Mọi Cách Slack Theo Dõi Bạn—Và Cách Ngăn Chặn Nó

Thử nghiệm làm việc từ xa toàn cầu không có dấu hiệu kết thúc sớm. Trong khi Châu Âu đang cố gắng kiểm soát làn sóng Covid-19 gây chết người thứ hai, nhiều công ty tiên tiến đã xác nhận nhân viên của họ sẽ chủ yếu làm việc từ nhà ít nhất là trong quý đầu tiên của năm 2021. Điều đó có nghĩa là Slack, Microsoft Teams và Zoom sẽ tiếp tục chiếm ưu thế trong cuộc sống của người làm việc văn phòng.

Khi bạn sắp xếp cho một mùa đông dài, lạnh để cố gắng không để ý đến Slack, điều quan trọng là phải sắp xếp mọi thứ. Từ việc thay đổi cài đặt riêng tư đến việc đặt một số giới hạn cho những thông báo khó chịu đó, dưới đây là cách kiểm soát Slack của bạn.

Thu thập Dữ liệu của Slack

Mô hình kinh doanh của Slack hoàn toàn khác biệt so với các hệ thống nặng về theo dõi và quảng cáo của Google và Facebook. Slack kiếm tiền bằng cách bán các gói đăng ký premium, tuy nhiên cũng có tài khoản miễn phí với những giới hạn được áp đặt.

Nhưng điều đó không có nghĩa là Slack không thu thập nhiều dữ liệu của bạn; tất cả những gì nó thu thập đều được liệt kê trong chính sách quyền riêng tư của nó. Dữ liệu mà Slack thu thập có thể là thông tin bạn cung cấp tự nguyện (tên, email, tin nhắn, và nhiều hơn nữa) hoặc thông tin được tạo tự động thông qua việc sử dụng Slack.

Slack thu thập thông tin về cách bạn sử dụng nền tảng của nó, bao gồm thiết bị và hệ điều hành bạn đang đăng nhập, địa chỉ IP của bạn, trang web bạn đã truy cập trước khi mở Slack trong trình duyệt, loại tệp bạn chia sẻ, và nhiều hơn nữa. Slack cũng có thể nhận được một số thông tin về bạn dựa trên các dịch vụ của bên thứ ba—ví dụ, Google Drive hoặc Calendar—bạn kết nối với nó. Tuy nhiên, thông tin được chia sẻ phụ thuộc vào từng chính sách quyền riêng tư.

Những Gì Sếp Bạn Có Thể Và Không Thể Thấy

Một phần của sự thành công của Slack đến từ việc nó là một kho thông tin hữu ích—cập nhật và tin nhắn nhanh chóng, sau đó có thể được tìm kiếm và xem lại sau này, không còn làm tắc nghẽn hộp thư email nữa. Quan trọng ở đây là Slack không bao giờ xóa bất cứ điều gì. Bao giờ. “Mặc định, Slack không bao giờ xóa tin nhắn hoặc tệp của bạn, vì vậy chúng luôn có sẵn,” công ty nói. (Điều này cũng áp dụng cho các tài khoản miễn phí, nhưng chỉ có một số lượng nhất định của tin nhắn có thể được tìm kiếm).

Quyền kiểm soát về những tin nhắn bạn gửi được giao cho chủ sở hữu không gian làm việc—trong hầu hết các trường hợp, đó sẽ là người sếp của bạn. Slack nói rằng họ có các biện pháp, công cụ và kiểm toán nghiêm ngặt để ngăn nhân viên truy cập tin nhắn và thông tin của công ty.

Chủ sở hữu không gian làm việc có thể quyết định bao lâu tin nhắn được lưu trữ và đặt giới hạn về những thông tin nào có thể và không thể được sếp của bạn truy cập trong tương lai. Có tùy chọn cho một quản trị viên không gian làm việc để chọn tin nhắn và tệp để tự động xóa sau một khoảng thời gian nhất định. Điều này có thể được tùy chỉnh cho mỗi kênh hoặc tin nhắn trực tiếp. Bạn có thể xem cài đặt lưu trữ dữ liệu Slack của công ty bằng cách truy cập [tên kênh Slack].slack.com/account/workspace-settings#retention.

Các Kiểm Soát Về Ai Có Thể Truy Cập Tin Nhắn Trong Công Ty

Dữ liệu cuộc trò chuyện có thể được xuất trong một số trường hợp—như thực hiện điều tra về quấy rối, tuân thủ các lệnh tòa án về tiết lộ thông tin, yêu cầu theo quyền truy cập thông tin cá nhân của GPDR, hoặc cho các kiểm toán.

