Buzz
Lập kế hoạch cho một cuộc họp thú vị và có ý nghĩa
Không ai thích một cuộc họp kéo dài mà không có mục đích. Nếu bạn phụ trách việc viết kế hoạch, tránh tình huống này bằng cách viết một kế hoạch rõ ràng, xác định những gì bạn sẽ thảo luận và bao lâu bạn sẽ dành cho mỗi chủ đề. Bằng cách tạo ra một kế hoạch và thực hiện nó, bạn sẽ đạt được nhiều hơn và không lãng phí thời gian quý báu của đồng nghiệp.
Các Bước Nhanh
- Xác định các mục tiêu hoặc mục tiêu chính của cuộc họp hoặc hội nghị.
- Hỏi ý kiến từ đồng nghiệp của bạn về những gì họ muốn thảo luận.
- Đặt các mục cần gấp trước và phân bổ thời gian cho mỗi mục trên kế hoạch.
- Quyết định ai sẽ dẫn dắt cuộc thảo luận về mỗi mục (và thông báo cho họ trước).
- Bao gồm các quy trình, câu hỏi hoặc thông tin cập nhật quan trọng liên quan đến mỗi chủ đề.
- Phân phối kế hoạch 3-4 ngày trước cuộc họp và mang theo bản in.
Các Bước
Hỗ Trợ Với Kế Hoạch Cuộc Họp
Lịch Trình Cuộc Họp Được Chú ThíchLàm Việc Trên Kế Hoạch Cơ Bản
Yêu cầu thông tin từ đồng nghiệp của bạn. Mọi người sẽ tham gia hơn trong cuộc họp nếu họ được tham gia vào việc lập kế hoạch. Yêu cầu ý kiến về những điều nên bao gồm, và cố gắng thêm một số trong số chúng vào kế hoạch của bạn.
- Bạn có thể gửi email trước hoặc trò chuyện cá nhân với mọi người.
- Hãy chắc chắn làm điều này ít nhất 6-7 ngày trước để các thành viên trong nhóm của bạn có cơ hội đóng góp. Bạn muốn có kế hoạch hoàn chỉnh 3-4 ngày trước cuộc họp.
Xác định mục tiêu chính hoặc các mục tiêu. Một cuộc họp nên có một mục đích được xác định, chẳng hạn như ra quyết định, chia sẻ thông tin, lập kế hoạch cho tương lai, hoặc báo cáo tiến độ. Nếu không, bạn không nên tổ chức cuộc họp từ đầu.
- Một cuộc họp có thể có nhiều hơn một mục tiêu. Ví dụ, bạn có thể muốn chia sẻ báo cáo tiến độ để giúp bạn ra quyết định về tương lai.
Tập trung vào những vấn đề ảnh hưởng đến nhiều hơn hai người. Nếu một mục trên kế hoạch của bạn có thể được giải quyết bởi một cuộc họp giữa 2 người, hãy bỏ qua nó. Thay vào đó, sử dụng thời gian quý báu của cuộc họp để làm việc với những vấn đề mà mọi người cần tham gia bình luận.
- Ví dụ, nếu bạn và một người khác cần gặp nhau về một dự án mới, hãy tổ chức một cuộc họp riêng cho điều đó.
- Nếu bạn sử dụng thời gian cuộc họp quý báu cho một vấn đề có thể được giải quyết bởi một số người ít, người khác sẽ cảm thấy như bạn đang lãng phí thời gian của họ. Ngoài ra, việc lên lịch các cuộc họp với một số lượng lớn người tham dự khó khăn, vì vậy hãy tận dụng cơ hội này.
Rút gọn danh sách các mục trên kế hoạch của bạn xuống những điều bạn muốn bao gồm. Ưu tiên những điều quan trọng nhất cần làm trong cuộc họp này. Bạn có thể không thể bao gồm tất cả mọi thứ, vì vậy tập trung vào những điều quan trọng nhất.
- Ví dụ, có thể bạn có 'đàm phán về hạn chót dự án,' 'báo cáo tiến độ,' 'dự án mới,' và 'phiên tư duy sáng tạo.' Bạn có thể quyết định bạn không có thời gian cho một phiên tư duy sáng tạo trong cuộc họp này.
- Bạn có thể cần phải lên lịch các cuộc họp nhỏ để giúp hoàn thành những việc đã rơi ra khỏi kế hoạch chính cho cuộc họp lớn.
Xếp lịch những chủ đề quan trọng nhất đầu tiên. Khi lập kế hoạch cho cuộc họp, thường là một chính sách tốt để đặt những chủ đề quan trọng nhất vào đầu lịch trình. Điều này đảm bảo rằng mọi người sẽ có thể thảo luận về những chủ đề quan trọng này khi họ ở trong trạng thái sắc sảo nhất và ít mệt mỏi nhất ngay từ đầu cuộc họp.
- Ví dụ, bạn có thể muốn đặt các mục ra quyết định trước báo cáo tiến độ (trừ khi bạn cần nghe báo cáo tiến độ để ra quyết định).
- Ngoài ra, nếu cuộc họp cần kết thúc sớm hoặc một số người tham dự cần phải rời khỏi trước khi kết thúc, bạn đã thảo luận về những chủ đề quan trọng nhất.
Xác định thời gian cho mỗi mục sẽ mất bao lâu. Mặc dù bạn không thể chắc chắn mỗi mục sẽ mất bao lâu, bạn cần có một ý tưởng chung. Hãy nhớ rằng cuộc họp kéo dài bao lâu và có bao nhiêu chủ đề bạn cần bao gồm. Hãy cố gắng phân bổ thêm thời gian cho những chủ đề quan trọng nhất.
