Cách Nhận Tin Nhắn Điện Thoại

Trả lời điện thoại. Người gọi yêu cầu trực tiếp với giám đốc hoặc đồng nghiệp của bạn không có mặt tại bàn làm việc của họ. Điều đầu tiên bạn nên làm là nói: 'Anh/Chị hiện không có mặt. Tôi có thể nhận thông điệp không?' Giả sử họ đồng ý tiếp tục với bước tiếp theo. Nếu họ từ chối thì hãy lịch sự yêu cầu họ ít nhất cho phép bạn giúp đỡ. Nếu họ từ chối một cách lịch sự, hãy yêu cầu họ cung cấp tên và tên công ty của họ; nhớ ghi lại số điện thoại của họ cũng như cho biết thời gian tốt nhất để gọi lại. Đừng quên hỏi xem có thể làm gì khác không — họ có thể muốn gọi lại và để lại một tin nhắn trên máy trả lời tự động. Hãy chắc chắn thông báo cho ai cuộc gọi đó và khi nào họ có thể gọi lại.

Ghi chép lại tất cả những gì họ nói. Bạn có thể nghĩ rằng những gì họ nói không quan trọng nhưng người bạn viết tin nhắn có thể nghĩ là quan trọng. Nếu cần, hãy yêu cầu họ lặp lại thông tin.

Nói tạm biệt (và 'Không có gì' nếu phù hợp).

Chuyển tin nhắn cho người đó càng sớm càng tốt hoặc để lại nơi họ có thể tìm thấy.

• Lịch sự.
• Viết gọn gàng với chữ đẹp.
• Đảm bảo bạn không viết nhầm. Bạn không muốn người nhận tin nhắn hiểu nhầm ý đồ của bạn.

• Bút/bút chì
• Giấy
• Điện thoại