Cách nén file PDF một cách nhanh chóng và hiệu quả

Tài liệu PDF thường được sử dụng rộng rãi trong công việc và học tập nhờ tính linh hoạt và tính bảo mật cao. Tuy nhiên, kích thước lớn của tệp PDF có thể gây khó khăn trong việc chia sẻ, lưu trữ và xử lý. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách giảm dung lượng file PDF nhanh và hiệu quả bằng những công cụ nen file PDF miễn phí, dễ sử dụng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và dung lượng lưu trữ.

Tại sao chúng ta cần nén file PDF?

Việc nén tài liệu PDF giúp giảm kích thước file, tăng tốc độ chia sẻ và tiết kiệm không gian lưu trữ. Đồng thời cung cấp các tùy chọn bảo mật để bảo vệ thông tin quan trọng trong tài liệu.

Giảm dung lượng tệp: PDF là định dạng phổ biến để chia sẻ tài liệu trực tuyến và qua email. Tuy nhiên, kích thước lớn của tệp PDF có thể làm chậm quá trình tải xuống hoặc gửi qua email. Nén dung lượng file PDF giúp giảm kích thước file và tăng tốc độ tải xuống.

Chia sẻ thuận tiện: Khi chia sẻ tài liệu PDF, việc nén file giúp tiết kiệm thời gian và băng thông cần thiết để tải xuống, đặc biệt là khi gửi tài liệu qua email hoặc các nền tảng chia sẻ tệp tin trực tuyến.

Bảo mật thông tin: Một số công cụ nén PDF cung cấp tùy chọn mật khẩu và mã hóa để bảo vệ tài liệu. Bằng cách nén tệp PDF và bảo vệ bằng mật khẩu, bạn đảm bảo rằng chỉ những người có mật khẩu mới có thể mở và xem tài liệu.

Tiện lợi trong lưu trữ: Nén file giúp tiết kiệm không gian lưu trữ trên ổ đĩa hoặc trong hệ thống quản lý tài liệu trên Dropbox, Google Drive,… Rất thuận tiện khi bạn có nhiều tài liệu PDF và muốn sắp xếp và lưu trữ chúng một cách hiệu quả.

Phù hợp với nhiều thiết bị: Một số thiết bị di động không hỗ trợ mở tài liệu PDF có dung lượng lớn. Việc nén file PDF giúp bạn mở tài liệu trên mọi thiết bị mà không gặp vấn đề gì.

Cách kiểm tra dung lượng tệp PDF trước khi nén file

Để kiểm tra dung lượng của một tệp PDF, bạn có thể làm như sau:

Bước 1: Trên máy tính, tìm đến tệp PDF mà bạn muốn kiểm tra.

Bước 2: Click chuột phải vào tệp PDF đó và chọn “Properties” (hoặc “Thuộc tính” trong tiếng Việt).

Bước 3: Một cửa sổ mới sẽ hiển thị, trong đó bạn sẽ thấy thông tin về file PDF đó. Tìm mục “Size” (hoặc “Kích thước” trong tiếng Việt) hoặc “Size on disk” (hoặc “Kích thước trên đĩa” trong tiếng Việt). Thông số này thường được hiển thị theo đơn vị kilobyte (KB) hoặc megabyte (MB). Số liệu hiển thị ở bước này chính là dung lượng của file PDF, cho biết mức độ chiếm dụng không gian lưu trữ trên ổ đĩa.

Lưu ý rằng dung lượng của một tài liệu PDF có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố như chất lượng hình ảnh, số lượng trang, phần mềm tạo PDF và cách nén tệp PDF.

Mẹo lưu tệp PDF có dung lượng thấp

Lưu một tài liệu PDF dưới dạng PDF thêm một lần nữa là một mẹo nhỏ giúp bạn giảm dung lượng của tệp PDF. Bạn có thể sử dụng các tùy chọn có sẵn trong phần mềm đọc PDF hoặc chỉnh sửa PDF và làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở tài liệu PDF bạn muốn lưu lại. Trên thanh menu, chọn “File” (hoặc “Tệp” trong tiếng Việt). Trong menu “File”, chọn “Save As” (hoặc “Lưu thành” trong tiếng Việt) hoặc “Export” (hoặc “Xuất” trong tiếng Việt). Một hộp thoại “Save As” (hoặc “Lưu thành”) sẽ hiện ra, cho phép bạn chọn vị trí lưu và đặt tên cho file PDF mới.

