Cách hồi đáp email nhận việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và ví dụ thư

Việc trả lời email nhận việc bằng tiếng Anh là một phần quan trọng trong quá trình giao tiếp giữa ứng viên và nhà tuyển dụng. Việc này giúp ứng viên thể hiện thái độ chuyên nghiệp, tự tin và sẵn lòng làm việc trong môi trường quốc tế. Vì vậy, bài viết dưới đây sẽ cung cấp cách trả lời email nhận việc bằng tiếng Anh nhằm giúp ứng viên có được sự chuẩn bị kỹ càng hơn để nâng cao cơ hội nghề nghiệp trong tương lai.

Bố cục thư hồi đáp email nhận việc bằng tiếng Anh

• Tiêu đề: Phần tiêu đề ngắn gọn, thể hiện nội dung chính của email.

• Lời chào: Bắt đầu bức thư bằng một lời chào lịch sự tới nhà tuyển dụng.

• Phần mở đầu và lời cảm ơn: Trình bày lý do viết email và ngắn gọn, gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng vì cơ hội được xem xét cho vị trí công việc.

• Câu trả lời của ứng viên: Trình bày câu trả lời (đồng ý hoặc từ chối) cho lời mời làm việc từ nhà tuyển dụng.

• Lời chào kết thư và chữ ký (bao gồm họ tên đầy đủ): Tổng kết email bằng cách cảm ơn một lần nữa vì cơ hội và sẵn lòng cung cấp thêm thông tin hoặc tài liệu nếu cần, hoặc chúc nhà tuyển dụng tiếp tục phát triển trong tương lai.

Các bước hồi đáp thư nhận việc bằng tiếng Anh

Đề mục

Tiêu đề thư cần phản ánh nội dung chính của email mà ứng viên viết. Đối với trả lời thư nhận việc, ứng viên có thể sử dụng “Response to [Tên công việc/vị trí] Offer” để người nhận thư hiểu được nội dung chính của email của ứng viên.

Ví dụ: Subject: Response to Software Engineer Position Offer.

Lời mở đầu

Lời chào đầu thư mang mục đích bày tỏ sự biết ơn và niềm vui khi nhận được thông báo về việc được chọn cho vị trí đã nộp đơn. Phần này thường bắt đầu bằng một lời chào như “Dear [Tên nhà tuyển dụng]”. Không nên ghi những lời chào chung chung như “To whom it may concern” hay “Dear Sir/Madam”.

Cảm ơn nhà tuyển dụng

Ở phần này, ứng viên sẽ bày tỏ sự biết ơn vì nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem xét hồ sơ và năng lực của ứng viên để đưa ra quyết định.

Ví dụ: “Thank you for considering my application for the [vị trí công việc] position.”

Xác nhận hoặc từ chối nhận việc

Nếu ứng viên chấp nhận lời mời làm việc, ứng viên cần diễn đạt sự hân hoan và sẵn sàng bắt đầu làm việc, và có thể cung cấp thêm một thời điểm dự kiến bắt đầu làm việc.

Nếu ứng viên từ chối lời mời làm việc, ứng viên cần diễn đạt sự biết ơn về cơ hội nhưng cần nhắc tới lý do cho sự từ chối. Đối với lý do từ chối, ứng viên có thể nói đến một cơ hội khác hoặc lý do cá nhân.

Ví dụ chấp nhận: “I am thrilled to accept the offer and am eager to join the team. I am available to start on [ngày bắt đầu làm việc dự kiến], as discussed.”

Ví dụ từ chối: “After careful consideration, I have decided to decline the offer. I appreciate the opportunity, but I have accepted another position that aligns more closely with my career goals.”

Lời chào kết thúc thư và chữ ký người gửi

Ứng viên bày tỏ sự biết ơn một lần nữa và kết thúc bức thư một cách lịch sự.

Ví dụ: “Once again, thank you for this opportunity. I look forward to contributing to the team.”

