Buzz
Một kế hoạch hướng dẫn là cách để làm rõ và hình thành một mối quan hệ giữa một người hướng dẫn và một người được hướng dẫn. Sau khi bạn đã được gắn kết với người hướng dẫn hoặc người được hướng dẫn, bạn có thể phác thảo các chi tiết về vai trò của mình và xác định các nguyên tắc cho mối quan hệ, chẳng hạn như tần suất và địa điểm gặp gỡ. Sau đó, cùng nhau làm việc để mô tả mục tiêu và mục đích. Sau khi bạn đã thiết lập một kế hoạch, hãy xem lại nó hai lần mỗi năm và điều chỉnh nó khi cần thiết để duy trì tiến độ tốt.
Bước
Thiết Lập Vai Trò và Nguyên Tắc
Dành thời gian để hiểu về nhau trước khi bắt đầu làm việc cùng nhau. Hoàn toàn bình thường khi cuộc gặp gỡ đầu tiên giữa bạn và người hướng dẫn hoặc người được hướng dẫn là về việc hiểu về nhau và điều này có thể thậm chí giúp tạo ra một mối quan hệ tích cực. Chọn gặp vào một thời gian và địa điểm nhất định. Sau đó, dành khoảng 30-60 phút trong cuộc trò chuyện thoải mái. Hỏi nhau những câu hỏi để làm quen để thiết lập một mối quan hệ.
- Ví dụ, hỏi người hướng dẫn hoặc người được hướng dẫn họ đến từ đâu, họ đã học ở đâu, họ thích làm gì vào thời gian rảnh rỗi và họ có nuôi thú cưng không.
Lời Khuyên: Để giữ cuộc gặp gỡ đầu tiên trở nên trang trọng hơn, hãy gặp nhau trong một phòng hội nghị tại nơi làm việc của bạn hoặc trong một không gian văn phòng, chẳng hạn như văn phòng của người hướng dẫn. Đối với một cuộc gặp gỡ đầu tiên thoải mái hơn, hãy thử đi đến một nơi ngoài nơi làm việc, chẳng hạn như đến một quán cà phê hoặc nhà hàng để ăn trưa.
Thảo Luận về Kết Quả Mong Muốn cho Mối Quan Hệ. Khi bạn bắt đầu làm việc cùng nhau, hãy lên kế hoạch cho một cuộc trò chuyện để xác định các mục tiêu cơ bản mà bạn sẽ làm việc hướng tới. Những mục tiêu này có thể là những mục tiêu rộng lớn mà sau đó bạn có thể làm rõ hơn để xác định mục tiêu chuyên sâu hơn của người được hướng dẫn. Một số điều mà người hướng dẫn và người được hướng dẫn có thể liệt kê là mục tiêu cho mối quan hệ của họ bao gồm:
- Tăng tốc độ mà người được hướng dẫn học về vai trò của họ và đạt được sự thông thạo
- Phát triển lãnh đạo
- Giảm căng thẳng và ngăn chặn sự đốt cháy
- Cải thiện động lực và sự hài lòng trong công việc của người được hướng dẫn
- Tăng cơ hội mà người được hướng dẫn sẽ ở lại với công ty lâu dài
CHUYÊN GIA LỜI KHUYÊN
Archana Ramamoorthy, MS
Tổng Giám Đốc Công Nghệ, Workday
Tổng Giám Đốc Công Nghệ, Workday
Mẹo Chuyên Gia: Tìm kiếm một người sẽ đưa ra lời khuyên từ xa. Sự hướng dẫn là cách để nhận được cái nhìn bên ngoài về bạn và các kỹ năng bạn đang làm việc, nhưng người hướng dẫn của bạn không cần phải tham gia vào các chi tiết hàng ngày.
Xác định trách nhiệm của mỗi người. Sau khi bạn đã xác định một số mục tiêu, hãy tìm hiểu những gì mối quan hệ sẽ bao gồm bằng cách chỉ định những gì bạn và người hướng dẫn hoặc người được hướng dẫn của bạn sẽ chịu trách nhiệm làm. Nêu rõ những trách nhiệm này một cách rõ ràng để không có sự nhầm lẫn về vai trò của mỗi người.
- Ví dụ, nếu bạn là người được hướng dẫn, bạn có thể viết một cái gì đó như, “Là người được hướng dẫn, tôi chịu trách nhiệm tìm kiếm các cơ hội và kinh nghiệm để tăng sự học hỏi của mình, giao tiếp thường xuyên với người hướng dẫn của mình, và đánh giá tiến triển của mình thường xuyên.”
- Nếu bạn là người hướng dẫn, bạn có thể viết một cái gì đó như, “Là người hướng dẫn, tôi đồng ý cung cấp sự hỗ trợ và động viên cho người được hướng dẫn của mình, đưa ra phản hồi về tiến triển của người được hướng dẫn của mình, và gặp gỡ họ thường xuyên.”