Bước 2: Trong hộp thoại “Save As”, đảm bảo rằng định dạng file được chọn là PDF. Thường có một menu thả xuống để bạn lựa chọn định dạng, và bạn nên chọn “PDF” hoặc “Adobe PDF” từ danh sách này. Chọn vị trí lưu file PDF mới bằng cách điều hướng đến thư mục mong muốn hoặc tạo một thư mục mới, sau đó đặt tên cho file PDF mới trong ô “File name” (hoặc “Tên tệp” trong tiếng Việt).

Bước 3: Nhấn nút “Save” (hoặc “Lưu” trong tiếng Việt) để lưu file PDF mới. Quá trình này sẽ tạo ra một bản sao của file PDF gốc, được lưu lại dưới dạng file PDF với tên và định dạng mới mà bạn đã chỉ định.

Công cụ nén dung lượng tài liệu PDF trực tuyến

Việc giảm kích thước tệp PDF mang lại nhiều lợi ích. Nó giúp bạn tiết kiệm không gian lưu trữ và tối ưu hóa quá trình chia sẻ tệp tin. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp PDF nén qua email, các nền tảng truyền tải tệp tin trực tuyến hoặc lưu trữ trên các thiết bị di động mà không gặp phải sự cản trở do tệp quá lớn. Sau đây là cách sử dụng một số công cụ trực tuyến miễn phí giúp bạn nén tệp PDF một cách nhanh chóng và tiện lợi.

Cách sử dụng công cụ trực tuyến để nén tệp PDF

Cách hoạt động của các công cụ nén tệp PDF trực tuyến khá đơn giản, thậm chí là dành cho người dùng mới. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết hơn về cách sử dụng chung cho tất cả các công cụ này:

Bước 1: Truy cập vào trang web của các công cụ nén kích thước file PDF trực tuyến (SmallPDF, ILovePDF, PDF Compressor,...)

Bước 2: Bạn nhấp vào nút “Chọn file” (hoặc “Tải lên” trong tiếng Việt) để tải lên tệp PDF mà bạn muốn nén. Một hộp thoại hoặc giao diện sẽ xuất hiện để bạn có thể duyệt và chọn tệp từ máy tính của mình. Chờ cho quá trình tải lên hoàn tất. Thời gian tải lên phụ thuộc vào kích thước của tệp PDF và tốc độ Internet của bạn.

Bước 3: Chờ đợi tệp đã được tải lên thành công và bắt đầu nén tệp PDF.

Bước 4: Bạn nhấp vào nút “Nén” hoặc “Bắt đầu” để công cụ bắt đầu quá trình nén dung lượng PDF. Công cụ sẽ tiến hành nén dung lượng của tệp PDF và hiển thị quá trình tiến trình. Thời gian nén cũng phụ thuộc vào kích thước của tệp và hiệu suất của công cụ.

Bước 5: Sau khi quá trình nén hoàn thành, công cụ sẽ cung cấp một liên kết để tải xuống tệp PDF đã nén. Nhấp vào liên kết đó để tải xuống tệp đã nén và lưu nó vào máy tính của bạn.

Bên cạnh đó, một số công cụ nén dung lượng tệp PDF trực tuyến cũng cung cấp các tùy chọn bổ sung như điều chỉnh chất lượng nén. Bạn có thể sử dụng tùy chọn này nếu cần thiết để điều chỉnh quá trình nén theo ý muốn.

Một số công cụ hỗ trợ nén dung lượng tệp PDF

Dưới đây là một số công cụ hỗ trợ nén dung lượng tệp PDF trực tuyến mà bạn có thể sử dụng.

SmallPDF: Công cụ nén dung lượng file PDF hiệu quả và dễ sử dụng

SmallPDF là một công cụ trực tuyến miễn phí và dễ sử dụng giúp bạn nén dung lượng tệp PDF một cách nhanh chóng và hiệu quả với nhiều ưu điểm như sau:

• Miễn phí: Bạn có thể nén tệp PDF lên đến 5 lần mỗi ngày mà không cần trả phí.
• Dễ sử dụng: Giao diện đơn giản, chỉ cần tải lên tệp PDF và nhấp vào nút “Nén”.
• Nhanh chóng: Nén dung lượng tệp PDF nhanh chóng với tốc độ cao.
• Hiệu quả: Giảm dung lượng tệp PDF đáng kể mà vẫn giữ được chất lượng nội dung.
• Bảo mật: Tệp PDF của bạn được bảo mật an toàn trong quá trình nén.
• Hỗ trợ nhiều định dạng: SmallPDF cũng cung cấp các công cụ để chuyển đổi tệp PDF sang các định dạng khác như Word, Excel, PowerPoint, JPG, PNG, v.v.

