Cách nén tập tin Word và giảm dung lượng lưu trữ của tập tin Word

Để thuận tiện cho quá trình chia sẻ và trao đổi dữ liệu, người dùng có thể nén và tối ưu hóa dung lượng lưu trữ tập tin Word trước khi gửi cho người khác. Nhìn chung, các bước thực hiện khá đơn giản và bạn có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây để giảm dung lượng tập tin Word một cách nhanh chóng, dễ dàng nhất.

Vì sao nên nén và giảm dung lượng tập tin Word

Việc nén và giảm dung lượng lưu trữ tập tin sẽ mang lại cho bạn nhiều lợi ích như:

• Tiết kiệm dung lượng lưu trữ: Dung lượng của tập tin Word có thể rất lớn nếu chứa nhiều hình ảnh, dữ liệu, biểu đồ... Khi đó, bạn có thể nén và giảm dung lượng tập tin Word để tiết kiệm không gian lưu trữ trên máy tính hoặc các dịch vụ lưu trữ trực tuyến.
• Cho phép tải và chia sẻ tập tin một cách nhanh chóng: Khi nén và giảm dung lượng tập tin Word, bạn có thể dễ dàng tải và chia sẻ qua Email, Zalo, Facebook hoặc các nền tảng trực tuyến khác.
• Tăng hiệu suất máy tính: Khi làm việc với tập tin Word lớn, máy tính cần tốn nhiều tài nguyên hơn. Vì vậy, bạn có thể nén và giảm dung lượng để giảm tải cho máy tính và tăng hiệu suất làm việc.
• Bảo vệ dữ liệu: Người dùng có thể nén tập tin Word và đặt mật khẩu để đảm bảo an toàn dữ liệu - chỉ những người được cấp quyền mới có thể truy cập.
• Quản lý và sắp xếp file dễ dàng: Nếu máy tính của bạn có quá nhiều tập tin, bạn có thể nén và giảm dung lượng tập tin Word để quản lý và sắp xếp chúng dễ dàng hơn.

Nói tóm lại, nén và giảm dung lượng tập tin Word là một phương pháp hiệu quả giúp bạn tiết kiệm không gian lưu trữ và tạo sự thuận tiện trong quá trình quản lý cũng như chia sẻ file đến với người khác.

Vì sao dung lượng tập tin Word lại lớn như vậy?

Người dùng không cần quá lo lắng về các file Word thông thường vì chúng thường có dung lượng không cao. Tuy nhiên, có một số lý do dưới đây khiến dung lượng của file Word có thể trở nên nặng hơn:

• Hình ảnh và đa phương tiện: Nếu bạn chèn quá nhiều hình ảnh có kích thước lớn hoặc các phương tiện khác như âm thanh, biểu đồ vào file Word, dung lượng của file có thể tăng lên đáng kể.
• Nhiều dữ liệu chưa được tối ưu: Chẳng hạn như bạn thêm vào quá nhiều bảng, biểu đồ phức tạp, các tệp đính kèm hoặc sử dụng những font chữ, định dạng phức tạp... dung lượng của file Word có thể tăng lên đáng kể.

Cách nén tập tin Word

Trước khi đến với hướng dẫn giảm dung lượng tập tin Word, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về cách nén và giải nén file Word, cụ thể như sau:

Lưu ý: Hướng dẫn dưới đây áp dụng trên laptop sử dụng hệ điều hành Windows 10 và Microsoft Word 2013. Bài viết sẽ hướng dẫn sử dụng công cụ WinRAR để nén và giải nén file Word.

• Bước 1: Đầu tiên, tại thư mục lưu trữ, bạn chọn tập tin Word cần nén, sau đó click chuột phải và chọn “Thêm vào tập tin nén…”.

• Bước 2: Ở bước này, bạn cần đặt tên cho file nén. Lưu ý là hãy đặt tên dễ nhớ để phân biệt với các file khác, sau đó chọn định dạng nén như ZIP, RAR hay RAR5… Tiếp theo, bạn bấm OK để tiếp tục đến bước 3.

• Bước 3: Để đặt mật khẩu cho file nén, bạn click vào “Đặt mật khẩu…”, sau đó điền đầy đủ thông tin vào hai ô là “Nhập mật khẩu” và “Nhập lại mật khẩu”, sau đó bấm Đồng ý để hoàn tất quá trình.

Đã hoàn tất quá trình nén file Word. Với file nén có mật khẩu, người nhận cần phải nhập đúng mật khẩu để mở và xem nội dung. Hãy chia sẻ mật khẩu cho những người cần thiết nhé!

Hướng dẫn giải nén file Word

Tương tự, trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tiếp tục sử dụng công cụ WinRAR để thực hiện việc giải nén file.

Giải nén tại vị trí đã lưu

Đối với phương pháp này, bạn chỉ cần chuột phải vào file Word đã nén, sau đó chọn “Extract Here” – tức là giải nén tại đây. Kết quả, tập tin giải nén sẽ xuất hiện ngay tại vị trí bạn đã thực hiện thao tác.

Giải nén tại vị trí được chỉ định

Nếu bạn muốn chỉ định vị trí cho tập tin sau khi giải nén, bạn có thể làm như sau:

• Bước 1: Click chuột phải vào tập tin cần giải nén và chọn “Extract file…” (Giải nén tập tin…).

• Bước 2: Sau đó, chọn thư mục mà bạn muốn lưu tập tin đã giải nén. Sau khi hoàn thành, file Word đã giải nén sẽ xuất hiện trong thư mục bạn đã chọn.

