Cách phản hồi email mời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp và ấn tượng

Khi bạn nhận được email mời phỏng vấn trong quá trình tìm kiếm việc làm, việc phản hồi lại là một bước quan trọng. Bạn cần thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự trong từng câu chữ. Bài viết này sẽ chia sẻ 12 cách thức để trả lời email mời phỏng vấn một cách ấn tượng, thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng.

I. Hướng dẫn cách soạn thảo các phần trong email xác nhận phỏng vấn một cách chuẩn mực và hiệu quả

Khi nhận được lời mời phỏng vấn trực tiếp từ nhà tuyển dụng, bạn cần phản hồi qua email một cách nghiêm túc và kịp thời. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách viết email trả lời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp và ấn tượng.

Đừng chỉ trả lời một cách qua loa với vài câu đồng ý, mà hãy chú ý đến từng chi tiết trong tiêu đề và nội dung email để gây ấn tượng ngay từ lần đầu tiên. Để viết một email xác nhận phỏng vấn chuyên nghiệp, bạn có thể tham khảo cấu trúc sau.

1. Tiêu đề email

Một tiêu đề email rõ ràng và ngắn gọn là yếu tố đầu tiên giúp bạn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Tiêu đề này sẽ là thứ họ nhìn thấy ngay khi nhận được email xác nhận phỏng vấn của bạn, vì vậy hãy chọn một tiêu đề phản ánh chính xác nội dung của email.

Một cách hiệu quả khi đặt tiêu đề cho email xác nhận phỏng vấn là bao gồm tên vị trí công việc và họ tên đầy đủ của bạn. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận diện email của bạn giữa hàng loạt ứng viên khác. Cấu trúc bạn có thể sử dụng như sau: [HỌ VÀ TÊN] – [VỊ TRÍ CÔNG VIỆC] – [THƯ XÁC NHẬN/TỪ CHỐI PHỎNG VẤN].

Ví dụ mẫu về cách viết tiêu đề email

TRẦN THỊ HỒNG – NHÂN VIÊN MARKETING – THƯ XÁC NHẬN THAM GIA PHỎNG VẤN

LÊ VĂN NAM – NHÂN VIÊN KINH DOANH – THƯ TỪ CHỐI THAM GIA PHỎNG VẤN

2. Phần lời chào mở đầu trong email

Để gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, bạn nên bắt đầu email xác nhận phỏng vấn với một lời chào lịch sự và ngắn gọn. Bạn có thể tham khảo các mẫu lời chào dưới đây để sử dụng trong email của mình.

- Dear Mr./Mrs. hoặc Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận] – [Chức vụ] – [Tên doanh nghiệp],

Ví dụ mẫu về cách viết lời chào trong email xác nhận phỏng vấn

- Kính gửi Chị Nguyễn Anh Chi – Trưởng phòng Nhân sự – Công ty Cổ phần Hưng Thịnh,

- Kính gửi Phòng Nhân sự, Công ty TNHH Ánh Sao,

3. Phần lời cảm ơn khi nhận được lời mời phỏng vấn

Trong email xác nhận tham gia phỏng vấn, bạn không nên bỏ qua lời cảm ơn. Điều này thể hiện sự trân trọng và đánh giá cao cơ hội được mời phỏng vấn. Đồng thời, bạn cũng có thể bày tỏ sự hào hứng và mong đợi buổi phỏng vấn sắp tới.

Ví dụ về lời cảm ơn trong email xác nhận phỏng vấn

- “Tôi là Nguyễn Thị An. Tôi xin chân thành cảm ơn Quý Công ty đã dành cho tôi cơ hội phỏng vấn cho vị trí Nhân viên Kinh doanh và tôi rất vui mừng khi được tham gia cuộc phỏng vấn này.”

- “Tôi là Nguyễn Thị An. Xin gửi lời cảm ơn đến Quý Công ty đã mời tôi tham gia phỏng vấn cho vị trí Nhân viên Kinh doanh.”

- “Tôi là Nguyễn Thị An. Tôi rất vui và biết ơn khi nhận được cơ hội tham gia buổi phỏng vấn mà Quý Công ty đã dành cho tôi.”

4. Xác nhận tham gia phỏng vấn trong email

Trong email xác nhận tham gia phỏng vấn, bạn cần thể hiện rõ sự quan tâm và cam kết tham gia cuộc phỏng vấn vào thời gian và địa điểm đã được công ty thông báo. Nếu có lý do nào đó khiến bạn không thể đến đúng giờ, đừng quên giải thích và xin lỗi nhà tuyển dụng. Bên cạnh đó, bạn có thể đề xuất một hoặc hai thời gian khác để tham gia phỏng vấn, đồng thời yêu cầu nhà tuyển dụng xác nhận.

Nếu công ty không chỉ rõ thời gian phỏng vấn trong thư mời, bạn có thể đề xuất một số thời gian phù hợp với lịch cá nhân và yêu cầu nhà tuyển dụng xác nhận. Đừng quên thể hiện sự hào hứng và mong muốn được gặp gỡ nhà tuyển dụng để trình bày về kinh nghiệm và kỹ năng của mình.

Ví dụ:

- “Tôi xác nhận sẽ có mặt tại buổi phỏng vấn tổ chức bởi Quý Công ty vào lúc [giờ] [ngày] tại [địa điểm].”

- “Tôi rất cảm kích khi nhận được lời mời phỏng vấn từ Quý Công ty, nhưng do một số lý do cá nhân, tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào thời gian đã định. Tôi thành thật xin lỗi về sự bất tiện này và rất mong Quý Công ty xem xét và hỗ trợ chuyển lịch phỏng vấn sang vào [giờ] [ngày] tại [địa điểm] để tôi có thể chia sẻ về những kỹ năng và kinh nghiệm của mình.”

5. Yêu cầu thêm thông tin để chuẩn bị tốt hơn cho cuộc phỏng vấn

Khi nhận được thư mời phỏng vấn, bạn cần xác minh xem đã đầy đủ các thông tin cần thiết cho buổi phỏng vấn hay chưa, bao gồm các yếu tố như:

- Vị trí bạn ứng tuyển - Thời gian và địa chỉ phỏng vấn - Hình thức phỏng vấn - Thông tin về người phỏng vấn (họ tên, chức vụ) - Các thông tin bổ sung như: trang web hoặc fanpage công ty để bạn tìm hiểu thêm, số điện thoại của người hỗ trợ ứng viên,...

Nếu thư mời phỏng vấn thiếu thông tin, đừng ngần ngại liên hệ và yêu cầu nhà tuyển dụng cung cấp đầy đủ trong email phản hồi. Bạn cũng có thể hỏi về các yêu cầu đặc biệt như hồ sơ, trang phục phù hợp với văn hóa công ty hay các tài liệu cần mang theo khi tham gia phỏng vấn.

Hành động này sẽ cho nhà tuyển dụng thấy bạn đã chuẩn bị chu đáo và sẵn sàng trình bày rõ ràng về khả năng, kinh nghiệm cũng như sự phù hợp của mình với vị trí công việc.