Cách nâng cao kỹ năng giao tiếp một cách hiệu quả

Jim Rohn, một diễn giả nổi tiếng từ Mỹ, đã chia sẻ một bí quyết thành công: “Nếu bạn chỉ giao tiếp, bạn có thể tồn tại. Nhưng nếu bạn giao tiếp một cách khéo léo, bạn có thể tạo ra điều kỳ diệu”. Vì vậy, để đạt được thành công, kỹ năng giao tiếp là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách áp dụng kỹ năng này trong cuộc sống hàng ngày. Vậy làm thế nào để cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả?

1. Kỹ năng giao tiếp là gì?

Xem thêm:

• Top 15+ Kỹ năng công việc cần có để thành công hơn
• Tổng hợp 12 kỹ năng xã hội cần thiết để thành công
• Tổng hợp những kỹ năng văn phòng cần thiết nhất cho bạn

2. Đặc điểm của kỹ năng giao tiếp

• Không phải kỹ năng bẩm sinh: Kỹ năng giao tiếp không phải là phẩm chất tự nhiên mà cần phải được rèn luyện, phát triển thông qua việc thực hành hằng ngày để nâng cao khả năng.
• Nguyên tắc THẮNG - THẮNG: Để một cuộc trò chuyện thành công, cả hai bên cần phải cảm thấy thoải mái và đạt được mục tiêu mà họ đã đề ra trước khi bắt đầu giao tiếp.
• Tính nhận thức: Mỗi người có cách tiếp nhận, đánh giá và học hỏi kỹ năng giao tiếp theo cách riêng biệt.
• Tính cá nhân hóa cao: Mỗi người phải tự tìm hiểu, phát triển kỹ năng giao tiếp của họ để phù hợp với từng tình huống giao tiếp cụ thể, không tuân theo một khuôn mẫu cố định.
• Tính kế thừa và lựa chọn: Học hỏi, thừa nhận và áp dụng những kiến thức tốt đã được chứng minh từ trước.
• Áp dụng nhiều nhóm kỹ năng: Kết hợp kỹ năng giao tiếp với các kỹ năng mềm khác như lắng nghe, thuyết trình, giải quyết vấn đề, đàm phán,... để thúc đẩy giao tiếp và trao đổi thông tin trong cuộc sống hàng ngày.

3. Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc

• Tạo ấn tượng tích cực: Những người có kỹ năng giao tiếp tốt thường dễ gần, dễ tiếp cận, thân thiện và được yêu quý.
• Hiểu biết đối phương: Bằng cách cải thiện kỹ năng giao tiếp, bạn có thể hiểu rõ hơn tâm lý của người khác, giúp xây dựng mối quan hệ tốt hơn.
• Mở rộng và duy trì mối quan hệ: Kỹ năng giao tiếp giúp bạn phát triển và duy trì nhiều mối quan hệ mới trong công việc và cuộc sống, từ giao tiếp trực tiếp đến qua tin nhắn và email.
• Tạo sự thăng tiến trong công việc: Sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn tiến xa hơn trong sự nghiệp, đặc biệt là khi giao tiếp với khách hàng.
• Thúc đẩy hiệu suất công việc: Kỹ năng giao tiếp giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực và nâng cao hiệu suất làm việc.

4. Hướng dẫn cách rèn luyện và phát triển kỹ năng giao tiếp khéo léo

• Nghe nhiều hơn nói

Nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng giao tiếp, hãy dành thời gian lắng nghe người khác hơn là tự mình nói. Điều này sẽ giúp đối phương cảm thấy được tôn trọng và sẵn lòng chia sẻ nhiều hơn.

Tuy vậy, để lắng nghe hiệu quả, bạn cần kết hợp cả ngôn ngữ cơ thể và ngôn từ. Biểu hiện sự lắng nghe thông qua cách nói và hành động như nụ cười chẳng hạn.

• Sử dụng ngôn ngữ cơ thể

Theo giáo sư tâm lý học Albert Mehrabian từ Đại học UCLA, quy luật giao tiếp chủ yếu là 7% – 38% – 55%. Trong đó, 55% là ngôn ngữ cơ thể, 38% liên quan đến ngữ điệu và âm lượng giọng nói, 7% đến từ ngôn từ. Do đó, việc sử dụng ngôn ngữ cơ thể là một phần quan trọng để cải thiện kỹ năng giao tiếp.

Trong mọi tình huống giao tiếp, điều quan trọng nhất là thể hiện sự tôn trọng và sự chân thành bằng cách đặt mình vào vị trí tốt nhất để nghe. Đừng bao giờ lơ mình hoặc bị phân tâm bởi điều gì khác khi đối diện đang nói chuyện, vì điều này sẽ khiến họ cảm thấy không được quan tâm và có thể dừng giao tiếp.