Xác định tần suất bạn và người hướng dẫn hoặc người được hướng dẫn của bạn sẽ gặp nhau. Hãy cố gắng gặp người hướng dẫn hoặc người được hướng dẫn của bạn 3-4 lần trong vòng 6 tháng, hoặc nhiều hơn nếu muốn. Gặp nhau thường xuyên hơn có thể giúp thúc đẩy tiến triển tốt, đặc biệt là trong 1-2 năm đầu của mối quan hệ của bạn. Các yếu tố khác cần xem xét khi lên kế hoạch cho các cuộc họp của bạn bao gồm:
- Nơi bạn sẽ gặp nhau
- Mức độ chính thức của các cuộc họp của bạn
- Gì bạn sẽ thảo luận trong các cuộc họp của bạn
- Khi bạn sẽ gặp lại nhau
Đặt Ra Mục Tiêu và Đối Tượng
Ghi lại mục tiêu nghề nghiệp dài hạn của người được hướng dẫn. Xác định mục tiêu nghề nghiệp cuối cùng hoặc chính của người được hướng dẫn sẽ giúp bạn tạo ra các mục tiêu rõ ràng để làm việc. Nếu bạn là người được hướng dẫn, hãy thảo luận về mục tiêu nghề nghiệp của bạn với người hướng dẫn và sau đó nêu mục tiêu nghề nghiệp của bạn như một mục tiêu chính của kế hoạch hướng dẫn. Nếu bạn là người hướng dẫn, hãy thảo luận về mục tiêu nghề nghiệp của người được hướng dẫn với họ để giúp họ phát triển ý tưởng của họ và sau đó giúp họ biến điều này thành một tuyên bố xác định.
- Ví dụ, bạn có thể viết một cái gì đó như, “Mục tiêu cuối cùng của tôi là trở thành một giáo sư được ổn định và chuyển vào một vai trò hành chính, như hiệu trưởng hoặc phó chủ tịch.”
Đặt ra mục tiêu ngắn hạn cho 5-10 năm tiếp theo của sự nghiệp của người được hướng dẫn. Điều này có thể bao gồm những điều mà người được hướng dẫn muốn đạt được trong vòng 1, 2, 3, 5, hoặc thậm chí là 10 năm tới. Liệt kê mỗi mục tiêu ngắn hạn và thời gian đề xuất để đạt được nó.
- Ví dụ, bạn có thể viết một cái gì đó như, “Đạt được thăng chức trong năm đầu tiên của việc làm.”
- Hoặc, bạn có thể viết một cái gì đó như, “Xuất bản một cuốn sách dựa trên nghiên cứu của tôi trong vòng 5 năm.”
Lập danh sách các kỹ năng mà người được hướng dẫn muốn phát triển. Tiến hành một cuộc thảo luận về những kỹ năng quan trọng cho sự thành công của người được hướng dẫn trong lĩnh vực mà họ đã chọn. Sau đó, lập danh sách những kỹ năng này và xác định cách mà người được hướng dẫn có thể làm việc trên chúng.
- Ví dụ, nếu người được hướng dẫn muốn phát triển kỹ năng lãnh đạo, họ có thể làm điều này bằng cách tình nguyện tham gia vào các dự án hoặc ủy ban đặc biệt, tham gia nhiều hơn trong các cuộc họp, và đọc sách về lãnh đạo.
- Nếu bạn là người hướng dẫn, bạn cũng có thể muốn đề xuất một số kỹ năng mà bạn nghĩ có thể hữu ích cho các mục tiêu nghề nghiệp của người được hướng dẫn.
Xác định các sự kiện phát triển chuyên môn mà người được hướng dẫn có thể tham dự. Bao gồm trong kế hoạch bất kỳ hội thảo, hội nghị hoặc sự kiện phát triển chuyên môn nào có thể mang lại lợi ích cho người được hướng dẫn. Hãy cũng cho biết khi sự kiện diễn ra và bất kỳ hạn chót quan trọng nào mà người được hướng dẫn nên biết, chẳng hạn như một hạn chót nộp bài cho một báo cáo hội nghị.
- Ví dụ, bạn có thể bao gồm trong kế hoạch hướng dẫn một cái gì đó như, “Nộp đề xuất cho hội nghị văn nghệ hàng năm trước ngày 15 tháng 1.”
Mẹo: Bất kỳ sự kiện nào mà người hướng dẫn tham dự cũng có thể là một điểm khởi đầu tốt cho người được hướng dẫn vì điều này sẽ tạo cơ hội cho người hướng dẫn chuẩn bị người được hướng dẫn và giới thiệu họ cho mọi người tại sự kiện.
