Cách Nộp Đơn Khiếu Nại

Một khiếu nại được định nghĩa là một phàn nàn chính thức được viết. Phàn nàn cáo buộc một hành vi sai trái, không công bằng hoặc bất công bằng được thực hiện bởi một cá nhân hoặc công ty đối với một người hoặc công ty khác. Có nhiều tình huống mà bạn có thể muốn nộp đơn khiếu nại: bởi vì nhà tuyển dụng của bạn đã đối xử với bạn một cách không công bằng, bởi vì một công ty đã cung cấp hàng hoặc dịch vụ kém chất lượng, hoặc bởi vì bạn đã bị từ chối bảo hiểm theo hợp đồng bảo hiểm. Định dạng và thủ tục của chính sách khiếu nại sẽ thay đổi khá nhiều. Tuy nhiên, vẫn có những yếu tố chung khi nộp đơn khiếu nại.

Ghi lại tất cả những gì bạn nhớ về sự việc. Ngay lập tức, ghi lại điều gì đã xảy ra. Ví dụ, nếu bạn bị từ chối thăng chức, hãy ghi lại ký ức của bạn về cuộc họp nơi bạn được giải thích bằng miệng.

• Ghi lại tên của nhân viên cửa hàng hoặc bất kỳ ai khác mà bạn có khiếu nại. Hỏi xin tên đầu và cuối: đại diện dịch vụ khách hàng thường chỉ đưa ra tên đầu tiên.
• Ghi lại ngày và giờ, cũng như địa điểm của nơi sự việc xảy ra. Nếu bạn muốn nộp đơn khiếu nại về tài xế của một công ty vận chuyển, bạn nên chú ý không chỉ số biển số xe mà còn địa điểm của sự việc.

Bảo tồn tài liệu. Giữ lại bất kỳ giao tiếp nào giữa bạn và bên mà bạn khiếu nại. Giữ không chỉ các giao tiếp chính thức như thư từ, hóa đơn và biên nhận, mà còn các ghi chú viết tay hoặc email không chính thức.

• Giữ tài liệu của bạn ở một nơi an toàn, như một hộp gửi tài liệu hoặc trong một nơi an toàn tại nhà. Ngoài ra, bạn cũng có thể quét bất kỳ tài liệu nào để luôn có bản sao điện tử.

Nói chuyện với nhân chứng. Nếu có ai quan sát sự việc, hãy nói chuyện với họ. Ví dụ, nếu có người chứng kiến sự quấy rối tại nơi làm việc, bạn nên ghi chú tên họ. Nếu một người lạ chứng kiến dịch vụ kém tại cửa hàng, hãy cố gắng lấy tên và thông tin liên lạc của họ.

• Nói chuyện với nhân chứng cũng là cách tốt để đánh giá xem bạn có hiểu nhầm tình huống hay không. Ví dụ, một số nhân chứng có thể đã nghe thấy ai đó nói điều khác so với bạn nghe thấy.

Tìm chứng cứ trong tay các bên thứ ba. Nhiều doanh nghiệp có camera an ninh ghi lại những gì xảy ra trong cửa hàng cũng như bãi đậu xe. Nhiều thành phố cũng lắp đặt camera chụp hình tại các giao lộ. Nếu có thể áp dụng, bạn có thể muốn tìm kiếm chứng cứ này.

• Ở giai đoạn này, bạn chỉ cần yêu cầu chứng cứ. Ngay cả khi cửa hàng không muốn giao cho bạn một bản sao của hình ảnh, hãy yêu cầu bảo tồn. Nếu bạn khởi kiện, sau đó bạn có thể nhận được một bản sao với một lệnh triệu tập.
• Bạn đôi khi có thể nhận video từ camera trên ô tô cảnh sát bằng cách điền vào một biểu mẫu yêu cầu quyền biết. Liên hệ với cơ quan cảnh sát để biết cách nhận bất kỳ video nào họ có thể có.

Gặp gỡ không chính thức với cấp trên của bạn. Một số doanh nghiệp yêu cầu nhân viên gặp gỡ cấp trên của họ một cách không chính thức để thảo luận về khiếu nại của họ. Điều này nên xảy ra trước khi bất kỳ giấy tờ nào được nộp.

• Ngay cả khi bạn không bắt buộc phải gặp gỡ không chính thức, đôi khi cũng là ý kiến tốt để làm như vậy. Nhiều lần bên kia không hiểu rõ cách hành vi hoặc lời nói của họ được nhìn nhận như thế nào bởi người khác. Bằng cách diễn đạt cách bạn bị tổn thương và điều gì người hoặc công ty có thể làm để giảm nhẹ cảm giác đó, bạn sẽ cảnh báo họ về hành vi của mình.
• Bạn cũng có thể tìm kiếm giải quyết không chính thức ngoài bối cảnh việc làm. Nếu bạn có khiếu nại với một doanh nghiệp, bạn có thể ghé qua và trò chuyện với một nhân viên hoặc nhân viên, người có thể cung cấp hoàn trả ngay lập tức.
• Gặp gỡ không chính thức cũng là cách tuyệt vời để tìm hiểu các chính sách về việc nộp đơn khiếu nại chính thức. Nếu bạn không nhận được giải quyết hài lòng không chính thức, hỏi ai bạn nên liên hệ để nộp khiếu nại chính thức.