Ngoài ra, biểu hiện khuôn mặt cũng là một phần của ngôn ngữ cơ thể. Hãy cho thấy bạn đang lắng nghe bằng cách sử dụng biểu cảm như gật đầu, lắc đầu, và thể hiện trên khuôn mặt. Chỉ khi đó, họ mới cảm thấy thoải mái chia sẻ với bạn.

• Tạo môi trường giao tiếp thân thiện

Tạo một môi trường thân thiện là điều cực kỳ quan trọng, bởi nó giúp bạn dễ dàng tạo ra cơ hội gặp gỡ, trò chuyện và chia sẻ thông tin với mọi người xung quanh. Khi bạn thành thạo trong việc giao tiếp thân thiện, điều đó cũng đồng nghĩa bạn đã nắm bắt một yếu tố then chốt để cải thiện kỹ năng giao tiếp.

• Tự tin khi trò chuyện

Trong mọi tình huống, sự tự tin sẽ là nguồn lực giúp bạn vượt qua mọi thách thức. Để tỏ ra tự tin trong giao tiếp, bạn cần hiểu rõ mục tiêu và bản chất của cuộc trò chuyện. Hãy liên tục trau dồi và cập nhật kiến thức để tự tin hơn mỗi ngày.

• Tạo sự đồng cảm

Đồng cảm là yếu tố quan trọng trong giao tiếp. Để tạo ra một kết nối tốt, bạn cần đặt mình vào vị trí của người khác, cảm nhận và thấu hiểu hành động của họ. Khi bạn hiểu và đồng cảm với người khác, điều đó chứng tỏ bạn biết cách lắng nghe và thấu hiểu người đối diện.

• Sự tôn trọng

Hãy học cách lắng nghe một cách chủ động, không ép buộc và đặt mình vào hoàn cảnh của đối phương. Đồng thời, tôn trọng lời nói của đối diện là cách rèn luyện và cải thiện kỹ năng giao tiếp. Chỉ khi biết tôn trọng, bạn mới tránh được những cuộc tranh cãi không cần thiết và tìm được cách giải quyết hợp lý.

• Tư duy mở rộng

Sở hữu tư duy mở rộng giúp bạn dễ dàng đồng cảm và tôn trọng đối phương. Hãy tự tin chia sẻ kiến thức và câu chuyện của bạn, từ đó kỹ năng giao tiếp sẽ được phát triển. Tiếp xúc và trò chuyện với nhiều người cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện kỹ năng giao tiếp.

• Xây dựng kết nối thông qua điểm chung

Cuộc giao tiếp hiệu quả là sự gặp gỡ tại những điểm chung. Đừng biến cuộc giao tiếp thành hai đường thẳng song song. Hãy khởi đầu cuộc trò chuyện từ những điểm chung như sở thích, nghề nghiệp, hoặc quan điểm, điều này sẽ tạo nên một nền tảng cho cuộc trò chuyện thành công.

Bắt đầu cuộc giao tiếp từ một điểm chung nào đó như nghề nghiệp, quan điểm sống, sở thích, âm nhạc,… Việc bắt đầu cuộc trò chuyện từ điểm chung của cả hai sẽ là nền tảng cho cuộc trò chuyện trở nên hiệu quả và thành công tốt đẹp.

• Sử dụng giọng điệu quyết đoán và nhiệt tình

Nói chậm và ngập ngừng là dấu hiệu của sự thiếu tự tin. Trong giao tiếp, nếu nói quá chậm sẽ khiến người nghe cảm thấy mệt mỏi và không hiểu rõ câu chuyện. Hãy luyện tập nói rõ ràng, nhanh gọn và tự tin, cùng với việc giữ đầu ngẩng cao.

• Điều chỉnh âm lượng và trả lời ngắn gọn

Và đến phần 38% quan trọng còn lại trong nguyên tắc giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp ứng xử. Hãy điều chỉnh giọng nói sao cho dễ nghe và âm lượng vừa phải trong cuộc giao tiếp để cả hai đều cảm thấy thoải mái.

Nhiều cuộc giao tiếp thất bại chỉ vì việc không điều chỉnh âm lượng giọng nói đúng cách. Nói quá to không chỉ gây ồn ào mà còn khiến đối phương cảm thấy không được tôn trọng. Hãy điều chỉnh điều này để cuộc giao tiếp không bị bế tắc.

• Thể hiện ý tưởng một cách trôi chảy và lưu loát

Việc nói ngắt quãng, không liên quan đến chủ đề không chỉ làm đối phương cảm thấy mệt mỏi và không thoải mái, mà còn thể hiện sự thiếu tự tin trong cuộc trò chuyện. Để diễn đạt một cách trôi chảy và lưu loát hơn, bạn có thể cải thiện bằng cách tích lũy kiến thức và kỹ năng mềm khác, đọc sách báo, xem tin tức cũng như thường xuyên luyện tập diễn đạt.

