Cách dùng hàm VALUE trong Excel chi tiết và đơn giản

Dù phổ biến, không phải ai cũng biết cách sử dụng hàm VALUE trong Excel. Hàm này có thể kết hợp với các hàm khác để truy xuất dữ liệu nhanh chóng và đơn giản hơn. Mytour sẽ cung cấp thông tin chi tiết về hàm VALUE và cú pháp sử dụng trong bài viết này.

Tổng quan về hàm VALUE

Chúng ta sẽ tìm hiểu hàm VALUE là gì và cách sử dụng trong Excel.

Hàm VALUE là gì?

Có nhiều hàm khác nhau trong Excel, mỗi hàm có chức năng riêng. Một trong những hàm phổ biến là hàm VALUE, được dùng để lấy số từ chuỗi ký tự trong ô Excel.

Cú pháp sử dụng hàm VALUE trong Excel

Trong Excel, cú pháp để sử dụng hàm VALUE là: =VALUE(text)

Để hiểu rõ hơn cách sử dụng hàm VALUE, nhớ rằng: Text có thể là tham chiếu đến một ô hoặc chuỗi ký tự trong ngoặc kép.

Bên cạnh đó, không chỉ là các con số thông thường, giá trị của text cũng có thể là thời gian, ngày tháng hoặc hằng số. Nếu text không đúng định dạng như vậy, hàm VALUE sẽ báo lỗi #VALUE!

Cần phân biệt rõ ràng rằng hàm VALUE khác hoàn toàn với lỗi #VALUE!. Lỗi #VALUE! là một lỗi thường gặp trong Excel khi một hàm hoặc biểu thức không thể hiểu giá trị của một ô.

Giá trị của ô không phải là số, ví dụ như chuỗi văn bản, ngày tháng, hoặc thời gian. Giá trị của ô không nằm trong phạm vi hợp lệ cho một hàm hoặc biểu thức. Giá trị của ô không thể tính toán hoặc chuyển đổi.

Cách sử dụng hàm VALUE trong Excel để chuyển đổi văn bản thành số

Trong một số trường hợp, dữ liệu văn bản cần được chuyển đổi thành giá trị số để thực hiện các phép tính. Hàm VALUE trong Excel là công cụ giúp bạn làm điều này một cách đơn giản. Để sử dụng hàm VALUE trong Excel, bạn chỉ cần nhập công thức =VALUE(text) và nhấn Enter.

Cách sử dụng hàm VALUE trong Excel kết hợp với các hàm khác

Hàm VALUE là một công cụ đơn giản nhưng có thể kết hợp với các hàm khác trong Excel để thực hiện các tác vụ phức tạp hơn. Dưới đây là một số ví dụ về cách sử dụng hàm VALUE kết hợp với các hàm như LEFT, RIGHT hoặc MID.

Cách sử dụng hàm VALUE trong Excel kết hợp với hàm LEFT

Khi sử dụng hàm VALUE cùng LEFT, bạn có thể dễ dàng lấy giá trị số từ một chuỗi văn bản. LEFT trích xuất số ký tự từ bên trái, sau đó VALUE chuyển đổi chuỗi đó thành số.

Hàm VALUE kết hợp với LEFT như sau:  =VALUE(LEFT((text);num_chars))

Chi tiết:

• Text: Địa chỉ tham chiếu tới ô chứa chuỗi cần chuyển đổi.
• Num_chars: Số ký tự cần lấy từ bên trái.

Ví dụ, bạn có bảng nhân viên với cột “Mã nhân viên” từ ngày vào làm và họ tên viết tắt kết hợp với ngày tháng năm sinh.

Để trích xuất ngày tháng vào làm, sử dụng LEFT để lấy dữ liệu, sau đó dùng VALUE để chuyển đổi thành giá trị số.

Bước 1: Chọn ô chứa ngày tháng vào làm của nhân viên.

Bước 2: Ví dụ, muốn lấy ngày tháng vào làm của nhân viên Hoàng Văn A, nhập: =VALUE(LEFT(C2;4))

Bước 3: Nhấn Enter để Excel trả về giá trị cần truy xuất.

Sử dụng hàm VALUE trong Excel kết hợp với hàm RIGHT

Tương tự hàm LEFT, bạn có thể trích xuất giá trị số từ chuỗi văn bản bằng hàm RIGHT. RIGHT trích xuất ký tự từ bên phải, sau đó VALUE chuyển đổi chuỗi đó thành số.

Hàm VALUE kết hợp với RIGHT như sau:  =VALUE(RIGHT((text);num_chars))

Tương tự hàm LEFT kết hợp với hàm VALUE như trên, text đại diện cho địa chỉ ô chứa chuỗi cần chuyển đổi. num_chars là số ký tự cần lấy từ bên phải sang trái.

