Cách scan tài liệu từ máy in vào máy tính đơn giản, nhanh gọn

Máy in là một thiết bị văn phòng quen thuộc, và việc scan tài liệu từ máy in vào máy tính là một thao tác quan trọng hỗ trợ công việc và học tập. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách scan tài liệu một cách nhanh chóng.

Lợi ích của việc sử dụng máy in có tính năng scan

Trước khi tìm hiểu cách scan trên máy tính với máy in, bạn nên biết các lợi ích của việc sử dụng máy in có tính năng scan tài liệu. Việc này rất tiện lợi và đem lại nhiều lợi ích cho người dùng.

Dễ dàng sử dụng

Những dòng máy in tích hợp tính năng scan tài liệu thường được thiết kế với nhiều chức năng để đơn giản hóa quá trình số hóa tài liệu. Người dùng chỉ cần thực hiện vài thao tác trên máy tính và máy in sẽ tự động thực hiện in theo lệnh một cách tối ưu.

Độ tin cậy cao

Các dòng máy in được trang bị tính năng scan tài liệu chuyên nghiệp thường được bảo trì định kỳ, giúp giảm thiểu sự cố trong quá trình sử dụng. Điều này giúp người dùng hạn chế các vấn đề phát sinh như mất tài liệu và mất quyền truy cập.

Chất lượng ưu việt

Thực tế, nhiều người dùng đánh giá rằng các dòng máy in có tính năng scan tài liệu đều cung cấp hình ảnh sắc nét cao. Nội dung tài liệu sau khi scan thường có chữ in rõ ràng, màu sắc đẹp và chuẩn, đồng thời ít bị nhòe trên nền màu. Chất lượng của tài liệu scan cũng không khác biệt nhiều so với bản gốc.

Tốc độ vượt trội

Máy in không chỉ đơn thuần là thiết bị in ấn mà còn có khả năng scan và sao chép nhanh chóng. Tốc độ scan có thể lên đến 100 trang/phút, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể cho người dùng.

Cách scan trên máy tính với máy in đơn giản

Hướng dẫn chi tiết cách scan tài liệu từ máy in sang máy tính một cách nhanh chóng:

• Bước 1: Kết nối máy in với máy tính bằng dây cáp và đặt tài liệu cần scan vào bề mặt scan trên máy in.

• Bước 2: Khởi động máy tính và mở phần mềm Devices & Printers.

• Bước 3: Nhấp chuột vào máy in của bạn trong danh sách 'Printers'. Sau đó, nhấp chuột phải và chọn 'Start Scan'.

• Bước 4: Chọn độ phân giải và định dạng cho tài liệu cần scan. Nhấn 'Preview' để xem trước bản scan.

• Bước 5: Nhấn 'Scan' để máy in bắt đầu quá trình scan tài liệu.

• Bước 6: Nhấp vào 'Review, organize and group items to import'. Sau đó nhấp 'next'.

• Bước 7: Cuối cùng, nhấp vào 'Import' và đợi quá trình hoàn thành.

Hướng dẫn scan tài liệu sang định dạng PDF cho máy tính

Hiện nay nhiều người có nhu cầu chuyển đổi tài liệu sang định dạng PDF và lưu vào máy tính. Dưới đây là 3 bước đơn giản để thực hiện quá trình scan:

Bước 1: Lựa chọn máy in có tính năng scan

Hiện nay có nhiều dòng máy in có chất lượng tốt và tích hợp tính năng scan như HP, Canon, Brother,… Do đó, việc lựa chọn máy in phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng và ngân sách của từng người.

Bước 2: Cài đặt phần mềm scan để kết nối máy tính với máy in

Ở các dòng máy in tiêu chuẩn, hầu hết các hãng đều cài đặt sẵn phần mềm scan để chuyển đổi tài liệu sang định dạng PDF trên thiết bị. Tuy nếu máy in của bạn chưa có phần mềm này, bạn có thể tải và cài đặt phần mềm Softi Scan to PDF để quản lý tệp tin một cách hiệu quả.

Bước 3: Thực hiện số hóa tài liệu từ máy in sang máy tính

Người dùng có thể dễ dàng thực hiện số hóa tài liệu bằng cách sử dụng phần mềm và thực hiện scan theo hướng dẫn chi tiết trong phần tiếp theo.

