Buzz
Nếu bạn đang kinh doanh hoặc học tập trong một môi trường yêu cầu bạn làm việc với nhiều khách hàng hoặc dự án, một hệ thống lưu trữ giấy hiệu quả là rất quan trọng. Có nhiều phương pháp để sắp xếp giấy tờ, nhưng cuối cùng hệ thống của bạn nên phản ánh nhu cầu của bạn. Cách tốt nhất để chuẩn bị cho một hệ thống hiệu quả là dành một vài ngày để chỉ tập trung vào việc tổ chức.
Các Bước
Chuẩn Bị cho Hệ Thống Lưu Trữ Mới
Tập hợp tất cả các vật liệu của bạn. Bạn cần thu thập tất cả các giấy tờ của mình trước khi cố gắng thiết lập một hệ thống phù hợp. Kiểm tra tất cả các nơi có thể bạn đã để giấy tờ và đặt chúng vào một đống duy nhất. Dành thời gian để đảm bảo rằng bạn có thể đúng cách tính toán tất cả các công việc đang và không hoạt động của bạn.
- Hoạch định trước bằng cách dọn sạch không gian trên bàn để làm việc trên các giấy tờ của bạn.
- Nếu bạn đang chuyển đổi giấy tờ của ai đó vào một hệ thống lưu trữ mới, hãy gỡ bỏ tất cả các tài liệu khỏi hệ thống hiện tại. Sẽ tốt hơn cho bạn để xử lý tất cả các tài liệu và chuẩn bị cho một hệ thống mới.
Đi qua tất cả các tài liệu. Điều này là phần khó khăn nhất của quá trình, nhưng cũng là bước quan trọng để trở nên có tổ chức. Phân loại tất cả các tệp dựa trên nội dung của chúng, như báo cáo ngân hàng, hóa đơn thẻ tín dụng và trả tiền thế chấp. Dù có vẻ nhàm chán, nhưng hãy xem xét từng tài liệu trong đống của bạn để xác định bạn đang làm việc với cái gì.
- Bạn không cần đọc từng tờ giấy, nhưng một cái nhìn qua sẽ giúp bạn.
- Giấy note làm đánh dấu cho các tài liệu quan trọng mà bạn biết bạn sẽ cần phải dành thời gian.
Lập các đống. Khi bạn bắt đầu sắp xếp các giấy tờ của mình, việc giữ các giấy tờ liên quan cùng nhau sẽ hữu ích. Bạn có thể đặt tất cả các giấy tờ liên quan đến khách hàng “Nickelback” trong một đống. Một ví dụ khác là xếp các công việc của bạn dựa trên các tháng.
- Việc hiểu rõ thứ tự thời gian có thể hữu ích cho nhu cầu lưu trữ của bạn.
- Xác định ưu tiên trong khi sắp xếp giấy tờ. Khi bạn thấy các giấy tờ quan trọng, hãy đặt chúng ở trên cùng của đống tương ứng.
Giảm bớt theo ý bạn. Một đống khác bạn có thể tạo ra là đống rác. Bạn không bắt buộc phải vứt bỏ một đống giấy tờ của mình, nhưng bạn nên tách các giấy tờ không quan trọng ra khỏi các đống khác. Bạn thậm chí có thể thiết lập một đống phức tạp nơi các giấy tờ ngẫu nhiên có thể đi.
- Nếu bạn chắc chắn 100% rằng bạn không cần một số giấy tờ và bạn không thể tìm ra một liên kết hợp lý với các tài liệu khác, hãy loại bỏ chúng. Kiểm tra với cấp trên của bạn xem bạn có được phép vứt bỏ bất cứ điều gì trước khi thực hiện điều gì đó.
Sử dụng các thư màu nâu. Giữ mọi thứ đơn giản với bản thân bằng cách sử dụng các thư màu nâu rẻ tiền. Điều này không làm tổn thương quỹ của bạn và sẽ cho phép bạn thực hiện bất kỳ hệ thống lưu trữ nào bạn muốn. Bạn có thể mua một gói thư màu nâu từ bất kỳ cửa hàng cung cấp văn phòng phẩm nào.