Lập kế hoạch giới thiệu với các liên hệ có thể mang lại lợi ích cho người được hướng dẫn. Nếu bạn là người hướng dẫn và đang tham dự một cuộc họp hoặc sự kiện mà người được hướng dẫn cũng tham dự, hãy giới thiệu họ cho các chuyên gia khác. Mở rộng vòng xã hội chuyên nghiệp của người được hướng dẫn là một mục tiêu quan trọng để phát triển nghề nghiệp của họ và giúp họ đạt được mục tiêu của mình.
- Hãy thử nói một cái gì đó như, “Xin chào, Tiến sĩ Carlson! Bạn đã gặp George chưa? Anh ấy là thành viên mới nhất của phòng nhân sự của chúng tôi.”
- Người hướng dẫn cũng có thể được lợi ích bằng cách giới thiệu người được hướng dẫn cho những người trong vòng tròn chuyên môn của họ bằng cách làm mới và củng cố các mối quan hệ chuyên môn của họ.
Đảm bảo Tiến độ Tốt
Đánh giá học viên hàng năm để kiểm tra tiến độ của họ. Đánh giá tiến độ đều đặn sẽ giúp đảm bảo rằng bạn đang có tiến độ tốt, vì vậy hãy lập lịch cho những kiểm tra này. Nếu bạn là người hướng dẫn, hãy đánh giá học viên của mình mỗi 6 tháng một lần. Nếu bạn là học viên, đề xuất một cuộc đánh giá mỗi 6 tháng bằng cách thảo luận với người hướng dẫn của bạn và bao gồm nó trong kế hoạch của bạn. Trong các đánh giá 6 tháng, hãy cho người hướng dẫn và học viên xem lại kế hoạch hướng dẫn, mục tiêu và định hướng để xem học viên đã đạt được điều gì hoặc họ đang làm việc về điều gì.
- Ví dụ, nếu học viên đặt mục tiêu xuất bản một bài báo vào cuối năm, thì đến cuộc đánh giá 6 tháng đầu tiên phải có một số bằng chứng rõ ràng cho thấy học viên đang tiến triển về mục tiêu đó, như đã có một bài báo được chấp nhận bởi một tạp chí học thuật hoặc ít nhất đã gửi một bài báo đến một tạp chí tới thời điểm đó.
- Nếu bạn là người hướng dẫn, hãy đảm bảo cung cấp sự khích lệ và phản hồi về tiến độ của học viên. Bạn có thể làm điều này bằng cách ghi chú về những gì họ đã đạt được và đưa những ghi chú này thành một lá thư.
- Nếu bạn là học viên, xác định bất kỳ mục tiêu nào mà bạn chưa đạt được và yêu cầu sự hướng dẫn từ người hướng dẫn của bạn, đặc biệt là nếu bạn gặp khó khăn với bất kỳ mục tiêu nào của mình.
Điều chỉnh kế hoạch hướng dẫn và mục tiêu khi cần thiết. Sau khi xem xét kế hoạch hướng dẫn cùng nhau, bạn và người hướng dẫn hoặc học viên của bạn có thể điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết, như thay đổi ngày hoàn thành mục tiêu, sửa đổi mục tiêu hoặc thêm mục tiêu mới. Sử dụng các ghi chú mà người hướng dẫn đã làm trong quá trình đánh giá và bất kỳ mối quan ngại nào mà học viên đã nêu để điều chỉnh kế hoạch.
- Ví dụ, nếu học viên đặt mục tiêu tham dự 3 hội thảo phát triển chuyên môn trong năm tiếp theo, nhưng họ chỉ tìm thấy 2 hội thảo phù hợp, thì bạn có thể điều chỉnh mục tiêu và xem nó là đạt được.
- Hoặc, nếu học viên đã hoàn thành một trong những mục tiêu 2 năm của họ tại cuộc kiểm tra 1 năm, thì bạn có thể đặt mục tiêu mới cho họ để làm việc.
Xem xét kế hoạch cùng nhau và yêu cầu cả hai bên ký vào đó. Khi bạn và người hướng dẫn của bạn hài lòng với kế hoạch mới hoặc đã sửa đổi, bạn có thể ký vào đó để làm cho nó trở nên chính thức. Đảm bảo rằng cả hai bên đồng ý với các mục tiêu và các mục tiêu khác được đề ra trong kế hoạch và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết trước khi bạn ký vào đó.
Mẹo: Hãy làm bản sao của kế hoạch để cả bạn và người hướng dẫn hoặc học viên đều có một và phân phối một bản sao cho bất kỳ ai khác có thể muốn xem xét nó, như một trưởng phòng hoặc quản lý tài nguyên nhân sự.
Mẹo
-
Một số công ty cung cấp mẫu cho việc tạo kế hoạch phát triển hướng dẫn, vì vậy bạn có thể muốn kiểm tra với trưởng phòng của bạn hoặc quản lý tài nguyên nhân sự trước khi viết một.