Cách sử dụng phần mềm scan đơn giản nhất

Ngoài cách scan trên máy tính, việc sử dụng phần mềm scan tài liệu cũng rất quan trọng. Các công cụ scan hiện nay giúp người dùng chuyển đổi tài liệu sang PDF hoặc văn bản theo các bước sau:

Cách scan thành file PDF

• Bước 1: Khởi động phần mềm Scan to PDF, sau đó chọn máy quét tại mục Chọn máy quét.
• Bước 2: Chọn độ phân giải DPI là 200, sau đó chọn màu sắc.

• Bước 3: Tiếp tục chọn “Hiển thị hộp thoại Máy quét” và nhấn “Scan”.
• Bước 4: Bấm vào “Xem trước” để xem trước tài liệu scan. Sau đó chọn “Scan” để tiếp tục.
• Bước 5: Xoay tài liệu theo hướng đứng và scan các trang tiếp theo. Sau đó bấm “Lưu PDF” để hoàn thành.

Cách chuyển đổi tài liệu sang định dạng văn bản

• Bước 1: Cài đặt phần mềm FreeOCR.net và mở file đã scan bằng cách nhấn Open. Sau đó lưu file dưới dạng hình ảnh.

• Bước 2: Tiếp tục nhấp vào ORC để xem trước tài liệu scan. Sau đó lưu file văn bản.
• Bước 3: Chọn “Xóa cửa sổ văn bản” để xóa nội dung và tiếp tục scan các văn bản khác.

Ghi nhớ khi thực hiện cách scan trên máy tính với máy in

Để đảm bảo kết quả tài liệu scan trông đẹp mắt và rõ nét sau khi thực hiện cách scan trên máy tính, bạn cần lưu ý một vài điều sau:

• Đảm bảo tài liệu in không bị mờ, nhòe hay nhăn.
• Kết nối máy tính và máy in qua dây cáp để đảm bảo quá trình scan không gặp lỗi và gián đoạn.
• Thực hiện scan trên máy tính theo hướng dẫn để đạt được kết quả scan thành công.

5 dòng máy in phổ biến có tích hợp chức năng scan tài liệu

Hiện nay, có nhiều loại máy in tích hợp sẵn chức năng scan để hỗ trợ người dùng. Dưới đây là 5 dòng máy in phổ biến mà bạn có thể tham khảo:

Máy in HP Laser Jet Pro MFP M135W

Dòng máy in HP này đang được sử dụng rộng rãi tại nhiều văn phòng. Với thiết kế nhỏ gọn, hiện đại và tích hợp nhiều chức năng ưu việt, máy in này có thể hỗ trợ nhiều tác vụ từ in ấn đến scan và photocopy với chất lượng cao.

Máy in HP này cũng tích hợp tính năng kết nối không dây, giúp người dùng dễ dàng chia sẻ tài nguyên và thực hiện in hoặc scan từ xa một cách thuận tiện. Đặc biệt, ứng dụng HP Smart hỗ trợ hoàn tất các lệnh in từ máy tính bảng hoặc điện thoại để nâng cao hiệu quả công việc.

Máy in đa năng Canon MF310

Đây là một chiếc máy in đa năng với thiết kế siêu nhỏ gọn, giúp bạn thực hiện scan trên máy tính hiệu quả. Thiết bị này tích hợp nhiều tính năng như in ấn, photocopy và scan, lý tưởng cho các văn phòng. Việc tích hợp tất cả các tính năng này vào một chiếc máy in Canon giúp người dùng giải quyết công việc một cách nhanh chóng trong thời gian ngắn.

Máy in Brother Laser DCP-B7535DW

Chiếc máy in này tích hợp đầy đủ các chức năng cần thiết và có thiết kế nhỏ gọn, giúp tiết kiệm không gian và tối ưu hóa công việc. Đặc biệt, máy in này có khả năng in hai mặt tự động và kết nối không dây nhanh chóng. Ngoài ra, máy cũng có hiệu suất làm việc mượt mà với tốc độ in lên đến 34 trang/phút và bản in chất lượng cao.

Máy in Canon MF235

Thêm một chiếc máy in đến từ Canon có thể giúp bạn thực hiện cách scan trên máy tính hiệu quả, đó là MF235. Thiết bị này mang đến khả năng vận hành vượt trội và xử lý đa dạng tác vụ trong văn phòng, với tốc độ in ấn lên đến 23 tờ/phút. Máy in MF235 cũng được trang bị khay nạp giấy tự động và bảng điều khiển thiết kế đa góc để mang đến trải nghiệm tối ưu cho người dùng.

