Cách Nhắc Nhở Một Cách Lịch Sự Để Yêu Cầu Phản Hồi Từ Ai Đó

Có lẽ bạn đã yêu cầu ai đó làm một việc gì đó hoặc bạn cần thông báo cho họ biết về một cuộc họp, nhưng làm thế nào để gửi một lời nhắc nhở nhẹ nhàng mà không nghe có vẻ rude hoặc impatient? Đôi khi người ta dễ bị cuốn vào những việc khác, nhưng vẫn còn cách tốt để gửi cho họ một lời nhắc nhở lịch sự. Chúng tôi có rất nhiều mẹo và ví dụ về những gì nên nói qua email hoặc tin nhắn, vì vậy hãy đọc tiếp để biết cách soạn ra một thông điệp hoàn hảo mà chắc chắn sẽ nhận được phản hồi.

- Để mọi người có ít nhất một tuần để phản hồi trước khi gửi nhắc nhở. - Giữ cho yêu cầu của bạn rõ ràng và trực tiếp. Tốt nhất là đưa ra yêu cầu của bạn trong những dòng đầu tiên của email khi có thể. - Giữ một tông biết ơn trong email của bạn. Để khuyến khích một phản hồi, đề nghị trợ giúp hoặc một cơ hội cho người nhận.

Chờ một tuần giữa các tin nhắn nghe ít ép buộc hơn. Nếu chỉ là vài ngày sau khi bạn gửi yêu cầu ban đầu của mình, có thể bạn chưa đủ thời gian cho người đó để hoàn thành. Sau khoảng 7 ngày, việc gửi một email hoặc tin nhắn theo dõi là hoàn toàn phù hợp vì thông điệp gốc của bạn có thể đã bị mất trong hộp thư đến của họ và họ không thấy yêu cầu của bạn.

• Nếu yêu cầu của bạn đòi hỏi thời gian và bạn cần đạt đến một ngày hết hạn sắp tới, thì việc tiếp cận một vài ngày sớm hơn cũng không sao.

Người đó sẽ ngay lập tức biết nhiệm vụ từ việc đọc dòng tiêu đề. Một dòng tiêu đề chung chung như “Yêu Cầu Hành Động” hoặc “Theo Dõi” nghe mơ hồ hoặc có thể làm cho ai đó cảm thấy xấu hổ vì mất thời gian. Chỉ định chính xác những gì bạn mong đợi từ người đó với ít từ càng tốt càng tốt. Bạn thậm chí có thể bao gồm thời gian mà nhiệm vụ sẽ mất để người đó biết đây là một cam kết như thế nào.

• “Theo Dõi Về Ghi Chú Cuộc Họp”
• “Cần Hành Động: Phản Hồi Khảo Sát”
• “Bước Tiếp Theo Cho Dự Án Sáng Tạo”
• “5 Phút - Cần Đánh Giá”

Người đó sẽ có thể thấy thông điệp và yêu cầu ban đầu của bạn. Nếu có những chi tiết quan trọng mà bạn không muốn người đó quên, tiếp tục luồng email và gửi lại tin nhắn cho họ. Như vậy, người đó sẽ không phải tìm kiếm trong hộp thư đến của họ để tìm những gì bạn cần từ họ.

Bắt đầu bằng một nốt nhạc tích cực tạo ra bầu không khí cho phần nhắc nhở còn lại. Ngay từ đầu tin nhắn của bạn, chào người đó một cách tử tế, chuyên nghiệp để bắt đầu. Nếu bạn chưa nói chuyện nhiều với người đó, hãy giới thiệu lại về bản thân bạn để họ nhớ bạn là ai. Bao gồm một câu ngắn cá nhân để họ cảm thấy được tôn trọng.