Mang theo bản sao của các tài liệu hỗ trợ. Người bạn gặp có thể muốn xem bất kỳ tài liệu nào bạn có.

• Một nhân viên bán hàng sẽ muốn xem biên nhận cũng như một mẫu hàng mà bạn cho là kém chất lượng.
• Chỉ mang theo bản sao. Bảo tồn bản gốc ở nhà hoặc trong một không gian an toàn khác. Nếu bạn giao bản gốc cho một người khác, anh ta có thể làm mất chúng.

Xem xét việc sử dụng trung gian. Một số doanh nghiệp và tổ chức có trung gian được đào tạo trong nhân viên. Bạn có thể sử dụng một trung gian trong giai đoạn giải quyết không chính thức.

• Do chi phí của trung gian, bạn có thể không muốn sử dụng trung gian trừ khi được tổ chức hoặc doanh nghiệp cung cấp miễn phí. Trung gian được đào tạo có thể chi phí hơn 1.000 đô la mỗi ngày.
• Trung gian vẫn còn là một lựa chọn sau khi bạn nộp đơn khiếu nại chính thức. Lúc đó, khả năng cao là doanh nghiệp hoặc tổ chức sẽ chi trả hóa đơn.
• Nếu bạn muốn giải quyết một khiếu nại với một cửa hàng, một chuyên gia (như một luật sư), hoặc một nhà cung cấp dịch vụ y tế, thì bạn không nên trả tiền cho một trung gian. Thay vào đó, bạn nên đến tham dự cuộc họp một mình.

Hỏi về các bước tiếp theo. Người bạn gặp có thể không thể giải quyết vấn đề ngay lập tức. Ngay cả khi bạn phải đợi quyết định, bạn nên hỏi về các bước tiếp theo trong trường hợp bạn không hài lòng với đề xuất giải quyết.

• Nếu bạn khiếu nại với một nhân viên cửa hàng hoặc đại diện dịch vụ khách hàng khác, bạn nên ngay lập tức yêu cầu được nói chuyện với một giám đốc nếu bạn không thành công trong việc giải quyết khiếu nại của bạn.

Liên hệ với phòng ban phù hợp. Nếu bạn không hài lòng với đề xuất giải quyết cuối cùng được cung cấp bởi cấp trên của bạn, sau đó liên hệ với tên của cá nhân hoặc phòng ban mà cấp trên của bạn đã chỉ đạo bạn.

• Nếu bạn thuộc một công đoàn, bạn cũng nên kiểm tra với đại diện công đoàn của bạn. Quy tắc công đoàn thường quy định về việc đại diện trong quá trình khiếu nại. Bạn sẽ muốn có họ tham gia sớm.

Nghiên cứu các quy định và thủ tục. Mỗi công ty hoặc doanh nghiệp đều có các quy định riêng và quy tắc. Ví dụ, bạn có thể phải nộp đơn trong một khoảng thời gian nhất định. Ngoài ra, công ty sẽ liệt kê người bạn phải liên hệ trước. Bạn sẽ được cung cấp một tài liệu giải thích các thủ tục; hoặc, công ty có thể chỉ bạn đến một trang web.

• Thực hiện các thủ tục theo quy định. Nếu bạn không làm như vậy, công ty có thể bỏ qua khiếu nại của bạn và bạn sẽ phải bắt đầu quá trình lại từ đầu.

Bảo đảm có bản sao của mẫu đơn khiếu nại. Mẫu đơn có thể được in hoặc trực tuyến. Bạn nên điền vào mẫu đơn theo bất kỳ hình thức nào làm cho bạn cảm thấy thoải mái nhất.

• Một số mẫu trực tuyến có thể không cung cấp cho bạn một bản in của thông tin bạn đã gửi. Thay vào đó, bạn có thể chỉ nhận được một mã xác nhận. Nếu được chọn giữa một mẫu trực tuyến hoặc một bản in, bạn nên điền vào bản in để bạn có một bản ghi.

