Buzz
Để tạo ra một bảng tính Excel chuyên nghiệp và hấp dẫn, ngoài việc sử dụng các hàm tính toán để có kết quả chính xác, bạn cũng cần quan tâm đến mặt thẩm mỹ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách áp dụng hàm viết hoa chữ cái đầu để làm cho bảng tính gọn gàng và dễ nhìn hơn.
Tại sao nên viết hoa chữ cái đầu trong Excel?
Khi định dạng kiểu chữ trong bảng tính không đồng nhất, người đọc sẽ thấy khó chịu và không muốn tiếp tục theo dõi nội dung. Điều này cũng cho thấy sự thiếu chuyên nghiệp của người soạn thảo. Vì vậy, bạn nên chú ý đến từng chi tiết nhỏ, bao gồm cả việc viết hoa chữ cái đầu trong các tên riêng.
Ngoài ra, việc sử dụng hàm viết hoa chữ cái đầu trong Excel mang lại nhiều lợi ích khác nhau như sau:
- Tạo cảm giác chuyên nghiệp: Việc viết hoa tên riêng hoặc chữ cái đầu trong đoạn văn thể hiện sự chuyên nghiệp và sự chu đáo của người soạn thảo.
- Dữ liệu đồng nhất và đẹp mắt: Khi nhập liệu, bạn có thể sao chép nội dung từ nhiều nguồn khác nhau và dán vào bảng tính. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng không đồng nhất trong dữ liệu. Hãy sử dụng các hàm viết hoa để bảng tính trở nên gọn gàng và tạo sự thuận tiện trong quản lý dữ liệu.
- Dễ đọc, không gây nhầm lẫn: Việc viết hoa các thuật ngữ, tên riêng hoặc địa danh giúp người đọc dễ dàng nhận biết và tránh sai lầm trong hiểu biết.
- Lọc, sắp xếp và quản lý dễ dàng: Quá trình lọc, sắp xếp và quản lý dữ liệu cũng trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn khi tất cả dữ liệu được định dạng chính xác và đồng nhất.
3 hàm viết hoa chữ cái đầu trong Excel đơn giản nhất
Dưới đây là 3 hàm giúp người dùng viết hoa chữ cái đầu mà bạn có thể tham khảo và áp dụng:
Cách 1: Hàm PROPER để viết hoa chữ cái đầu
Trong Excel, hàm PROPER chuyển đổi tự động các ký tự chữ cái đầu tiên trong mỗi từ của văn bản thành chữ in hoa. Sử dụng hàm PROPER giúp bảng tính của bạn trở nên chuyên nghiệp và dễ đọc hơn.
Cú pháp của hàm PROPER:
=PROPER(text)
Trong đó, text là đối số chứa chuỗi ký tự, văn bản cần chuyển đổi. Bạn có thể nhập trực tiếp chuỗi văn bản vào công thức hoặc tham chiếu đến ô dữ liệu cần chuyển đổi.
Chẳng hạn như bạn có một danh sách như bảng dưới và bạn cần chuyển đổi sang dạng tên riêng với chữ cái hoa đầu tiên. Dưới đây là cách sử dụng hàm PROPER thực hiện yêu cầu trên:
Bước 1: Đầu tiên, tại ô C3, bạn nhập công thức =PROPER(B3) sau đó nhấn Enter để xem kết quả.
Bước 2: Nếu muốn chuyển đổi cho toàn bộ chuỗi ký tự trong bảng, bạn giữ chuột và kéo để chọn vùng dữ liệu chứa tên khách hàng, sau đó thả chuột để hoàn tất.
Lưu ý:
- Hàm PROPER chỉ được sử dụng để viết hoa chữ cái đầu tiên trong mỗi từ của chuỗi văn bản và sẽ không thay đổi các chữ cái còn lại trong chuỗi. Chẳng hạn như “nguyễn ngọC anh” sẽ được đổi thành “Nguyễn NgọC Anh”.
- Hàm PROPER sẽ tự động bỏ qua các ký tự đặc biệt, ký tự chữ số và những ký tự không phải là chữ cái.
- Khi tham chiếu vùng dữ liệu có ô trống, hàm PROPER sẽ trả về ô trống.
Cách 2: Hàm viết hoa chữ cái đầu UPPER, LOWER
UPPER và LOWER cũng là 2 hàm cho phép người dùng đổi kiểu chữ một cách nhanh chóng và dễ dàng trong Excel. Tuy nhiên, cách dùng của hai hàm sẽ có đôi chút khác biệt, trong khi hàm UPPER được sử dụng để in hoa tất cả các ký tự chữ cái trong văn bản, thì hàm LOWER lại chuyển đổi tất cả thành ký tự chữ thường.