- Ví dụ, có thể bạn sẽ dành 30 phút cho báo cáo tiến độ, 10 phút cho thảo luận, và 10 phút để bỏ phiếu về hạn chót mới.
- Nếu bạn không có bất kỳ thời gian cố định nào cho các chủ đề, bạn sẽ không thể hoàn thành kế hoạch của mình. Hãy suy nghĩ về thời gian trước cuộc họp vì bạn có thể quyết định bạn không thể bao gồm tất cả mọi thứ bạn muốn trong thời gian được phân bổ.
- Typing
Xây dựng Kế Hoạch
Bắt đầu với một tiêu đề cho nội dung cuộc họp của bạn. Tiêu đề của bạn nên cho người đọc biết họ đang đọc một nội dung cuộc họp. Nó cũng nên giới thiệu chủ đề của cuộc họp. Khi bạn đã quyết định, đặt tiêu đề của bạn ở đầu tài liệu trống của bạn. Giữ tiêu đề của bạn đơn giản và súc tích.
Dành thời gian trong cuộc họp để chào hỏi và chào đón. Phần này của cuộc họp cho mọi người cơ hội để nói xin chào. Đó cũng là một không gian cho bạn hoặc các nhà lãnh đạo cuộc họp khác để mở cuộc họp và thảo luận về các mục chính bạn sẽ bao gồm.
Sắp xếp các mục nội dung của bạn dưới dạng câu hỏi để làm cho các thành viên trong nhóm tò mò. Khi bạn chỉ viết một vài từ trên nội dung cuộc họp, điều đó có thể làm cho đồng nghiệp của bạn bối rối. Một câu hỏi giúp cung cấp bối cảnh và cơ hội cho họ suy nghĩ về nó trước.
Viết thời gian ước lượng bên cạnh mỗi chủ đề của nội dung cuộc họp. Mặc dù bạn không nhất thiết phải bao gồm thời gian, điều đó có thể giúp mọi người chuẩn bị. Nó sẽ cho phép họ yêu cầu thêm thời gian nếu cần thiết, ví dụ.
Tạo ra một quy trình cho từng mục trên danh sách. Quy trình xác định cách bạn sẽ tiếp cận mỗi mục nội dung của cuộc họp. Ví dụ, nếu bạn đang nói về việc di chuyển thời hạn dự án, mỗi người sẽ tiếp cận chủ đề từ một điểm khác nhau trong quá trình. Bằng cách thiết lập một quy trình, bạn đưa mọi người vào trang cùng một.
Xác định ai sẽ dẫn dắt mỗi phần trên nội dung cuộc họp. Ghi chú ai sẽ dẫn dắt mỗi phần của cuộc họp. Đừng để điều này xảy ra đột ngột với người đó. Bạn nên làm việc này trước, sau đó viết vào nội dung cuộc họp.
Phân bổ thời gian trong lịch trình cho bất kỳ khách mời đặc biệt nào. Nếu có bất kỳ khách mời nào đến cuộc họp của bạn để thảo luận về các chủ đề quan trọng, bạn sẽ muốn dành một phần thời gian của cuộc họp cho những người này. Dự định phân công mỗi khách mời một mục duy nhất trên nội dung cuộc họp ngay cả khi họ có nhiều hơn một chủ đề thảo luận. Điều này giúp họ có thể tổ chức các chủ đề của mình theo cách họ muốn.
Để mở ra cho các công việc khác. Phần này của nội dung cuộc họp nên đến cuối. Nó chỉ đơn giản là cho bạn một cơ hội để hỏi người khác xem có gì cần được giải quyết thêm trong cuộc họp không. Ngoài ra, nó cũng cho các thành viên một cơ hội để quay lại vấn đề có thể đã được bàn qua sơ qua trước đó.
Kết thúc Nội dung cuộc họp
Thêm chi tiết cuộc họp vào nội dung cuộc họp. Bao gồm thời gian, ngày và địa điểm của cuộc họp. Ngoài ra, thêm tên của bất kỳ ai sẽ tham dự cuộc họp. Như vậy, mọi người biết trước họ sẽ có thể kết nối với ai khi đến đó.
Ghi chú bất kỳ công việc chuẩn bị nào cần được thực hiện trước cuộc họp. Có thể có điều gì đó mà đồng nghiệp của bạn cần đọc trước, hoặc có thể họ cần nghiên cứu các giải pháp. Bạn cũng có thể muốn họ suy nghĩ về một số vấn đề cụ thể.
Kiểm tra nội dung cuộc họp để xem có lỗi nào trước khi phân phát nó. Bởi vì một số người tham dự có thể phụ thuộc nhiều vào nội dung cuộc họp, việc đọc lại để tìm lỗi và đầy đủ trước khi phân phát là một điều khôn ngoan. Làm như vậy không chỉ là một lời lịch sự đối với các người tham dự; nó cũng phản ánh tích cực về sự chú ý đến chi tiết và sự tôn trọng mà bạn dành cho họ.
Gửi nội dung cuộc họp ra 3-4 ngày trước cuộc họp. Cho đồng nghiệp của bạn xem nội dung cuộc họp để họ có cơ hội chuẩn bị. Bạn không muốn gửi ra quá sớm, vì vậy nó sẽ bị mất trong quá trình chuẩn bị.
Mẹo
Hãy thử sử dụng một mẫu được bao gồm trong trình xử lý từ của bạn. Nhiều chương trình xử lý từ, như Microsoft Office, Pages cho Mac, và những chương trình khác, có các mẫu cho nhiều loại tài liệu cá nhân và chuyên nghiệp, có thể bao gồm các nội dung cuộc họp. Các mẫu này giúp tạo ra một tài liệu chuyên nghiệp nhanh chóng và dễ dàng.