Ngoài ra, SmallPDF cũng cung cấp ứng dụng di động cho Android và iOS để bạn có thể nén dung lượng PDF trực tiếp trên điện thoại hoặc máy tính bảng của mình. Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý các giới hạn của tài khoản miễn phí của SmallPDF như dung lượng tối đa của file PDF bạn có thể nén là 5MB.

Nếu bạn cần nén các file dung lượng lớn hơn, bạn có thể nâng cấp lên phiên bản Pro với nhiều tính năng hơn. Hơn nữa, SmallPDF có thể thêm watermark vào các file PDF đã nén nếu bạn đang sử dụng phiên bản miễn phí.

Zamzar: Cho phép bạn nén file PDF một cách dễ dàng

Zamzar là một công cụ trực tuyến phổ biến và đa chức năng để chuyển đổi và nén các file PDF cũng như các loại file khác. Tương tự như SmallPDF, Zamzar cho phép bạn nén file PDF một cách nhanh chóng và dễ dàng với nhiều định dạng linh hoạt khác như DOC, XLS, PPT, JPG, PNG,…

Với giao diện dễ sử dụng, Zamzar giúp người dùng tải lên và nén file PDF một cách đơn giản. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng Zamzar cũng cung cấp các gói dịch vụ trả phí với các tính năng và hạn chế khác nhau như tốc độ chuyển đổi nhanh, hỗ trợ ưu tiên, quyền truy cập vào các tính năng cao cấp.

ILovePDF: Công cụ nén file PDF phổ biến

Là một trong những dịch vụ được sử dụng rộng rãi để xử lý file PDF, ILovePDF là một nền tảng trực tuyến đa năng cho phép người dùng làm việc với file PDF một cách dễ dàng và hiệu quả. Công cụ này cung cấp nhiều tính năng hữu ích, trong đó có tính năng nén file PDF. Với ILovePDF, bạn có thể nén file PDF để giảm dung lượng và tiết kiệm không gian lưu trữ. Quá trình nén diễn ra nhanh chóng và đơn giản chỉ với vài cú nhấp chuột.

Công cụ nén file PDF của ILovePDF giữ nguyên chất lượng hình ảnh và định dạng văn bản ban đầu mà không làm ảnh hưởng đến trải nghiệm sử dụng. Bạn có thể tận dụng các tùy chọn nén để điều chỉnh chất lượng và kích thước của file nén theo ý muốn. ILovePDF cung cấp phiên bản miễn phí để nén file PDF trực tuyến, cùng với các gói dịch vụ cao cấp bao gồm nén hàng loạt, bảo mật file, và tăng tốc độ xử lý,… Điểm mạnh của ILovePDF nằm ở tính đơn giản, hiệu quả và khả năng xử lý file PDF nhanh chóng. Đây là công cụ hữu ích cho những người làm việc với PDF hàng ngày có thể thử nghiệm và trải nghiệm.

Công cụ nén file PDF trực tuyến miễn phí: PDF Compressor

PDF Compressor là một công cụ trực tuyến miễn phí với nhiều tính năng hữu ích để bạn có thể nén file PDF một cách dễ dàng. PDF Compressor cung cấp nhiều tùy chọn nén linh hoạt để bạn có thể điều chỉnh chất lượng và kích thước của file PDF theo ý muốn. Bạn có thể giảm độ phân giải hình ảnh, nén font chữ, loại bỏ dữ liệu không cần thiết và nén các trang không cần thiết để tạo ra file PDF nhỏ gọn và tối ưu.

Giao diện đơn giản và thân thiện của PDF Compressor giúp người dùng dễ dàng sử dụng công cụ này mà không cần có kiến thức kỹ thuật đặc biệt. Bạn chỉ cần tải lên file PDF của mình, chọn các tùy chọn nén và bắt đầu quá trình nén. Kết quả sẽ được hiển thị và bạn có thể tải xuống file đã nén ngay lập tức. PDF Compressor hỗ trợ các định dạng file PDF phổ biến và hoạt động tốt trên nhiều nền tảng bao gồm cả máy tính và thiết bị di động. Điều này giúp bạn có thể nén file PDF từ bất kỳ thiết bị và định dạng nào mà bạn đang sử dụng.