Dưới đây là cú pháp của hàm UPPER và LOWER
- Hàm UPPER: =UPPER(text)
- Hàm LOWER: =LOWER(text)
Tương tự, Text là đối số chứa văn bản, chuỗi ký tự mà người dùng cần chuyển đổi định dạng kiểu chữ. Tại đây, bạn có thể trực tiếp điền chuỗi ký tự cần chuyển đổi vào công thức, hoặc đưa trỏ chuột đến ô chứa dữ liệu tương ứng.
Ví dụ: Bạn có một bảng dữ liệu như bên dưới và bạn cần viết hoa tất cả ký tự chữ trong bảng hoặc chuyển chúng thành ký tự thường. Để làm được điều đó, bạn thực hiện theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Tại ô C3, bạn điền công thức với cú pháp sau: =UPPER(B3), sau đó bấm Enter để nhận kết quả.
Bước 2: Lúc này, dữ liệu tại ô B3 sẽ được in hoa toàn bộ và trả kết quả tại ô C3. Để thực hiện đồng loạt cho các dữ liệu bên dưới, bạn kéo chuột xuống vùng cần chuyển đổi rồi thả chuột là được.
Bước 3: Ngược lại, nếu bạn muốn đổi định dạng chữ hoa thành định dạng chữ thường cho chuỗi ký tự, hãy nhập hàm LOWER với cú pháp =LOWER(C3). Sau đó bấm Enter và kéo thả chuột đến hết khu vực chứa dữ liệu.
Cách 3: Hàm viết hoa chữ cái đầu kết hợp CONCATENATE
Hàm CONCATENATE thực chất là một hàm ghép nối, hàm này cho phép người dùng kết hợp các chuỗi văn bản thành một chuỗi duy nhất. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể kết hợp hàm CONCATENATE với những hàm khác là LEFT/RIGHT và UPPER để để viết hoa ký tự đầu tiên trong chuỗi văn bản.
Cú pháp cụ thể sẽ là:
=CONCATENATE(text1, text2, textn…)
Trong đó, text1, text2, textn là những chuỗi văn bản mà người dùng muốn ghép nối và kết hợp lại thành một chuỗi duy nhất. Tương tự, bạn vẫn có thể gõ chúng vào công thức, hoặc tham chiếu vào những ô chứa dữ liệu cần thiết.
Ví dụ: Bạn có một bảng dữ liệu như bên dưới, hãy sử dụng hàm CONCATENATE cùng LEFT/RIGHT, UPPER để ghép nối văn bản và viết hoa chữ cái đầu cho chuỗi:
Bước 1: Đầu tiên, tại ô dữ liệu C4, bạn điền cú pháp sau:
=CONCATENATE(UPPER(LEFT(B4;1));RIGHT(B4;LEN(B4)-1)).
Bước 2: Sau đó, bạn bấm Enter, kết quả sẽ hiển thị là “Hạnh phúc mỗi ngày”. Để thực hiện điều tương tự cho các ô bên dưới, bạn tiếp tục giữ và kéo thả chuột đến hết vùng dữ liệu.
Thủ thuật Excel chuyên nghiệp cho dân văn phòng
Ngoài việc áp dụng cách hàm viết hoa chữ cái đầu trên, bạn cũng có thể tham khảo thêm một số thủ thuật Excel chuyên nghiệp dưới đây để tối ưu hóa quá trình nhập liệu và trình bày bảng tính:
Tìm và loại bỏ các giá trị trùng lặp
Đôi khi bạn sẽ gặp tình trạng trùng lặp dữ liệu khi xử lý các bảng tính có sẵn hoặc thu thập từ nhiều nguồn khác nhau. Nếu là một bảng tính ngắn đơn giản, bạn có thể xóa thủ công các dòng trùng lặp. Tuy nhiên, cách này sẽ không phù hợp với những bảng tính chứa hàng trăm, ngàn ô dữ liệu. Khi đó, hãy tham khảo hướng dẫn dưới đây để loại bỏ nhanh giá trị trùng lặp:
Bước 1: Đầu tiên, bạn bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu bằng chuột hoặc tổ hợp phím tắt Ctrl + A.