• “Xin chào Julie, đây là Eric từ cuộc họp nhóm của chúng ta tuần trước. Bạn đã đưa ra một số điểm rất hay khi bạn đang dẫn dắt cuộc thảo luận của chúng ta.”
• “Xin chào Dina, đây là Maggie từ buổi hội thảo của công ty. Tôi hy vọng bạn đang làm việc tốt với mọi thứ trong tuần này, và tôi rất háo hức được nghe thêm về những gì bạn đã làm việc.”
• “Thưa ông Sherman, cảm ơn ông rất nhiều về sự tổ chức và sự nắm bắt mọi thứ với dự án marketing này.”
• “Xin chào lại Mark! Chúng tôi hy vọng bạn đang làm việc tốt.”

Nhắc nhở người đó ngay lập tức làm cho yêu cầu của bạn trở nên rõ ràng. Nếu bạn đợi cho đến cuối tin nhắn mới nhắc nhở ai đó, họ có thể chỉ lướt qua một vài dòng đầu tiên và bỏ lỡ những gì bạn đang yêu cầu. Ngay sau lời chào, hãy nhắc nhở người đó một cách nhẹ nhàng hoặc hỏi họ một câu hỏi về tiến độ của họ. Bạn luôn có thể cung cấp thêm ngữ cảnh cho người đó sau đó.

• “Đây chỉ là một lời nhắc nhở thân thiện rằng phản hồi khảo sát cần được gửi vào tuần tới, và chúng tôi rất mong muốn nghe ý kiến phản hồi của bạn về cách chúng tôi có thể cải thiện.”
• “Bạn đã có cơ hội để xem xét các tài liệu mà tôi đã gửi chưa? Tôi gần như đã sẵn sàng để gửi chúng và chỉ cần sự chấp thuận của bạn.”
• “Tuần trước, chúng tôi đã đề cập đến việc hợp tác trong một dự án sáng tạo cùng nhau. Điều đó có phải là điều bạn vẫn quan tâm không?”
• “Chỉ là một lời nhắc nhở rằng hôm nay có một cuộc họp. Chúng tôi muốn đảm bảo rằng chúng tôi có được toàn bộ đội làm việc cùng nhau.”

Bạn sẽ nhận được một phản hồi nếu bạn sử dụng một tông tone ấm áp và lịch sự. Tone có thể khó đọc trong email hoặc tin nhắn, vì vậy ngay cả một câu trung lập cũng có thể nghe có vẻ tiêu cực. Hãy lịch sự và cho người đó biết rằng bạn thực sự quan tâm đến những gì họ đang làm. Nếu họ cảm thấy được tôn trọng, họ sẽ có khả năng phản hồi lại bạn.

• “Với kinh nghiệm của bạn trong những dự án này, tôi biết bất kỳ phản hồi nào bạn có sẽ giúp chúng tôi cải thiện.”
• “Chúng tôi rất đánh giá tất cả công việc chăm chỉ mà bạn đã làm cho chúng tôi và chúng tôi không thể chờ đợi để nghe bạn nói.”
• “Sự giúp đỡ của bạn thực sự sẽ giúp đẩy bài thuyết trình này lên một tầm cao mới.”
• “Chúng tôi trân trọng ý kiến của bạn, và những đề xuất của bạn sẽ giúp rất nhiều.”

Đề xuất giúp đỡ người khác giảm áp lực cho họ. Nếu bạn đang yêu cầu người đó cho một sự giúp đỡ lớn hoặc giúp đỡ với một nhiệm vụ khó khăn, hãy cho họ biết rằng bạn ở đây để hỗ trợ họ. Người nhận sẽ có khả năng phản hồi nếu họ biết rằng bạn ở đây để hỗ trợ và giúp họ bất cứ cách nào mà bạn có thể.

• “Vui lòng cho tôi biết nếu có gì bạn cần từ tôi để giúp bạn hoàn thành.”
• “Tôi ở đây nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc lo lắng nào về dự án trong tương lai.”
• “Nếu có gì khác có thể giúp bạn đưa ra quyết định, hãy thoải mái liên hệ.”
• “Tôi sẵn lòng trò chuyện nếu bạn không chắc chắn về các bước tiếp theo và cần sự trợ giúp.”

