Buzz
Khác với Word, Excel, bảng tính linh hoạt với độ rộng kéo dài theo cả hàng và cột, làm cho dữ liệu thường vượt ra khỏi trang giấy A4 khi in. Để giải quyết vấn đề này, hãy tham khảo những mẹo từ Mytour.
1. Kiểm tra trang Excel trên giao diện in A4
Trước khi điều chỉnh trang giấy, hãy kiểm tra xem tài liệu có vượt quá giới hạn của trang A4 hay không.
Excel - Hiển thị Giới Hạn Trang A4 khi In
Giao diện Excel là bảng tính vô tận, nhưng khi in ra giấy, đường giới hạn xuất hiện. Để nhìn thấy chúng, hãy thực hiện các bước sau.
1. Mở ribbon View
Trong thanh công cụ, vào ribbon View, chọn Page Break Preview để hiển thị đường giới hạn trang A4 và đồng thời kiểm tra số trang.
Dữ Liệu Excel Vượt Trang A4 Khi In
Chế độ xem Page Layout tách trang tính thành các trang giấy như Word.
Giới Hạn Trang A4 trong Excel
Để làm cho dữ liệu Excel vừa khít trang giấy A4, bạn cần chỉnh sửa dựa trên nội dung của bạn.
2. Cách Căn Trang Excel để In Vừa Khít Trang Giấy A4
Có nhiều phương pháp để căn trang Excel vừa khít trang giấy A4, tùy thuộc vào bố cục của bảng tính. Hãy xem xét từng phương pháp dưới đây để chọn kiểu phù hợp với bảng tính Excel của bạn.
2.1. Xoay Ngang Trang Tính Excel Trước Khi In
Khi dữ liệu trang tính có nhiều cột hoặc cột rộng, hãy xoay ngang trang tính để vừa hết dữ liệu trong một chiều ngang của tờ giấy A4.
Đầu Tiên, Đảm Bảo Trang Giấy In Của Bạn Nằm Trong Khổ A4
Truy cập ribbon Page Layout, mục Page Setup, chọn biểu tượng Size và chọn A4 từ danh sách hiển thị để thay đổi khổ giấy.
Tiếp Theo, Thay Đổi Chiều Xoay của Trang Giấy
Trong ribbon Page Layout và mục Page Setup, chọn Orientation. Ban đầu, tùy chọn là Portrait (chiều dọc), click vào Landscape để chuyển chiều trang giấy theo chiều ngang.
Khi Hoàn Thành, Chuyển Chế Độ Xem Sang Page Break Preview
Trong chế độ này, giới hạn nội dung vẫn giữ nguyên kích thước ban đầu. Kéo đường kẻ màu xanh nằm dọc đầu tiên ra chiều ngang của dữ liệu.
Trang Đầu Tiên Hiển Thị Toàn Bộ Nội Dung với Số Trang
Kiểm Tra Trước Khi In, Mở Ribbon File và Chọn Print Hoặc Sử Dụng Tổ Hợp Phím Ctrl + P
Bố Cục Sau In Giống Với Print Preview
2.2. Điều Chỉnh Lề Cho Trang Giấy
Dưới Chế Độ Page Layout, Dữ Liệu Nằm Trong Trang Giấy Với Lề Ở Bốn Phía.
Tránh Lề Quá Rộng Gây Mất Dữ Liệu Trên Trang A4, Hãy Điều Chỉnh Lề Phù Hợp.
Để Điều Chỉnh Lề Trang Tính Excel, Bạn Mở Ribbon Page Layout và Chọn Margins Trong Mục Page Setup.
Trong Tùy Chọn Margins, Có Sẵn Các Kiểu Căn Lề Giấy Với Các Thông Số Hiển Thị Ở Bên Cạnh.
- Top: Khoảng Cách Lề Trên
- Bottom: Khoảng Cách Lề Dưới
- Bên Trái: Khoảng Cách Lề Trái
- Bên Phải: Khoảng Cách Lề Phải
- Tiêu Đề: Khoảng Cách Chừa Cho Tiêu Đề
- Chân Trang: Khoảng Cách Chừa Cho Chân Trang
Nếu không muốn chọn kiểu căn lề có sẵn, bạn có thể vào Custom Margins để tự do điều chỉnh lề theo ý muốn.
