Cách Phân Bổ Tài Nguyên trong Dự Án Microsoft

Phần mềm Quản lý Dự án Microsoft được thương hiệu hóa trong bộ ứng dụng Microsoft Office. Ứng dụng cho phép người dùng kiểm soát tất cả các khía cạnh của việc quản lý dự án, bao gồm ngân sách, lập lịch và quản lý tài nguyên. Vì lý do này, phần mềm được sử dụng nhiều trong các ngành công nghiệp xây dựng và kỹ thuật. Một trong những phần quản lý dự án quan trọng nhất nhưng thường bị bỏ qua là phân bổ tài nguyên một cách chính xác. Khi lịch trình dự án được tạo ra, thường sẽ phải điều chỉnh để tránh phân bổ quá mức cho một tài nguyên cụ thể (ví dụ: một nhà thầu phụ), điều này sẽ làm cho lịch trình bị trì hoãn. Biết cách phân bổ tài nguyên trong Dự án Microsoft sẽ giúp bạn kiểm soát dự án của mình từ đầu đến cuối.

Xem xét tính sẵn có của tài nguyên khi ước lượng thời gian nhiệm vụ. Bước này rất quan trọng nhưng thường bị bỏ qua. Tài nguyên phải được xem xét trong quá trình xây dựng lịch trình, không chỉ sau đó. Hãy chú ý đặc biệt đến các nhiệm vụ đồng thời (các nhiệm vụ diễn ra cùng một lúc) sử dụng cùng một tài nguyên. Ví dụ, bạn có thể đúng khi cho rằng cả hai tường nội và tường ngoại của một tòa nhà có thể được xây cùng một lúc. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ có 1 thợ mộc trong dự án, điều này sẽ không thể thực hiện được. Bắt đầu ước lượng thời gian nhiệm vụ của bạn bằng cách ước lượng tổng số giờ lao động cần để hoàn thành nhiệm vụ. Bằng cách tập trung vào giờ lao động thay vì tổng số ngày làm việc, bạn tính đến bao nhiêu tài nguyên sẽ cần thiết.

Tạo và tổ chức tất cả các tài nguyên của bạn. Cách tốt nhất để giữ cho tài nguyên của bạn được tổ chức là thông qua bảng tài nguyên. Để truy cập bảng này, nhấp vào menu 'Xem' và chọn 'Bảng tài nguyên.' Đảm bảo tất cả các tài nguyên của bạn có tên rõ ràng và đảm bảo bạn ít nhất chỉ định loại tài nguyên. Tài nguyên 'Lao động' là tài nguyên hữu ích nhất và nên được sử dụng để phân loại những người sẽ dành thời gian làm việc cho các nhiệm vụ. Trên một dự án nhỏ, loại tài nguyên này có thể áp dụng cho từng thành viên nhóm theo tên. Trong một dự án lớn hơn, tài nguyên này có thể chỉ định các nhà thầu phụ khác nhau.

Phân công mỗi nhiệm vụ công việc cho một tài nguyên. Sau khi tạo lịch trình trong chế độ xem biểu đồ Gantt, bạn sẽ cần chỉ định tài nguyên nào được liên kết với mỗi nhiệm vụ. Để làm điều này, tìm dòng của nhiệm vụ trong bảng bên trái và nhấp vào ô trong cột 'Tài nguyên'. Một menu thả xuống sẽ xuất hiện liệt kê tất cả các tài nguyên bạn đã tạo. Chọn tài nguyên phù hợp; ví dụ, một nhiệm vụ gọi là 'Lắp đặt đèn' có thể được gán cho tài nguyên 'Thợ điện'.

Kiểm tra phân bổ tài nguyên trong chế độ xem biểu đồ tài nguyên. Sau khi tạo lịch trình của bạn và gán tài nguyên, bạn có thể kiểm tra việc phân bổ quá mức. Để làm điều này, nhấp vào 'Xem' và chọn 'Biểu đồ Tài nguyên.' Bạn sẽ được phép chọn từng tài nguyên và xem phân bổ của nó trong suốt dự án. Mỗi ngày làm việc được hiển thị dọc theo trục hoành, và việc sử dụng tài nguyên được biểu thị dưới dạng một phần trăm dọc theo trục tung.