Buzz
Các sổ tay 3 vòng cổ điển cung cấp một cách dễ dàng để sắp xếp các yếu tố quan trọng của công việc, học tập và cuộc sống cá nhân của bạn. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách lưu trữ và sắp xếp các sổ tay trên kệ bằng các phương pháp rõ ràng, dễ hiểu để bạn có thể tìm thấy bất cứ điều gì bạn cần chỉ trong vài giây. Ngoài ra, chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn một số mẹo về việc sử dụng các tấm ngăn và sắp xếp các sổ tay riêng của bạn một cách hiệu quả.
Bước
Gắn nhãn trên bìa mỗi sổ tay để hiển thị nội dung bên trong.
Việc gắn nhãn trên bìa giúp bạn tìm kiếm nhanh chóng sổ tay bạn cần. Mặc dù có vẻ không cần thiết nếu bạn chỉ có một vài cuốn sổ tay, nhưng bìa được gắn nhãn rõ ràng sẽ trở thành một cứu cánh khi nhu cầu lưu trữ của bạn tăng lên. Trong nhiều trường hợp, nó sẽ là sự khác biệt giữa việc tìm kiếm giấy trong một phút và một giờ.
- Nhiều sổ tay 3 vòng đi kèm với khe đặt nhãn tích hợp. Nếu sổ tay của bạn không có, bạn có thể dán nhãn vào bên cạnh bằng băng dính trong suốt.
Sắp xếp các loại tài liệu khác nhau bằng cách sử dụng sổ tay có màu sắc khác nhau.
Đặt mã màu cho các sổ tay dựa trên loại tài liệu chúng chứa. Nếu bạn có nhiều sổ tay, bạn có thể làm cho quá trình tổ chức dễ dàng hơn bằng cách chọn màu sắc để đại diện cho các loại tài liệu khác nhau. Sau khi bạn đã chọn các gam màu của mình, bạn có thể mua sổ tay có màu hoặc thêm các gam màu vào các sổ tay hiện có của mình bằng bút chì màu hoặc các vật tương tự. Một số cách để đặt mã màu cho các sổ tay của bạn bao gồm:
- Một màu sắc khác nhau cho mỗi thành viên trong gia đình.
- Một gam màu đặc biệt cho mỗi lĩnh vực của cuộc sống của bạn, như công việc, học tập và nhà thờ.
- Các màu sắc riêng biệt cho các loại tài liệu khác nhau, bao gồm biểu mẫu tài chính, tài liệu dự án, hồ sơ quan trọng và hướng dẫn.
Đặt các sổ tay của bạn theo một trật tự có hệ thống.
Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, số hoặc thời gian nếu có thể. Thường thì, cách dễ dàng và trực tiếp nhất để tổ chức các sổ tay của bạn là sử dụng hệ thống nào mà chúng tự nhiên tuân thủ. Mặc dù các phương pháp này sẽ khác nhau một chút cho mỗi người, nhưng một số hệ thống có thể áp dụng cho mọi người bao gồm:
- Sắp xếp theo bảng chữ cái, đặc biệt là cho các sổ tay có hệ thống nhãn dán rõ ràng và nhất quán.
- Sắp xếp theo số, đặc biệt là cho các sổ tay được chia theo năm.
- Sắp xếp theo thời gian, đặc biệt là cho các sổ tay liên quan đến các dự án cá nhân.
Lưu trữ các sổ tay khó tổ chức theo chủ đề của chúng.
Sử dụng các danh mục rộng khi bạn có nhiều sổ tay khác nhau. Trong một số trường hợp, các thư mục của bạn có thể không rơi vào một hệ thống tổ chức rõ ràng, chuẩn hóa, khiến cho việc lưu trữ chúng trở nên khó khăn. Để giải quyết vấn đề này, hãy xem liệu bạn có thể chia sổ tay của mình thành các phần khác nhau dựa trên một loại hoặc chủ đề thống nhất không. Nếu bạn đã tách các tài liệu của mình theo màu sắc, hãy lưu trữ các sổ tay cùng màu chung với nhau. Nếu không, hãy thử:
- Chia sổ tay thành các danh mục rõ ràng, như theo môn học trường học.
- Phân chia sổ tay thành các thể loại, như tách các đĩa DVD đã lưu trữ thành hài kịch và phim truyện.
- Phân chia sổ tay theo chủ đề, như chia các tài liệu liên quan đến thực phẩm và an toàn.
Đặt các sổ tay dự án nơi bạn có thể nhìn thấy chúng.
Thử sử dụng nhiều sổ tay cho mỗi bước của một dự án. Khi bạn điền chúng, nó sẽ cho bạn biết tiến trình một cách trực quan. Nếu bạn đang làm việc trên một dự án cụ thể hoặc cố gắng đạt được một mục tiêu, hãy sử dụng các sổ tay của mình để giúp! Dọn sạch một kệ trống và đặt một sổ tay duy nhất trên đó, đại diện cho sự bắt đầu của chuyến hành trình của bạn. Khi bạn điền đầy sổ tay hoặc đạt được một mốc quy định trước, chuyển sang sổ tay khác, tạo ra một lời nhắc trực quan về những gì bạn đã làm được. Thử sử dụng phương pháp tổ chức này để:
- Theo dõi các giai đoạn của dự án bạn đang làm, như luận văn đại học, tiểu thuyết gốc, hoặc đề xuất gây quỹ.
