Buzz
Email là một công cụ quan trọng giúp trao đổi thông tin trong công việc và học tập. Tuy nhiên, đôi khi người dùng có thể mắc phải sai sót khi gửi và muốn rút lại ngay lập tức. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách rút lại Email đã gửi, cụ thể là cách rút lại Email trên ứng dụng Outlook và Gmail – hai nền tảng được sử dụng rộng rãi hiện nay.
Có thể rút lại email sau khi đã gửi đi không?
Việc rút lại một Email đã gửi là một nhiệm vụ khó và thường không thể thực hiện dễ dàng, đặc biệt là khi Email đã đến hộp thư của người nhận. Tuy nhiên, một số ứng dụng Email hướng dẫn người dùng cách rút lại Email đã gửi, mặc dù điều này thường chỉ có hiệu quả trong một số trường hợp cụ thể.
Tùy vào ứng dụng Email mà người dùng sử dụng, việc rút lại một Email đã gửi có thể khả thi hoặc không. Điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố như ứng dụng Email cụ thể, cài đặt của người nhận và thời gian sau khi gửi Email. Để đảm bảo tính chính xác và tránh những lỗi không mong muốn, hãy kiểm tra kỹ nội dung trước khi gửi và hạn chế thông tin quan trọng trong Email.
Dưới đây là một số hướng dẫn về cách rút lại Email đã gửi trên từng ứng dụng Email khác nhau.
Một số phương pháp thu hồi Email đã gửi trong các ứng dụng phổ biến
Nếu bạn đang tìm kiếm các cách thu hồi Email trong các ứng dụng phổ biến, những hướng dẫn dưới đây sẽ là sự lựa chọn phù hợp.
Hướng dẫn cách rút lại Email Outlook
Trong Microsoft Outlook, người dùng có thể sử dụng tính năng “Thu hồi tin nhắn” để cố gắng rút lại Email đã gửi đi. Nếu chưa biết cách rút lại Email đã gửi trong ứng dụng này, hãy tham khảo ngay các bước sau đây:
Bước 1: Mở ứng dụng Outlook và truy cập vào Thư Đã Gửi/ Sent Items
Để bắt đầu, hãy mở ứng dụng Outlook trên máy tính. Sau khi đã mở, điều hướng đến mục “Thư Đã Gửi/ Sent Items” bằng cách nhấp vào biểu tượng thư gửi ở góc dưới bên trái của giao diện và tiếp tục nhấn đúp vào Email đã gửi muốn rút lại.
Bước 2: Chọn Tùy Chọn “Thu hồi tin nhắn/ Recall This Message”
Bước 3: Lựa Chọn “Thu hồi tin nhắn/ Recall This Message” Cho Cả Tin Nhắn hoặc Chỉ Đối Với Phần Nội Dung.
Khi chọn “Thu hồi tin nhắn/ Recall This Message”, một hộp thoại mới sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn sẽ thấy hai tùy chọn hiển thị trên màn hình:
- Nhấn vào “Thu hồi tin nhắn đã gửi/Delete unread copies and replace with a new message”, nếu bạn muốn rút lại Email.
- “Thu hồi tin nhắn đã gửi và thay thế bằng một tin nhắn mới/Delete unread copies and replace with a new message”, nếu muốn thay thế Email đã gửi trước đó bằng một Email mới.
Bước 4: Chọn OK để hoàn thành thu hồi Email và gửi lại Email mới (nếu có).
Cách rút lại Email đã gửi trên các ứng dụng khác (Gmail, Yahoo Mail,…)
Ngoài Outlook, nhiều ứng dụng email khác cũng hỗ trợ tính năng rút lại Email đã gửi. Ví dụ, trong Gmail, sau khi đã gửi một email, người dùng có thể nhấn vào “Hủy Gửi” ở phía trên bên phải trong vòng vài giây sau khi nhấn “Gửi”. Tuy nhiên, điều kiện là cả người gửi và người nhận đều sử dụng Gmail. Sau thời gian cho phép “Hủy Gửi,” sẽ không thể rút lại Email đã gửi.
Tương tự như Gmail, trong Yahoo Mail cũng có tính năng “Hủy Gửi” trong khoảng thời gian ngắn sau khi gửi. Các điều kiện áp dụng cũng tương tự như Gmail.
Với ứng dụng Apple Mail, không có tính năng thu hồi Email đã gửi tương tự như Outlook hoặc Gmail, Yahoo Mail. Người gửi không thể thu hồi Email đã gửi đi trên ứng dụng này.
Các trường hợp không thể rút lại Email đã gửi
Cách thu hồi Email đã gửi là một công việc khá phức tạp và không thể thực hiện dễ dàng, đặc biệt là khi Email đã đến hộp thư của người nhận. Tuy nhiên, một số ứng dụng Email như Outlook, Gmail, Yahoo có tính năng cho phép người dùng rút lại Email đã gửi, nhưng thao tác này chỉ hiệu quả trong một thời gian rất ngắn và chỉ áp dụng trong các trường hợp cụ thể như sau:
Đối với Microsoft Outlook, người dùng có thể sử dụng tính năng “Thu hồi tin nhắn” để gửi yêu cầu rút lại một Email đã gửi đến người nhận. Tuy nhiên, có một số hạn chế và điều kiện cần thỏa mãn khi thực hiện tính năng thu hồi Email trong Outlook.
Thời gian: Thời gian cho phép rút lại Email đã gửi là có hạn và phải thực hiện ngay sau khi người dùng đã gửi Email. Nếu người nhận đã mở Email hoặc Email đã tự động được chuyển đến thư mục khác, người dùng sẽ không thể rút lại nó.