Một lựa chọn cho biết người đó biết rằng không sao nếu họ không thể thực hiện. Người bạn đang nói chuyện có thể không phản hồi nếu họ không thoải mái với yêu cầu ban đầu. Hãy cho họ biết rằng bạn sẵn lòng làm việc với họ và có thể đề xuất một số phương án thay thế để họ không cảm thấy quá áp lực từ bạn.

• “Nếu có ai khác mà tôi nên liên hệ về thông tin này, xin hãy cho tôi biết.”
• “Tôi hiểu nếu bạn đang quá bận rộn, vì vậy hãy cho chúng tôi biết nếu bạn cần thêm thời gian.”
• “Nếu bạn không cảm thấy thoải mái làm việc trên nhiệm vụ này, hãy thoải mái thông báo cho chúng tôi để chúng tôi có thể gán lại.”
• “Chúng tôi sẵn lòng lắng nghe ý kiến ​​nếu bạn nghĩ rằng có một hướng khác chúng tôi có thể tiến hành dự án này.”

Yêu cầu của bạn có thể bị lạc đi nếu bạn gửi một thông điệp dài hơn. Nếu người nhận mở tin nhắn của bạn và thấy nhiều đoạn văn dài, có nhiều khả năng bạn sẽ giao tiếp sai những gì bạn cần. Chỉ nói đến mức cần thiết để bạn không làm cho người nhận tin bị quá tải hoặc nhầm lẫn.

Chữ ký của bạn cung cấp cho người nhận cách tốt nhất để liên lạc lại với bạn. Cuối email của bạn, bao gồm họ tên đầy đủ, địa chỉ email và bất kỳ liên kết mạng xã hội nào. Điều này giúp họ có ý kiến tốt hơn về người họ đang nói chuyện và nơi họ nên phản hồi lại yêu cầu của bạn. Hãy thử sử dụng một lời kết như:

• Tốt nhất
• Trân trọng
• Trân trọng
• Cảm ơn bạn

Bạn có thể nhận được phản hồi ngay lập tức bằng cách trò chuyện trực tiếp với người đó. Nếu bạn cần một câu trả lời ngay lập tức hoặc có một hạn chót đang đến gần, đừng ngần ngại nhấc điện thoại hoặc ghé qua văn phòng của họ để trò chuyện. Điều này giúp người đó cảm nhận được sự cấp bách trong giọng điệu của bạn và bạn có thể nhận được câu trả lời từ họ mà không cần phải chờ đợi.

• “Ê, tôi muốn nhắc nhở bạn rằng hôm nay là sinh nhật của Julie.”
• “Đây chỉ là một lời nhắc nhở thân thiện rằng có một cuộc họp vào chiều nay lúc 2:30.”
• “Bạn đã có cơ hội nhìn qua những con số mà tôi gửi tuần trước chưa? Chúng cần hoàn thành vào ngày mai và sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể ưu tiên chúng.”

Chủ đề: Cần Hành Động - Phản Hồi Khảo SátKính gửi Zach,Đây là Pamela từ webinar của tuần trước. Rất vui được gặp bạn và tôi hy vọng mọi thứ đều ổn cho bạn cho đến nay.Tôi muốn gửi một lời nhắc nhở thân thiện rằng cuộc khảo sát của công ty chúng tôi đã thảo luận trong cuộc họp sẽ đến hạn vào thứ Sáu tuần tới. Chúng tôi muốn tiếp tục cải thiện cho đội của chúng tôi, và chúng tôi đánh giá cao mọi ý kiến phản hồi hữu ích mà bạn có để đóng góp.Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan ngại nào, xin vui lòng cho tôi biết. Tôi rất vui lòng giúp đỡ bất kỳ cách nào.Xin trân trọng,Pamela [email protected]