Cách làm việc đa nhiệm

Thiết lập mục tiêu của bạn. Câu ngạn ngữ cũ 'Nếu bạn không biết mình đang đi đến đâu, bất kỳ con đường nào cũng sẽ đưa bạn đến đó' vẫn đúng ngay cả khi bạn đang thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.

Đánh giá xem việc làm đa nhiệm có phù hợp với mục tiêu và nhiệm vụ mà bạn phải thực hiện không. Trong sự đánh giá trung thực của bạn, liệu việc làm đa nhiệm có cần thiết không? Nó có giúp bạn làm được nhiều hơn không? Hay chỉ làm cho bạn làm chậm chạp hoặc không tốt?

• Nếu quản lý hoặc ai đó yêu cầu bạn làm đa nhiệm và bạn cảm thấy rằng điều đó làm ngược lại hoặc không an toàn, hãy thử giải thích những lo ngại của bạn.

Dành thời gian để tập trung hoặc xử lý những nhiệm vụ phức tạp và cần sự tập trung đầy đủ của bạn. Hãy cho biết rằng bạn thích dành thời gian cho riêng mình mỗi ngày một hoặc hai giờ, và sử dụng thời gian đó cho các nhiệm vụ căng thẳng đòi hỏi sự tập trung đầy đủ của bạn.

Chọn những nhiệm vụ mà bạn đã quen thuộc, thông thạo để làm đa nhiệm. Đừng mong đợi có thể tập trung đầy đủ để học một hoạt động mới hoặc thực hiện một nhiệm vụ khó khăn hoặc phức tạp.

Lên kế hoạch trước. Bạn không thể lên lịch mọi sự gián đoạn, hoặc dự đoán có bao nhiêu lần điện thoại sẽ reo trong một buổi chiều, nhưng bạn có thể chọn các nhiệm vụ của mình và có trong đầu một trình tự sự kiện chung để hoàn thành chúng mà tránh sự lặp lại không cần thiết hoặc dư thừa.

Thực hiện công việc trước. Nếu bạn biết rằng sẽ có một đợt tấn công lớn vào buổi chiều, hãy bắt đầu sớm để thiết lập và chuẩn bị. Nếu bạn từng thấy nhân viên nhà hàng gói đồ ăn vào khăn lúc 3 giờ chiều, bạn đã thấy một ví dụ tốt về việc làm việc trước.

Dành thêm thời gian. Nếu bạn dự đoán có nhiều gián đoạn, tính vào đó khi bạn lên kế hoạch cho việc mất bao lâu để hoàn thành mọi việc khác.

Làm việc một việc một lúc, nhưng thay đổi. Những người biểu diễn xiếc có thể có nhiều vật đang bay trên không, nhưng họ thường chỉ điều khiển một cái một lúc.

Loại bỏ những nhiệm vụ không cần thiết. Nếu bạn làm nhiều việc cùng một lúc để hiệu quả hơn, đừng dành thời gian làm những việc thừa thãi. Ngoại lệ là một hoạt động phụ trợ để giúp trôi qua thời gian nếu một nhiệm vụ chính làm bạn chán ngắt, cơ hàn, hoặc lặp lại. Ví dụ, nếu việc nghe radio hoặc sách nói giúp giảm đi sự nhàm chán khi sơn tường, hãy thử nghiệm.

Đơn giản hóa những nhiệm vụ mà bạn không thể loại bỏ. Đặc biệt là nếu chúng là các nhiệm vụ hàng ngày, hãy cố gắng thực hiện chúng chỉ đúng mức cần thiết. Điều này không có nghĩa là bạn nên làm công việc dưới tiêu chuẩn. Thay vào đó, tìm kiếm sự không hiệu quả và cải thiện những gì bạn có thể.

Chọn những nhiệm vụ tương thích. Ví dụ, bạn có thể thấy rằng đọc và nghe diễn thuyết cùng sử dụng loại tập trung tương tự. Thay vào đó, hãy kết hợp một nhiệm vụ vật lý, như là ủi quần áo, với một nhiệm vụ tinh thần, như là nghe radio.

Chọn những nhiệm vụ dễ bị gián đoạn. Đặc biệt là nếu việc đa nhiệm bao gồm xử lý những gián đoạn thường xuyên (như một chiếc điện thoại reo), hãy chọn những nhiệm vụ có thể dễ dàng tạm dừng để thực hiện đồng thời.

• Khi bạn tạm dừng, hãy tạm dừng một cách có ý thức và làm những gì bạn cần để tự nhắc nhở mình tiếp tục.
• Khi có thể, tạm dừng tại các điểm dừng tự nhiên. Điều này có thể là cuối trang, hoặc đầu chu kỳ chờ đợi.

Giữ một số dự án nhỏ hoặc nhiệm vụ đơn giản để điền vào khoảng trống trong một dự án lớn hơn. Nghĩa là, ưu tiên thực hiện dự án lớn, nhưng làm các nhiệm vụ cơ bản, lấp đầy thời gian mỗi khi bạn phải đợi thông tin hoặc cảm hứng cho dự án lớn.

Sử dụng thời gian chờ đợi một cách hiệu quả. Mang theo một cái gì đó để làm, đặc biệt là ở những nơi bạn dự đoán sẽ phải đợi (sân bay, bưu điện, hoặc phòng nha sĩ). Đọc sách là một nhiệm vụ dễ dàng, di động. Mang theo thẻ ghi chú hoặc một cuốn sổ để ghi ý tưởng cũng là một ý kiến tốt.

Làm việc với một tốc độ bạn có thể duy trì. Nghỉ ngơi khi bạn cần, đặc biệt là để cân bằng những thời điểm gấp rút. Việc làm đa nhiệm có thể đòi hỏi tập trung sâu sắc, và có thể không phải là một hoạt động bạn có thể duy trì mãi mãi.