Hoàn tất mẫu đơn khiếu nại. Mỗi mẫu đơn khiếu nại đều khác nhau, nhưng tất cả đều nên yêu cầu thông tin tương tự:

• Tên của bạn, địa chỉ và thông tin liên lạc, như điện thoại và email. Nếu bạn khiếu nại về một nhà cung cấp dịch vụ y tế hoặc công ty thẻ tín dụng, bạn sẽ được hỏi về số tài khoản cũng như ngày sinh của bạn.
• Tên của người bạn khiếu nại (nếu có).
• Các tên của nhân chứng có thể ủng hộ khiếu nại của bạn với các sự thật liên quan.
• Bản chất của khiếu nại. Thường bạn sẽ được cung cấp một không gian để gõ khiếu nại của bạn.
• Chữ ký và ngày của bạn.
• Giữ bản sao của mẫu đơn khiếu nại đã hoàn tất và chỉ đính kèm các bản sao của bất kỳ tài liệu hoặc chứng cứ nào.

Nộp sớm. Bạn phải đáp ứng các hạn chót để nộp khiếu nại. Chúng thay đổi tùy theo doanh nghiệp hoặc tổ chức nhưng nên được mô tả trong các chính sách và thủ tục mà bạn đã bảo đảm khi bắt đầu quá trình khiếu nại.

• Nếu bạn phải gửi một mẫu đơn khiếu nại qua thư, hãy kiểm tra xem hạn chót áp dụng cho ngày mẫu đơn khiếu nại được nhận hay ngày mà nó được gửi đi.
• Gửi mẫu đơn bằng thư chứng nhận để bạn biết rằng nó đã được nhận.

Tham gia vào cuộc điều tra. Bạn có thể được một nhà điều tra của công ty liên lạc để xem xét khiếu nại của bạn. Người này có thể muốn phỏng vấn bạn trực tiếp hoặc qua điện thoại.

• Bạn có thể chuẩn bị bằng cách xem xét các tài liệu của bạn, bao gồm những gì bạn đã ghi lại ngay sau sự cố. Những tài liệu này có thể làm mới lại trí nhớ của bạn.

Kêu gọi phản đối quyết định của công ty. Nếu công ty không cung cấp một giải quyết hài lòng, bạn nên kiểm tra xem bạn có thể kêu gọi phản đối quyết định hay không. Bất kỳ quy trình phản đối nào cũng nên được bao gồm trong lá thư giải thích quyết định của công ty.

• Đôi khi, quy trình phản đối có thời hạn ngắn. Bạn nên xác định thời hạn ngay lập tức và tuân thủ nó.

Xem xét giải quyết tranh chấp thay thế (ADR). Mặc dù một doanh nghiệp có thể không tự nguyện bồi thường bạn, họ có thể đề xuất trung gian hoặc các hình thức ADR khác, như đàm phán hoặc trọng án. Doanh nghiệp thường đề xuất ADR để tránh ra tòa vì ADR thường rẻ hơn một vụ kiện đầy đủ.

• Hiểu rằng ADR có thể ràng buộc. Trọng án, đặc biệt là, giống như một phiên tòa: bạn trình bày bằng chứng cho một trọng tài và đồng ý ràng buộc bởi quyết định. Bạn không thể kêu gọi phản đối trước tòa nếu bạn không thích kết quả.
• Trung gian và đàm phán thường là không ràng buộc. Bạn có thể rời bỏ cuộc thảo luận nếu bạn không hài lòng với kết quả.

Họp với một luật sư. Có nhiều con đường pháp lý để tiến hành tùy thuộc vào khiếu nại của bạn. Một luật sư có thể cung cấp lời khuyên tốt về việc tiếp tục với ADR hoặc việc tiến hành một khiếu nại pháp lý chính thức hơn.

• Ví dụ, nếu bạn cáo buộc nhà tuyển dụng của mình về phân biệt đối xử hoặc trả thù, luật sư của bạn sẽ tư vấn cho bạn về việc nộp một khiếu nại với Uỷ ban Cơ hội Bằng cấp Tương đương hoặc với một cơ quan bang tương đương.
• Nếu khiếu nại của bạn liên quan đến dịch vụ hoặc sản phẩm kém chất lượng mua từ một công ty, luật sư của bạn có thể hỗ trợ bạn trong việc nộp một khiếu nại về vi phạm hợp đồng.
• Nếu bạn muốn tranh cãi việc từ chối bảo hiểm dưới một hợp đồng bảo hiểm, sau đó luật sư của bạn có thể giúp bạn nộp đơn kiện phù hợp.

• Tránh lời lẽ thô lỗ, lời bất lịch sự và hành vi không chuyên nghiệp trong quá trình khiếu nại.
• Nếu bạn tin rằng bằng chứng quan trọng nằm trong tay bên thứ ba đang sắp bị phá hủy, bạn nên bỏ qua quá trình khiếu nại và ngay lập tức tiến đến một vụ kiện. Sau khi bạn nộp đơn kiện, bạn sẽ có quyền mạnh của lệnh triệu tập, và sau đó bạn có thể triệu tập bằng chứng.

• Xem xét tất cả các tài liệu để tránh sai lầm trước khi nộp. Một sai sót có thể gây tổn thất đáng kể.