Ví dụ, trong bảng danh sách nhân viên như trên, Mã nhân viên được tạo từ ngày tháng vào làm kết hợp với họ và tên viết tắt cùng ngày tháng năm sinh.

Tuy nhiên, ở trường hợp này, chúng ta sẽ trích xuất ngày tháng năm sinh của nhân viên (tức là 6 số cuối). Thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn ô chứa ngày tháng năm sinh của nhân viên (6 số cuối).

Bước 2: Ví dụ, bạn muốn lấy ngày tháng năm sinh của nhân viên Hoàng Văn A (20122000), nhập: =VALUE(RIGHT(C2;8))

Bước 3: Nhấn Enter để Excel trả về giá trị cần truy xuất.

Sử dụng hàm VALUE trong Excel kết hợp với hàm MID

Hàm VALUE trong Excel dùng để chuyển đổi chuỗi văn bản thành giá trị số. Hàm MID trong Excel trích xuất chuỗi ký tự từ giữa chuỗi đã cho. Kết hợp hai hàm này, chúng ta có thể trích xuất giá trị số từ giữa chuỗi ký tự.

Cú pháp kết hợp hàm VALUE và MID trong Excel như sau: =VALUE(MID((text);start_num;num_chars))

Chi tiết:

• text: Ô chứa đoạn văn bản cần chuyển đổi.
• start_num: Vị trí bắt đầu trích xuất giá trị số.
• num_chars: Số ký tự cần trích xuất.

Ví dụ: Ô mã nhân viên kết hợp họ tên viết tắt, ngày tháng năm sinh và HHMB. Ví dụ, nhân viên Hoàng Văn A có mã HVA2012HHMB, để lấy ngày tháng năm sinh (2012), nhập cú pháp: =VALUE(MID(C2;4;4))

Chú ý:

• Nếu num_chars là số âm, công thức sẽ hiển thị lỗi #VALUE!
• Nếu start_num nhỏ hơn 1, công thức sẽ hiển thị lỗi #VALUE!
• Nếu start_num lớn hơn độ dài của chuỗi text, công thức sẽ trả về chuỗi trống.

Các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm VALUE trong Excel

Trong quá trình sử dụng hàm VALUE trong Excel, bạn có thể gặp phải một số lỗi phổ biến. Tuy nhiên, các lỗi này đều có thể khắc phục được.

Các vấn đề thường gặp

• Lỗi #VALUE!: Xảy ra khi text không đại diện cho một số. Ví dụ, nếu bạn sử dụng công thức =VALUE(abc), hàm VALUE sẽ trả về lỗi #VALUE! vì chuỗi ký tự “abc” không phải là số.
• Lỗi cú pháp: Xảy ra khi cú pháp của hàm VALUE không chính xác. Ví dụ, nếu bỏ qua dấu ngoặc kép khi nhập chuỗi ký tự, hàm VALUE sẽ trả về lỗi cú pháp.
• Lỗi tham chiếu: Xảy ra khi ô chứa chuỗi ký tự không tồn tại hoặc không có giá trị. Ví dụ, nếu bạn sử dụng công thức =VALUE(A10), hàm VALUE sẽ trả về lỗi tham chiếu nếu ô A10 không tồn tại hoặc không có giá trị.

Cách khắc phục

• Kiểm tra text có đại diện cho một số hay không: Hàm VALUE chỉ chuyển đổi chuỗi ký tự đại diện cho số thành số. Vì vậy, trước khi sử dụng, hãy kiểm tra text có phải là số hay không.
• Kiểm tra lại cú pháp trước khi sử dụng: Hàm VALUE có cú pháp đơn giản, nhưng hãy kiểm tra lại trước khi sử dụng để tránh lỗi.
• Kiểm tra ô tham chiếu có tồn tại và có giá trị: Hàm VALUE sử dụng tham chiếu ô để lấy chuỗi ký tự cần chuyển đổi. Hãy kiểm tra xem các ô tham chiếu có tồn tại và có giá trị hay không. Nếu không, hàm VALUE sẽ trả về lỗi tham chiếu.

Tóm tắt

Vậy là bạn đã biết đầy đủ thông tin về hàm VALUE trong Excel, bao gồm: Định nghĩa, cách sử dụng, kết hợp với các hàm khác và các lỗi thường gặp. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc với Excel. Để biết thêm về các thủ thuật khác cho Word, Excel, hoặc thủ thuật điện thoại, máy tính, và cập nhật tin tức công nghệ, hãy ghé thăm trang web của Mytour nhé!