Máy in Brother DCP-T520W

Nếu bạn đang tìm kiếm một chiếc máy in phun màu đa năng, thì sản phẩm Brother DCP-T520W không thể bỏ qua. Máy in này được đánh giá cao về tốc độ in và hỗ trợ đồng thời hai tính năng quan trọng là scan và photocopy. Người dùng cũng có thể nạp nhiều loại giấy khác nhau và thực hiện in ấn không dây từ xa trên nhiều thiết bị khác nhau.

Phần mềm scan phổ biến cho máy tính

Ngoài những phần mềm scan đã được giới thiệu ở phần trước, mọi người có thể khám phá thêm một số phần mềm scan thông dụng cho máy tính như sau:

Phần mềm PDFelement

Đây là phần mềm scan rất được ưa chuộng trên máy tính với nhiều tính năng tích hợp như xem, sửa đổi hình ảnh và văn bản, cũng như chèn và chỉnh sửa chữ ký vào tài liệu một cách dễ dàng. Dưới đây là vài ưu điểm và tính năng của phần mềm PDFelement:

• Giao diện đơn giản và hiệu quả.
• Tích hợp nhiều tính năng như xem, cắt, chỉnh sửa trực tiếp hình ảnh, văn bản và thực hiện chèn/ chỉnh sửa các nhận xét, thêm chữ ký, liên kết vào tệp PDF một cách nhanh chóng.
• Hỗ trợ chèn Header, Footer vào tệp PDF.
• Ghép nhiều tệp PDF thành một tệp hoàn chỉnh.
• Hỗ trợ công nghệ OCR.
• Tạo mật khẩu cho tệp PDF đơn giản.
• Chỉnh sửa trực tiếp và tạo biểu mẫu bên trong tệp PDF.
• Chèn, xóa, trích, xoay trang trong tệp PDF.

Not Another PDF Scanner 2

Khi thực hiện cách scan trên máy tính, mọi người không thể bỏ qua phần mềm scan này. Phần mềm này được sử dụng rộng rãi để quét tài liệu và lưu trữ với nhiều định dạng như PNG, JPEG, PDF, TIFF,… Các tính năng và ưu điểm sau đây của phần mềm sẽ hỗ trợ người dùng xử lý công việc hiệu quả:

• Sử dụng miễn phí trên hệ điều hành Windows.
• Thực hiện quét tài liệu và lưu trữ với đa dạng định dạng như PNG, JPEG, TIFF,…
• Hỗ trợ điều chỉnh độ phân giải, độ tương phản, độ sáng của hình ảnh cho hình ảnh đã quét.
• Hỗ trợ công nghệ OCR.
• Xoay, cắt và sắp xếp hình ảnh đã quét.

Advanced scan to PDF Miễn phí

Phần mềm quét tài liệu miễn phí này hỗ trợ người dùng chuyển đổi các file, dữ liệu từ nhiều định dạng khác nhau như fax, bản vẽ, hình ảnh (JPG, GIF, PNG, BMP, TIFF,...) sang định dạng PDF. Dưới đây là vài ưu điểm và tính năng của phần mềm:

• Quét nhiều loại tài liệu giấy và hình ảnh định dạng JPEG để chia sẻ và lưu trữ nhanh chóng thành tệp PDF.
• Điều chỉnh vị trí, kích thước hình ảnh trong tệp.
• Cho phép tạo mật khẩu để bảo vệ tệp và thêm chữ ký số vào tài liệu một cách nhanh chóng.
• Làm cho file PDF có thể chỉnh sửa dễ dàng.
• Chuyển đổi các loại hợp đồng giấy, các thỏa thuận và hình ảnh định dạng GIF, JPG, BMP, PNG,... thành tệp PDF.
• Sử dụng miễn phí 100%.

Nội dung bài viết đã chia sẻ cách quét trên máy tính cho mọi người tham khảo. Đây là tác vụ cần thiết đối với bất kỳ nhân viên văn phòng nào hiện nay. Mọi người hãy thực hiện theo hướng dẫn ở bài viết để tránh gặp phải lỗi trong quá trình quét và không làm gián đoạn công việc.