Buzz
Bước
Hệ thống hóa
Tạo các danh mục tập tin. Điều đầu tiên bạn cần làm nếu muốn sắp xếp tập tin của mình là quyết định các danh mục chính bạn sẽ sử dụng để phân loại. Các loại văn phòng khác nhau sẽ có các loại danh mục khác nhau, nhưng hệ thống tổng quát là giống nhau. Bạn cần tìm ra một hệ thống sắp xếp tập tin một cách có ý nghĩa.
- Ví dụ, nếu bạn làm việc tại một văn phòng luật và cần sắp xếp các tập tin của khách hàng, bạn có thể sắp xếp theo các loại trường hợp chung: kiện tụng, thừa kế, doanh nghiệp, hành chính và các loại khác.
Thiết lập các danh mục phụ. Trong mỗi danh mục duy nhất, bạn có thể trở nên cụ thể hơn bằng cách phát triển một danh sách các danh mục phụ. Bất kỳ tờ giấy cụ thể nào cần được lưu có thể được xác định bằng hai thuật ngữ - danh mục chung và sau đó là danh mục phụ.
- Ví dụ, nếu bạn đang thiết lập một hệ thống lưu trữ cho các vấn đề tài chính, bạn có thể có một danh mục chung là “Thanh toán Ra,” và sau đó thiết lập các danh mục phụ của các nhà cung cấp, nhà cung cấp, dịch vụ, chuyên gia và chi phí hành chính.
Sử dụng hệ thống mã màu. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng đây có thể là cách rất hiệu quả để sắp xếp các tập tin của bạn để truy cập nhanh chóng. Quyết định có bao nhiêu danh mục khác nhau bạn sẽ có trong hệ thống lưu trữ của mình, và sau đó sử dụng một số thư màu khác nhau đó.
- Thay vì sử dụng các thư hoàn toàn có màu, bạn có thể sử dụng các thư Manila thông thường và lấy các nhãn màu. Sau đó, bạn có thể dán nhãn vào tab trên, ở cạnh của thư, hoặc cả hai để tăng tính hiển thị.
Gắn nhãn cho các tập tin. Mỗi tập tin trong văn phòng của bạn bây giờ đã có một vị trí rõ ràng. Bạn nên viết nhãn trên tab của mỗi thư một cách rõ ràng và gọn gàng để bạn biết nó thuộc về đâu. Nhãn trên mỗi thư cá nhân nên bắt đầu bằng danh mục chung và sau đó là danh mục phụ cụ thể. Ví dụ, một thư chứa hồ sơ thanh toán cho các nhà cung cấp của bạn sẽ có nhãn “Thanh toán Ra / Nhà cung cấp.”
- Các nhãn trên mỗi tập tin nên được in một cách gọn gàng và đồng nhất nhất có thể. Bạn có thể dễ dàng mua các gói phần mềm để bạn có thể định dạng nhãn, để bạn có thể gõ và in chúng bằng máy tính của mình.
- Nếu bạn in nhãn của mình bằng máy tính, bạn nên sử dụng kích thước và kiểu phông chữ đồng nhất. Nếu bạn in bằng tay, bạn nên cố gắng đồng nhất và gọn gàng nhất có thể.
Sắp xếp các tập tin theo thứ tự bảng chữ cái. Khi hệ thống lưu trữ của bạn đã được thiết lập và bạn đã tạo tất cả các thư của mình, hãy sắp xếp chúng theo thứ tự. Bạn nên sắp xếp các thư chung theo thứ tự bảng chữ cái. Trong mỗi thư chung, các danh mục phụ cũng nên được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.
- Bạn có thể chọn sắp xếp một số thông tin theo ngày thay vì theo nhãn chủ đề. Nếu vậy, bạn sẽ cần phải tự quyết định xem việc sắp xếp tập tin của bạn với các mục mới nhất ở phía trước và di chuyển đến các mục cũ hơn, hoặc ngược lại, có ý nghĩa hơn.
Để lại vài inches khoảng trống trong mỗi ngăn kéo lưu trữ. Khi bạn đang thiết lập hệ thống lưu trữ của mình, bạn cần để lại không gian cho các tập tin phát triển. Khi thời gian trôi qua, bạn nhất định sẽ nhận được nhiều tài liệu hơn để thêm vào mỗi thư. Hãy để lại không gian cho các tập tin của bạn mở rộng. Nếu không, sau này bạn sẽ phải di chuyển toàn bộ các phần hoặc ngăn kéo tập tin để tạo ra không gian.
