Buzz
I. Biên bản cuộc họp (Meeting minutes) là gì?
Biên bản cuộc họp (Meeting Minutes) ghi lại các nội dung quan trọng từ buổi họp
Biên bản cuộc họp (Meeting minutes, hoặc Minutes of Meeting - MoM) là một văn bản ghi chép nội dung và các quyết định quan trọng được đưa ra trong một cuộc họp, kể cả ý kiến thảo luận của các cá nhân. Một biên bản cuộc họp công ty hoàn chỉnh là biên bản đảm bảo độ chính xác và không bỏ sót thông tin quan trọng nào.
Thường thì, người ghi chép (note-taker) được chỉ định để ghi lại biên bản cuộc họp. Sau đó, phiên bản ghi chép hoàn chỉnh sẽ được gửi đến tất cả các thành viên tham gia cũng như những người có liên quan.
II. Tầm quan trọng của biên bản ghi chép cuộc họp
Không phải ngẫu nhiên mà biên bản cuộc họp là văn bản cần thiết trong các cuộc họp. Sau đây là các lý do chính mà bạn nên viết biên bản cuộc họp cho các buổi meeting tiếp theo!
1. Lưu trữ thông tin để so sánh
Biên bản cuộc họp cung cấp mọi nội dung quan trọng diễn ra trong cuộc họp, bao gồm cả ý kiến của người tham gia (attendee), cuộc thảo luận, quyết định sau cùng, v.v. Dựa vào các thông tin này, nội dung và kinh nghiệm rút ra từ cuộc họp có thể có ích trong tương lai, thậm chí là chứng cứ để giải quyết các mâu thuẫn, tranh chấp phát sinh.
2. Phân bổ dòng thông tin hiệu quả
Do biên bản cuộc họp trình bày một cách cô đọng về những nội dung quan trọng, người tham gia và lãnh đạo đều có thể bám sát kế hoạch công việc. Đồng thời, nhân viên không trực tiếp tham gia buổi họp cũng dễ dàng nắm bắt thông tin và hiểu rõ quyết định được đưa ra.
3. Giám sát & Đánh giá tiến độ công việc
Thông qua việc theo dõi nhiệm vụ và cam kết được đưa ra trong cuộc họp, biên bản giúp đảm bảo rằng mọi người thực hiện đúng theo quyết định cuối cùng. Từ đó, là đánh giá năng suất làm việc của những người trực tiếp liên quan, kịp thời điều chỉnh kế hoạch công việc.
III. Những thông tin cần có trong một biên bản cuộc họp hoàn chỉnh
Thông tin cần có trong một biên bản cuộc họp hoàn chỉnh
Một mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh cần đảm bảo thông tin được ghi lại đầy đủ và chính xác. Tùy theo từng công ty hoặc tổ chức, cấu trúc biên bản cuộc họp có thể khác nhau. Tuy nhiên, một biên bản cuộc họp hoàn chỉnh thường bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin cơ bản
- Tên cuộc họp
- Địa điểm, thời gian diễn ra cuộc họp
- Mục đích cuộc họp: Mô tả ngắn gọn về mục đích của cuộc họp
- Danh sách người tham gia và vắng mặt
- Tên của các thành viên tham gia
- Vị trí nghề nghiệp/ Tổ chức của các thành viên (Nếu cần)
- Meeting Agenda (Nội dung cuộc họp)
- Danh sách các chủ đề cần thảo luận và những vấn đề quan trọng.
- Thời gian dự kiến cho mỗi chủ đề.
- Các quyết định cuối cùng trong cuộc họp
- Ý kiến của những người tham gia
- Công việc sắp tới & Phân công công việc
- Lượt bầu cử (Nếu có)
Do tính chất của buổi họp, người ghi chú cần có khả năng viết nhanh, ghi chú đầy đủ thông tin mà vẫn đảm bảo tính chính xác. Người ghi chú có thể viết tay hoặc sử dụng máy tính để ghi chú thông tin quan trọng của cuộc họp một cách ngắn gọn, súc tích, tránh sự lạc đề không cần thiết.
IV. 5 bước cơ bản để viết một biên bản cuộc họp hoàn chỉnh
5 bước viết một mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh
1. Ghi chú dựa trên Nội dung cuộc họp (Meeting Agenda)
Nội dung cuộc họp (Meeting Agenda) có thể coi là kế hoạch tổ chức cuộc họp. Trước khi cuộc họp bắt đầu, Meeting Agenda thường được gửi tới các thành viên tham gia để họ có thời gian chuẩn bị và đóng góp ý kiến vào cuộc thảo luận.
Xây dựng sẵn Meeting Agenda giúp các thành viên tập trung vào các chủ đề quan trọng, giảm thiểu nguy cơ rối loạn trong quá trình thảo luận. Điều này giúp việc ghi chép thông tin trở nên hiệu quả hơn và phản ánh chính xác mục đích của cuộc họp.
2. Ghi chép thông tin ngắn gọn
Bước này yêu cầu người ghi chú biên bản cuộc họp đáp ứng đủ 2 yếu tố: kỹ năng và sự tập trung. Người ghi chú cần chọn lọc thông tin một cách linh hoạt để ghi lại những nội dung và quyết định quan trọng mà vẫn đảm bảo tính chính xác. Chỉ khi đó, biên bản cuộc họp mới dễ đọc và dễ theo dõi, đồng thời tập trung vào mục tiêu của cuộc thảo luận.