Công cụ nén file PDF offline hiệu quả

Đây là một giải pháp tiện lợi và an toàn để giảm kích thước file PDF mà không cần kết nối Internet. Với công cụ này, bạn có thể nén file PDF trực tiếp trên máy tính của mình mà không cần phải tải về hoặc tải lên các trang web nén PDF trực tuyến. Một lợi ích quan trọng của công cụ nén dung lượng file PDF offline là sự bảo mật. Bạn không cần phải lo lắng về việc tiết lộ thông tin quan trọng khi tất cả quá trình nén diễn ra trên thiết bị của bạn.

Công cụ nén file PDF bằng Foxit Reader

Để nén file PDF bằng Foxit Reader, bạn thực hiện các bước sau:

Bước 1: Tải và cài đặt Foxit Reader (nếu bạn chưa có) từ trang web chính thức của Foxit.

Bước 2: Mở Foxit Reader và mở file PDF mà bạn muốn nén bằng cách nhấp vào “Open File” trong thanh công cụ hoặc dùng phím tắt Ctrl + O sau đó chọn “Open” để mở.

Bước 3: Sau khi mở file PDF, điều hướng đến tab công cụ ở phía trên và chọn biểu tượng máy tính hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + P để mở cửa sổ in.

Bước 4: Trong mục “Tên”, chọn máy in ảo Foxit Reader PDF Printer và sau đó bấm “Properties” ở bên phải.

Bước 5: Trong tab “Tổng quan”, điều chỉnh độ phân giải hình ảnh để giảm dung lượng file PDF, sau đó nhấn OK để hoàn tất thiết lập.

• Quét PDF: Độ phân giải 300. 
• Tài liệu PDF thông thường: Độ phân giải 200 hoặc 144.

Bước 6: Sau khi hoàn tất quá trình nén, bạn có thể chọn vị trí lưu trữ của tệp PDF đã nén bằng cách chỉ định đường dẫn và tên tệp mới. Tiếp theo, nhấp vào “Lưu” để hoàn thành quá trình nén. Khi đã hoàn thành các bước này, bạn sẽ có một bản sao nén của tệp PDF gốc. Các lựa chọn nén trong Foxit Reader giúp bạn giảm kích thước của tệp PDF mà không ảnh hưởng nhiều đến chất lượng hình ảnh và định dạng văn bản.

Nén tệp PDF bằng công cụ Nén PDF Miễn phí

Để nén PDF bằng công cụ Nén PDF Miễn phí, bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nếu bạn chưa có Free PDF Compressor, hãy tải và cài đặt phần mềm này.

Bước 2: Sau khi cài đặt hoàn tất, mở Free PDF Compressor lên.

Bước 3: Bấm vào nút “Duyệt” hoặc “Thêm File” để chọn file PDF bạn muốn nén từ máy tính của bạn.

Bước 4: Sau khi đã chọn file PDF, bạn có thể điều chỉnh các tùy chọn nén trong mục “Cài đặt”. Free PDF Compressor cung cấp các tùy chọn cho mức độ nén và chất lượng hình ảnh.

• Màn hình: Gửi file qua Internet cho người khác, chế độ này làm giảm chất lượng khi in ấn.
• eBook: Độ phân giải 150 dpi, phù hợp cho việc in ấn các file PDF với chất lượng cao và kích thước hợp lý.
• In ấn: Độ phân giải 300 dpi.
• Chuẩn bị trước in: Đảm bảo 100% chất lượng file PDF, phù hợp cho in số lượng lớn.
• Mặc định: Phù hợp cho các file PDF cần chất lượng tốt với kích thước lớn.

Nếu muốn, bạn cũng có thể chỉ định đường dẫn và tên file mới cho file PDF sau khi nén, sau đó nhấn vào nút “Nén” để bắt đầu quá trình nén.

Kết luận

Việc giảm dung lượng của file PDF là một cách thông minh để tiết kiệm không gian lưu trữ và tăng tốc độ truyền tải tệp tin. Trong bài viết này, Mytour đã giới thiệu đến bạn các công cụ phổ biến giúp bạn nén file PDF một cách nhanh chóng và hiệu quả. Sử dụng những công cụ này, bạn có thể nén file PDF mà không làm giảm chất lượng hình ảnh và định dạng văn bản ban đầu. Bạn có thể điều chỉnh các tùy chọn nén để phù hợp với yêu cầu của bạn. Quá trình này đơn giản và dễ sử dụng, chỉ cần vài cú click chuột và đợi trong vài giây.