Buzz
Bạn có thể không nghĩ rằng có điều gì đáng biết về việc gấp thư trước khi đặt vào phong bì, nhưng điều này là sai. Có một etiket nhất định đi kèm với việc gấp thư đúng cách, đặc biệt là nếu đó là cho mục đích kinh doanh. Dành thời gian để tìm hiểu về các phương pháp gấp thư khác nhau trước khi chèn vào phong bì.
Các Bước
Gấp Thư Kinh Doanh Tiêu Chuẩn Hoa Kỳ Cho Phong Bì Kinh Doanh Tiêu Chuẩn
Ghi thông tin trên phong bì. Nếu bạn viết tay thông tin người nhận trên phong bì, hãy làm điều này trước khi bạn chèn thư vào để bạn không làm móp giấy.
- Nếu bạn muốn thư của bạn trông chuyên nghiệp hơn, bạn có thể sử dụng máy in của bạn để in địa chỉ lên phong bì.
- Bạn nên viết địa chỉ người nhận trên mặt trước của phong bì ở giữa (ví dụ: nếu bạn ở Mỹ: tên, địa chỉ, thành phố, tiểu bang và mã bưu điện), cũng như địa chỉ người gửi trở lại (tên của bạn, địa chỉ, thành phố, tiểu bang và mã bưu điện) ở góc trên bên trái.
Đặt thư lên bàn với mặt phẳng hướng lên. Trước khi gấp thư, kiểm tra địa chỉ trên thư và trên phong bì phù hợp nhau. Kiểm tra kỹ xem bạn đã ký thư chưa.
- Văn bản nên hướng lên phía bạn như bạn đang đọc nó.
Gấp phần dưới của thư lên. Lấy cạnh dưới của trang giấy. Gấp lên và qua phía trên để cạnh dưới khớp khoảng một phần ba đường trên trang.
- Nếu bạn không chắc chắn đó là bao nhiêu, hãy lấy phong bì của bạn và đặt nó dưới phần giữa của thư để sử dụng như một hướng dẫn.
Kiểm tra xem các cạnh có đều nhau không. Trước khi gấp gờ, hãy đảm bảo rằng các cạnh bên ngoài của thư đều khớp hoàn hảo để tránh gấp gờ không đều.
- Nếu các cạnh không được sắp xếp đúng cách, gấp gờ của bạn sẽ bị lệch và thư của bạn có thể không vừa vào phong bì.
- Khi bạn chắc chắn rằng chúng đã được sắp xếp, hãy sử dụng ngón tay của bạn để gấp gờ cẩn thận.
Gấp phần trên xuống. Bây giờ hãy lấy phần trên của thư và gấp nó xuống sao cho có khoảng một nửa inch (khoảng 1 cm) khoảng trống giữa gờ dưới và phần trên (đã gấp xuống) của thư.
- Một lần nữa, sử dụng phong bì của bạn như một hướng dẫn nếu bạn không chắc chắn. Khi phong bì của bạn đặt dưới thư, bạn có thể kiểm tra xem nó có vừa vào không bằng cách sắp xếp các gờ trên và dưới của thư với phong bì.
Gấp gờ phần trên. Đừng quên sắp xếp phần trên của gấp gờ với các cạnh của trang. Điều này sẽ mang lại cho bạn một gấp gờ sạch sẽ và thẳng.
- Bạn có thể giữ một cái thước ngang giữa ngón tay và trượt cạnh mỏng của thước dọc theo giấy để tạo ra một gấp gờ phẳng và rõ ràng nếu bạn muốn.
Chèn thư vào phong bì. Lấy thư sao cho các gấp hướng ra ngoài, và gấp trên cùng trùng với phần trên của phong bì. Giữ phong bì sao cho nắp của phong bì hướng về bạn, và mở ra phía bạn. Đặt thư cẩn thận vào phong bì để không làm móp trang.
- Người nhận nên có thể lấy thư và mở nó mà không cần phải xoay lên trên phía trên để đọc.
Gấp Thư Kinh Doanh Tiêu Chuẩn Hoa Kỳ Cho Phong Bì Có Kính
Đảm bảo bạn đã định dạng thư đúng cách. Nếu bạn đang sử dụng một phong bì có một “cửa sổ” trong suốt nơi tên và địa chỉ của người nhận sẽ hiển thị qua, điều quan trọng là bạn phải định dạng thư sao cho thông tin này trùng khớp đúng cách.
- Để định dạng một thư kinh doanh, bạn nên đảm bảo rằng viền của bạn được đặt ở 1 inch (2.5 cm) trên tất cả các cạnh trong trình xử lý văn bản của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn có văn bản được căn chỉnh về phía bên trái của trang trong khi bạn gõ ngày và địa chỉ của người nhận.
- Thư nên được căn chỉnh hàng đơn trừ trường hợp giữa các đoạn văn. Giữa các đoạn văn nên có hai dấu cách. Toàn bộ thư nên được căn chỉnh về phía bên trái.
- Nên có khoảng cách khoảng 2 inches (5.1 cm) từ đỉnh của trang đến nơi bạn gõ dòng văn bản đầu tiên (ngày).
- Gõ ngày ra đầy đủ (ví dụ: 1 tháng 4, 2016 thay vì 4/1/16).
- Nhấn Enter hai lần để có một khoảng trống giữa ngày và nơi bạn sẽ gõ thông tin của người nhận.
- Gõ tên đầy đủ của người nhận (ví dụ: Ông John Doe), nhấn Enter và gõ địa chỉ của người nhận, nhấn Enter một lần nữa và gõ thành phố, tiểu bang, và mã bưu điện của người nhận.
- Hãy chắc chắn bao gồm một khoảng trống giữa thông tin liên hệ của người nhận và lời chào.