Các thông số Top, Header, Left, Right, Bottom, Footer tương ứng với Mytour đã giới thiệu trước đó. Bạn có thể điều chỉnh chúng theo con số cụ thể và nhấn OK để xác nhận.
Đó là cách điều chỉnh lề giấy để Excel vừa khít trang in A4.
2.3. Điều Chỉnh Độ Rộng Cột và Hàng Phù Hợp
Tất cả các cách trên đều xoay quanh việc điều chỉnh trang giấy để phù hợp với dữ liệu, không làm thay đổi cấu trúc dữ liệu để vừa với trang A4. Phương pháp dưới đây của Mytour sẽ hướng dẫn về việc thay đổi bố cục của cột và hàng Excel.
2.3.1. Chỉnh Sửa Định Dạng để Thu Hẹp Diện Tích Dữ Liệu
Để thay đổi định dạng các ô dữ liệu trong Excel, bạn cần bôi đen tất cả các ô đó. Lưu ý không nên sử dụng Ctrl A vì sẽ bao gồm cả ô tham số không chứa dữ liệu, gây nặng file. Thao tác nằm ở ribbon Home và Font.
Những thay đổi giúp dữ liệu vừa khít trang giấy A4 mà không làm nặng file Excel.
Có thể điều chỉnh kích thước chữ và thay đổi font để tinh chỉnh diện tích ô dữ liệu.
Hiệu ứng in đậm và in nghiêng cũng ảnh hưởng đến diện tích ô dữ liệu.
2.3.2. Thay Đổi Độ Rộng Cột và Hàng
Tinh chỉnh độ rộng cột và độ dài hàng giúp điều chỉnh diện tích ô dữ liệu, giúp chúng vừa khít với trang giấy A4.
Để tinh chỉnh chiều rộng của cột trong Excel, hãy nhấp chuột vào cột bạn muốn và mở thanh Ribbon Home. Tiếp theo, chọn Format trong phần Cells của Ribbon. Bạn có thể điều chỉnh chiều rộng cột bằng cách chọn Column Width.
Sau đó, điều hướng đến Ribbon Home và bấm vào Format trong mục Cells. Chọn Column Width để điều chỉnh chiều rộng của cột dữ liệu đã chọn. Nhớ nhập thông số phù hợp để có kết quả mong muốn.
Để điều chỉnh lại chiều rộng của cột đã chọn, bạn cần bôi đen cột đó và mở Ribbon Home. Tiếp theo, chọn Format trong phần Cells của Ribbon và click vào Column Width. Nhập thông số thích hợp để hoàn tất quá trình.
Tương tự, bạn có thể điều chỉnh chiều dài của hàng văn bản bằng cách bôi đen hàng đó và mở Ribbon Home. Chọn Format trong mục Cells của Ribbon và click vào Row Height. Nhập giá trị phù hợp để điều chỉnh chiều dài hàng.
Để chỉnh độ rộng và độ dài của cột và hàng trong Excel dựa trên các con số cụ thể, bạn có thể sử dụng phương pháp trước đó. Nếu không có con số cụ thể, bạn cũng có thể lựa chọn cách co dãn tự động dựa trên dữ liệu có trong hàng hoặc cột.
Một cách tiện lợi là bôi đen nhiều hàng và cột, sau đó mở ribbon Home và chọn Format trong mục Cells. Thay vì lựa chọn Row Height và Column Width, bạn có thể chọn AutoFit Row Height (tự động căn chỉnh độ dài hàng) và AutoFit Column Width (tự động căn chỉnh độ rộng cột).
Phương pháp này giúp bạn điều chỉnh độ rộng cột và độ dài hàng mà không làm mất dữ liệu. Đồng thời, bạn có thể tạo ra định dạng phù hợp với trang in A4.
Chân thành cảm ơn các bạn đã đọc bài viết của Mytour về cách căn trang Excel để in khít trang giấy A4. Hy vọng bài viết đã cung cấp đủ kiến thức để giải quyết vấn đề bạn đang gặp phải. Hãy theo dõi những bài viết khác của chúng tôi để biết thêm nhiều thủ thuật hữu ích khác.
