Buzz
Vật tư văn phòng có thể tốn kém, vì vậy việc theo dõi những gì văn phòng của bạn có trong kho và theo dõi tốc độ sử dụng vật tư là rất quan trọng. Nếu bạn chưa bao giờ thực hiện việc kiểm kê trước đây, có thể bạn sẽ cảm thấy hơi bị áp đặt. Đừng lo lắng, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua toàn bộ quy trình để bạn có thể quản lý kho hàng của mình như một chuyên gia! Chúng tôi sẽ bắt đầu với một số mẹo cài đặt cơ bản và sau đó chuyển sang các chi tiết về quy trình theo dõi và đặt hàng lại.
Bước
Bổ nhiệm một quản lý vật tư để giám sát kho hàng.
Phân công trách nhiệm này cho một người giúp quá trình trở nên gọn nhẹ. Một quản lý vật tư văn phòng tốt tổ chức, giám sát và theo dõi kho hàng hàng ngày. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào về vật tư văn phòng, họ là người được tìm kiếm và có thể trả lời bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến vật tư ngay lập tức.
- Vật tư văn phòng có thể tốn kém, vì vậy người quản lý vật tư cũng đóng vai trò như một người canh gác để hạn chế quyền truy cập vào khu vực này.
Giữ vật phẩm được lưu trữ tại một vị trí trung tâm.
Chỉ định một khu vực cụ thể cho vật phẩm để bạn có thể dễ dàng theo dõi. Bạn có thể đã có một khu vực đặc biệt cho vật phẩm văn phòng của bạn, nhưng nếu không, hãy thiết lập một! Theo dõi và theo dõi vật phẩm trở nên đơn giản hơn nhiều khi mọi thứ được lưu trữ cùng nhau ở cùng một không gian.
- Nếu không gian của bạn hạn chế, một kệ lớn, tủ lưu trữ hoặc văn phòng không sử dụng sẽ làm được công việc.
- Bạn cũng có thể sử dụng ngăn kéo với bộ phân chia mở rộng để phù hợp với chiều rộng và chiều dài của chúng.
- Chia ngăn kéo thành nhiều phần như bạn muốn và giữ các mặt hàng khác nhau riêng biệt.
Tổ chức khu vực cung cấp để dễ dàng điều hướng.
Nhóm và gắn nhãn cho các mặt hàng để tìm kiếm và theo dõi chúng dễ dàng. Bắt đầu bằng cách sắp xếp qua tất cả các vật phẩm và đặt những cái giống nhau với nhau. Sau đó, quyết định cách bạn muốn tổ chức các vật phẩm bên trong không gian. Hãy nghĩ đến các mặt hàng bạn cần hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Sau đó, sắp xếp chúng để những mặt hàng bạn cần thường xuyên nhất dễ dàng nhìn thấy và tiếp cận. Sau khi làm điều đó, gắn nhãn cho các kệ, rổ hoặc hộp với tên của mỗi mặt hàng.
- Ví dụ, đặt vật phẩm cần thiết thường xuyên ở mức mắt để dễ tiếp cận. Các mặt hàng như mực in và máy in có thể được đặt trên các kệ cao hơn vì bạn sẽ không cần sử dụng chúng thường xuyên như vậy.
- Nếu bạn có nhiều vật phẩm, tổ chức chúng theo thứ tự chữ cái theo tên có thể làm cho việc tìm kiếm dễ dàng hơn.
- Bạn cũng có thể nhóm các vật phẩm theo nhu cầu phòng ban. Ví dụ, đặt vật phẩm kế toán trên một kệ và vật phẩm hành chính trên một kệ khác.
Tạo một danh sách chính của vật phẩm văn phòng.
Việc tạo một danh sách chính dễ dàng hơn bao giờ hết khi vật phẩm được tổ chức! Lấy một cây bút và một ít giấy ra và bắt đầu viết xuống mọi mặt hàng bạn có trong kho. Bao gồm thương hiệu sản phẩm, tên, số, màu sắc và bất kỳ chi tiết nào khác bạn cần biết khi đến lúc đặt hàng lại một mặt hàng.
- Ví dụ, ghi chú thương hiệu và loại mực in cụ thể mà máy in chính của văn phòng sử dụng. Như vậy, bạn không cần phải tìm kiếm những chi tiết đó mỗi khi bạn cần đặt hàng lại một hộp mực thay thế.
Chuyển danh sách vật phẩm sang một bảng tính.
Sử dụng một bảng tính là lựa chọn lý tưởng cho các văn phòng nhỏ đến trung bình. Bạn không cần phải mua phần mềm đặc biệt để quản lý vật phẩm cho hầu hết các văn phòng! Một bảng tính, như Excel hoặc Google Sheets, hoạt động tốt. Bắt đầu với một cột cho các vật phẩm và liệt kê tên của từng cái trong các ô cá nhân. Sau đó, thiết lập các cột bổ sung để bạn có thể điền vào các chi tiết như thương hiệu, số phần, màu sắc, vv.