Gấp thư thành “z fold.” Để tận dụng khung cửa sổ của phong bì, bạn sẽ cần gấp thư sao cho tên và địa chỉ của người nhận hướng ra ngoài.
- Phiên bản này của việc gấp không mang lại sự riêng tư như việc gấp thư vào trong, nhưng phải gấp theo cách này nếu bạn muốn tên và địa chỉ hiển thị qua cửa sổ.
- Nếu thư chứa thông tin nhạy cảm, có thể tốt nhất là sử dụng một phong bì tiêu chuẩn không có cửa sổ.
Bắt đầu với thư sao cho văn bản hướng xuống. Có văn bản hướng xuống sẽ làm cho việc nhìn thấy nơi tên và địa chỉ khi bạn gấp trở nên dễ dàng hơn.
- Nếu bạn đã làm đúng, bạn sẽ không thể đọc được văn bản của thư.
Sắp xếp thư sao cho nó bị ngược. Thư nên được đặt mặt văn bản xuống, nhưng hãy đảm bảo rằng nó cũng được sắp xếp sao cho tên và địa chỉ của người nhận gần bạn nhất.
- Nếu bạn đã làm đúng, khi bạn nhìn xuống dưới tờ giấy, tên và địa chỉ của người nhận sẽ là thứ gần bạn nhất.
Gấp phần trên xuống. Lấy một phần trên của tờ giấy và gấp xuống phía bạn.
- Nếu bạn không chắc chắn phải gấp bao xa, bạn cũng có thể căn chỉnh phong bì dưới phần giữa của tờ giấy để sử dụng như một hướng dẫn.
Gấp phần dưới lên. Lấy một phần dưới của tờ giấy và gấp lên và xa khỏi bạn.
- Tên và địa chỉ của người nhận bây giờ nên được nhìn thấy từ bạn.
Chèn thư đã gấp vào phong bì. Lấy thư sao cho thông tin của người nhận đối diện với phía trước của phong bì. Chèn thư sao cho thông tin hiển thị qua cửa sổ.
- Nếu bạn không thể nhìn thấy thông tin của người nhận, có thể bạn đã chèn thư ngược. Lấy thư ra và quay nó lại (thông tin của người nhận vẫn phải đối diện với cửa sổ).
Gấp Thư Kinh Doanh Tiêu Chuẩn Hoa Kỳ Cho Phong Bì Doanh Nghiệp Nhỏ
Kiểm tra địa chỉ. Trước khi gấp thư, hãy đảm bảo rằng địa chỉ bên trong của thư phù hợp với địa chỉ bạn đã viết hoặc in trên phong bì.
- Điều này sẽ giúp tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào.
- Đừng quên kiểm tra rằng bạn đã ký tên vào thư.
Đặt thư lên một bàn. Đảm bảo rằng văn bản hướng lên và hướng về phía bạn. Đây là cơ hội cuối cùng của bạn để đọc lại và kiểm tra xem bạn đã không bỏ sót điều gì.
- Ví dụ, bạn đã ghi ngày vào thư chưa? Có bất kỳ lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nào không?
Gấp phần dưới lên. Lấy phần dưới của thư và gấp nó sao cho cách đỉnh của trang khoảng một nửa inch (khoảng 1 cm).
- Bạn có thể đặt phong bì dưới thư để sử dụng như một hướng dẫn. Hãy đảm bảo rằng khi bạn đã gấp thư lên, nó nhỏ đủ để vừa vào phong bì.
Chèn rãnh gấp. Hãy đảm bảo căn chỉnh tất cả các cạnh bên ngoài của giấy trước khi gấp để tránh có gấp xiên. Nếu gấp không thẳng, thư của bạn có thể không vừa vào phong bì.
- Sử dụng một thước kẻ để tạo rãnh gấp sắc nét. Bạn có thể làm điều này bằng cách giữ một thước kẻ ngang và sử dụng cạnh mảnh của thước. Trượt cạnh của thước kẻ dọc theo thư ở các rãnh gấp để chúng phẳng và sắc nét.
Gấp phần phải của thư vào trong. Bây giờ bạn sẽ lấy phần bên phải của thư và gấp khoảng một phần ba vào trong.
- Căn chỉnh các cạnh trên và dưới của thư, sau đó gấp rãnh.
Gấp nửa bên trái của lá thư vào bên trong. Lấy phần còn lại của lá thư và gấp nó một phần ba vào bên trong. Điều này sẽ giống như bạn đã làm với phần bên phải.
- Căn chỉnh đầu và đáy của các cạnh để chúng thẳng hàng hoàn toàn trước khi gấp.
Quay lá thư ngang và chèn vào phong bì. Rãnh gấp cuối cùng mà bạn đã tạo ra sẽ đi vào đáy của phong bì trước tiên. Đặt nó sao cho các gấp đối diện với mặt sau của phong bì.
- Điều này sẽ làm cho người nhận dễ dàng tìm hiểu nơi bắt đầu mở lá thư.
Mẹo
-
Đọc lại lá thư của bạn trước khi chèn vào phong bì. Như vậy, bạn sẽ tránh được bất kỳ lỗi ngượng ngùng nào.
-
Bạn có thể làm cho các gấp của lá thư của bạn cứng cáp bằng cách sử dụng một cái thước để làm phẳng hoàn toàn các gấp.
-
Đừng quên đặt tem vào lá thư của bạn trước khi gửi nó qua bưu điện.
Cảnh báo
- Nếu bạn cần gửi nhiều trang, hãy xem xét việc đưa lá thư của bạn đến bưu điện để gửi. Phí gửi thư có thể cao hơn bình thường nếu vượt quá giới hạn trọng lượng.