- Giữ mắt đến tài chính của bạn bằng cách sử dụng mỗi sổ tay để ghi lại số lượng thứ bạn đã mua hoặc tiền bạn đã tiết kiệm được.
- Làm việc hướng tới các mục tiêu cá nhân, như điền sổ tay của bạn mỗi khi bạn đạt được một mốc cải thiện sức khỏe hoặc giảm cân.
Đặt các sổ tay mà bạn sử dụng nhiều nhất ở những vị trí dễ tiếp cận.
Đơn giản hóa việc nhận thông tin bạn cần. Có khả năng lớn là bạn sẽ cần truy cập một số tài liệu và vật liệu nhiều lần hơn so với những thứ khác. Để đảm bảo bạn có thể tiếp cận chúng một cách nhanh chóng, hãy thử đặt sổ tay chứa chúng vào một phần của kệ mà bạn có thể tiếp cận một cách dễ dàng.
- Cân nhắc đặt những mục bạn sử dụng nhiều nhất vào một thư mục riêng của chúng.
Mua sổ tay với kích thước phù hợp.
Mua các sổ tay 3 vòng đủ lớn để phục vụ nhu cầu của bạn. Sổ tay có nhiều kích thước khác nhau thường dao động từ 0.5 inch (1.3 cm) đến 5 inch (13 cm). Nếu bạn dự định chia tài liệu và vật liệu của mình thành nhiều loại, hãy chọn sổ tay nhỏ để tiết kiệm không gian. Nếu bạn muốn đặt nhiều mục vào mỗi sổ tay, hãy chọn kích thước lớn.
- Tìm sổ tay tại các cửa hàng văn phòng phẩm và giảm giá.
Chia tài liệu của bạn thành các nhóm rõ ràng.
Tổ chức một sổ tay duy nhất theo phương pháp này. Để tận dụng tối đa mỗi sổ tay, hãy chia tài liệu và các đối tượng có thể lưu trữ khác thành các nhóm rõ ràng như trường học, công việc và gia đình. Nếu những nhóm này đều nhỏ, thì bạn đã chuẩn bị tốt. Nếu chúng lớn, hãy thử chia chúng thành các phân loại con như:
- Hồ sơ tài chính
- Biên nhận
- Tài liệu quan trọng
- Tài liệu đã ký
- Hướng dẫn
- Bài tập
- Bài luận
- Bài kiểm tra
- Thư từ
- Lịch trình
- Ghi chú
- Thông tin liên hệ
Sử dụng các bảng phân chia để tạo ra các phần trong mỗi sổ tay.
Bảng phân chia giúp dễ dàng lật qua và tìm thấy tài liệu bạn cần. Trừ khi mỗi sổ tay chỉ chứa đúng 1 loại tài liệu, việc phân tách các tài liệu và vật phẩm khác nhau bằng các bảng phân chia bên trong là rất quan trọng. Mua giấy có lỗ hoặc các bảng phân chia nhựa từ cửa hàng văn phòng phẩm hoặc giảm giá. Sau đó, ghi nhãn cho mỗi bảng phân chia và đặt chúng vào trong sổ tay trước phần mục mà chúng đại diện.
- Cố gắng mua các bảng phân chia có nút bên để bạn có thể nhanh chóng lật qua các sổ tay của mình.
Lưu trữ giấy không thể đục lỗ trong bảo vệ giấy trong suốt.
Phương pháp này ngăn bạn khỏi nhét giấy vào túi phía trước hoặc phía sau của sổ tay. Nếu bạn đang cố gắng để nhiều giấy tờ vào trong sổ tay của mình, cách dễ nhất là đục lỗ ở phía bên trái của các tài liệu và trượt chúng vào những vòng của sổ tay. Nếu bạn đang làm việc với các tờ giấy riêng lẻ hoặc tài liệu không thể đục lỗ, hãy giữ chúng bằng bảo vệ giấy trong suốt, 3 vòng thay vì vậy.
Lưu trữ các vật phẩm khác bằng các ống tay chuyên dụng.
Các sổ tay có thể chứa mọi thứ từ thẻ giao dịch thu thập đến thiết bị điện tử. Mặc dù bạn không thể đục lỗ cho những vật phẩm này, nhưng bạn có thể đặt chúng vào trong nhiều loại ống tay chuyên dụng 3 vòng được thiết kế đặc biệt, có sẵn trực tuyến và từ các cửa hàng chuyên nghiệp liên quan đến mỗi vật phẩm. Một số ống tay phổ biến bao gồm:
- Túi sổ tay, để lưu trữ các đồ dùng học tập.
- Ống đĩa, để lưu trữ đĩa CD, DVD và các vật phẩm tương tự.
- Ống album, để lưu trữ ảnh và hình ảnh.
- Ống thu thập, để lưu trữ các vật phẩm có giá trị như tem, thẻ giao dịch và tiền xu.
