Cách Sắp xếp Tủ Hồ Sơ

Mua một tủ hồ sơ nếu bạn chưa có. Tìm kiếm một tủ hồ sơ chất lượng tốt có kích thước phù hợp cho nhà hoặc văn phòng của bạn trong phạm vi ngân sách của bạn. Cân nhắc mua một tủ hồ sơ chống cháy và chống nước, trong trường hợp có bất kỳ thảm họa tự nhiên nào có thể xảy ra tại nhà của bạn. Các tủ như vậy có thể được tìm thấy ở các cửa hàng địa phương, cửa hàng nội thất, cửa hàng mộc và trung tâm thương mại.

Bắt đầu kiểm tra qua các tập tin của bạn. Đặt sang một bên bất cứ điều gì rõ ràng là cũ hoặc không cần thiết. Đặt sang một bên:

• Biên nhận cho các sản phẩm bạn không còn sở hữu nữa.
• Thư rác
• Các hóa đơn cũ cho các dịch vụ bạn không còn sử dụng nữa
• Thư từ kinh doanh từ một công việc cũ
• Tem bạn không cần nữa

Đừng ngần ngại vứt bỏ những thứ. Trong khi một số tài liệu như chứng minh nhân dân và thông tin thuế rõ ràng là quan trọng, có thể có thư rác hoặc biên nhận cũ mà có vẻ quan trọng nhưng thực sự không phải là như vậy. Hãy suy nghĩ về mỗi tài liệu khi bạn ra quyết định, và suy nghĩ về liệu nó có thể thực sự hữu ích trong tương lai không. Nếu nó biến mất trong một năm bạn không nhớ nó, có lẽ bạn có thể vứt nó đi.

Hãy cẩn thận khi vứt bỏ các vật phẩm ở nơi làm việc! Hãy chắc chắn hỏi cấp quản lý của bạn trước khi bạn vứt bất cứ điều gì đi, vì nó có thể quan trọng hơn bạn nghĩ. Công ty của bạn cũng có thể có chính sách về việc giữ các vật phẩm trong bao lâu và cách thức họ cần phải bị vứt bỏ.

Quyết định những thứ cần được giữ lại. Điều này thường phụ thuộc vào độ mới mẻ hoặc hữu ích của chúng. Sử dụng sự tinh tế và suy nghĩ về liệu các tài liệu sẽ hữu ích hoặc cần thiết trong tương lai. Nếu chúng thực sự quan trọng, hãy giữ lại. Đối với thông tin thuế, hồ sơ bảo hiểm và các tài liệu quan trọng, giữ chúng trong các khoảng thời gian sau đây:

• Giữ thông tin về khai thuế trong 7 năm, cũng như bất kỳ biên nhận cho các mặt hàng bạn đã khấu trừ khỏi thuế. Cơ quan Thuế liên bang có thể kiểm toán bất kỳ khai thuế nào trong vòng 6 năm sau khi thuế của bạn được nộp.
• Giữ các hồ sơ bảo hiểm, bảng kê tài sản và bằng chứng về những khoản đóng góp từ thiện trong ba năm.
• Hãy chắc chắn giữ lại các tài liệu rất quan trọng như giấy chứng sinh và kết hôn, thẻ an sinh xã hội, giấy tờ tài sản, văn bằng và hộ chiếu. Giữ chúng an toàn và không bao giờ vứt bỏ chúng.

Hủy mọi tài liệu mà bạn đã đặt sang một bên. Vứt bỏ các tài liệu chưa được hủy có thể để lộ thông tin cá nhân của bạn cho bất kỳ ai nhìn thấy chúng. Ngay cả khi bạn không chắc chắn liệu tài liệu có nhạy cảm hay không, tốt nhất là hủy nó vì nó có thể chứa địa chỉ, ngày sinh hoặc thông tin khác.

