Buzz
Đôi khi, bạn bị đánh lừa bởi sự bận rộn của mình. Bạn có từng tập trung làm việc cả ngày từ sáng đến chiều, thậm chí làm thêm giờ vào buổi tối nhưng công việc vẫn chất chồng lên? Có bao giờ bạn tự hỏi tại sao mình đã làm việc rất chăm chỉ nhưng mãi không được đề bạt lên vị trí cao hơn? Có thể bạn bận rộn nhưng KHÔNG làm việc hiệu quả.
Trước khi bắt đầu công việc tiếp theo, hãy xem xét một số điều sau.
1. NGƯỜI BẬN RỘN LÀM VIỆC CHĂM CHỈ, NGƯỜI NĂNG SUẤT LÀM VIỆC THÔNG MINH
“Bận rộn đòi hỏi phải làm việc nhiều giờ hơn, trong khi năng suất cao đòi hỏi phải làm việc thông minh hơn.” - Lombardo
a. Người bận rộn luôn cố gắng tự làm mọi thứ - Điều này có thể không tốt!
Người bận rộn thường có xu hướng tự làm mọi việc, đặt mục tiêu hoàn thành nhiều công việc trong thời gian ngắn. Điều này thể hiện sự chăm chỉ và tinh thần tự lập, nhưng trong nhiều trường hợp, ôm đồm công việc cũng rất dễ gây ảnh hưởng đến hiệu suất chung của dự án. Bạn có thể bị cuốn vào chi tiết nhỏ, mất tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng, và không còn đủ thời gian để làm những công việc thực sự có ảnh hưởng lớn đến kết quả.
Hơn nữa, sự cố gắng quá mức và tự đảm nhận quá nhiều công việc cũng là nguyên nhân gây căng thẳng và mất cân bằng trong cuộc sống. Những người bận rộn có thể cảm thấy áp lực vì cố gắng đạt được nhiều mục tiêu cùng một lúc. Họ không có đủ thời gian để thư giãn và tái tạo năng lượng để duy trì nhiệt huyết lâu dài.
b. Người năng suất làm việc thông minh làm như thế nào?
i. Phân biệt công việc sâu và công việc nông
Việc phân biệt công việc sâu và công việc nông trong ngày làm việc là bước quan trọng để bạn hiểu rõ ưu tiên nhiệm vụ và phân chia thời gian hợp lý. Tạo lịch làm việc thông minh giúp bạn dành nhiều thời gian và tập trung cho công việc sâu, từ đó nâng cao hiệu suất và đạt được kết quả tốt hơn. Quản lý công việc nông cũng cần hiệu quả để tiết kiệm thời gian cho công việc quan trọng hơn.
ii. Tự động hoá công việc
Nhiều người nói công việc của họ lặp đi lặp lại, mỗi ngày làm những công việc tương tự. Đối với tôi, đây là cơ hội! Tự động hoá công việc là tìm cách rút ngắn thời gian thực hiện một nhiệm vụ.
Ví dụ, trước đây bạn phải nhập số liệu trong 30 phút. Bây giờ, nhờ hàm Excel, bạn chỉ cần 10 phút. Thời gian còn lại, bạn có thể làm những việc khác, học hỏi và nâng cao kỹ năng. Bạn cũng có thể đào tạo cho người khác thực hiện việc này. Sếp sẽ thấy bạn làm việc nhanh và sẵn sàng đảm nhiệm nhiệm vụ mới, từ đó bạn được đề bạt và tham gia dự án thú vị hơn.
Để tự động hoá công việc, bạn cần lập quy trình và tối ưu hóa.
(1) Xây dựng quy trình cho công việc:
Ở bước này, bạn cần xác định rõ các bước cần thiết trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Bạn có thể thực hiện việc lập quy trình cho công việc qua các bước sau:
- Xác định công việc: Xác định công việc cần thực hiện, mục tiêu và kết quả mong muốn của công việc đó.- Phân tích các bước công việc: Chia công việc thành các bước cụ thể và xác định thứ tự hợp lý của chúng. Điều này giúp bạn nhìn thấy toàn bộ quy trình và nhận biết được các bước quan trọng.- Loại bỏ các bước không cần thiết: Đánh giá mỗi bước công việc và xem xét có bước nào không cần thiết hoặc có thể tích hợp với bước khác. Sau đó, loại bỏ những bước không cần thiết giúp giảm thời gian và tập trung vào những bước quan trọng hơn.
(2) Tối ưu hóa quy trình:
Sau khi xây dựng quy trình, bạn cần xem xét và xác định những bước có thể tận dụng công nghệ để tự động hóa và rút gọn quy trình.
Ví dụ, nếu trong quy trình gửi email bạn thường phải trả lời các câu hỏi giống nhau từ khách hàng hoặc đồng nghiệp, bạn có thể tạo một vài mẫu tin nhắn trả lời tự động cho các câu hỏi thường gặp. Khi nhận được câu hỏi tương tự, bạn chỉ cần chọn mẫu tin nhắn và gửi đi mà không cần phải viết lại từ đầu. Điều này giúp bạn giảm thời gian xử lý email mà vẫn đảm bảo chất lượng email gửi đi.
Bên cạnh việc tiết kiệm thời gian và công sức của bạn, tự động hóa quy trình còn giảm nguy cơ phạm sai sót với các công việc lặp đi lặp lại. Bằng cách lập quy trình và tối ưu hóa, bạn có thể tập trung vào những công việc quan trọng hơn, sáng tạo hơn, và hoàn thành nhiều dự án hơn.
