Buzz
Thực chất, ứng dụng chỉ đóng vai trò nhỏ bé trong việc quản lý công việc của mình. Chúng chỉ là công cụ hỗ trợ giúp mình không quên và nhắc nhở công việc cần làm, tuy nhiên quan trọng nhất vẫn là cách mình tự sắp xếp công việc sao cho hợp lý và hiệu quả.
Trello: Đây là công cụ giúp mình giao tiếp và làm việc nhóm một cách hiệu quả. Trello dễ sử dụng, đơn giản và có ứng dụng di động tốt. Mình tổ chức các công việc của mình theo ba trạng thái cơ bản: muốn làm, đang làm và đã hoàn thành. Một số nhóm nhỏ của mình có thể áp dụng cách tổ chức khác nhau, nhưng tổng thể vẫn tuân theo nguyên tắc trên. Trello hỗ trợ làm việc nhóm rất tốt, có tính năng ghi chú, bình luận...
Những ứng dụng mình thường sử dụng
Mình thường sử dụng ba ứng dụng chính:Trello: Đây là công cụ giúp mình giao tiếp và làm việc nhóm một cách hiệu quả. Trello dễ sử dụng, đơn giản và có ứng dụng di động tốt. Mình tổ chức các công việc của mình theo ba trạng thái cơ bản: muốn làm, đang làm và đã hoàn thành. Một số nhóm nhỏ của mình có thể áp dụng cách tổ chức khác nhau, nhưng tổng thể vẫn tuân theo nguyên tắc trên. Trello hỗ trợ làm việc nhóm rất tốt, có tính năng ghi chú, bình luận...
Apple Notes: Mình thường sử dụng các thiết bị của Apple, từ điện thoại đến máy tính và cả máy tính bảng, vì vậy mình lựa chọn sử dụng Apple Notes vì tính tiện lợi. Apple Notes là công cụ tuyệt vời để ghi nhớ các việc cá nhân nhỏ nhặt. Mình thường sử dụng tính năng danh sách để nhập liệu, sau đó tick vào ô tương ứng khi công việc đã hoàn thành. Tuy nhiên, trong Apple Notes, mình không ghi những thông tin quan trọng và cần lưu trữ lâu dài vì không thể truy cập từ các nền tảng khác.
Evernote: Mình dành Evernote cho những ghi chú quan trọng nhất, những thứ cần nhớ và lưu trữ lâu dài. Evernote giúp mình soạn sẵn các ý muốn truyền đạt, ý tưởng bất ngờ cần phát triển thêm, cũng như lưu trữ các tài liệu quan trọng. Evernote chỉ được sử dụng như một nơi để lưu ghi chú, không có tính năng nhắc nhở công việc.
Các ứng dụng này chỉ đóng vai trò phụ trợ, không phải là quan trọng nhất
Mình tin rằng để làm việc hiệu quả, việc sắp xếp thứ tự công việc là điều cực kỳ quan trọng. Khi đặt ra vấn đề về thứ tự làm việc, mình thường dựa vào một số tiêu chí sau:
- Công việc nào dễ dàng, hoàn thành nhanh chóng => làm trước
- Công việc nào có thể bắt đầu trước đó để người khác tiếp tục => làm trước, tránh làm chậm tiến độ và trở thành rào cản cho đồng đội
- Công việc ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của công ty, nhóm, hoặc người khác => làm trước, để tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho mọi người
- Công việc nào mang lại lợi nhuận ngay => làm trước, chắc chắn
- Công việc dễ nhưng cần nghiên cứu kỹ lưỡng, có thể ảnh hưởng lâu dài => hoãn lại chút, suy nghĩ kỹ trước khi thực hiện và chọn cách tốt nhất để thực hiện
Bằng cách sắp xếp ưu tiên theo những phương pháp này, mình có thể đảm bảo rằng những việc quan trọng luôn được hoàn thành trước tiên. Nếu thời gian cạn kiệt và không đủ để hoàn thành các nhiệm vụ còn lại, chúng cũng chỉ là những việc không quan trọng, thậm chí nếu phải dời hạn chót thì cũng không ảnh hưởng nhiều đến ai cả. Tất nhiên, chỉ nên điều chỉnh hạn chót khi không có cách nào khác, nếu không thì vẫn cần cố gắng hoàn thành theo cam kết ban đầu.
Nếu đó là công việc của công ty, mình sẽ ghi chú vào bảng Trello cá nhân để không bao giờ quên. Nếu đó là công việc cá nhân, mình thường ghi vào ghi chú của Apple Notes vì sự tiện lợi. Hãy nhớ thực hành ghi chú công việc thường xuyên, đừng cố gắng nhớ hết mọi thứ để rồi hối hận khi mình quên điều gì đó. Công nghệ đã giúp đỡ chúng ta, hãy tận dụng nó tối đa.
Mỗi cuối tuần, dành thời gian suy ngẫm về tuần tiếp theo
Mình cho rằng đây là một thứ rất quan trọng giúp mình làm việc hiệu quả mà không bị bất ngờ. Vào cuối tuần, thường là thứ 6 hoặc Chủ Nhật, mình thường ngồi suy ngẫm về những công việc sẽ làm trong tuần tiếp theo, xác định thứ tự ưu tiên (dựa trên những gì đã chia sẻ ở phần trên). Khi đến thứ 2, mình đã sẵn sàng để bắt đầu công việc mà không cần suy nghĩ nhiều.
Đừng để mình bắt đầu tuần mới mà vẫn phải lo lắng về việc xác định kế hoạch, vì có thể sẽ có những vấn đề bất ngờ xuất hiện vào thứ 2 😁
Dành thời gian để xử lý công việc bất ngờ và gấp
Bên cạnh đó, luôn dành ra khoảng 10% thời gian của bạn để xử lý những công việc bất ngờ. Công việc bất ngờ luôn xuất hiện, bạn không thể tránh khỏi nó dù bạn đang làm việc cho tổ chức nào. Có thể đó là việc phải giúp đỡ đồng nghiệp bị ốm, sửa lỗi trong hệ thống mà bạn đã tạo ra, hoặc phản hồi yêu cầu gấp từ ban lãnh đạo về một vấn đề quan trọng nào đó. Những việc này bạn không thể trì hoãn, và việc dành 10% thời gian trống sẽ giúp bạn xử lý những vấn đề này.
Nếu trong tuần bạn có tổng cộng 10% thời gian trống, cũng đừng lo lắng, đó cũng là thời gian để bạn tự rèn luyện, nghiên cứu thêm, hoặc mở rộng mối quan hệ của mình.
Một vài chia sẻ với mọi người, chúc mọi người có kỳ nghỉ vui vẻ và quay lại công việc một cách hiệu quả, kiếm được nhiều tiền để mua sắm trên Mytour nha😄