Hãy tránh sử dụng ngôn từ phức tạp và câu văn dài. Thay vào đó, hãy ghi chú với từ ngữ đơn giản và thông tin súc tích. Biên bản cuộc họp ngắn gọn sẽ giúp các thành viên dễ dàng theo dõi và hiểu rõ nội dung cuộc họp.
3. Nội dung dễ hiểu (để người vắng mặt dễ nắm bắt thông tin)
Bên cạnh việc ghi chép ngắn gọn, người ghi chú còn cần phải trình bày dễ hiểu. Bạn có thể phân bổ nội dung theo “kịch bản” cuộc họp hoặc mức độ ưu tiên. Chẳng hạn: “1. Báo cáo tiến độ, 2. Kế hoạch công việc tuần B, 3. Phân công công việc”.
Ngoài ra, đừng quên giải thích các nội dung khó hiểu hoặc dễ gây nhầm lẫn khi xem lại biên bản cuộc họp. Trong một số trường hợp, các thành viên có thể không nhớ đúng về bối cảnh của các quyết định được đưa ra, và tất nhiên, những người vắng mặt cũng sẽ gặp khó khăn trong việc hiểu được.
4. Ghi chú chính xác nội dung
Chính xác là yếu tố quan trọng của một biên bản cuộc họp hoàn chỉnh. Viết chính xác nội dung quan trọng trong buổi họp, hạn chế ghi chú một cách chủ quan, thêm thắt ý kiến của bản thân hoặc bình luận về cuộc thảo luận. Đặc biệt chú ý đến các thuật ngữ chuyên ngành và sử dụng chú thích nếu cần thiết.
Sau buổi họp, bạn nên xem lại toàn bộ biên bản cuộc họp. Nếu có bất kỳ điểm nào không rõ, hãy kiểm tra lại bằng cách hỏi hoặc yêu cầu làm rõ. Đôi khi, người ghi chú cần được xác nhận lại với các thành viên cuộc họp để đảm bảo tính chính xác của thông tin được ghi chú.
5. Lựa chọn mẫu biên bản cuộc họp phù hợp
Nếu bạn được chỉ định làm người ghi chú, hãy sử dụng mẫu biên bản cuộc họp phù hợp với tính chất và môi trường nơi diễn ra cuộc họp. Không khó để bạn tìm được các mẫu biên bản cuộc họp tùy theo mục đích, nhu cầu.
Nếu cần ghi chép biên bản cho những cuộc họp không quá trang trọng và mang tính hình thức, bạn có thể linh hoạt sáng tạo với mẫu biên bản cuộc họp miễn là đáp ứng đủ các yếu tố quan trọng ở mục III.
V. 6 Lưu ý khi viết biên bản cuộc họp hoàn chỉnh nhất
Dường như biên bản cuộc họp nghe có vẻ khá khô khan và “khó hiểu”. Nhưng khi bạn biết đến các lưu ý mà Mytour giới thiệu dưới đây, chắc chắn bạn sẽ có thể viết mẫu biên bản cuộc họp dễ dàng.
- Nghiên cứu nội dung cuộc họp: Dành thời gian để tìm hiểu về các thuật ngữ chuyên ngành, kiến thức liên quan đến chủ đề cuộc họp càng nhiều càng tốt để không ghi sai thông tin.
- Ghi đủ thời gian, địa điểm và người tham gia cuộc họp: Đây là những thông tin cơ bản nhưng không kém phần quan trọng đâu nhé! Đặc biệt, bạn cần nhớ tên và nhận diện được người tham gia cuộc họp để không bị nhầm lẫn khi ghi ai đưa ra ý kiến về việc gì.
- Bám sát meeting agenda: Ghi chú thông tin theo chương trình cuộc họp lên sẵn giúp bạn chọn lọc thông tin nhanh chóng & chính xác.
- Ghi chú khách quan: Đứng trên lập trường trung lập, không đưa suy nghĩ cá nhân vào bản ghi.
- Viết ngay lập tức nội dung đang diễn ra: Viết chính xác thông tin ở thời điểm đó, chờ đợi hoặc trì hoãn có thể khiến bạn bỏ sót nội dung.
- Rà soát kỹ trước khi gửi cho người có liên quan: Kiểm tra lại toàn bộ biên bản cuộc họp và đảm bảo rằng ghi chú của bạn đã đủ các yếu tố chính xác - đầy đủ - ngắn gọn - dễ hiểu. Điều này cũng phần nào chứng minh năng lực của bạn đấy!
VI. Mẫu biên bản cuộc họp bằng tiếng Anh·hoàn chỉnh
1. Mẫu biên bản cuộc họp không chính thức
Mẫu biên bản cuộc họp cơ bản nhất
2. Mẫu biên bản họp hội đồng chính thức
Mẫu biên bản họp hội đồng chuẩn nhất
Vậy là bạn đã tìm hiểu về biên bản cuộc họp và nắm được các bước viết một mẫu biên bản cuộc họp