Cả hai người dùng cần sử dụng Outlook: Cả người gửi và người nhận cần sử dụng Microsoft Outlook để tính năng “Thu Hồi Tin Nhắn” hoạt động. Nếu người nhận sử dụng một ứng dụng email khác hoặc đã mở email, thì sẽ không thể thu hồi lại Email đã gửi.
Chức năng đọc/xác nhận đọc: Người nhận có thể chọn không cho phép người gửi thu hồi hoặc đọc Email đã gửi. Nếu Email đã được đọc trước khi được thu hồi, người nhận vẫn có thể thấy nội dung Email đã gửi.
Những lưu ý khi gửi Email để tránh phải thu hồi Email đã gửi đi
Khi sử dụng tính năng “Thu Hồi Tin Nhắn” trong Microsoft Outlook hoặc các ứng dụng Email khác, mục đích là thu hồi Email đã gửi và ngăn chặn người nhận xem nội dung của Email đó. Tuy nhiên, việc thu hồi Email không luôn luôn thành công và có thể gặp một số hạn chế nhất định.
Vì vậy, để tránh các tình huống không mong muốn, người dùng cần kiểm tra kỹ trước khi nhấn nút “Gửi”. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và bảo mật cho nội dung Email gửi đi của mình.
Dưới đây là một số lưu ý mà người dùng cần tuân thủ trước khi gửi Email để tránh những lỗi không đáng có:
Kiểm tra kỹ thông tin
Dưới đây là những điều cần kiểm tra trước khi gửi Email để tránh cần thiết phải lấy lại Email nếu gửi nhầm.
Kiểm tra chính tả và ngữ pháp: Trước khi gửi, hãy đảm bảo rằng Email không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả và đọc lại Email để phát hiện và sửa các lỗi có thể xảy ra.
Kiểm tra lại tiêu đề và nội dung: Đảm bảo rằng tiêu đề và nội dung Email truyền tải đúng thông điệp mong muốn. Điều này giúp tránh những hiểu lầm không đáng có và đảm bảo tính chính xác.
Kiểm tra tập tin đính kèm: Nếu có đính kèm, hãy chắc chắn rằng tất cả các tập tin đã được tải lên đúng và đầy đủ. Tránh gửi tập tin sai hoặc thiếu thông tin.
Kiểm tra địa chỉ email: Trước khi gửi, hãy kiểm tra kỹ địa chỉ Email của người nhận. Một lỗi nhỏ trong địa chỉ có thể dẫn đến việc Email không gửi đến đúng người cần nhận.
Kiểm tra người nhận
Việc xác định người nhận đúng cũng rất quan trọng khi gửi Email, đảm bảo rằng bạn đã chọn đúng người nhận theo ý muốn của mình.
Xác định người nhận đúng: Đảm bảo rằng đã gửi Email đúng người hoặc danh sách người nhận. Một sai sót nhỏ có thể dẫn đến việc gửi thông tin không đúng người hoặc làm lộ thông tin riêng tư.
Chú ý đến danh sách người nhận ẩn danh (CC và BCC): Khi sử dụng CC (Carbon Copy) hoặc BCC (Blind Carbon Copy), hãy cẩn thận để không tiết lộ danh sách người nhận cho những người xung quanh. Điều này giúp bảo vệ quyền riêng tư của người nhận.
Chọn đúng tài liệu khi gửi Email chung: Khi gửi Email cho nhiều người, hãy đảm bảo rằng tất cả những người trong danh sách nhận Email này thực sự cần thiết. Tránh gửi Email không cần thiết đến những người không liên quan.
Đảm bảo tính chính xác về thời gian và ngày: Khi đặt thời gian gửi Email hoặc đề cập đến ngày cụ thể, hãy kiểm tra lại thời gian và ngày để tránh những hiểu lầm về thời gian.
Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi Email giúp người dùng tránh sai sót không đáng có và duy trì tính chuyên nghiệp trong giao tiếp qua Email.
Những tính năng hữu ích trong Email mà bạn không nên bỏ qua
Bên cạnh tính năng thu hồi Email, dưới đây là những tính năng hữu ích khác trong Email mà người dùng có thể sử dụng để gửi và quản lý Email hiệu quả hơn:
Chức năng gợi ý hoàn thành: Nhiều dịch vụ Email có tính năng này để gợi ý tiêu đề và nội dung Email dựa trên lịch sử gửi và ngữ cảnh.
Chức năng lịch hẹn gửi: Công cụ này cho phép người dùng đặt lịch gửi Email vào một thời điểm cụ thể trong tương lai. Điều này hữu ích khi người dùng muốn viết Email vào ban đêm nhưng gửi vào buổi sáng hôm sau để tạo ấn tượng chuyên nghiệp.
Chức năng gửi mã bảo mật (One-Time Password): Để bảo vệ tính riêng tư, người dùng có thể sử dụng tính năng gửi mã bảo mật một lần (OTP) qua Email. Thường được sử dụng khi cần chia sẻ thông tin quan trọng và chỉ cho phép truy cập trong thời gian ngắn.
Quản lý hộp thư đến thông minh: Sử dụng các tính năng như phân loại Email theo mức độ ưu tiên, tự động lọc thư rác, hoặc đánh dấu Email quan trọng. Giúp người dùng duyệt qua hộp thư đến hiệu quả hơn và tìm kiếm thông tin dễ dàng.
Tạo chữ ký email chuyên nghiệp: Tạo một chữ ký Email bao gồm thông tin liên hệ và tiêu đề công việc để làm tăng tính chuyên nghiệp cho các Email gửi đi.