Đếm các mặt hàng và thêm tổng số vào bảng tính của bạn.
Tạo một cột cuối cùng để theo dõi mức tồn kho hiện tại. Điền số lượng tổng cộng bạn có trong kho cho mỗi mặt hàng vào cột cuối cùng trên bảng tính của bạn. Lưu bảng tính này và giữ nó trên màn hình máy tính để bàn của bạn để bạn có thể truy cập và cập nhật dễ dàng.
- Nếu bạn muốn chi tiết hơn, tạo một cột “điểm kích hoạt” và điền các số đó vào, nữa. Điểm kích hoạt là số lượng được khuyến nghị của mỗi mặt hàng để giữ hàng tồn kho luôn đầy đủ. Khi hàng tồn kho xuống dưới điểm kích hoạt, đến lúc phải làm mới! Như vậy, bạn sẽ không bao giờ hết hàng.
Sử dụng phần mềm quản lý kho cho các văn phòng lớn hơn.
Phần mềm đơn giản hóa quy trình kiểm kê nếu bạn phải theo dõi nhiều vật phẩm. Đối với các văn phòng lớn có nhiều vật phẩm trong kho, việc đầu tư vào phần mềm quản lý kho là đáng giá tiền bạc! Đầu tiên, nhập tên các vật phẩm và số lượng bạn có trong kho. Sau đó, người quản lý kho cập nhật tổng số hàng tồn kho mỗi khi họ lấy vật phẩm ra khỏi khu vực.
- Nếu việc cập nhật chương trình không thể thực hiện được ngay lập tức, người quản lý có thể giữ một nhật ký viết tay về các mặt hàng khi chúng được lấy ra và sau đó nhập dữ liệu sau này.
- Thiết lập phần mềm để gửi cảnh báo trên máy tính hoặc tin nhắn văn bản khi các mặt hàng đạt đến điểm kích hoạt để bạn không bao giờ bỏ sót!
- Mỗi chương trình hoạt động theo cách khác nhau, vì vậy hãy chắc chắn chọn một cái phù hợp với văn phòng của bạn. Ví dụ, một số chương trình cho phép bạn quét mã vạch để ghi lại mức tồn kho hiện tại. Điều này rất hữu ích cho các văn phòng lớn có nhiều vật phẩm!
Thực hiện các kiểm tra định kỳ để theo dõi hàng tồn kho của bạn.
Việc kiểm tra cung cấp là quan trọng để bạn có thể cập nhật bảng tính của mình. Tùy thuộc vào tốc độ tiêu thụ hàng tồn kho của văn phòng, bạn có thể cần thực hiện kiểm tra cung cấp định kỳ hàng tuần, hàng hai tuần hoặc hàng tháng. Vào ngày được chỉ định, hãy đếm xem bạn có bao nhiêu mặt hàng của mỗi loại. Sau đó, cập nhật bảng tính với mức tồn kho hiện tại và đặt hàng những gì bạn cần.
- Nếu bạn thiết lập điểm kích hoạt, hãy nhớ tuân theo những con số đó thay vì tổng số hàng tồn kho.
Lên lịch ngày đặt hàng lại để giúp bạn duy trì được trạng thái hiện tại.
Chọn một ngày cụ thể để đặt đơn hàng để duy trì sự tổ chức. Xác định một ngày cho việc này giúp duy trì mức tồn kho ở mức đúng và ngăn bạn từ việc đặt đơn hàng cung cấp nhiều lần vào các thời điểm ngẫu nhiên. Bạn chỉ cần dự định đặt hàng tất cả mọi thứ cùng một lúc vào ngày được chỉ định và mọi thứ sẽ được giao đồng loạt.
- Việc bạn cần phải đặt hàng lại thường xuyên phụ thuộc vào lượng cung cấp và tần suất kiểm tra hàng tồn kho của bạn.
Hạn chế quyền truy cập vào phòng cung cấp văn phòng.
Bảo vệ khu vực cung cấp để chỉ có quản lý mới có thể truy cập vào. Cho phép nhân viên lấy vật phẩm bất cứ khi nào họ muốn làm cho việc theo dõi mọi thứ trở nên khó khăn hơn nhiều. Nó cũng có thể gây chi phí vì vật phẩm thường biến mất với tốc độ nhanh hơn nhiều. Để ngăn chặn những vấn đề này, khóa hoặc hạn chế phòng cung cấp để chỉ có quản lý hàng tồn kho (và có thể 1-2 nhân viên chủ chốt khác) mới có thể vào.
- Điều này có nghĩa là nhân viên sẽ phải thông qua quản lý (hoặc những người giúp đỡ được phê duyệt) mỗi khi họ cần bất cứ điều gì.