• Tránh lan man

Trong giao tiếp, khi đối phương đặt câu hỏi, hãy trả lời một cách trực tiếp và thẳng thắn. Nếu chưa có câu trả lời, bạn có thể dành một vài giây suy nghĩ. Đừng né tránh câu hỏi bằng cách nói lan man, không tập trung vào vấn đề chính. Bởi trả lời thẳng sẽ thể hiện sự tự tin và tôn trọng thời gian của đối phương.

• Tránh lời nói rời rạc

Các từ dư thừa là dấu hiệu của lo lắng, căng thẳng hoặc sự không hiểu rõ thông tin. Hơn nữa, trong các buổi thuyết trình, lời nói rời rạc sẽ khiến người nghe đánh giá bạn kém chuyên nghiệp. Vì vậy, hãy hạn chế những từ như “à, ừ” trong cuộc trò chuyện của bạn.

• Chủ động phản hồi và hỏi những điều chưa rõ

Việc đặt câu hỏi cũng giúp mở ra nhiều chủ đề trò chuyện hơn. Khi khuyến khích người khác chia sẻ, bạn cũng có thể học được nhiều điều từ câu chuyện cá nhân của họ.

Người chỉ biết đặt câu hỏi mà không khích lệ trò chuyện có thể thiếu kỹ năng giao tiếp, hoặc đối phương không muốn tiếp tục trò chuyện với họ.

• Liên lạc qua ánh mắt

Ánh mắt là cửa sổ của tâm hồn, nó thể hiện sự thấu hiểu, quyết đoán và tự tin. Trong gặp gỡ trò chuyện, đối phương có thể hiểu được bạn cảm thấy thoải mái và hiểu rõ vấn đề qua ánh mắt của bạn.

• Thể hiện khả năng giao tiếp qua văn viết

Viết cũng là cách thể hiện kỹ năng giao tiếp. Ngày nay, việc viết được yêu cầu trong nhiều công việc, từ viết CV, email phỏng vấn cho đến ghi chú công việc hàng ngày.

Với các vị trí như phiên dịch viên, Content Marketing, việc viết là kỹ năng giao tiếp quan trọng. Bạn có thể nâng cao kỹ năng này qua công việc và viết blog, bài viết trên mạng xã hội liên quan đến lĩnh vực của mình.

• Ghi nhớ tên người đối diện

Khi gặp đồng nghiệp mới, sếp, hoặc khách hàng, ghi nhớ tên và sử dụng tên họ khi giao tiếp sẽ tạo ấn tượng tốt hơn. Thay vì nói 'Rất vui được gặp chị', hãy nói 'Rất vui được gặp chị Tâm'.

• Tạo môi trường giao tiếp thoải mái

Cuộc trò chuyện hiệu quả là khi cảm thấy như đang trò chuyện cùng bạn bè thân thiết, không gây áp lực như làm phỏng vấn. Hãy là người thân thiện, cởi mở và tự nhiên, không làm gián đoạn đối thoại và linh hoạt khi cần thiết.

• Thay đổi phong cách giao tiếp

Trong quá trình trò chuyện, việc tinh chỉnh cách giao tiếp là quan trọng đối với mọi nhóm đối tượng. Phải linh hoạt và nhạy bén để tạo ra sự kết nối chân thành.

5. Chiến lược nâng cao kỹ năng giao tiếp cho người hướng nội.

Không chỉ lắng nghe mà còn tích cực tham gia vào cuộc trò chuyện. Tạo điều kiện thoải mái để mọi người cảm thấy gần gũi và chia sẻ.

6. Cách tránh những sai lầm trong giao tiếp.

Chuẩn bị trước là chìa khóa cho một cuộc trò chuyện hiệu quả. Dù là bất ngờ, bạn cũng cần sẵn sàng với những gì sẽ nói.

Giao tiếp cần sự trực tiếp và chính xác. Đảm bảo rằng bạn luôn trả lời đúng vào vấn đề chính.

7. Làm thế nào để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng bằng kỹ năng giao tiếp

Đối với CV xin việc: Đừng quên nhấn mạnh về khả năng giao tiếp trong hồ sơ của bạn.

Trong hồ sơ xin việc, hãy tường minh về kỹ năng giao tiếp của bạn và cách bạn đã áp dụng nó trong công việc trước đó.

Thể hiện trong buổi phỏng vấn: Hãy tự tin và thể hiện rõ ràng khả năng giao tiếp của bạn.

Trong buổi phỏng vấn, sử dụng kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ và kết hợp với các kỹ năng khác để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.

Cải thiện kỹ năng giao tiếp dựa trên nguyên tắc 7% – 38% – 55% và đảm bảo rằng bạn luôn quan tâm đến người khác.