Bước 2: Sau đó, bạn click chuột vào mục Dữ liệu rồi bấm chọn Xóa bỏ bản sao.
Bước 3: Khi đó, trên màn hình máy tính sẽ hiển thị một cửa sổ mới, hãy click vào Bỏ chọn tất cả rồi chọn ID, cuối cùng bấm OK là hoàn tất.
Kẻ viền tự động khi thêm dữ liệu mới
Ngoài việc áp dụng hàm viết hoa chữ cái đầu, thiết lập tự động kẻ viền khi nhập liệu mới cũng làm cho bảng tính trông chuyên nghiệp và hấp dẫn hơn. Các bước chi tiết như sau:
Bước 1: Tương tự, bạn bôi đen vùng dữ liệu, nhưng cần lưu ý kéo xuống tất cả các dòng chưa có dữ liệu bên dưới.
Bước 2: Tiếp theo, vào Conditional Formatting, chọn New Rule và click vào dòng cuối cùng có nội dung “Sử dụng một công thức…”.
Bước 3: Tại bước này, nhập điều kiện vào ô “Định dạng giá trị nếu…”. Chọn dòng đầu tiên của bảng tính, rồi bấm F4 hai lần để có công thức: =$A2<>””.
Bước 4: Bây giờ, bạn click vào tab Format, sau đó chọn Outline và bấm OK để hoàn tất.
Cố định các hàng và cột tiêu đề
Việc cố định các cột và hàng tiêu đề giúp người dùng dễ dàng so sánh các dữ liệu theo hàng và cột một cách nhanh chóng. Điều này rất quan trọng đối với các bảng dữ liệu lớn với hàng ngàn hàng và cột. Các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Đầu tiên, bạn sử dụng chuột để bôi đen hàng và cột tiêu đề cần cố định.
Bước 2: Sau đó, bạn di chuyển chuột vào góc chéo và click vào View, chọn Freeze Panes và cuối cùng là Unfreeze Panes. Sau các thao tác này, hàng và cột tiêu đề đã được cố định và sẽ hiển thị ngay cả khi bạn cuộn bảng.
Tạo dòng kẻ chấm trong Excel
Sau khi áp dụng hàm viết hoa chữ cái đầu để định dạng bảng tính một cách đồng nhất, bạn còn có thể làm cho bảng dữ liệu trở nên chuyên nghiệp hơn với các dòng kẻ chấm cho những ô cần thiết:
Bước 1: Đầu tiên, bạn sử dụng chuột để bôi đen và chọn vùng cần thêm dấu chấm.
Bước 2: Tiếp theo, bạn click chuột phải vào vùng đã bôi đen và chọn Format Cells. Sau đó, vào Custom, nhập @*. vào ô Type và bấm OK để hoàn tất quá trình này.
Đánh số thứ tự với AGGREGATE
Hàm AGGREGATE giúp người dùng lọc, sắp xếp, xóa, thêm và quản lý dữ liệu một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn. Khi áp dụng hàm này, bạn có thể thêm, bớt dữ liệu mà không lo lắng số thứ tự bị sắp xếp lộn xộn.
Bước 1: Tại ô đầu tiên của cột cần đánh số thứ tự, nhập công thức với cú pháp cụ thể sau:
=AGGREGATE(function_num; options; array; [k])
Trong đó:
- function_num: Đây là số chỉ định chức năng bạn muốn sử dụng. Trong trường hợp này, bạn sử dụng COUNTA nên function_num là số 3.
- options: Lựa chọn này quy định cách xử lý các giá trị lỗi hoặc giá trị ẩn. Ở đây, chọn số 3 để loại bỏ các dòng lỗi hoặc ẩn.
- array: Đây là phạm vi dữ liệu mà bạn áp dụng chức năng vào. Trong trường hợp này, chọn C3 và nhấn F4 để cố định nó.
- [k]: Tham số này tùy chọn và có thể bỏ qua trong trường hợp này.
Vậy là bạn có công thức cuối cùng là =AGGREGATE(3;3;$C$3:C3).
Bước 2: Cuối cùng, kéo giữ và thả trỏ chuột đến dòng cuối cùng mà bạn muốn đánh số thứ tự.
Lời kết
Vậy là bạn đã học cách sử dụng hàm viết hoa chữ cái đầu và một số thủ thuật trong Excel để tạo ra bảng tính chuyên nghiệp và đẹp mắt nhất. Nếu bạn thấy nội dung hữu ích, hãy chia sẻ để mọi người cùng biết nhé!
