Buzz
Nếu bạn có một nhân viên hành vi hoặc hiệu suất gây ra vấn đề, bạn có thể đang tự hỏi cách xử lý buổi họp kỷ luật cần thiết. Để đảm bảo tình hình không leo thang, hãy tổ chức một cuộc họp riêng tư và giải thích vi phạm và bước tiếp theo một cách tôn trọng nhất có thể. Cũng có thể giúp nếu bạn làm mới chính sách của công ty trước khi tiến hành buổi họp kỷ luật để đảm bảo bạn đang tuân thủ quy trình của công ty. Và đừng lo lắng—chúng tôi ở đây với những gợi ý bạn cần để xử lý một buổi điều trần kỷ luật nhân viên một cách thành công!
Bước
Triệu Hồi Buổi Họp Kỷ Luật
Thực hiện cuộc điều tra về sự cố. Trước khi bạn tổ chức một cuộc họp kỷ luật cho một nhân viên, điều cần thiết là bạn phải kiểm tra kỹ lưỡng sự cố hiện tại. Cuộc điều tra có thể bao gồm phỏng vấn các nhân viên khác hoặc nhân chứng để biết thêm chi tiết về sự cố. Hãy đảm bảo một đại diện từ Bộ phận Nhân sự có mặt trong tất cả các cuộc phỏng vấn.
- Yêu cầu mọi người bạn phỏng vấn ký vào một bản diễn văn được viết một cách chính xác về tuyên bố của họ.
- Tổng hợp và xem xét bằng chứng ủng hộ và chống lại nhân viên. Nếu bằng chứng một cách áp đảo cho thấy rằng nhân viên có lỗi, bạn sẽ cần tiến hành các thủ tục kỷ luật.
- Chú ý ghi chép mọi thứ được nói về sự cố và về nhân viên, bao gồm bởi chính nhân viên đó.
- Đối với các vi phạm nhỏ hoặc vi phạm lần đầu, một cảnh báo không chính thức, nói một cách nói trực tiếp, thường là đủ. Đối với các vi phạm nghiêm trọng hơn hoặc tái phạm, có thể cần triệu hồi một cuộc họp kỷ luật chính thức.
Thông báo cho nhân viên về cuộc điều tra. Nhân viên của bạn có quyền biết rằng một cuộc điều tra đang được tiến hành và có thể dẫn đến một cuộc họp kỷ luật. Bạn không muốn giấu thông tin này, vì việc gây sốc cho nhân viên với các biện pháp kỷ luật thường vi phạm chính sách nhân sự của hầu hết các công ty.
Xếp lịch cho buổi họp. Khi bạn đã quyết định tiến hành một cuộc họp kỷ luật, bạn sẽ cần thực hiện các sắp xếp cho cuộc họp thực tế. Chọn một ngày và giờ phù hợp với lịch trình của bạn và thực hiện được cho lịch trình của nhân viên (ví dụ, vào thời gian mà nhân viên được lên lịch làm việc tại văn phòng).
- Địa điểm của cuộc họp nên là một nơi riêng tư và không bị gián đoạn. Sự riêng tư quan trọng cho việc tuân thủ quy trình và duy trì động lực làm việc tại nơi làm việc.
Thư mời nhân viên tham gia buổi họp. Sau khi bạn đã đặt chỗ cho buổi họp và xếp lịch cho ngày và giờ, bạn sẽ cần thông báo cho nhân viên của mình. Thư mời của nhân viên nên được gửi bằng văn bản để họ có một tài liệu viết tay mô tả chi tiết về sự cố và quy trình sắp tới.
- Thư mời nên bao gồm các chi tiết về cáo buộc. Nó cũng nên thông báo cho nhân viên về ngày, giờ và địa điểm của cuộc họp kỷ luật, cũng như bất kỳ người tham dự nào sẽ có mặt.
- Tùy thuộc vào chính sách của nhà tuyển dụng của bạn và các quy định áp dụng cho các phiên điều trần kỷ luật, bạn cũng có thể được yêu cầu cho phép nhân viên mang theo một đại diện công đoàn hoặc đồng nghiệp. Điều này nên được đề cập trong thư mời bằng văn bản.
Tổ Chức Buổi Họp
Có một đại diện từ Phòng Nhân Sự hiện diện. Tốt nhất là có một đại diện từ phòng nhân sự (HR) hiện diện tại mọi cuộc họp kỷ luật. Điều này có lợi cho cả nhân viên và cho bạn làm quản lý.
- Nhân viên có thể xem sự hiện diện của một đại diện từ HR như một hình thức bảo vệ chống lại các thủ tục kỷ luật không công bằng.
- Là một người quản lý, bạn có thể muốn có một đại diện từ HR ở đó để làm chứng nhân.
Theo dõi Sau Cuộc Họp
Thông báo cho nhân viên biết phải làm gì khác biệt. Mục tiêu của các quy trình kỷ luật không phải là trừng phạt nhân viên mà là để sửa chữa hành vi xấu và vấn đề hiệu suất công việc. Do đó, bạn có thể cần nhắc nhở nhân viên của mình từ thời gian này sang thời gian khác về những gì họ nên làm khác biệt.
- Cung cấp các ví dụ rõ ràng. Mô tả những gì đã nên được thực hiện khác biệt trong sự cố đã được điều tra, và cung cấp các ví dụ giả định về các tình huống tương tự.
- Đừng quá quả quyết và đừng sửa chữa nhân viên của bạn trước mặt đồng nghiệp của họ. Đánh giá tình hình và yêu cầu trò chuyện riêng tư khi cần thiết.
Giám sát hiệu suất của nhân viên sau cuộc họp. Khi thời gian trôi qua, nhân viên của bạn nên đã học được từ cuộc họp kỷ luật. Họ nên thực hiện các thay đổi mà bạn đã đề xuất, và hành vi của họ (dù tốt hay xấu) cần được giám sát theo thời gian.
- Tìm kiếm cả cải thiện và các vi phạm tương lai. Khen ngợi nhân viên về hành vi đã được sửa đổi, và đưa ra phản hồi nói lên về hành vi vẫn cần được sửa đổi.
Sắp xếp cuộc họp theo dõi cần thiết. Nếu hành vi hoặc hiệu suất của nhân viên không thay đổi để đáp ứng các kỳ vọng của công ty, có thể cần phải có cuộc trò chuyện trong tương lai với nhân viên. Những cuộc trò chuyện này có thể dẫn đến các cuộc họp kỷ luật tiếp theo, hoặc chúng có thể chỉ đơn giản là đưa ra phản hồi và hướng dẫn, tùy thuộc vào tính chất của vi phạm và phản ứng của nhân viên với phản hồi.
Mẹo
-
Giữ bản thân và cảm xúc của bạn trong tình hình kiểm soát trong cuộc họp. Đừng tức giận, ngay cả khi nhân viên đó là thách thức hoặc không biết xin lỗi.
-
Đừng để mình bị đe dọa bởi nhân viên. Hãy nhớ rằng bạn đang quản lý cuộc họp của họ và bạn kiểm soát tình huống.
-
Giữ tính không thiên vị. Bạn chỉ có thể hành động dựa trên bằng chứng, không phải là cảm xúc cá nhân của bạn.
