Buzz
Bạn có tài liệu quan trọng cần gửi qua email cho người khác không? Nếu bạn có một máy in có máy quét hoặc một chiếc điện thoại thông minh, bạn có thể làm điều đó trong vài bước đơn giản! Để tăng tính tương thích tổng thể, hãy chắc chắn gửi các quét của bạn dưới dạng PDF. Mytour này sẽ hướng dẫn bạn cách quét tài liệu bằng máy quét máy in, iPhone hoặc Android của bạn và gửi chúng đến một người khác qua email.
Những Điều Bạn Nên Biết
- Để sử dụng máy in có máy quét tích hợp, bạn sẽ cần một máy tính được kết nối.
- Khi sử dụng iPhone của bạn, bạn có thể lưu các quét của mình dưới dạng PDF với ứng dụng Notes.
- Khi sử dụng Android, bạn có thể quét tài liệu bằng cách sử dụng ứng dụng Google Drive.
Các Bước
Sử Dụng Máy In
Kết nối máy in của bạn với máy tính của bạn. Đảm bảo máy in đã được cắm vào.
- Máy in của bạn phải có máy quét tích hợp để quét tài liệu.
Định vị ứng dụng máy in trên máy tính của bạn.
- Đối với Windows, điều hướng đến Cài đặt → Thiết bị → Máy In & Máy Quét → Quản lý. Chọn Máy Quét, sau đó nhấp Mở Máy Quét.
- Đối với Mac, điều hướng đến Tùy Chỉnh Hệ Thống → Máy In & Máy Quét → Quét → Mở Máy Quét.
Đặt tài liệu của bạn vào khay hoặc bề mặt phẳng.
- Khi sử dụng khay, hãy chắc chắn bạn đã chọn tùy chọn khay. Điều này cho phép bạn quét nhiều trang cùng một lúc.
- Nếu bạn sử dụng bề mặt phẳng, hãy chắc chắn chọn tùy chọn bề mặt phẳng. Điều này chỉ cho phép bạn quét một tài liệu mỗi lần.
Trên máy in của bạn, nhấn Quét. Máy in của bạn sẽ bắt đầu quét các tài liệu.
- Nếu bạn có nhiều tài liệu, điều này có thể mất một thời gian.
Tìm vị trí của các tài liệu quét của bạn. Vị trí này sẽ thay đổi tùy thuộc vào cài đặt thiết bị của bạn.
- Đối với Windows, chúng sẽ được lưu tại thư mục Tài Liệu Quét Của Tôi hoặc Hình Ảnh.
- Đối với Mac, chúng sẽ tự động được lưu trong thư mục Hình Ảnh.
- Nếu bạn không thể tìm thấy các tập tin quét của mình, hãy sử dụng ứng dụng máy in của bạn để xem các tập tin đã quét gần đây của bạn. Nhấn vào Cài Đặt và tìm Lưu tại để xác định vị trí lưu.
Chuyển đổi các tài liệu quét của bạn sang định dạng PDF. Điều này sẽ làm cho việc xem các tài liệu quét của bạn dễ dàng hơn cho người nhận.
- Đối với Windows, mở các tài liệu quét của bạn và điều hướng đến 'Tệp' sau đó 'In'. Trong menu thả xuống cho 'Máy in', chọn 'In Microsoft để PDF'. Nhấp vào 'In'. Điều này sẽ lưu các tài liệu quét của bạn dưới định dạng PDF.
- Đối với Mac, mở các tài liệu quét của bạn và điều hướng đến 'Tệp' sau đó 'In'. Trong menu in, đánh dấu 'PDF', sau đó nhấp vào 'Lưu dưới dạng PDF'.
- Hãy chắc chắn lưu các tài liệu quét của bạn dưới dạng PDF ở một vị trí mà bạn sẽ nhớ được.
Mở ứng dụng email hoặc trang web email của bạn và nhấp vào Soạn Thảo. Bạn sẽ cần tạo email chứa các tài liệu quét của bạn.
- Nhập địa chỉ email của người nhận vào trường 'Tới'.
- Hãy đảm bảo tham chiếu đến các tập tin đính kèm trong phần thân hoặc chủ đề của email.
Nhấp vào nút 'Đính Kèm Tệp' và tìm vị trí của các tài liệu quét của bạn. Nút 'Đính Kèm Tệp' thường là một biểu tượng kẹp giấy.
- Các tài liệu quét PDF của bạn sẽ ở vị trí đã chỉ định từ các bước trước đó.
Nhấp vào Mở. Tùy thuộc vào ứng dụng email bạn đang sử dụng, nút này cũng có thể được ghi là OK hoặc Đính Kèm.
- Bạn cũng có thể nhấp đúp vào tài liệu đã định vị.
- Một số ứng dụng cung cấp kéo và thả. Để sử dụng điều này, chỉ cần kéo các tài liệu quét của bạn vào phần thân của email. Nó sẽ tự động được thêm vào như một tệp đính kèm.
Gửi tin nhắn.
- Khi họ nhận được tin nhắn của bạn, người nhận sẽ cần nhấp đúp hoặc chạm vào tệp đính kèm để xem tài liệu quét bạn đã gửi cho họ qua email.
Sử dụng iPhone
- Nếu chưa được cài đặt, bạn có thể cài đặt từ Cửa hàng Ứng Dụng.
Tạo ghi chú mới. Bạn có thể làm điều này bằng cách nhấp vào biểu tượng bút và biểu tượng ghi chú nằm ở góc trên bên phải hoặc góc dưới bên phải, tùy thuộc vào phiên bản iOS của bạn.
