Buzz
Email không nhất thiết phải trang trọng như viết thư giấy. Nhưng đôi khi, bạn cần phải tỏ ra trang trọng hơn trong cách viết. Hãy suy nghĩ về người nhận và chọn lời chào phù hợp với tình huống. Sau đó, bạn có thể bắt đầu viết email.
Bước đi tiếp theo
Xem xét đối tượng nhận email
Xác định mức độ trang trọng cần thiết
Tìm tên người nhận. Nếu chưa biết tên, hãy nghiên cứu. Biết tên người nhận giúp lời chào cá nhân hơn, dù bạn viết email chuyên nghiệp.
Lặp lại cách chào của họ. Nếu họ đã gửi email cho bạn, sao chép cách họ chào. Ví dụ, nếu họ viết 'Chào' và tên bạn, bạn cũng trả lời tương tự.
Chọn cách chào
Sử dụng 'Kính gửi'. 'Kính gửi'(theo sau là tên người nhận) là câu chào kinh điển, trang trọng và không gây khó chịu.
Dùng 'Xin chào' nếu không biết tên người nhận. Đây là cách chào trang trọng cho email kinh doanh. Tuy nhiên, tìm tên là lựa chọn tốt hơn nếu có thể.
Xem xét việc sử dụng 'Chào ('Hi' hoặc 'Hello') trong email ít trang trọng. Email thường không cần quá trang trọng như thư truyền thống. Ví dụ, gửi email cho giáo sư, đặc biệt là người bạn thường liên hệ, có thể sử dụng lời chào 'Hi' hoặc 'Hello'.
Tránh sử dụng từ 'Này'. Từ này không phù hợp trong email trang trọng. Cho dù bạn thân thiết với sếp, cũng nên tránh sử dụng 'Này'.
Sử dụng chức danh thay cho tên khi cần. Nếu bạn chỉ biết chức danh của người đó, có thể sử dụng chức danh đó thay cho tên.
Thêm kính ngữ như 'Ông', 'Bà', 'Bác sĩ', hoặc 'Giáo sư' trước tên người nhận. Điều này làm cho email trở nên trang trọng hơn.
Định dạng và bắt đầu email
Đặt lời chào lên dòng đầu tiên. Viết lời chào bạn đã chọn ở dòng đầu tiên, sau đó là tên người nhận. Nếu có thể, bạn cũng có thể sử dụng kính ngữ của họ như Ông, Bà, hoặc Bác sĩ, kế tiếp là họ tên đầy đủ.
Sử dụng dấu phẩy. Dấu phẩy thích hợp sau lời chào. Trong email chuyên nghiệp, dấu phẩy sẽ phù hợp hơn dấu hai chấm.
Chuyển xuống dòng mới. Lời chào ở đầu email, sau khi viết xong, hãy nhấn xuống dòng. Nếu sử dụng ngắt dòng, bạn cần để một dòng trắng giữa lời chào và đoạn văn đầu tiên.
Giới thiệu bản thân nếu cần thiết. Nếu là lần đầu tiên liên hệ, hãy tự giới thiệu. Việc này giúp người nhận biết bạn là ai và khuyến khích họ đọc thêm thư.
Đi thẳng vào vấn đề. Email trang trọng thường cần trình bày nội dung nhanh chóng. Điều quan trọng là mô tả mục đích một cách ngắn gọn nhất.