Hủy hoặc tiêu diệt phương tiện truyền thông kỹ thuật số nữa. Nhiều thị trấn và doanh nghiệp sẽ tổ chức các ngày hủy hoặc tiêu diệt, nơi cư dân địa phương hoặc nhân viên có thể mang các đĩa mềm cũ, đĩa CD hoặc ổ cứng cũ để bị hủy hoại. Họ sẽ đảm bảo rằng việc này được thực hiện đúng cách.

Bắt đầu tổ chức các tập tin còn lại. Di chuyển đến một bàn làm việc hoặc một cái bàn lớn và sắp xếp các giấy tờ thành các đống một cách hợp lý và có lý cho bạn. Những đống này sẽ trở thành các tệp riêng biệt của bạn. Tạo các đống giúp bạn tìm chính xác những gì bạn đang tìm kiếm. Cân nhắc các danh mục cho tủ hồ sơ nhà như:

• Dịch vụ tiện ích
• Xe
• Y tế
• Thú cưng
• Doanh nghiệp
• Nhà ở
• Thuế
• Tài chính

Hỏi đồng nghiệp để được tư vấn về tủ hồ sơ công việc. Có thể có những quy ước cụ thể của công ty về tổ chức giấy tờ tại nơi làm việc của bạn. Nếu không, sắp xếp theo thứ tự thời gian hoặc theo thứ tự chữ cái. Hỏi những đồng nghiệp gọn gàng về hệ thống nào hoạt động tốt nhất với họ.

Giữ cho các danh mục của bạn đơn giản. Bạn càng chi tiết, bạn sẽ có nhiều tệp, điều này sẽ dẫn đến nhiều rối rắm trong tủ của bạn. Giữ cho các tệp chính của bạn đơn giản hơn và sau đó sắp xếp tài liệu trong chúng.

Quyết định xem có tổ chức theo tên hay theo ngày. Khi bạn đã sắp xếp mỗi tờ giấy vào đống đúng của nó, bắt đầu tổ chức chúng theo cách mà sẽ làm cho việc tìm kiếm dễ dàng.

• Đối với việc sắp xếp theo thứ tự chữ cái, như các thương hiệu trên biên nhận, đặt các mặt hàng bắt đầu bằng chữ A ở đầu ngăn xếp, làm việc xuống dần đến Z.
• Đối với việc sắp xếp theo thứ tự thời gian, như các ngày nộp thuế, đặt các tài liệu mới nhất ở trên cùng của ngăn xếp, làm việc dần đến các tài liệu cũ nhất ở dưới cùng.

Đặt mỗi đống vào một tập tin. Đặt các tài liệu vào sao cho tài liệu ở đầu ngăn xếp ở phía trước của tập tin. Điều này sẽ giữ cho các tài liệu ở cùng thứ tự mà bạn đã sắp xếp chúng.

Gắn nhãn rõ ràng cho mỗi tập tin. Đảm bảo rằng viết trên thẻ là lớn, dễ đọc và hợp lý với bạn và những người khác trong văn phòng hoặc gia đình của bạn. Sử dụng máy in nhãn để rõ ràng hơn.

Cho mỗi ngăn kéo giữ danh mục riêng của nó, và gắn nhãn rõ ràng cũng như vậy. Chia tệp của bạn thành các ngăn kéo theo cách làm cho bạn cảm thấy hợp lý, mỗi ngăn kéo chứa một danh mục riêng biệt. Mỗi danh mục nên chứa các tệp liên quan, điều này sẽ giúp bạn tìm thấy các tài liệu dễ dàng hơn.

• Thông tin tài chính như tài liệu thuế, tệp đầu tư và bảng cáo có thể được đặt trong một ngăn kéo.
• Tài liệu cá nhân như giấy chứng sinh, hộ chiếu và hồ sơ y tế có thể được đặt trong một ngăn kéo khác.
• Các hướng dẫn sử dụng cho các sản phẩm khác nhau có thể được đặt trong một ngăn kéo khác.