Cách dữ liệu được trích xuất có thể phụ thuộc vào loại đăng ký Slack mà một công ty sở hữu (nếu có). Bạn có thể kiểm tra cài đặt xuất dữ liệu của công ty bạn ở cuối trang trên URL ở trên. Thông thường, chủ sở hữu không gian làm việc có thể xuất tin nhắn và tệp được chia sẻ trong các kênh công cộng. Chúng được xuất dưới dạng nhật ký văn bản, không phải trong giao diện người dùng Slack điển hình.

Việc xuất tin nhắn và tệp của bạn trở nên khó khăn hơn khi chúng ở trong các kênh riêng tư hoặc tin nhắn trực tuyến. Trong những trường hợp như vậy, chủ sở hữu không gian làm việc phải liên hệ với Slack và xin phép để xuất dữ liệu. Slack có thể cấp cho chủ sở hữu quyền sử dụng một “công cụ tự phục vụ xuất dữ liệu.” “Mỗi chủ sở hữu tổ chức phải đảm bảo rằng (a) các hợp đồng lao động và chính sách doanh nghiệp đã được triển khai đúng cách, và (b) tất cả việc sử dụng xuất kinh doanh được phép theo luật pháp áp dụng,” công ty nói trong hướng dẫn về việc xuất dữ liệu.

Nâng Cao An Ninh

Slack có một bản ghi tương đối tốt khi nói đến việc xâm nhập dữ liệu. Vào tháng 3 năm 2015, khi công ty chỉ có nửa triệu người dùng hàng ngày, nó đã bị hack và một số dữ liệu người dùng đã bị đe dọa. Kể từ đó, không có vụ hack nào được báo cáo.

Rủi ro lớn nhất đối với nhiều người sử dụng Slack là mật khẩu kém và thiếu xác thực hai yếu tố. Bằng cách sử dụng mật khẩu phổ biến, được lặp lại, tài khoản trở nên dễ tấn công khi mật khẩu từ các vụ vi phạm dữ liệu trước đây được sử dụng. Việc không sử dụng một quản lý mật khẩu có thể đặt toàn bộ doanh nghiệp vào tình trạng rủi ro. Bật tính năng xác thực hai yếu tố của Slack cũng sẽ giúp bảo vệ tài khoản.

Mặc dù quản lý mật khẩu tốt và xác thực hai yếu tố có thể giúp đỡ, nhưng cũng đáng xem xét những gì bạn đang chia sẻ trên Slack. An ninh hoạt động là chìa khóa—bạn nên xem xét những gì bạn đang chia sẻ và với ai. Khi bạn thêm một người mới vào một kênh Slack, họ có thể xem các tin nhắn và tệp tin trước đó, bao gồm cả bất kỳ tin đồn nào về họ.

Bạn cũng nên xem xét liệu Slack có phải là nền tảng phù hợp cho những thông điệp bạn đang gửi không. Nếu bạn không muốn nói một điều gì đó to lên trong một cuộc họp với đồng nghiệp, có lẽ bạn không nên chia sẻ nó trên Slack. Ngay cả trong các kênh riêng tư và tin nhắn trực tiếp, thông điệp cuối cùng có thể bị tiết lộ trong một vụ kiện pháp lý hoặc các cuộc điều tra tương tự. Nếu bạn thực sự cần gửi thông điệp nghi ngờ trong thời kỳ làm việc từ xa này, có thể đáng xem xét một nền tảng khác, được mã hóa. Hoặc thực sự, chỉ đơn giản là không nói nó.

Sửa Lỗi Thông Báo

Cuối cùng, nếu bạn dành thời gian xem xét cài đặt quyền riêng tư của Slack, bạn nên thực sự sắp xếp thông báo của mình. Có lẽ bạn đã nhận được nhiều thông báo Slack hơn là cần thiết—đặc biệt nếu bạn vẫn, vì một lý do nào đó, bật thông báo qua email.

Trong menu cài đặt và ưa thích của ứng dụng, bạn có thể điều chỉnh thông báo về những gì: tất cả các tin nhắn mới, tin nhắn trực tiếp, đề cập, và từ khóa là những lựa chọn. Chúng cũng có thể được điều chỉnh cho điện thoại di động, để bạn chỉ nhận thông báo quan trọng khi bạn đang sử dụng điện thoại.