Cách Quản Lý Một Công Ty

Xem xét tổ chức của công ty. Bước đầu tiên của bạn nên là xác định chính xác bạn thuộc vào vị trí nào trong quản lý của công ty. Bắt đầu bằng cách xem xét cấu trúc tổ chức của nó. Sự phức tạp của cấu trúc này sẽ phụ thuộc chủ yếu vào quy mô của công ty. Với tư cách là CEO, bạn có thể chịu trách nhiệm cho một số giám đốc khác và vài chục nhân viên hoặc hàng chục giám đốc và hàng ngàn nhân viên.

• Quan sát các phòng ban khác nhau trong công ty để xem các hoạt động được phân tách và thực hiện như thế nào.
• Tùy thuộc vào cấu trúc điều hành của công ty, bạn có thể nhận báo cáo trực tiếp từ tất cả nhân viên hoặc từ các giám đốc như giám đốc tài chính (CFO) và các phó chủ tịch khác.

Xác định ai bạn phải báo cáo. CEO có thể là người sáng lập hoặc chủ sở hữu của công ty, và do đó chỉ phải chịu trách nhiệm báo cáo cho các cổ đông lớn khác. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, CEO phải báo cáo cho một hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu của công ty. Như vậy, họ hoạt động như là bàn tay vận hành của hội đồng, thực hiện các quyết định của họ. Một CEO cũng có thể làm việc song song với một giám đốc điều hành khác, như một phó chủ tịch hoặc chủ tịch, để đưa ra các quyết định kinh doanh chính. Hãy chắc chắn đánh giá rõ ràng ai bạn phải báo cáo.

Xác định mục tiêu báo cáo. Khi bạn báo cáo cho hội đồng hoặc chủ sở hữu, nếu bạn bắt buộc phải làm như vậy, bạn sẽ báo cáo về các kế hoạch vận hành mới và/hoặc tiến trình của các kế hoạch hiện tại. Điều này có thể bao gồm cả các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn. Tiến trình phải được báo cáo định kỳ, phụ thuộc vào yêu cầu của hội đồng. Ngoài ra, hội đồng có khả năng yêu cầu CEO báo cáo cho họ về tình trạng tài chính của công ty hàng quý và hàng năm.

• CEO cũng có thể chịu trách nhiệm đánh giá hiệu suất của các giám đốc cấp dưới và báo cáo kết quả của họ cho hội đồng.

Xác định mục tiêu hiệu suất của quản lý. Công việc của CEO thay đổi tùy thuộc vào tổ chức. Bạn có thể chịu trách nhiệm đưa ra một hướng mới cho công ty hoặc tập trung hẹp hơn vào việc cải thiện một chỉ số cụ thể. Để thành công, bạn sẽ phải xác định chính xác cách hiệu suất của bạn sẽ được đo lường. Nếu hội đồng mong đợi bạn đưa công ty vào một hướng mới và bạn tập trung vào việc tăng doanh số bán hàng, bạn có thể bị thay thế.

• Yêu cầu mục tiêu cụ thể để bạn có thể tạo ra một kế hoạch để đạt được chúng và thực hiện kế hoạch đó.

Xác định tài sản, nhu cầu và hạn chế tài chính. CEO phải ý thức về tất cả các nguồn lực của công ty, bao gồm cả vốn và nhân sự. Họ cần biết phải phân bổ bao nhiêu cho từng phòng ban và cách thức làm điều này một cách hiệu quả để đạt được kết quả tốt nhất. Xác định các tài sản của công ty như dự trữ tiền mặt và các tài sản lưu động khác có thể được sử dụng khi cần thiết. Đánh giá nhu cầu của công ty khi áp dụng vào kế hoạch của bạn, ưu tiên các khía cạnh quan trọng nhất và cung cấp các nguồn lực cho chúng đầu tiên.

• Phân phối nguồn lực một cách thành công đòi hỏi bạn phải hiểu rõ hoạt động và hạn chế của công ty.