Chuyển các đống của bạn. Sử dụng các đống bạn đã thiết lập trước đó như một hướng dẫn cho các thư của bạn. Đảm bảo nội dung của mỗi thư được tổ chức cũng như vậy. Bạn có thể tổ chức nội dung của mỗi thư dựa trên sự quan trọng của mỗi tờ giấy hoặc theo thứ tự thời gian.
- Tránh sắp xếp nội dung của một tập tin dựa trên bảng chữ cái. Tổ chức theo thứ tự chữ cái hoạt động hiệu quả hơn cho việc sắp xếp các nhóm tập tin.
- Đặt các thư màu nâu vào một tủ hồ sơ khi bạn điền vào các thư.
Sử dụng hệ thống tần suất. Điều này hoạt động tốt cho những mục bạn sử dụng mọi lúc, nhưng không nên là một hệ thống độc lập. Nó cần phải dựa vào một hệ thống khác, ví dụ như hệ thống theo thứ tự chữ cái. Thêm thông tin được sử dụng thường xuyên vào một không gian được nhóm lại trong khu vực sắp xếp của bạn để có thể truy xuất nhanh chóng, như ở phía trước nhất của một ngăn kéo tủ hồ sơ.
- Bạn cần phải cẩn thận để không trở nên lộn xộn khi sử dụng hệ thống này. Giữ dự án bạn đang làm việc hiện tại ở phía trước, không luôn đảm bảo một tổ chức hiệu quả.
Giữ Một Hệ thống Tổ Chức
Hoàn tất việc sắp xếp giấy tờ ngay lập tức. Một cách để đảm bảo hệ thống sắp xếp của bạn hoạt động hiệu quả là bằng cách sắp xếp giấy tờ khi bạn xử lý chúng. Hệ thống sắp xếp sẽ không hoạt động nếu bạn trì hoãn việc sắp xếp giấy tờ. Thói quen sắp xếp giấy tờ cũng sẽ giúp tăng năng suất và quy trình làm việc của bạn.
Cập nhật không gian của bạn. Mỗi vài tháng, bạn nên xem xét lại hệ thống sắp xếp của mình và thực hiện một cuộc quét ngắn gọn. Bạn không cần phải xem xét tất cả các giấy tờ của bạn như bạn đã làm cho sự tổ chức ban đầu. Kiểm tra qua tất cả các tập tin và đảm bảo mọi thứ được sắp xếp và đặt đúng chỗ.
- Sau vài tháng đầu tiên, bạn cũng có thể suy nghĩ xem hệ thống bạn chọn có phù hợp với bạn không.
Làm sạch không gian của bạn. Mỗi năm, bạn nên làm một cuộc vệ sinh lớn cho không gian làm việc của bạn. Bạn có thể có một số tập tin mà bạn thường xuyên sử dụng, nhưng bây giờ bạn nên xem xét lại các tập tin khác mà bạn sử dụng ít hơn. Mở các tập tin mà bạn sử dụng ít hơn và đọc qua tất cả các tài liệu của bạn để xem xem có bất kỳ giấy tờ không cần thiết nào không.
- Đưa ra tất cả các tập tin và lau sạch tủ hồ sơ bằng một cái khăn ẩm để loại bỏ bụi bẩn tích tụ.
Mẹo
-
Những nguyên tắc này cũng có thể áp dụng cho việc nhóm tập tin trên máy tính hoặc các thiết bị điện tử khác.
-
Sử dụng một chỉ mục cho các tập tin không được sắp xếp theo thứ tự chữ cái. Điều này nên được sắp xếp theo thứ tự chữ cái để bạn có thể nhanh chóng tìm thấy tập tin của mình theo cách nào đó. Đặt chỉ mục này ở phía trước của tập tin.
-
Bắt đầu bằng cách lọc và sắp xếp qua các đống giấy của bạn và sử dụng giấy ghi chú để phân loại thành các danh mục, sau đó là các danh mục con.
Những Thứ Bạn Sẽ Cần
- Các tab tập tin
- Các thư mục tập tin (thư mục treo)
- Tủ tập tin hoặc bộ giữ tập tin phù hợp khác