Cân nhắc sử dụng các thư mục màu sắc. Nếu bạn ghi nhớ màu tương ứng, việc tìm tài liệu của bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều. Nếu bạn đã có thư mục màu nâu, hãy thêm màu cho chúng với bút dạ quang hoặc bút màu. Nhãn màu có thể được sử dụng một cách tinh tế hơn cho cùng một mục đích.

Sử dụng hệ thống màu sắc của bạn để tạo ra các phân loại con trong ngăn kéo của bạn. Một ngăn kéo Vật Liệu Thông Tin, ví dụ, có thể được chia thành các thư mục như 'Hướng Dẫn Sử Dụng Điện Tử,' 'Hướng Dẫn Sử Dụng Dụng Cụ Công Cụ' và 'Hướng Dẫn Sử Dụng Vật Dụng Vệ Sinh'.

Thay đổi hệ thống nếu nó không hợp lý. Sau một hoặc hai tháng sử dụng, đừng ngần ngại thay đổi những điều không hoạt động với bạn. Di chuyển các tập tin khác nhau lên phía trước hoặc phân loại các danh mục khó phân biệt. Hãy nhớ rằng tủ hồ sơ của bạn là một hệ thống cho bạn, và nó cần phải tuân thủ theo quy trình làm việc của bạn.

Thực hiện chủ động để duy trì sự tổ chức. Chú ý ngay lập tức đến thư từ và tài liệu khi chúng đến, và sau khi bạn đã xử lý chúng, hãy lưu trữ chúng ngay lập tức.

Thiết lập một hòm thư đến trên bàn làm việc tại nhà hoặc văn phòng của bạn. Xem qua thư đến của bạn mỗi ngày. Bằng cách này, bạn sẽ không bỏ lỡ bất cứ điều gì và nó cũng sẽ không tích tụ. Việc lưu trữ sẽ không còn là công việc gánh nặng nếu làm một chút mỗi lần.

Tổ chức lại tủ hồ sơ của bạn thường xuyên. Nên tổ chức lại hàng năm, và bạn cũng có thể dọn dẹp hàng quý nếu có một số lượng lớn tập tin. Nguồn chính gây ra lộn xộn trong tủ hồ sơ là các tài liệu cũ mà bạn không cần nữa, vì vậy hãy xóa bỏ và hủy các tài liệu cũ cần thiết.

Cân nhắc chuyển đổi một số tập tin sang phương tiện kỹ thuật số. Mọi tài liệu bạn có thể giữ dưới dạng kỹ thuật số, càng ít lộn xộn vật lý bạn sẽ gặp trong tủ hồ sơ. Các ứng cử viên tốt để quét bao gồm biên nhận, bằng chứng về việc quyên góp, hoặc các báo cáo ngân hàng. Một số tài liệu có thể đã có sẵn trên mạng.

Tạo một tài liệu chính. Trong tài liệu, giải thích cách hệ thống lưu trữ của bạn hoạt động và vị trí của các tài liệu. Trong trường hợp khẩn cấp hoặc sự cố không mong muốn, người khác có thể cần biết cách tìm kiếm các tài liệu của bạn.

• Giữ tủ hồ sơ của bạn khóa nếu bạn có trẻ em tò mò hoặc các thành viên trong gia đình tò mò.
• Nếu bạn gặp vấn đề khi mở khóa, xem Cách mở khóa tủ hồ sơ.
• Lưu trữ các tài liệu cực kỳ nhạy cảm như giấy chứng sinh hoặc giấy chứng nhận sở hữu tài sản trong hộp két an toàn hoặc hộp chứng nhận chống cháy nếu bạn lo lắng rằng tủ hồ sơ không đủ an toàn.

• Nếu bạn sống ở khu vực dễ xảy ra động đất, hãy buộc các tủ vào tường ổn định. Điều này sẽ ngăn chúng từ việc đổ đè lên người hoặc chặn cửa trong khi có sự kiện địa chấn.
• Hãy đặt tài liệu của bạn một cách cẩn thận. Nếu một ngăn trên đầy và ngăn dưới nó trống, có thể gây lật tủ.