Đánh giá hiệu suất trong quá khứ. Bước đầu tiên để thiết lập một kế hoạch vận hành mới là tìm hiểu những gì bạn bắt đầu với. Xem xét các kế hoạch chiến lược, vận hành và tiếp thị hiện có để hiểu rõ mục tiêu quá khứ của công ty. Sau đó, bạn có thể xem xét hiệu suất tài chính trong những năm trước đó bằng cách kiểm tra các báo cáo tài chính từ những năm đó.

• Nhìn vào các thành công và thất bại của các kế hoạch vận hành và dự án cũ. Cố gắng xác định lý do tại sao chúng thành công hoặc không thành công.

Xác định các điểm mạnh của công ty. Khi triển khai kế hoạch vận hành của riêng bạn, bạn cần biết những gì bạn có thể tin cậy. Những điểm mạnh của công ty và nhân viên của nó nên được sử dụng để tận dụng mọi cơ hội có thể. Các điểm mạnh của nhân viên có thể bao gồm kiến thức chuyên môn, một lượng kinh nghiệm lớn, một mức độ kỹ năng cao và cam kết với mục tiêu của công ty, giữa những điều khác.

• Tập trung vào tận dụng những điểm mạnh của lực lượng lao động để cải thiện hiệu suất và sự phát triển của nhân viên.

Xác định các điểm yếu chính. Tương tự, bạn phải hiểu được các điểm yếu của đội ngũ của mình để bạn có thể làm việc xung quanh chúng và lập kế hoạch để giải quyết chúng. Các điểm yếu có thể bao gồm chất lượng kém, mức độ hiệu suất thấp, chi phí quá cao, thiếu tổ chức gắn kết, hoặc không thể đáp ứng các lịch trình, giữa những điều khác. Nhìn vào các vấn đề về hiệu suất của nhà tuyển dụng, văn hóa làm việc, sự biến động của nhân viên và quy trình để xác định các điểm yếu.

Ưu tiên giải quyết từng vấn đề. Có thể có nhiều vấn đề trong lực lượng lao động hoặc tổ chức của bạn. Những vấn đề này đôi khi có thể làm việc xung quanh và giấu đi, nhưng chỉ trong một thời gian. Để thực sự giải quyết chúng, bạn sẽ cần ưu tiên từng vấn đề và làm việc để giải quyết chúng một cách tuần tự. Ví dụ, bạn có thể giải quyết các vấn đề văn hóa bằng cách dẫn dắt bằng ví dụ, chỉ cho quản lý và nhân viên của bạn cách thúc đẩy một môi trường làm việc hiệu quả.

Thiết lập các chỉ số hiệu suất chính. Kế hoạch vận hành của bạn sẽ không có ý nghĩa nếu không thể đo lường được thành công của nó. Thiết lập các chỉ số hiệu suất cụ thể và có thể đo lường để theo dõi tiến trình và thành công cuối cùng của bạn. Các chỉ số này phải là các mục tiêu có thể đo lường và cụ thể có thể đạt được khi bạn thực hiện kế hoạch của mình. Khi đạt được, kế hoạch có thể được coi là thành công.

• Các chỉ số phải bị ràng buộc bởi một giới hạn thời gian nhất định.
• Ví dụ, bạn có thể đặt mục tiêu tăng doanh số bán hàng lên 10 phần trăm trong hai năm hoặc cải thiện việc giữ chân nhân viên lên 20 phần trăm trong năm tiếp theo.

Đặt mục tiêu một cách thực tế. Đặt mục tiêu bằng cách đầu tiên xác định các mục tiêu chiến lược của bạn. Thay đổi nào bạn muốn thực hiện nhất trong tổ chức của mình? Câu trả lời của bạn nên là một sự kết hợp giữa mục tiêu của riêng bạn và những người cổ đông và khách hàng của bạn. Tuy nhiên, các mục tiêu này nên dựa trên hiện thực. Không có cách nào bạn có thể kiểm soát toàn bộ thị trường cho sản phẩm của mình hoặc gấp đôi doanh số bán hàng trong một năm. Căn cứ các mục tiêu của bạn bằng cách chia chúng thành các mục tiêu có thể đo lường và đạt được.

