Buzz
Khi bạn tạo bảng tính trên Excel, việc sắp xếp nội dung theo thứ tự chữ cái là cần thiết, đặc biệt là đối với những bảng có cột dữ liệu là Họ và Tên. Sắp xếp tên theo thứ tự chữ cái trong Excel là một bước quan trọng mà bạn nên thực hiện.
Hướng dẫn sắp xếp tên trong Excel theo thứ tự ABC
Khi làm việc với cột Họ và Tên, bạn có thể tách thành hai cột riêng biệt là Họ và Tên. Thông thường, việc này sẽ giúp quá trình sắp xếp trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn giữ nguyên một cột Họ và Tên, bạn vẫn có thể sắp xếp dữ liệu một cách thông thường và đúng đắn.
Hướng dẫn sắp xếp tên theo thứ tự chữ cái trong Excel
1. Cách sắp xếp khi tách cột Họ và Tên ra
Giả sử bạn muốn sắp xếp tên trong bảng dữ liệu đã được tách thành cột Họ và Tên như minh họa dưới đây:
Bước 1: Tại cột Tên học sinh -> bạn bôi đen -> sau đó nhấn vào tab Trang chính -> chọn Sắp xếp & Lọc -> tiếp theo chọn Sắp xếp tùy chỉnh.
Bước 2: Giao diện Sắp xếp xuất hiện -> ở đây, bạn có thể điều chỉnh thứ tự theo bảng chữ cái.
- Ở phần Cột chọn Tên học sinh.
- Ở phần Thứ tự chọn A đến Z -> sau đó nhấn OK để thực hiện.
Bước 3: Kết quả là cột Họ và cột Tên sẽ được sắp xếp lại theo bảng chữ cái ABC trong Excel.
Tuy nhiên, việc sắp xếp dữ liệu theo Tên sẽ làm đảo lộn cột STT. Để điền lại STT, bạn chỉ cần nhập 1 vào ô đầu tiên, sau đó kéo chuột xuống các ô phía dưới - và tất cả các ô STT sẽ được điền là 1.
Bước 4: Để sắp xếp lại thứ tự số đúng, bạn nhấn vào biểu tượng dấu cộng ở dưới - chọn Fill Series để đánh số thứ tự cột trong Excel.
Kết quả là cột STT sẽ tự động được đánh lại đúng theo quy định như trong hình dưới đây:
2. Cách sắp xếp khi cột Họ và Tên là một cột
Để sắp xếp lại tên theo thứ tự chữ cái khi trường Họ và Tên chung một cột sẽ phức tạp hơn so với việc tách thành 2 cột riêng biệt.
Bước 1: Bắt đầu, bạn cần thêm một cột mới là Họ và Tên -> bôi đen cột bên cạnh như trong hình dưới -> sau đó click chuột phải chọn Chèn.
Bước 2: Cột mới sẽ được thêm vào. Đổi tên cột mới thành Họ Tên Mới -> tiếp theo sao chép toàn bộ Họ và Tên vào cột này.
Bước 3: Bạn chọn (bôi đen) cột Họ Tên Mới -> nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở giao diện Tìm và Thay thế.
Tại Find what, nhập * kèm theo dấu cách -> chọn Replace All -> nhấn Close để đóng giao diện.
Xuất hiện thông báo từ Excel -> nhấn OK để xác nhận.
Kết quả là bạn sẽ có cột Họ tên Mới như thể hiện trong hình:
Bước 4: Tiếp tục bôi đen cột Họ tên Mới -> chọn tab Data -> chọn Sort AZ như trong ảnh minh họa.
Thông báo Cảnh báo Sắp xếp xuất hiện -> bạn lựa chọn như hình dưới đây -> sau đó chọn Sắp xếp.
Trong phần Sắp xếp theo bạn chọn là Họ tên Mới -> sau đó sắp xếp từ A đến Z. Bấm OK để hoàn tất sắp xếp.
Kết quả là nội dung trong cột Họ và tên sẽ tự động được sắp xếp lại theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel. Bạn chỉ cần xóa cột Họ tên Mới là xong, về phần STT nếu bị lộn thì bạn xử lý tương tự như đã hướng dẫn ở bước 1.
3. Cách tạo bộ lọc trong Excel để sắp xếp nhanh
Bằng cách này, bạn sẽ có thể sắp xếp và lọc dữ liệu nhanh chóng hơn. Đơn giản chỉ cần bôi đen cột cần sắp xếp -> sau đó chọn biểu tượng mũi tên để hiển thị bảng sắp xếp như trong hình dưới đây. Bạn có thể sắp xếp từ A đến Z hoặc từ Z đến A.
Bạn đã biết cách sắp xếp tên theo thứ tự chữ cái trong Excel rồi đấy. Để sắp xếp theo thứ tự ABC trong Excel, bạn có thể thực hiện một trong hai cách mà Mytour đã giới thiệu ở trên. Bạn có thể tách Họ và Tên thành 2 cột riêng để sắp xếp, hoặc nếu giữ nguyên thì cần thêm một cột và thực hiện một số thủ thuật để sắp xếp theo ý muốn.
Tương tự, nếu bạn muốn sắp xếp dữ liệu trên bảng tính đối với các dữ liệu khác không phải là văn bản mà là số chẳng hạn. Hãy xem thêm cách thực hiện trên Mytour để hiểu rõ hơn về cách thực hiện này nhé!