Sắp xếp Các Tập tin của Bạn
Tập hợp tất cả các vật liệu cần được lưu trữ. Nếu bạn bắt đầu với một bộ sưu tập giấy tờ chưa được sắp xếp và lộn xộn, bạn sẽ cần bắt đầu bằng cách kéo các giấy tờ lại với nhau. Tìm một nơi làm việc và thu thập mọi thứ vào một chồng. Sau đó, bạn sẽ có thể bắt đầu tổ chức.
Phân tách các giấy tờ thành hai nhóm để “xử lý ngay” và “lưu trữ.” Là bước đầu tiên, bạn nên tạo một thư mục hoặc chồng cho mọi thứ cần xử lý ngay. Những giấy tờ này không nên được lưu trữ, hoặc bạn có thể quên làm việc cần làm. Đặt thư mục “xử lý ngay” này sang một bên để xử lý sớm. Sau đó tiến hành lưu trữ các giấy tờ còn lại.
- Tổ chức tập tin “xử lý ngay.” Những giấy tờ cần xử lý ngay lập tức nên được phân loại thành các nhóm nhỏ dựa trên công việc bạn cần làm. Ví dụ, thiết lập các danh mục phụ như gọi điện, viết, giao hàng và thanh toán.
MẸO CHUYÊN GIA
Ashley Moon, MA
Tổ Chức Chuyên Nghiệp
Tổ Chức Chuyên Nghiệp
Chuyên gia của chúng tôi đồng ý: Sắp xếp giấy tờ của bạn theo những gì cần hành động ngay lập tức, như hóa đơn hoặc các biểu mẫu cần điền, và những gì không cần hành động ngay lập tức nhưng có thể cần trong tương lai, như các biểu mẫu thuế và các tài liệu pháp lý khác. Loại giấy tờ ở giữa là những giấy tờ bạn lấy ra khi cần, như hướng dẫn sử dụng và các danh bạ. Sắp xếp các tập tin vào một ngăn dựa trên loại hành động mà chúng cần, đặt những giấy tờ cần phản hồi ngay lập tức ở phía trước.
Nhặt từng tờ giấy một lần. Khi bạn sắp xếp những tờ giấy rời rạc mà bạn muốn lưu trữ, hãy quyết định về mỗi tờ khi bạn xem xét nó. Nhặt tờ giấy lên, đọc qua, quyết định danh mục và danh mục con nó thuộc về trong hệ thống lưu trữ của bạn, sau đó đặt nó vào. Làm việc theo cách này sẽ giúp bạn duy trì tính nhất quán trong việc lưu trữ và giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách xử lý từng mục chỉ một lần.
- Khi bạn xem xét mỗi mục, bạn nên xác định xem bạn có cần giữ nó không. Nếu tờ giấy là một cái gì đó đã được xử lý và không phải là một bản ghi cần giữ lại, thì xem xét việc loại bỏ nó thay vì lưu trữ nó.
Mở ra từng mục. Hầu hết các tờ giấy mà bạn có thể sẽ được gửi trong thư và có thể sẽ được gấp lại. Hãy lấy giấy từ trong phong bì của chúng, mở chúng ra và sau đó lưu trữ. Lưu trữ từng tờ giấy theo cách này giúp các thư mục của bạn vừa vặn đồng đều trong ngăn kéo tập tin, mà không bị phồng lên ở nơi các tờ giấy gấp chồng lên nhau.
- Quyết định xem bạn có cần giữ lại bất kỳ phong bì nào không. Trong hầu hết các trường hợp, các phong bì là không cần thiết và có thể bị loại bỏ. Tuy nhiên, nếu bạn tin rằng bạn có thể cần chứng minh việc giao hàng hoặc chứng minh về con dấu bưu điện, sau đó bạn nên bấm đinh phong bì vào các tờ giấy và giữ chúng cùng nhau.
- Nhiều tờ giấy nên được bấm chung với nhau. Điều này sẽ ngăn chúng bị tách rời hoặc mất. Bấm đinh phong bì được ưu tiên hơn so với kẹp giấy vì (a) chúng phù hợp hơn trong các tệp và (b) chúng không gặp vấn đề của việc trượt khỏi.