Phương pháp giảm dung lượng file Word

Dưới đây là những mẹo để giảm dung lượng file Word:

Sử dụng ứng dụng SmallPDF

SmallPDF là một dịch vụ trực tuyến cho phép người dùng chuyển đổi văn bản thành các định dạng khác nhau. Ngoài ra, SmallPDF còn hỗ trợ nén và giảm dung lượng file Word chỉ với các bước đơn giản như sau:

Bước 1: Truy cập vào trang chủ của SmallPDF, sau đó chọn mục “Chọn tệp” để tải lên các file cần nén và giảm dung lượng.

Bước 2: Tại đây, bạn có thể lựa chọn “Nén cơ bản” hoặc “Nén mạnh”. Với “Nén cơ bản”, bạn giảm dung lượng một chút, còn “Nén mạnh” sẽ giảm dung lượng nhiều hơn nhưng thường có phí. Chọn tùy chọn phù hợp để tiến hành nén và giảm dung lượng file Word.

Bước 3: Sau khi quá trình trên hoàn tất, bạn nhấn vào “Tải về” để lưu file về máy tính.

Nén ảnh trong file Word

Hình ảnh là nguyên nhân chính làm cho file Word trở nên nặng. Vì vậy, bạn nên nén ảnh để giảm dung lượng file Word trước khi lưu và chia sẻ file.

• Bước 1: Mở file Word và chọn Hình ảnh.
• Bước 2: Chọn mục “Format” và click vào “Compress Pictures”.

• Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Compress Pictures trên màn hình, bỏ tích ô “Apply only to this picture”, chọn các mục cần nén và bấm OK để hoàn tất.

Danh sách các tùy chọn bao gồm:

• “In (220 ppi): Chất lượng xuất sắc trên hầu hết máy in và màn hình”: Giảm dung lượng file Word để phục vụ in ấn.
• “Màn hình (150 ppi): Phù hợp cho trang web và máy chiếu”: Giảm dung lượng để lưu trữ và chia sẻ trên web.
• “Email (96 ppi): Tối ưu dung lượng để chia sẻ qua email”: Giảm dung lượng để chia sẻ qua email.
• “Sử dụng độ phân giải của tài liệu”: Chế độ mặc định.

Bạn cũng có thể dùng các trang web/phần mềm nén ảnh trước khi đưa vào file Word để hạn chế file Word trở nặng hơn.

Tắt tính năng chỉnh sửa ảnh trên Word

Đây là một cách hữu ích để tối ưu dung lượng file Word. Cụ thể như sau:

• Bước 1: Mở file cần giảm dung lượng, chọn File rồi click vào Options.

• Bước 2: Sau khi hộp thoại Options hiển thị, bạn vào Advanced để bỏ tích “Không nén tập tin hình ảnh” trong mục “Kích thước và chất lượng hình ảnh”.
• Bước 3: Cuối cùng, bấm OK để hoàn tất quá trình giảm dung lượng file Word.

Loại bỏ các khoảng trắng dư thừa

Ngoài việc làm cho văn bản trông không chuyên nghiệp và bừa bộn, những khoảng trắng không cần thiết còn làm tăng dung lượng của file Word. Bạn có thể xóa chúng như sau:

• Bước 1: Đầu tiên, bạn mở file Word mà bạn muốn giảm dung lượng, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại “Tìm và Thay thế”.
• Bước 2: Tại mục Tìm gì, bạn nhập hai lần phím Space để tạo khoảng trắng có hai dấu cách. Sau đó, tại mục “Thay bằng”, bạn nhập một lần phím Space rồi nhấn vào “Thay tất cả”.
• Bước 3: Sau khi thao tác này hoàn tất, các khoảng trắng không cần thiết sẽ bị xóa và bạn chỉ cần nhấn OK là xong.

Giảm dung lượng file Word với trang web WeCompress

Ngoài SmallPDF, bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ trực tuyến là WeCompress để giảm dung lượng file Word.

• Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào trang web WeCompress.
• Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấn vào biểu tượng dấu cộng ở giữa màn hình để tải file lên. Lưu ý rằng dung lượng tối đa cho phép tải lên là 50MB.

• Bước 3: Sau khi tải file lên, trang web sẽ bắt đầu nén và giảm dung lượng cho file. Hãy tải file về khi quá trình đó hoàn tất.

Không chèn thêm font chữ vào Word

Nếu ai đó mở file và vô tình chèn thêm font chữ khác vào, file của bạn có thể trở nên nặng hơn. Để khắc phục điều này, bạn có thể làm như sau:

• Bước 1: Mở file Word lên, sau đó chọn mục File.
• Bước 2: Chọn Options, sau đó bấm Save và bỏ chọn tùy chọn “Nhúng phông chữ vào file” là hoàn tất.

Không dán trực tiếp hình ảnh vào file Word

Loại bỏ những nội dung không cần thiết trong file

Khi file Word chứa quá nhiều nội dung và các phương tiện khác như hình ảnh, biểu đồ, bảng, dữ liệu..., dung lượng của file có thể tăng lên. Vì vậy, bạn nên xem xét lại nội dung một lần nữa và loại bỏ những phần không cần thiết. Nếu file được dùng để chia sẻ, bạn cũng có thể cắt hoặc di chuyển những nội dung không liên quan sang file khác để thuận tiện trong quá trình chia sẻ và tải xuống.

Phương pháp trên giúp nén và giảm dung lượng file Word. Tổng thể, các bước này đơn giản và ai cũng có thể thực hiện. Vì vậy, hãy áp dụng để tối ưu dung lượng trước khi lưu hoặc chia sẻ file cho người khác nhé!