Chạm vào biểu tượng máy ảnh và chọn Quét Tài Liệu. Điều này sẽ mở máy ảnh của bạn.
Đặt camera của bạn trên tài liệu bạn muốn quét. Bạn sẽ có thể tổng hợp nhiều tài liệu trong cùng một tệp PDF miễn là chúng được quét trong cùng một phiên.
- Để có chất lượng tốt nhất, hãy quét tài liệu của bạn trong một khu vực có ánh sáng tốt và với bàn tay ổn định.
- Máy ảnh sẽ tự động chụp ảnh khi quét được phát hiện.
- Bạn có thể nhấn nút máy ảnh màu trắng để chụp ảnh thủ công.
Quét tất cả các tài liệu còn lại.
- Nếu bạn cần chụp lại một tài liệu, nhấp vào các tài liệu đã quét ở góc dưới bên trái. Nhấp vào Chụp lại ở góc trên bên phải của tài liệu bạn muốn chụp lại.
Khi hoàn thành, nhấp vào Lưu. Sẽ có một số trong dấu ngoặc đơn chỉ số lượng quét thành công.
- Các quét sẽ tự động ở định dạng PDF.
- Nếu bạn quét nhiều tài liệu trong cùng một phiên, chúng sẽ được tổng hợp cùng nhau trong cùng một tệp PDF.
Nhấp vào tài liệu đã quét trên trang Ghi Chú. Điều này sẽ đưa ra các tùy chọn tài liệu.
- Đảm bảo bạn đã chọn tài liệu đã quét, không phải Ghi Chú.
- Nó sẽ nói Tài Liệu Quét ở phía trên.
Nhấp vào ứng dụng Mail. Đây sẽ là một biểu tượng màu xanh lá cây với một phong bì màu trắng.
Soạn thảo tin nhắn mới của bạn. Thêm người nhận.
- Đảm bảo tham chiếu đến tệp đính kèm trong phần thân hoặc chủ đề của email.
- Mặc định, iPhone sẽ gửi Gửi từ iPhone của tôi như là một thẻ email. Xóa điều này khỏi cuối bản nháp email của bạn nếu bạn không muốn người nhận thấy.
Nhấn Gửi. Điều này sẽ được biểu thị bằng mũi tên lên trong một vòng tròn.
- Một số điện thoại sẽ phát ra âm thanh sau khi gửi email.
- Để xác nhận, kiểm tra thư mục Gửi trong hộp thư của bạn.
- Nếu bạn xóa nó một cách vô tình, bạn luôn có thể lấy lại email đã xóa.
Sử dụng Android
Tải xuống Google Drive từ Cửa hàng Google Play. Bạn sẽ cần đăng nhập vào tài khoản Google của bạn để sử dụng Google Drive.
Mở Google Drive. Trên trang chủ của bạn, bạn sẽ thấy các tệp đã xem gần đây.
Nhấn vào biểu tượng cộng và nhấp vào Quét. Điều này sẽ được chỉ ra bằng biểu tượng máy ảnh.
Chọn quyền của bạn. Google Drive sẽ yêu cầu quyền truy cập máy ảnh.
- Chọn Khi sử dụng ứng dụng hoặc Chỉ lần này.
- Không chọn Không cho phép vì bạn cần quyền truy cập máy ảnh để quét tài liệu từ điện thoại của bạn.
Đặt camera của bạn trên tài liệu bạn muốn quét.
- Để có chất lượng tốt nhất, quét tài liệu của bạn trong một khu vực có ánh sáng tốt và với bàn tay ổn định.
Nhấp vào nút máy ảnh màu trắng. Điều này sẽ chụp ảnh của quét của bạn.
- Bạn có thể chọn Thử lại nếu bạn muốn chụp ảnh lại.
- Nếu không, nhấp vào OK.
- Google Drive sẽ tự động chuyển ảnh của bạn thành một quét. Nếu có không gian trắng, nó sẽ tự động xác định các biên của tài liệu của bạn.
- Khi bạn hoàn thành, nhấp vào Hoàn tất.
- Bạn cũng có thể xoay sang chế độ ngang hoặc dọc.
Quét tất cả các tài liệu còn lại. Nhấp vào biểu tượng tài liệu ở góc dưới bên trái để thêm quét khác.
Khi bạn hoàn thành, nhấp vào Lưu. Bạn có thể nhập tiêu đề tài liệu nếu bạn muốn.
- Google Drive sẽ hiển thị tài khoản và thư mục bạn đang lưu vào.
- Google Drive sẽ tự động lưu các quét dưới dạng PDF.
Định vị các quét của bạn trong Google Drive và nhấp vào ⋮. Điều này sẽ hiển thị một cửa sổ mới với các tùy chọn cho các tài liệu đã quét của bạn.
- Các quét sẽ ở điểm đến được đặt trong bước trước đó.
Nhấp vào Gửi bản sao và chọn ứng dụng email ưa thích của bạn. Bạn sẽ có tùy chọn để gửi qua Bluetooth, Gmail, Messages, hoặc các ứng dụng khác từ danh sách ứng dụng của bạn.
Soạn thảo tin nhắn mới của bạn. Thêm người nhận.
- Đảm bảo tham chiếu đến tệp đính kèm trong phần thân hoặc chủ đề của email.
Nhấn Gửi. Điều này sẽ được biểu thị bằng mũi tên lên trong một vòng tròn.
- Để xác nhận, hãy kiểm tra thư mục Gửi trong hộp thư của bạn.