Bảo Dưỡng Tập Tin Của Bạn
Sử dụng một rổ “Cần Lưu Trữ.” Khi thông tin mới nhập vào văn phòng của bạn hoặc khi tài liệu mới được tạo ra, bạn có thể không thể lưu trữ ngay lập tức. Bạn nên đặt mọi thứ cần được lưu trữ ở một nơi duy nhất để lưu trữ khi bạn có thể. Một cái rổ trên bàn của bạn, được ghi nhãn là “Cần Lưu Trữ,” là một cách tốt để đặt các tờ giấy này sang một bên cho đến khi bạn sẵn sàng.
Đặt một thời gian nhất định để làm việc lưu trữ. Nếu có thể, hãy lên lịch một thời gian nhất định mỗi ngày hoặc mỗi tuần bạn có thể làm việc lưu trữ giấy tờ mới. Nếu bạn biến việc lưu trữ thành một phần thường xuyên của lịch trình của mình, bạn sẽ có khả năng giữ vững điều đó hơn.
- Ví dụ, bạn có thể dành nửa giờ cuối cùng của mỗi ngày để lưu trữ giấy tờ của ngày hôm đó. Nếu thời gian này không đủ, bạn có thể thử làm việc lưu trữ của mình hai lần mỗi ngày, ngay trước khi đi ăn trưa và sau đó ngay trước khi ra về vào cuối ngày.
- Chìa khóa của sự thành công là sự nhất quán và lặp lại.
Đảm bảo rằng những người khác có quyền truy cập vào các tập tin hiểu về hệ thống. Nếu bạn là người duy nhất sử dụng các tệp của mình, thì bạn nên dễ dàng duy trì thứ tự mà bạn đã tạo ra. Tuy nhiên, nếu những người khác cần sử dụng các giấy tờ trong các tệp của bạn, bạn nên đảm bảo rằng họ hiểu - và tuân thủ - hệ thống mà bạn đã tạo ra. Việc có một hệ thống lưu trữ không hữu ích nếu các giấy tờ bị lưu đúng và đặt vào các thư mục không đúng.
- Việc này có thể hiệu quả và hiệu quả hơn nếu bạn đề xuất lấy bất cứ điều gì mà ai đó khác trong văn phòng của bạn có thể cần, và sau đó yêu cầu họ trả lại mọi thứ trực tiếp cho bạn. Sau đó bạn có thể chắc chắn rằng mọi thứ được lưu trữ lại đúng cách.
Giữ các tài liệu quan trọng ở nơi an toàn. Một số vật liệu đặc biệt có thể cần được giữ ở các vị trí riêng biệt, đặc biệt. Ví dụ, một số giấy tờ có thể cần được giữ trong một ngăn an toàn hoặc trong một hộp khóa chống cháy. Bạn thậm chí có thể cần giữ một số tài liệu ở ngoài cơ sở, trong một hộp kho bảo mật tại ngân hàng hoặc tại văn phòng luật sư của công ty của bạn.
Xem xét các tập tin của bạn thường xuyên. Ít nhất mỗi năm một lần, hoặc thường xuyên hơn nếu cần thiết, bạn nên dành một khoảng thời gian để xem xét các tập tin của mình. Mục đích của cuộc xem xét này là quyết định liệu có giấy tờ hoặc các thư mục hoàn toàn có thể được loại bỏ hoặc có thể được chuyển đến một cơ sở lưu trữ ở ngoài. Nếu một cái gì đó sẽ không bao giờ được cần lại nữa, thì bạn nên loại bỏ nó. Nếu đó là một cái gì đó mà bạn không mong đợi sử dụng thường xuyên nhưng có thể cần phải giữ lại như một bản ghi, thì bạn nên gửi nó vào lưu trữ.
Mẹo
-
Bài viết này đề cập đến việc tổ chức và lưu trữ các bản sao giấy của thư từ, hóa đơn và các tài liệu khác. Các nguyên tắc được đề cập ở đây hoạt động tốt cho việc tổ chức tệp tin trên máy tính cũng như trên giấy. Bạn có thể phát triển các thư mục và thư mục con và lưu trữ tệp tin điện tử cũng giống như giấy tờ vật lý.
Những thứ bạn sẽ cần
- Tủ tài liệu
- Tệp treo
- Thư mục
- Nhãn
- Bút lót