Một vài mẫu câu trong thư trả lời email nhận việc bằng tiếng Anh

• “I am thrilled to accept the offer and am looking forward to joining the team.” (Tôi rất vui mừng được chấp nhận lời đề nghị và mong muốn được gia nhập nhóm làm việc.)

• “I am grateful for the opportunity and am honored to accept the offer.” (Tôi biết ơn cơ hội này và rất vinh dự được chấp nhận lời đề nghị.)

Xác nhận từ chối công việc:

• “While I am flattered by the offer, I've decided to decline in favor of pursuing opportunities that are more in line with my professional objectives.” (Mặc dù tôi cảm kích lời đề nghị, nhưng tôi đã quyết định từ chối để theo đuổi những cơ hội phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp của mình.)

• “I'm grateful for the offer, but I've chosen to explore other paths that I believe will better suit my skills and aspirations.” (Tôi rất biết ơn về lời đề nghị, nhưng tôi đã chọn khám phá những con đường khác mà tôi tin rằng sẽ phù hợp hơn với kỹ năng và hoài bão của mình.) 

Xác nhận thời gian bắt đầu làm việc:

• “I am available to start on [ngày bắt đầu làm việc dự kiến] as discussed.” (Tôi sẵn sàng bắt đầu vào [ngày bắt đầu làm việc dự kiến] như đã thảo luận.)

• “I can begin my employment on [ngày bắt đầu làm việc dự kiến] and am ready to hit the ground running.” (Tôi có thể bắt đầu công việc của mình vào [ngày bắt đầu làm việc dự kiến] và sẵn sàng bắt đầu công việc.)

• “My first day of work will be [ngày bắt đầu làm việc dự kiến], and I am eager to get started.” (Ngày làm việc đầu tiên của tôi sẽ là [ngày bắt đầu làm việc dự kiến], và tôi rất háo hức được bắt đầu.)

Biểu đạt sự biết ơn:

• “I'm truly joyful by the opportunity to be part of your team, and I'm eager to contribute positively.” (Tôi thật sự vui sướng với cơ hội được trở thành một phần của nhóm của bạn, và tôi háo hức góp phần tích cực.)

• “I'm deeply appreciative of the opportunity to contribute to your team's vision, and I'm excited to embark on this journey together.” (Tôi rất biết ơn về cơ hội được đóng góp vào tầm nhìn của nhóm của bạn, và tôi háo hức bắt đầu hành trình này cùng với bạn.)

Yêu cầu thông tin bổ sung (nếu cần):

• “I'm eager to learn more about the company culture and any initiatives in place to support professional growth. Can you shed some light on that?” (Tôi rất háo hứng được tìm hiểu thêm về văn hóa công ty và các sáng kiến ​​đang tồn tại để hỗ trợ sự phát triển chuyên môn. Bạn có thể giải đáp thêm không?)

• “I'm keen to understand the team's goals and how my role fits into the bigger picture. Would you mind elaborating on that?” (Tôi rất muốn hiểu rõ mục tiêu của nhóm và vai trò của tôi có thể phù hợp vào bức tranh tổng thể của cả nhóm như thế nào. Bạn có thể làm rõ cho tôi không?)

Những điểm cần lưu ý

• Sử dụng ngôn ngữ lịch sự và chuyên nghiệp: Trong email nhận việc, ứng viên cần sử dụng ngôn từ lịch sự và chuyên nghiệp để thể hiện tôn trọng và sự chuyên môn.

• Chính xác và rõ ràng: Hãy viết một cách rõ ràng và chính xác, tránh gây hiểu nhầm hoặc mơ hồ. Đảm bảo rằng thông tin về việc nhận việc và thời gian bắt đầu làm việc được mô tả một cách chính xác.

• Tránh sử dụng từ ngữ tiêu cực: Dù ứng viên quyết định chấp nhận hay từ chối lời mời làm việc, hãy sử dụng từ ngữ tích cực và lịch sự.

• Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp: Trước khi gửi email, hãy kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp.

• Chú ý đến định dạng và cách trình bày email: Sắp xếp email một cách chuyên nghiệp, bao gồm việc sử dụng định dạng thích hợp, font chữ dễ đọc và các dòng khoảng cách phù hợp.

Các mẫu thư hồi đáp email nhận việc bằng tiếng Anh

Mẫu thư chấp nhận

Subject: Acceptance of Job Offer and Request for Further Information

Dear [Tên người gửi],

I am writing to formally accept the job offer for the position of [Tên vị trí] at [Tên công ty]. I am thrilled for the opportunity to join your team and contribute to the company's success. Thank you for considering me for this role.

I would appreciate it if you could provide me with further details regarding the onboarding process, including any necessary paperwork and documentation that I need to complete before my start date. Additionally, I would like to know more about the benefits package and employee policies.

I am looking forward to starting on [ngày bắt đầu làm việc dự kiến] and am eager to begin this exciting journey with [Tên công ty].

Thank you once again for this opportunity.

Sincerely,

[Tên ứng viên]

Bản dịch:

Chủ đề: Chấp nhận lời đề nghị làm việc và yêu cầu thêm thông tin

Kính gửi [Tên người gửi],

Tôi viết thư này để chính thức chấp nhận lời đề nghị việc làm cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Tôi rất vui mừng với cơ hội được tham gia vào đội ngũ của bạn và đóng góp vào sự thành công của công ty. Xin cảm ơn bạn đã xem xét vị trí này cho tôi.

Tôi rất mong nhận được thông tin cụ thể hơn về quá trình làm việc mới, bao gồm mọi giấy tờ và tài liệu cần thiết mà tôi cần hoàn thiện trước ngày bắt đầu làm việc. Thêm vào đó, tôi muốn biết thêm về gói lợi ích và chính sách nhân viên.

Tôi mong chờ bắt đầu làm việc vào [ngày bắt đầu làm việc dự kiến] và rất háo hức bắt đầu hành trình thú vị này cùng [Tên công ty].

Một lần nữa, xin cảm ơn bạn về cơ hội này.

Trân trọng,

[Tên ứng viên]

Mẫu thư từ chối

Subject: Regretful Decline of Job Offer

Dear [Tên người gửi],

After careful consideration, I regret to inform you that I must decline the job offer for the position of [Tên vị trí] at [Tên công ty]. I want to express my gratitude for considering me for this role, and I appreciate the time and effort that you and your team have invested in the hiring process.

While I am honored by the offer, I have decided to pursue another opportunity that aligns more closely with my long-term career goals. I sincerely apologize for any inconvenience this may cause.

Thank you once again for your understanding, and I wish you and your team continued success.

Best regards,

[Tên ứng viên]

Bản dịch:

Chủ đề: Từ chối lời đề nghị làm việc

Kính gửi [Tên người gửi],

Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi không thể chấp nhận lời đề nghị việc làm cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn về việc bạn đã xem xét cho tôi vị trí này, và tôi đánh giá cao thời gian và công sức mà bạn và đội ngũ của bạn đã đầu tư trong quá trình tuyển dụng.

Mặc dù tôi rất vinh dự về lời đề nghị này, nhưng tôi đã quyết định theo đuổi một cơ hội khác phù hợp hơn với mục tiêu sự nghiệp dài hạn của mình. Tôi thành thật xin lỗi về bất kỳ sự bất tiện nào điều này có thể gây ra.

Một lần nữa, tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến bạn về sự thông cảm của bạn, và tôi hy vọng rằng bạn và đội ngũ của bạn sẽ tiếp tục gặt hái thành công.

Một lần nữa, tôi muốn gửi đến bạn lời chân thành,

[Tên ứng viên]

Tóm tắt