• Đây nên là những hành động dẫn đến kết quả dự kiến, như đào tạo nhóm bán hàng của bạn về duy trì mối quan hệ với khách hàng để tăng doanh số bán hàng lặp lại lên 3 phần trăm.
• Mục tiêu này có thể là một khía cạnh của mục tiêu lớn hơn là tăng doanh số bán hàng lên 10 phần trăm trong vài năm.

Xác định phong cách quản lý phù hợp. Phong cách quản lý chia rộng ra thành hai loại chính: tập trung vào con người và tập trung vào quy trình. Chiến lược tập trung vào con người dựa trên việc tuyển dụng, đào tạo và giữ chân những người giỏi nhất, cho phép họ tự cải thiện quy trình. Chiến lược tập trung vào quy trình, ngược lại, tập trung vào việc tạo ra các quy trình kinh doanh hoàn hảo trước và sau đó đào tạo nhân viên hiện tại về chúng. Trong hầu hết các trường hợp, quản lý hiệu quả sẽ kết hợp cả hai. Tuy nhiên, bạn có thể cần tập trung vào một trong hai trong ngắn hạn.

• Lựa chọn một trong các phong cách này sẽ phụ thuộc vào bạn và sẽ chủ yếu phụ thuộc vào quy trình và lòng tin của bạn vào khả năng tăng hiệu suất bằng một chiến lược.

Truyền đạt kế hoạch cho cấp trên của bạn. Trong vai trò của một người trung gian giữa hội đồng và công ty, bạn phải truyền đạt kế hoạch vận hành và nghiên cứu của bạn cho hội đồng. Hãy chuẩn bị để bảo vệ chiến lược và lý do của bạn, vì hội đồng sẽ có khả năng rất quan tâm đến bất kỳ thay đổi vận hành quan trọng nào. Nhận sự chấp thuận của họ về kế hoạch cuối cùng trước khi tiến hành. Điều này có thể mất vài phiên bản của kế hoạch và đi lại giữa hội đồng và nhóm lập kế hoạch của bạn.

Tiến hành truyền đạt kế hoạch vận hành đến lực lượng lao động của bạn. Để bắt đầu thực hiện kế hoạch vận hành, bạn cần có tất cả nhân viên liên quan đồng lòng. Điều này được xử lý tốt nhất trong các cuộc họp nơi quản lý có thể gặp trực tiếp nhân viên và trình bày kế hoạch cho họ, giải quyết bất kỳ câu hỏi hoặc lo ngại nào họ có thể có. Kế hoạch có thể được chia thành các phần và được trình bày riêng biệt một cách chi tiết hơn cho các nhóm sẽ xử lý những phần đó.

• Nếu cần thiết, đào tạo nhân viên sẽ sử dụng hệ thống hoặc thiết bị mới như một phần của việc thực hiện kế hoạch.

Theo dõi kết quả đều đặn. Lên lịch các cuộc họp đều đặn, có thể là hàng tuần hoặc hàng tháng, để theo dõi việc thực hiện và thành công của kế hoạch. Những cuộc họp này chỉ cần kéo dài 30 phút hoặc một giờ, nhưng nên cho phép các bộ phận báo cáo về tiến trình của họ. Đảm bảo rằng tất cả tiến trình được báo cáo dựa trên các chỉ số đã được thiết lập. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến trình qua các nhóm và bộ phận.

Chỉnh sửa nhược điểm trong kế hoạch. Sau vài tháng thực hiện kế hoạch, hãy dừng lại để xem xét thành công của việc thực hiện. Cái gì đã diễn ra tốt và cái gì không? Xem xét các lĩnh vực mà việc thực hiện đã diễn ra thuận lợi và những lĩnh vực mà không phải. Làm việc để đánh giá tại sao các lĩnh vực này không hoạt động mạnh mẽ và đánh giá lại chiến lược của bạn để vượt qua nó. Tổ chức cuộc họp với đại diện từ những bộ phận đó để bạn có thể tìm ra các giải pháp.