc khác nhau, từ người kinh doanh, kế toán đến giáo viên,... Tất cả đều cần biết cách sử dụng hàm này để làm báo cáo và phân tích dữ liệu. Nhờ đó, việc lọc bất kỳ ký tự, chữ số nào trong dữ liệu lớn cũng trở nên dễ dàng và nhanh chóng.

Có thể kết hợp với nhiều hàm khác trong Excel

Trong Excel có rất nhiều hàm khác nhau, mỗi hàm lại có một công dụng riêng biệt. Khi kết hợp chúng vào trong công thức, sẽ giúp phân tích dữ liệu một cách xuất sắc. Đặc biệt, độ chính xác khi sử dụng hàm MID để cắt chuỗi sẽ cao hơn đáng kể so với việc thủ công. Điều này giúp bạn giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc.

Tóm lại

Toàn bộ nội dung trên đã hướng dẫn cách sử dụng hàm MID trong Excel một cách chi tiết. Bạn đã có những ví dụ minh họa rất rõ ràng. Chúng tôi hy vọng bạn sẽ áp dụng thành công và trở thành người thành thạo trong việc cắt chuỗi ký tự nhanh chóng. Nếu thấy thông tin hữu ích, hãy chia sẻ ngay với bạn bè của bạn và ghé thăm Mytour để khám phá thêm nhiều bài viết thú vị khác.